【正文】 故缺席；所有參會人員應(yīng)提前閱讀所有議案內(nèi)容，有的放矢的在會議中進(jìn)行有效討論，提高會議效率，節(jié)省會議時(shí)間；會議中發(fā)言人應(yīng)言簡意賅，每個(gè)議題應(yīng)嚴(yán)格按照會議通知中的議程時(shí)間安排進(jìn)行，禁止漫無邊際的泛泛而談、超時(shí)、跑題；會議主席應(yīng)在每個(gè)議題討論結(jié)束后做出小結(jié)，使每個(gè)議題及時(shí)形成決議。（二）會議決議事項(xiàng)的跟進(jìn)會議承辦部門應(yīng)并根據(jù)會議紀(jì)要中記錄的決議內(nèi)容及時(shí)填寫《會議決議執(zhí)行情況動(dòng)態(tài)跟蹤》表格，并定期跟進(jìn)、督辦各決議事項(xiàng)；由行政人事部組織召開會議的會議決議事項(xiàng)，行政人事部負(fù)責(zé)填寫《會議決議執(zhí)行情況動(dòng)態(tài)跟蹤》表格，并定期向相關(guān)參會人員發(fā)布并督促實(shí)施；由其他部門組織召開會議的會議決議事項(xiàng)，該部門負(fù)責(zé)填寫《會議決議執(zhí)行情況動(dòng)態(tài)跟蹤》表格，跟進(jìn)、督辦決議事項(xiàng)實(shí)施，并定期抄報(bào)行政人事部備案。為使公司的公文處理規(guī)范化、制度化，并結(jié)合公司實(shí)際工作情況特制定本制度。三、 發(fā)文的分類 公司發(fā)文種類主要有：（一） 決定適用于發(fā)布公司各種規(guī)章制度；公布公司重大的人員任免、聘任和調(diào)動(dòng)；通報(bào)公司獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員。四、 公司發(fā)文的格式及構(gòu)成眉首區(qū)：包括發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文類別、發(fā)文文號。版記區(qū)：公司發(fā)文由主題詞、抄報(bào)機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、擬稿人、審核人、簽發(fā)人、印發(fā)數(shù)量組成。發(fā)文類別應(yīng)當(dāng)標(biāo)明公司通知、決定等發(fā)文種類。發(fā)文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。發(fā)文標(biāo)題一般采用宋體小三號字體加粗。發(fā)文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。公司發(fā)文應(yīng)加蓋公司公章。主題詞一般標(biāo)注三至四個(gè)，根據(jù)本公司的公文主題詞表，按文件的事由（即內(nèi)容）、文種依次排列。1公司發(fā)文一般以A4紙張打印。五、 公司發(fā)文的審批、發(fā)放程序?yàn)椋簲M搞人擬稿、擬稿部門負(fù)責(zé)人審核、行政人事部核稿、會簽部門簽署會簽意見、總裁簽發(fā)、打印、發(fā)文、歸檔等。擬稿部門負(fù)責(zé)人對文稿內(nèi)容進(jìn)行審核，并在《發(fā)文審批單》意見欄中簽字確認(rèn)。審核的重點(diǎn)是：是否確需發(fā)文，發(fā)文類型是否妥當(dāng)，是否符合發(fā)文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，發(fā)文格式是否符合本辦法的規(guī)定，以及公文需要會簽的部門等。總裁同意簽發(fā)后，交行政人事部統(tǒng)一編號。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、會簽、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。復(fù)審合格后，行政人事部將所簽發(fā)的文件如數(shù)打印、核對、加蓋公章，將原件分發(fā)或傳真至公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各部（室）、各子公司、各項(xiàng)目公司，并填寫《發(fā)文簽收單》。傳閱完畢后由文秘檔案管理人員負(fù)責(zé)存檔。七、各子公司須參照本制度制定本單位的相應(yīng)制度。公司的機(jī)動(dòng)車由公司的行政人事部進(jìn)行管理。二、公司車輛的購置公司車輛的購置應(yīng)按照公司年初預(yù)算的計(jì)劃根據(jù)公司的實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)展需求購置。公司購置車輛應(yīng)從正規(guī)途徑購買，應(yīng)對經(jīng)銷商的資質(zhì)有所考量；公司車輛作為公司資產(chǎn)，購置時(shí)經(jīng)辦人必須整理好相關(guān)證件，繳齊相關(guān)稅費(fèi)，并將備用鑰匙和手續(xù)交行政人事部存放。按照季節(jié)每年入冬入夏實(shí)施換季保養(yǎng)，如潤滑油、冷卻液的更換，空調(diào)系統(tǒng)的保養(yǎng)等。不得自行修理（包括保險(xiǎn)索賠）。車輛修理后，送修人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收。車輛修理前應(yīng)由駕駛員向公司行政人事部分管經(jīng)理提出修理預(yù)算，及詳細(xì)修理內(nèi)容，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行修理，實(shí)際修理項(xiàng)目應(yīng)與預(yù)算項(xiàng)目相符，原則上不允許突破預(yù)算。四、油料的管理車輛油料的購買必須經(jīng)行政人事部主管經(jīng)理同意，由專人購買。領(lǐng)用油料要有登記，根據(jù)公里數(shù)核發(fā)油料，駕駛?cè)藛T一次領(lǐng)油不得超過120升。行政人事部分管經(jīng)理應(yīng)每月核查油料發(fā)放情況。由專職司機(jī)駕駛的專車原則上為專人使用，司機(jī)的具體工作安排由乘車領(lǐng)導(dǎo)直接安排，對于領(lǐng)導(dǎo)出差離京或因故不用車時(shí)，司機(jī)首先應(yīng)向行政人事部匯報(bào)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它出車，抓緊時(shí)間對車輛進(jìn)行檢修維護(hù)，其余時(shí)間應(yīng)作為行政人事部后備調(diào)用。行政人事部相應(yīng)提供備用車輛和司機(jī)。公司重要接待活動(dòng)，按照公司接待標(biāo)準(zhǔn)的要求辦理。在沒有特殊要求的情況下，行政人事部按照協(xié)商出行計(jì)劃、多部門合乘的原則，優(yōu)化車輛使用。員工可以按照公司“關(guān)于因公外出自駕私車的管理辦法”，申請自駕外出，辦理公務(wù)。六、公司車輛管理規(guī)定公司車輛實(shí)行專人管理，定車定人。車輛駕駛?cè)藛T必須愛護(hù)車輛，保持車輛整潔，保證車輛各部完好，隨車證件、工具完整齊全。交接內(nèi)容包括但不限于車況、證件、隨車工具等內(nèi)容。對于私自調(diào)動(dòng)人員、車輛的行為駕駛員有權(quán)拒絕。無領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，公司車輛駕駛?cè)藛T下班后，一律將車輛停放在公司地下車庫，并將鑰匙交分管經(jīng)理。經(jīng)批準(zhǔn)帶車回家者，必須保證車輛安全。各部門應(yīng)盡可能提前將用車計(jì)劃交車輛管理人員，以便統(tǒng)籌安排，提高車輛使用率；特殊氣候條件（如下雨、雪、霧天氣）盡量避免出車。1凡為我公司提供有償商業(yè)服務(wù)方提出需我方出車配合其商業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)，原則上不予派車。七、駕駛員管理規(guī)定專職駕駛員指責(zé)操守：（1）講究職業(yè)道德，遵紀(jì)守法、用《員工手冊》規(guī)范自己的行為，堅(jiān)守崗位，服從工作安排，保證按質(zhì)完成工作任務(wù)。（3）遵守交通規(guī)則，保證行車安全。（5）保持車容整潔，注意節(jié)油，減少能耗。（7）積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。保持著裝整潔，儀表、儀態(tài)得體。（10）每天下班后，將車輛停放在公司指定地點(diǎn)、按位停車，檢查車輛的狀況并保持油料充足。上路后要遵守交通法規(guī)，按指派任務(wù)行車，不得隨意更改行車目的地（12）未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自出車和自行用車，更不允許車輛出京；（13）嚴(yán)禁酒后駕車，杜絕違章行車；未經(jīng)批準(zhǔn)不得將車輛交予他人駕駛。（15）發(fā)生違章或交通事故必須接受交通管理部門的處理，并報(bào)公司車輛管理人員。（17）專車司機(jī)在領(lǐng)導(dǎo)出差的情況下，除完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)外應(yīng)主動(dòng)到行政人事部報(bào)到。如無出車任務(wù)，應(yīng)進(jìn)行必要的車輛保養(yǎng)，并必須將車輛停在公司辦公場所的地下車庫內(nèi)。（20）帶車回家應(yīng)將車停放在安全的地方。（2）關(guān)注車輛狀況，有異常情況及時(shí)向行政人事部主管人員匯報(bào)。（4）配合車輛年檢。（6）車輛發(fā)生事故應(yīng)及時(shí)報(bào)警并通知行政人事部相關(guān)人員。 該類車輛在執(zhí)行公務(wù)中發(fā)生事故，在保險(xiǎn)公司理賠后的差額部份由公司承擔(dān)，但由于非執(zhí)行公務(wù)、駕駛員飲酒、肇事逃逸等不當(dāng)行為造成的事故責(zé)任，原則上由駕駛員個(gè)人承擔(dān)責(zé)任。公司車輛駕駛?cè)藛T私自將車輛交與他人駕駛，處罰款100元，如造成車輛損壞由個(gè)人承擔(dān)全部修理費(fèi)。駕駛?cè)藛T因違章駕駛被交通管理部門處罰而無法保證正常工作者，扣發(fā)此期間工資；兩次因違章駕駛被處罰，無法保證正常工作者予以除名。車輛駕駛?cè)藛T因操作不當(dāng)造成事故和車輛損壞，個(gè)人承擔(dān)20 %的修理費(fèi)用。因此影響公司安全年檢者加倍處罰。公司按交通管理部門機(jī)動(dòng)車違章通知單所列，給予違章者200元/次的處罰；駕駛其他公司名下的車輛，按車輛所屬公司的管理辦法執(zhí)行。發(fā)生違章或交通事故應(yīng)接受交通管理部門處理，并告知公司車輛管理人員，交通事故賠償責(zé)任由駕駛?cè)顺袚?dān)。因違章或交通事故影響公司安全年檢的給予處罰1000元。萬通地產(chǎn)控股或享有經(jīng)營管理權(quán)的對外投資企業(yè)、項(xiàng)目公司、項(xiàng)目部應(yīng)參照本制度制定相應(yīng)制度。公章的管理關(guān)系到公司的經(jīng)營管理活動(dòng)的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為了加強(qiáng)公司公章管理，堵塞公章使用和管理上的漏洞，體現(xiàn)公章的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益免受侵害，保證各項(xiàng)工作順利有序地進(jìn)行，特制定本制度。二、公司公章分類 企業(yè)法人章，即萬通實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司（以下簡稱“公司”）公章。加蓋企業(yè)法人章的公文代表公司的意志，具有法律效力。 行政管理用章，包括辦公室專用章、保衛(wèi)專用章等。 此類章根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要配備。（2）公司行政管理用章、專門業(yè)務(wù)管理用章的刻制，需向行政人事部提出書面申請，再經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可刻制。公司其他非直屬各子公司企業(yè)法人章的刻就后，需上報(bào)公司行政人事部，由辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)將印模留存和備案手續(xù)。公章刻制的規(guī)格、式樣（1）公章一律為圓形；（2）公章直徑應(yīng)根據(jù)國家法律相關(guān)規(guī)定或根據(jù)公司行政人事部指導(dǎo)意見確定；（3）公章所刊名稱，應(yīng)為公司全稱；（4）公章的印文須使用宋體陽文，文字自左而右環(huán)行。四、公章的保管公司企業(yè)法人章、公司直接管理的下屬各子公司企業(yè)法人章、分公司單位章存放公司行政人事部，由行政人事部指派專人負(fù)責(zé)管理。公章應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。歸還公章時(shí)按要求在記錄單上予以登記。五、公章的使用（一） 企業(yè)法人章的使用公司各部門需使用企業(yè)法人章，須由該部門經(jīng)辦人填寫《用印申請記錄表》，并與所需用印的文件一并交本部門經(jīng)理審核。 經(jīng)主管總裁或副總裁審核批準(zhǔn)的，報(bào)備行政人事部主任進(jìn)行用印核準(zhǔn)。在逐級審核過程中，經(jīng)任意一級審核被否決的，不予用印?！队糜∩暾堄涗洷怼匪d內(nèi)容必須與所蓋章的文件內(nèi)容相符，否則不予蓋章。用印后該《用印申請記錄表》作為使用印章的依據(jù)由印章保管人留存，定期整理后歸檔。（二）、行政管理用章和專門業(yè)務(wù)管理用章的使用在按照國家有關(guān)規(guī)定的原則上，由保管人在部門經(jīng)理監(jiān)督下使用，并對使用情況作相應(yīng)記錄，部門經(jīng)理對本部門管理的行政管理用章和專門業(yè)務(wù)管理用章的使用負(fù)責(zé)。六、公章保管人的責(zé)任公章保管人必須妥善保管印章，不得遺失，如遺失，必須及時(shí)向公司辦公室報(bào)告。違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。對已失去使用效力的公章，行政人事部要及時(shí)收回，經(jīng)總裁審核后，由行政人事部登記銷毀。九、本規(guī)定由公司行政人事部解釋，自發(fā)布之日起施行。二、　本制度所稱檔案，是指公司自設(shè)立以來在經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的對公司具有保存價(jià)值的各類文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。本制度所稱公司指萬通實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司；子公司是指公司控股或享有經(jīng)營管理權(quán)的對外投資企業(yè)、項(xiàng)目公司、項(xiàng)目部。五、 子公司檔案管理部門應(yīng)對其公司檔案的完整性、有效性，及分類、編目的統(tǒng)一性負(fù)責(zé)。 （二）收集和接收公司各部門、各子公司范圍內(nèi)對公司具有保存價(jià)值的檔案。（四）規(guī)范公司各部門、各子公司的檔案管理流程。第三章 檔案的歸檔范圍七、　凡屬公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的、具有法律效力或查考利用價(jià)值的文字、電子、音像材料均屬歸檔范圍，包括但不限于：（一）股東大會、董事會、監(jiān)事會文件：會議紀(jì)要、決議、決定、股東檔案、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告。（三）財(cái)務(wù)有關(guān)憑證、賬簿、報(bào)表、報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算、決算、概算。（五）各類法律合同、協(xié)議、承諾書。（七）經(jīng)營信息：經(jīng)營策略、客戶名單、供應(yīng)商名單、重要合作伙伴名單、產(chǎn)銷策略。（九）公司內(nèi)部人事資料、檔案。（二）法律部：管理正在進(jìn)行中的訴訟檔案，待執(zhí)行完畢后移交公司行政人事部。（四）行政人事部：管理員工在公司期間形成的內(nèi)部人事資料、檔案（五）客戶關(guān)系中心：管理客戶檔案，包括但不限于：客戶資料、客戶調(diào)查、客戶活動(dòng)、投訴紀(jì)錄。十、 各獨(dú)立存檔部門應(yīng)針對本部門檔案特點(diǎn)建立相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，電子目錄的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確；公司行政人事部定期對各部門檔案的分類、保管，和利用的方法及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查。 第四章　檔案的歸檔方式及要求十二、 歸檔的文件、資料應(yīng)遵循其形成的規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求：（一）以公司名義對外簽署的各類法律合同、協(xié)議、擔(dān)保函、承諾書，經(jīng)辦人均須在用印后將原件及附件及時(shí)送交公司行政人事部存檔（不含正在執(zhí)行中的貸款、擔(dān)保合同及附件），不得由個(gè)人保存。公司《用印申請記錄表》。如為授權(quán)人簽署，需提供授權(quán)委托書。簽約對方為公司，需提供經(jīng)年檢合格并加蓋對方公司印章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；對方為自然人，需提供身份證明復(fù)印件。與合同、協(xié)議有關(guān)的其它應(yīng)歸檔的文件。（三）凡以公司名義對外簽署的法律合同、協(xié)議，限定對方在合同期限內(nèi)出具文字成果的，經(jīng)辦人應(yīng)在合同執(zhí)行完畢支付尾款之前，向公司行政人事部送交文字成果。（五）歸檔的文件、資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，書寫及載體材料應(yīng)能耐久保存，整理應(yīng)符合規(guī)范，歸檔的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。十四、 公司各部門移交檔案應(yīng)認(rèn)真填寫檔案移交單（