【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 是屬于‘內(nèi)功’范疇的部分。以支持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)為主的‘外功’，此地就不展開了。事前的目標(biāo)管理企業(yè)經(jīng)營者通常在事前（年前制訂、季前修改）對(duì)企業(yè)的銷售（銷售額、毛利）、庫存、資金做預(yù)算。定出目標(biāo)后，逐級(jí)分?jǐn)?，修改，再匯總平衡。這個(gè)工作每個(gè)企業(yè)都在做，做了幾十年，零售企業(yè)也不例外。問題是國內(nèi)企業(yè)的預(yù)算，大部偏重財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，制訂修改憑經(jīng)驗(yàn)、憑感覺居多，很少能細(xì)化到商品，更不可能進(jìn)計(jì)算機(jī)，然后根據(jù)銷售實(shí)績對(duì)比來及時(shí)調(diào)整計(jì)劃了?！　∫粋€(gè)有效力的信息系統(tǒng)的預(yù)算管理，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，參考?xì)v史數(shù)據(jù)來制訂計(jì)劃，在計(jì)算機(jī)中逐級(jí)分?jǐn)?、修改、匯總平衡，計(jì)算機(jī)可以將平衡后的數(shù)據(jù)，模擬生成企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等，以檢驗(yàn)預(yù)算的整體合理性。管理完善的企業(yè)，這種過程可能會(huì)多次反復(fù)?！　「匾氖?，計(jì)劃下達(dá)，實(shí)際運(yùn)行后，系統(tǒng)應(yīng)該將進(jìn)銷存實(shí)績匯總寫入計(jì)劃對(duì)比表，反映進(jìn)度和問題，供經(jīng)營者及時(shí)調(diào)整計(jì)劃?！　∵@個(gè)過程的幾年運(yùn)轉(zhuǎn)下來，數(shù)據(jù)逐步逼近，可以產(chǎn)生企業(yè)較為理想的預(yù)算模型。這將會(huì)是企業(yè)經(jīng)營的寶貴財(cái)富。事中的過程管理　　過程管理的許多細(xì)節(jié)，在筆者以前的文章中討論過多次，這里只扼要地提一下。工作流的跟蹤　　反映過程最重要的是工作流的跟蹤，也就是實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)流程在信息流的反映。為了保證信息反映的準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)，有一個(gè)流程優(yōu)化的問題。　　下圖是一個(gè)對(duì)比： 業(yè) 務(wù) 流 程 優(yōu) 化 舉 例傳 統(tǒng) 進(jìn) 貨 方 式柜 面 庫 存 帳采 購 計(jì) 劃 應(yīng) 付 款 登 錄 POS供應(yīng)商 采購員 倉庫工 廠 送 貨 顧客入 庫 單入 庫 回 單到 貨 通 知 入 庫 單 采 購 單 供應(yīng)商自 動(dòng)登 錄 驗(yàn) 收開 單倉 庫 采 購開 單送 貨跟 蹤 工 作 流 應(yīng) 付 款查 詢 采 購 計(jì) 劃　　傳統(tǒng)進(jìn)銷一體模式下的零售商店進(jìn)貨方式如圖左，采購員開入庫單，兼顧了向供應(yīng)商的訂貨和倉庫的入庫，在貨到單未到的情況下，入庫單的流程無法正確反映實(shí)際過程?！　D右是按實(shí)際情況設(shè)計(jì)的信息流程，采購員開采購單，對(duì)供應(yīng)商訂貨；倉庫根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收商品數(shù)量開入庫單，然后由計(jì)算機(jī)自動(dòng)登錄進(jìn)有關(guān)數(shù)據(jù)庫。完全準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)反映過程。單據(jù)和信息流的互為監(jiān)控　　在信息流反映實(shí)際過程的前提下，單據(jù)和信息流的互為監(jiān)控，就能大大提高操作的正確性?！　∫娚蠄D右，如倉庫驗(yàn)收后開入庫單，供應(yīng)商的送貨清單（按采購單）和通訊傳來的采購單電子文檔，互為監(jiān)控，驗(yàn)收員只需根據(jù)采購單數(shù)據(jù)，修改生成入庫單，避免了大量數(shù)據(jù)的二次輸入，達(dá)到減少差錯(cuò)的目的。庫存測(cè)算和成本跟蹤庫存管理　　庫存管理包括倉庫管理和庫存信息管理二部分。：通過對(duì)進(jìn)出倉單據(jù)的操作，生成動(dòng)態(tài)的倉庫明細(xì)帳。這是期末盤點(diǎn)，帳物平衡依據(jù)的一部分，是我國財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)的倉庫管理，商品以箱為單位，和零售單位間有一個(gè)包裝系數(shù)的轉(zhuǎn)換關(guān)系；其進(jìn)出倉管理應(yīng)該覆蓋全部存儲(chǔ)資源（庫位）；有一個(gè)可操作的盤點(diǎn)流程；在大部分企業(yè)，還有部分商品拆零出庫的需求。當(dāng)然，異地倉庫還得有通訊手段，保證進(jìn)出倉信息能實(shí)時(shí)傳回中心處理。　　倉庫管理中最重要的是確實(shí)做到先進(jìn)先出。這是物流和信息流一致的最重要的保證，對(duì)庫存信息，特別是保質(zhì)期預(yù)警信息、滯銷信息的準(zhǔn)確有重要的意義。而這就要求商品揀貨出倉的過程必須受控，避免保管員的人工隨意取貨。：首先是對(duì)進(jìn)出倉信息的處理無一遺漏的覆蓋，然后才能有查詢?nèi)鎺齑嫘畔⒌幕貓?bào)。除了正常的進(jìn)貨入庫、銷售出庫外，還有商品再處理，（滯銷或保質(zhì)期預(yù)警商品的調(diào)價(jià)、削價(jià)單據(jù)處理），以及異常處理（借樣、少發(fā)多發(fā)、報(bào)損報(bào)溢報(bào)廢處理等）。各類庫存信息清楚后，才談得上以后的擴(kuò)展功能，如利用未提庫存的批發(fā)開單、庫存的在途控制、保本保利控制等等。順便提一句，企業(yè)管理人員犯有經(jīng)濟(jì)問題的，鉆庫存沒有全面管理的空子者相當(dāng)多?！　∧壳暗牧闶燮髽I(yè)系統(tǒng)，庫存管理中最缺的是銷售信息回寫入庫單。倉庫管理做到先進(jìn)先出后，這個(gè)回寫，技術(shù)上沒有難度；而做到以后，可以隨時(shí)提供和供應(yīng)商結(jié)帳的數(shù)據(jù)，很容易解決原來財(cái)務(wù)應(yīng)付款的剔帳無從依據(jù)的問題。財(cái)務(wù)軟件　　零售企業(yè)的成本測(cè)算，比制造企業(yè)要容易一點(diǎn)，因?yàn)闆]有生產(chǎn)過程，故進(jìn)銷軋差就能估算部門成本，這也就是零售企業(yè)特別重視進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)的原因。但是進(jìn)一步的管理，要求跟蹤商品，甚至跟蹤批次的成本，目前大部分系統(tǒng)，對(duì)此基本上沒有辦法。其問題主要在財(cái)務(wù)軟件對(duì)于物流系統(tǒng)的不一致性上?！　?wù)軟件，數(shù)據(jù)庫以憑證為單位，距離單據(jù)明細(xì)要差二級(jí)（憑證－供應(yīng)商或客戶－單據(jù)）。因此，使用這種軟件的財(cái)務(wù)人員實(shí)際上是很難進(jìn)行成本明細(xì)跟蹤的。要想從根本上解決問題，只有從明細(xì)開始重新規(guī)劃帳務(wù)數(shù)據(jù)庫，這其實(shí)也就是重做財(cái)務(wù)軟件。事實(shí)上，國外ERP軟件中財(cái)務(wù)模塊的帳務(wù)會(huì)計(jì)部分，都是這樣做的。目前作為過渡，用戶得慎重選擇通用財(cái)務(wù)軟件，要挑那些開放單據(jù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口的通用軟件為好，以便另編程連接明細(xì)。　　，沒有電子文檔輸出接口。財(cái)務(wù)人員在應(yīng)收、應(yīng)付處理時(shí)，沒有手段去輸出已處理的單據(jù)信息，因此，在物流信息庫里要查詢尚未處理的單據(jù)匯總信息，以及已處理單據(jù)的結(jié)零，都無法直接利用財(cái)務(wù)信息。作為過渡，在已經(jīng)連接了單據(jù)明細(xì)的前提下，目前只能用人工輸入已處理單據(jù)號(hào)，另外編程作銷號(hào)處理；這對(duì)系統(tǒng)保證信息的準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)，增加了相當(dāng)大的難度。售后信息反饋、分析　　銷售信息是零售信息系統(tǒng)內(nèi)最重要的數(shù)據(jù)分析源，從中可以得到各種輔助經(jīng)營決策的信息。如何分析利用銷售信息，以形成完善的經(jīng)營方案，目前在中國還沒有引起零售管理層的普遍關(guān)注。這正是零售業(yè)的信息危機(jī)所在。這里有觀念問題，也有手段問題，最終會(huì)涉及零售企業(yè)在分析方面的投資力度。零售業(yè)無法及時(shí)按商品單品銷售情況來決定進(jìn)貨，是零售業(yè)難以做深品牌的主要原因。下面是一個(gè)從銷售分析來決定進(jìn)貨的流程示意。實(shí)際上，由分析來輔佐經(jīng)營決策，其途徑多種多樣。這個(gè)例子想說明的是，一個(gè)決策的形成，往往需要多次分析數(shù)據(jù)再處理的結(jié)果來支撐。區(qū)分信息系統(tǒng)能否真正為企業(yè)帶來效益，就要看系統(tǒng)能否提供這樣的手段；只是簡(jiǎn)單地提供一些基礎(chǔ)報(bào)表，和企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)需要相比，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠了。 單 品 銷 售 信 息 庫 排 行 榜 銷 售 量銷 售 額銷 售 毛 利動(dòng) 銷 數(shù) /庫 存 數(shù) 部 門 （ 品 種 ） 匯 總 排 行單 品 實(shí) 時(shí) 庫 存 80/2分 析 重 點(diǎn) 商 品 庫 存 ABC80/2分 析合 理 否 ?夠 賣 ？ 淘 汰 品 牌進(jìn) 貨 品 牌 結(jié) 構(gòu) 分 析YesNoNo扣 減 庫 存銷售數(shù)據(jù)　　目前相當(dāng)部分的零售信息系統(tǒng)還沒有做到單品管理，部門金額銷售記錄淹沒單品情況。這種數(shù)據(jù)能得出的分析結(jié)果是極其有限的。系統(tǒng)忙忙碌碌，所得效益甚少，不但浪費(fèi)資源，而且挫傷業(yè)務(wù)人員使用電腦的積極性。　　除了單品銷售記錄外，還有一個(gè)單品銷售扣減庫存記錄問題，這是建立動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)庫存的需要。從上圖可知，這同樣是分析的重要因素。銷售分析　　單品管理不是目的，關(guān)鍵是要利用分析單品銷售數(shù)據(jù)，來改善經(jīng)營決策。由上圖可以看出，銷售排行榜是最起碼的一步。但就這一步，在現(xiàn)在的許多信息系統(tǒng)中，也不是完全都能順暢解決的。由于沒有整體規(guī)劃系統(tǒng)，對(duì)于用戶的分析要求，常常因?yàn)槿狈?shù)據(jù)字段而難以完成，或者因查詢速度太慢而無法使用。有關(guān)信息系統(tǒng)的開發(fā)商和用戶之間的扯皮，大都在此?！　∑鋵?shí)，現(xiàn)在已經(jīng)有了大量的DSS工具軟件（決策支持系統(tǒng)Decision Sustaining System ），只要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫規(guī)劃得當(dāng)，上圖所示的各種分析都可以利用DSS工具輕而易舉地完成，用戶查詢可以做到回車響應(yīng)。象銷售排行榜，用DSS工具，可以在一個(gè)屏幕里選擇四種排行榜，不但有數(shù)據(jù)，而且可以直接得出各種圖像?！　∠聢D是西單商場(chǎng)用DSS工具多維數(shù)據(jù)庫所做的銷售排行榜的例子。（數(shù)據(jù)來源：PILOT公司軟件白皮書，商業(yè)企業(yè)決策支持系統(tǒng)方案）輔 助 分 析 例 － 銷 售 排 行 榜　　需要指出的是，例中還只是部門排行。若做到了單品管理，利用單品銷售記錄，DSS工具可以應(yīng)付幾乎所有的分析要求，真正為企業(yè)提供調(diào)整商品結(jié)構(gòu)的決策資料。零售企業(yè)的對(duì)策做大規(guī)模－連鎖空間延拓　　從世界范圍來看，百貨店在零售業(yè)舉足輕重的地位已經(jīng)喪失，世界零售銷售額排名在前的幾乎都不是百貨大店；在國內(nèi)，百貨大店的銷售額增長速度正在減緩；面對(duì)同行業(yè)的過熱發(fā)展，