【文章內容簡介】 行政管理用章、專門業(yè)務管理用章采取各部門分類保管的辦法，各類印章由各部門各崗位專人依據(jù)職權需要領取、保管并使用。公章應妥善保管，不得轉借他人。公章原則上不許帶出公司，對確需攜帶公章外出的，公章領取人需填寫《調用公章記錄單》并經(jīng)行政人事部批準后，由兩人以上共同前往方可攜帶外出。歸還公章時按要求在記錄單上予以登記。 員工離職時，公章保管人須辦理歸還印章手續(xù)，作為移交工作的一部分。五、公章的使用（一） 企業(yè)法人章的使用公司各部門需使用企業(yè)法人章，須由該部門經(jīng)辦人填寫《用印申請記錄表》，并與所需用印的文件一并交本部門經(jīng)理審核。經(jīng)部門經(jīng)理審核同意的，根據(jù)《公章使用審批流程》上報該部門主管總裁或副總裁審核。 經(jīng)主管總裁或副總裁審核批準的，報備行政人事部主任進行用印核準。經(jīng)行政人事部主任核準通過，由印章保管人對文件和《用印申請記錄表》予以審核用印。在逐級審核過程中，經(jīng)任意一級審核被否決的，不予用印。公司總裁對公司所有公章的使用擁有絕對的決定權?！队糜∩暾堄涗洷怼匪d內容必須與所蓋章的文件內容相符，否則不予蓋章。涉及各類經(jīng)濟合同需使用公章的，須同時出示《經(jīng)濟合同會審單》，且《經(jīng)濟合同會審單》已經(jīng)根據(jù)《經(jīng)濟合同會審制度》經(jīng)各相關部門審核簽字同意后方可生效。用印后該《用印申請記錄表》作為使用印章的依據(jù)由印章保管人留存，定期整理后歸檔。本制度中重要公章保管和使用的權限由公司行政人事部定期發(fā)布重要公章使用權限清單作出規(guī)定。（二）、行政管理用章和專門業(yè)務管理用章的使用在按照國家有關規(guī)定的原則上，由保管人在部門經(jīng)理監(jiān)督下使用，并對使用情況作相應記錄，部門經(jīng)理對本部門管理的行政管理用章和專門業(yè)務管理用章的使用負責。行政人事部有權對一般行政管理用章和專門業(yè)務管理用章的使用、保管的記錄進行檢查。六、公章保管人的責任公章保管人必須妥善保管印章，不得遺失，如遺失，必須及時向公司辦公室報告。必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關機關處理。七、公章的銷毀公司所有公章的銷毀均由行政人事部統(tǒng)一辦理。對已失去使用效力的公章，行政人事部要及時收回，經(jīng)總裁審核后，由行政人事部登記銷毀。八、自行管理印章的萬通控股或享有經(jīng)營管理權的對外投資企業(yè)、項目公司、項目部（簡稱“子公司”）須參照本制度制定本單位的相應制度。九、本規(guī)定由公司行政人事部解釋，自發(fā)布之日起施行。附件一：萬通實業(yè)集團有限公司公章調用記錄單附件二：用印申請記錄表附件三：萬通實業(yè)集團有限公司公章使用審批流程附件一：萬通實業(yè)集團有限公司公章調用記錄單萬通實業(yè)集團有限公司公章調用記錄單調用公章名稱用 途時 間調 出計劃返還實際返還調用部門調用人調用部門意見主管總裁意見行政人事部經(jīng)辦人備注43 / 43附件二：用印申請記錄表用印申請記錄表時 間承辦人用印事由份數(shù)批準人原件去向（份數(shù)）復印件去向（份數(shù)）備注附件三：《萬通實業(yè)集團有限公司公章使用審批流程》萬通實業(yè)集團有限公司公章使用審批流程序號業(yè)務描述申請人部門審核主管領導審核批準人報備/備注1股東股權管理　　　　　個人股東派息冊、變更登記、換卡冊等股權事務助理　　董事會秘書股東大會/股東大會公告、公證協(xié)議等股權事務助理　　董事會秘書　公司章程復印件備案股權事務助理　　董事會秘書?。ㄏ到y(tǒng)外）法人及自然人股股權變更相關文件股權事務助理　　董事會秘書　系統(tǒng)內法人股權變更股權事務助理　董事會秘書董事長股東大會/向法院/工商/證券公司等機構出具股東股權證明函股權事務助理　　董事會秘書法律部/2日常文件　　　　　 日常公司/系統(tǒng)內內部發(fā)文 總裁秘書辦公室主任　總裁　公司資質、工商申報及年檢總裁秘書及檔案管理專員辦公室主任　總裁　日常業(yè)務類對外經(jīng)濟合同經(jīng)辦部門部門經(jīng)理各分管副總裁/總裁總裁法律部/按會簽程序對政府業(yè)務主管職能部門函/文經(jīng)辦部門部門經(jīng)理各分管副總裁/總裁總裁　財務會計類　　　　　3日常會計報表會計會計部經(jīng)理　主管財務副總裁總裁/例行稅務報表會計會計部經(jīng)理　主管財務副總裁總裁/會計部對政府主管部門函/文會計部經(jīng)理/副經(jīng)理　　主管財務副總裁總裁/財務部負債表資金管理專員財務部經(jīng)理　主管財務副總裁總裁/財務部對銀行等金融機構出具公司報表資金管理專員財務部經(jīng)理　主管財務副總裁總裁/財務部對銀行等金融機構出具公司介紹類文件財務部經(jīng)理　　主管財務副總裁總裁/對外借款、擔保、抵押、資金往來協(xié)議合同部門經(jīng)理　主管財務副總裁總裁/根據(jù)董事會授權4法律事務類　　　　　訴訟答辯狀法律部經(jīng)理　　主管法律事務副總裁總裁/提起訴訟訴狀及相關證據(jù)法律部經(jīng)理　　總裁　對司法機關函法律部經(jīng)理　　總裁　對其他法人單位法律事務函法律部經(jīng)理　　主管法律事務副總裁總裁/法律顧問聘請及法律事務代理法律部經(jīng)理　　主管法律事務副總裁總裁/5人事管理類　　　　　報政府勞動人事部門報表人事管理專員行政人事部經(jīng)理　總裁　人事檔案調動函人事管理專員行政人事部經(jīng)理　總裁　人事證明函經(jīng)辦部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理　申請人主管副總裁/總裁　人事鑒定函/政審函經(jīng)辦部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理　申請人主管副總裁/總裁　有關人事管理事務對外合同協(xié)議經(jīng)辦部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理　總裁法律部/6龍山項目部　　　　　對外借款、擔保、抵押、資金往來協(xié)議合同財務部經(jīng)理　主管財務副總裁總裁/根據(jù)董事會授權工程合同協(xié)議按公司批準的項目管理審批程序執(zhí)行項目總裁公司法律部/銷售合同按公司批準的項目管理審批程序執(zhí)行項目總裁公司法律部/對政府主管部門出具函/文按公司批準的項目管理審批程序執(zhí)行項目總裁總裁/檔案管理制度第一章　總　則一、　為規(guī)范公司檔案管理，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、管理中的作用，有效的保護和利用檔案，并防止公司重要文件、資料的遺失，同時杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，維護公司的利益，特制定本制度。二、　本制度所稱檔案，是指公司自設立以來在經(jīng)營、管理活動中形成的對公司具有保存價值的各類文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。三、　本制度適用于公司和公司的子公司。本制度所稱公司指萬通實業(yè)集團有限公司；子公司是指公司控股或享有經(jīng)營管理權的對外投資企業(yè)、項目公司、項目部。四、　子公司應建立科學的檔案管理制度，并逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化、電子化，對所存文件、資料進行科學的整理和保管；同時應明確檔案管理的部門及人員，負責檔案的收集、整理、保管和利用，并確保檔案的完整、準確和安全。五、 子公司檔案管理部門應對其公司檔案的完整性、有效性，及分類、編目的統(tǒng)一性負責。第二章 檔案的機構及其職責六、 公司檔案管理部門為行政人事部，行政人事部依照有關規(guī)定，履行下列職責： （一）根據(jù)公司有關規(guī)定，建立、健全公司的檔案管理規(guī)章制度。 （二）收集和接收公司各部門、各子公司范圍內對公司具有保存價值的檔案。（三）對所保存的檔案嚴格按照規(guī)定整理、保管和利用。（四）規(guī)范公司各部門、各子公司的檔案管理流程。（五）采取各種形式開發(fā)檔案資源，為公司的經(jīng)營和管理提供準確、完備的基礎信息。第三章 檔案的歸檔范圍七、　凡屬公司各部門在業(yè)務活動中所形成的、具有法律效力或查考利用價值的文字、電子、音像材料均屬歸檔范圍，包括但不限于：（一）股東大會、董事會、監(jiān)事會文件：會議紀要、決議、決定、股東檔案、內部審計報告。（二）經(jīng)營計劃、經(jīng)營決策、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃有關報告。（三）財務有關憑證、賬簿、報表、報告、審計報告、預算、決算、概算。（四）涉及產權關系的所有法律文件。（五）各類法律合同、協(xié)議、承諾書。 （六）業(yè)務資料：與項目相關的設計方案、設計圖紙、技術文件、工作程序、招投標標底及標書內容。（七）經(jīng)營信息：經(jīng)營策略、客戶名單、供應商名單、重要合作伙伴名單、產銷策略。（八）金融、投資、銷售、工程等各類調研、分析報告。（九）公司內部人事資料、檔案。八、　以下所列部門的部分檔案可獨立管理，由本部門做好檔案的立卷管理工作：（一）財務管理部：管理正在執(zhí)行中的貸款、擔保合同及附件的原件，待執(zhí)行完畢后移交公司行政人事部。（二）法律部：管理正在進行中的訴訟檔案，待執(zhí)行完畢后移交公司行政人事部。（三）會計部：管理會計檔案，包括但不限于：憑證、賬簿、財務報表、驗資報告、審計報告。（四）行政人事部：管理員工在公司期間形成的內部人事資料、檔案（五）客戶關系中心：管理客戶檔案，包括但不限于：客戶資料、客戶調查、客戶活動、投訴紀錄。九、　董事會秘書處、監(jiān)事會秘書處獨立管理本部門檔案，及涉及公司股東的各類檔案。十、 各獨立存檔部門應針對本部門檔案特點建立相應的管理標準，電子目錄的更新應及時、準確；公司行政人事部定期對各部門檔案的分類、保管，和利用的方法及標準進行檢查。十一、　歸檔的文件、資料主要包括紙質、光盤、實物等各種載體形式。 第四章　檔案的歸檔方式及要求十二、 歸檔的文件、資料應遵循其形成的規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關標準、規(guī)范要求：（一）以公司名義對外簽署的各類法律合同、協(xié)議、擔保函、承諾書，經(jīng)辦人均須在用印后將原件及附件及時送交公司行政人事部存檔（不含正在執(zhí)行中的貸款、擔保合同及附件），不得由個人保存。合同、協(xié)議歸檔內容：公司《合同會審單》原件。公司《用印申請記錄表》。經(jīng)各方法定代表人簽署,并加蓋各方公司印章的合同、協(xié)議原件。如為授權人簽署，需提供授權委托書。合同、協(xié)議在會審過程中各相關部門提出意見的修改稿。簽約對方為公司，需提供經(jīng)年檢合格并加蓋對方公司印章的營業(yè)執(zhí)照復印件；對方為自然人，需提供身份證明復印件。涉及招投標的，需提供全部招投標、議標、比稿文件及說明。與合同、協(xié)議有關的其它應歸檔的文件。（二）凡以公司名義對外出具的各類公函，經(jīng)辦人均須在用印后及時將復印件送交公司行政人事部存檔。（