【文章內(nèi)容簡介】 行政管理用章、專門業(yè)務(wù)管理用章采取各部門分類保管的辦法，各類印章由各部門各崗位專人依據(jù)職權(quán)需要領(lǐng)取、保管并使用。公章應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。公章原則上不許帶出公司，對確需攜帶公章外出的，公章領(lǐng)取人需填寫《調(diào)用公章記錄單》并經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)后，由兩人以上共同前往方可攜帶外出。歸還公章時按要求在記錄單上予以登記。 員工離職時，公章保管人須辦理歸還印章手續(xù)，作為移交工作的一部分。五、公章的使用（一） 企業(yè)法人章的使用公司各部門需使用企業(yè)法人章，須由該部門經(jīng)辦人填寫《用印申請記錄表》，并與所需用印的文件一并交本部門經(jīng)理審核。經(jīng)部門經(jīng)理審核同意的，根據(jù)《公章使用審批流程》上報該部門主管總裁或副總裁審核。 經(jīng)主管總裁或副總裁審核批準(zhǔn)的，報備行政人事部主任進(jìn)行用印核準(zhǔn)。經(jīng)行政人事部主任核準(zhǔn)通過，由印章保管人對文件和《用印申請記錄表》予以審核用印。在逐級審核過程中，經(jīng)任意一級審核被否決的，不予用印。公司總裁對公司所有公章的使用擁有絕對的決定權(quán)?！队糜∩暾堄涗洷怼匪d內(nèi)容必須與所蓋章的文件內(nèi)容相符，否則不予蓋章。涉及各類經(jīng)濟合同需使用公章的，須同時出示《經(jīng)濟合同會審單》，且《經(jīng)濟合同會審單》已經(jīng)根據(jù)《經(jīng)濟合同會審制度》經(jīng)各相關(guān)部門審核簽字同意后方可生效。用印后該《用印申請記錄表》作為使用印章的依據(jù)由印章保管人留存，定期整理后歸檔。本制度中重要公章保管和使用的權(quán)限由公司行政人事部定期發(fā)布重要公章使用權(quán)限清單作出規(guī)定。（二）、行政管理用章和專門業(yè)務(wù)管理用章的使用在按照國家有關(guān)規(guī)定的原則上，由保管人在部門經(jīng)理監(jiān)督下使用，并對使用情況作相應(yīng)記錄，部門經(jīng)理對本部門管理的行政管理用章和專門業(yè)務(wù)管理用章的使用負(fù)責(zé)。行政人事部有權(quán)對一般行政管理用章和專門業(yè)務(wù)管理用章的使用、保管的記錄進(jìn)行檢查。六、公章保管人的責(zé)任公章保管人必須妥善保管印章，不得遺失，如遺失，必須及時向公司辦公室報告。必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機關(guān)處理。七、公章的銷毀公司所有公章的銷毀均由行政人事部統(tǒng)一辦理。對已失去使用效力的公章，行政人事部要及時收回，經(jīng)總裁審核后，由行政人事部登記銷毀。八、自行管理印章的萬通控股或享有經(jīng)營管理權(quán)的對外投資企業(yè)、項目公司、項目部（簡稱“子公司”）須參照本制度制定本單位的相應(yīng)制度。九、本規(guī)定由公司行政人事部解釋，自發(fā)布之日起施行。附件一：萬通實業(yè)集團有限公司公章調(diào)用記錄單附件二：用印申請記錄表附件三：萬通實業(yè)集團有限公司公章使用審批流程附件一：萬通實業(yè)集團有限公司公章調(diào)用記錄單萬通實業(yè)集團有限公司公章調(diào)用記錄單調(diào)用公章名稱用 途時 間調(diào) 出計劃返還實際返還調(diào)用部門調(diào)用人調(diào)用部門意見主管總裁意見行政人事部經(jīng)辦人備注43 / 43附件二：用印申請記錄表用印申請記錄表時 間承辦人用印事由份數(shù)批準(zhǔn)人原件去向（份數(shù)）復(fù)印件去向（份數(shù)）備注附件三：《萬通實業(yè)集團有限公司公章使用審批流程》萬通實業(yè)集團有限公司公章使用審批流程序號業(yè)務(wù)描述申請人部門審核主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)人報備/備注1股東股權(quán)管理　　　　　個人股東派息冊、變更登記、換卡冊等股權(quán)事務(wù)助理　　董事會秘書股東大會/股東大會公告、公證協(xié)議等股權(quán)事務(wù)助理　　董事會秘書　公司章程復(fù)印件備案股權(quán)事務(wù)助理　　董事會秘書　（系統(tǒng)外）法人及自然人股股權(quán)變更相關(guān)文件股權(quán)事務(wù)助理　　董事會秘書　系統(tǒng)內(nèi)法人股權(quán)變更股權(quán)事務(wù)助理　董事會秘書董事長股東大會/向法院/工商/證券公司等機構(gòu)出具股東股權(quán)證明函股權(quán)事務(wù)助理　　董事會秘書法律部/2日常文件　　　　　 日常公司/系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)部發(fā)文 總裁秘書辦公室主任　總裁　公司資質(zhì)、工商申報及年檢總裁秘書及檔案管理專員辦公室主任　總裁　日常業(yè)務(wù)類對外經(jīng)濟合同經(jīng)辦部門部門經(jīng)理各分管副總裁/總裁總裁法律部/按會簽程序?qū)φ畼I(yè)務(wù)主管職能部門函/文經(jīng)辦部門部門經(jīng)理各分管副總裁/總裁總裁　財務(wù)會計類　　　　　3日常會計報表會計會計部經(jīng)理　主管財務(wù)副總裁總裁/例行稅務(wù)報表會計會計部經(jīng)理　主管財務(wù)副總裁總裁/會計部對政府主管部門函/文會計部經(jīng)理/副經(jīng)理　　主管財務(wù)副總裁總裁/財務(wù)部負(fù)債表資金管理專員財務(wù)部經(jīng)理　主管財務(wù)副總裁總裁/財務(wù)部對銀行等金融機構(gòu)出具公司報表資金管理專員財務(wù)部經(jīng)理　主管財務(wù)副總裁總裁/財務(wù)部對銀行等金融機構(gòu)出具公司介紹類文件財務(wù)部經(jīng)理　　主管財務(wù)副總裁總裁/對外借款、擔(dān)保、抵押、資金往來協(xié)議合同部門經(jīng)理　主管財務(wù)副總裁總裁/根據(jù)董事會授權(quán)4法律事務(wù)類　　　　　訴訟答辯狀法律部經(jīng)理　　主管法律事務(wù)副總裁總裁/提起訴訟訴狀及相關(guān)證據(jù)法律部經(jīng)理　　總裁　對司法機關(guān)函法律部經(jīng)理　　總裁　對其他法人單位法律事務(wù)函法律部經(jīng)理　　主管法律事務(wù)副總裁總裁/法律顧問聘請及法律事務(wù)代理法律部經(jīng)理　　主管法律事務(wù)副總裁總裁/5人事管理類　　　　　報政府勞動人事部門報表人事管理專員行政人事部經(jīng)理　總裁　人事檔案調(diào)動函人事管理專員行政人事部經(jīng)理　總裁　人事證明函經(jīng)辦部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理　申請人主管副總裁/總裁　人事鑒定函/政審函經(jīng)辦部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理　申請人主管副總裁/總裁　有關(guān)人事管理事務(wù)對外合同協(xié)議經(jīng)辦部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理　總裁法律部/6龍山項目部　　　　　對外借款、擔(dān)保、抵押、資金往來協(xié)議合同財務(wù)部經(jīng)理　主管財務(wù)副總裁總裁/根據(jù)董事會授權(quán)工程合同協(xié)議按公司批準(zhǔn)的項目管理審批程序執(zhí)行項目總裁公司法律部/銷售合同按公司批準(zhǔn)的項目管理審批程序執(zhí)行項目總裁公司法律部/對政府主管部門出具函/文按公司批準(zhǔn)的項目管理審批程序執(zhí)行項目總裁總裁/檔案管理制度第一章　總　則一、　為規(guī)范公司檔案管理，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、管理中的作用，有效的保護(hù)和利用檔案，并防止公司重要文件、資料的遺失，同時杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。二、　本制度所稱檔案，是指公司自設(shè)立以來在經(jīng)營、管理活動中形成的對公司具有保存價值的各類文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。三、　本制度適用于公司和公司的子公司。本制度所稱公司指萬通實業(yè)集團有限公司；子公司是指公司控股或享有經(jīng)營管理權(quán)的對外投資企業(yè)、項目公司、項目部。四、　子公司應(yīng)建立科學(xué)的檔案管理制度，并逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化，對所存文件、資料進(jìn)行科學(xué)的整理和保管；同時應(yīng)明確檔案管理的部門及人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用，并確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。五、 子公司檔案管理部門應(yīng)對其公司檔案的完整性、有效性，及分類、編目的統(tǒng)一性負(fù)責(zé)。第二章 檔案的機構(gòu)及其職責(zé)六、 公司檔案管理部門為行政人事部，行政人事部依照有關(guān)規(guī)定，履行下列職責(zé)： （一）根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定，建立、健全公司的檔案管理規(guī)章制度。 （二）收集和接收公司各部門、各子公司范圍內(nèi)對公司具有保存價值的檔案。（三）對所保存的檔案嚴(yán)格按照規(guī)定整理、保管和利用。（四）規(guī)范公司各部門、各子公司的檔案管理流程。（五）采取各種形式開發(fā)檔案資源，為公司的經(jīng)營和管理提供準(zhǔn)確、完備的基礎(chǔ)信息。第三章 檔案的歸檔范圍七、　凡屬公司各部門在業(yè)務(wù)活動中所形成的、具有法律效力或查考利用價值的文字、電子、音像材料均屬歸檔范圍，包括但不限于：（一）股東大會、董事會、監(jiān)事會文件：會議紀(jì)要、決議、決定、股東檔案、內(nèi)部審計報告。（二）經(jīng)營計劃、經(jīng)營決策、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃有關(guān)報告。（三）財務(wù)有關(guān)憑證、賬簿、報表、報告、審計報告、預(yù)算、決算、概算。（四）涉及產(chǎn)權(quán)關(guān)系的所有法律文件。（五）各類法律合同、協(xié)議、承諾書。 （六）業(yè)務(wù)資料：與項目相關(guān)的設(shè)計方案、設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、工作程序、招投標(biāo)標(biāo)底及標(biāo)書內(nèi)容。（七）經(jīng)營信息：經(jīng)營策略、客戶名單、供應(yīng)商名單、重要合作伙伴名單、產(chǎn)銷策略。（八）金融、投資、銷售、工程等各類調(diào)研、分析報告。（九）公司內(nèi)部人事資料、檔案。八、　以下所列部門的部分檔案可獨立管理，由本部門做好檔案的立卷管理工作：（一）財務(wù)管理部：管理正在執(zhí)行中的貸款、擔(dān)保合同及附件的原件，待執(zhí)行完畢后移交公司行政人事部。（二）法律部：管理正在進(jìn)行中的訴訟檔案，待執(zhí)行完畢后移交公司行政人事部。（三）會計部：管理會計檔案，包括但不限于：憑證、賬簿、財務(wù)報表、驗資報告、審計報告。（四）行政人事部：管理員工在公司期間形成的內(nèi)部人事資料、檔案（五）客戶關(guān)系中心：管理客戶檔案，包括但不限于：客戶資料、客戶調(diào)查、客戶活動、投訴紀(jì)錄。九、　董事會秘書處、監(jiān)事會秘書處獨立管理本部門檔案，及涉及公司股東的各類檔案。十、 各獨立存檔部門應(yīng)針對本部門檔案特點建立相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，電子目錄的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確；公司行政人事部定期對各部門檔案的分類、保管，和利用的方法及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查。十一、　歸檔的文件、資料主要包括紙質(zhì)、光盤、實物等各種載體形式。 第四章　檔案的歸檔方式及要求十二、 歸檔的文件、資料應(yīng)遵循其形成的規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求：（一）以公司名義對外簽署的各類法律合同、協(xié)議、擔(dān)保函、承諾書，經(jīng)辦人均須在用印后將原件及附件及時送交公司行政人事部存檔（不含正在執(zhí)行中的貸款、擔(dān)保合同及附件），不得由個人保存。合同、協(xié)議歸檔內(nèi)容：公司《合同會審單》原件。公司《用印申請記錄表》。經(jīng)各方法定代表人簽署,并加蓋各方公司印章的合同、協(xié)議原件。如為授權(quán)人簽署，需提供授權(quán)委托書。合同、協(xié)議在會審過程中各相關(guān)部門提出意見的修改稿。簽約對方為公司，需提供經(jīng)年檢合格并加蓋對方公司印章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；對方為自然人，需提供身份證明復(fù)印件。涉及招投標(biāo)的，需提供全部招投標(biāo)、議標(biāo)、比稿文件及說明。與合同、協(xié)議有關(guān)的其它應(yīng)歸檔的文件。（二）凡以公司名義對外出具的各類公函，經(jīng)辦人均須在用印后及時將復(fù)印件送交公司行政人事部存檔。（