【文章內(nèi)容簡介】 過程中形成的文件材料。 JJ 基本建設 主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。 SB 儀器設備． 主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料。 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事 活動中形成的各種文件材料。 CK 財會 主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。 一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第 — 個字母，如： “ xz”即“ xing zheng” (行政 )的簡稱。 （二）二級類目的設置和標識 二級類目是對 — 級類目的細分，細分的標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進行設置。設置的標準，在大的原則統(tǒng) — 情況下。各校可視具體情況對隨機類目進行選擇，例如：科學研究的二級類目，本法只規(guī)定按學科或?qū)I(yè)或項目設置。具體 到一個檔案館（室）如何選擇，由各校自定，產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)基本建設、儀器設備的二級類目設置，亦依此辦法處理。一經(jīng)確定，不得隨意變動。 二級類目的標識，采用“雙位制” 如：“綜合”為“ 1 1”，其余二級類目依次層累為 1 l ??、 99， 但 l 0、 2 0??等帶“ 0”的數(shù)字不用。 （三 )三級類目的擴展和標識 在二級類目確定的設置原則、范圍、方法的基礎上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標識方法與符號和二級類目相同。 四、檔號的編制 （一）檔號： 是存取檔案的代號，排架的依據(jù)。必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置。 (二 )檔號編制的原則： 必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的 13 雙向功能。 （三）檔號結(jié)構(gòu)、模式和標識： 檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。 年度號由四位阿拉伯數(shù)字組成。 分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數(shù)擴展到三級類目 者，還應把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各校自行掌握。 比如：“黨委會議記錄”的分類號，由一級類目組成者為“ DQ”，由二級類目組成者為“ DQ11”；由三級類目組成者為“ DQll”。 案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號可不限級數(shù)。 檔號的模式。本法規(guī)定為： 年度號 +分類號 +案卷號 對于庫藏有多個全宗的院校，原則上應在年度號前加全宗號。標識到文件級的，還應在案卷號后面加件號。 檔號的標識。 采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結(jié)合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“ — ”連結(jié)。例如： 1990 年內(nèi)容是學籍管理的第23 號卷的檔案，可標為： 1990JX1423。 （四）檔案的實體排架問題： 從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。 本法規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各校在按檔號排架時，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身條件，既可按一級類目 —— 年代縱向排列，也可按年度 —— 類目橫向排列。 五、關于實體分類中幾個問題的處理 (一）關于聲像載體檔案 聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學校檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，其數(shù)量越來越多，重要性越來越明顯。 從當前高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個一級類目的范圍，故暫不將它與十個一級類目并列。但由于載體和幅面尺寸 (類型 )不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型 分別單獨編號排架，同時注明與相應載體檔案的參照號。其編號模式為： 年度號 +聲像檔案代號 (sx)+載體代號 (代碼 )+保管單位號 保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。例如：某中央領導同志 1990 年來校視察，照片冊序號是 23，錄像帶序號是 102，則可分別標引為： 1990— SX11— 23 1990— SX13— 102 CB15 音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。 (二 )關于教學類檔案類目的劃分 教學類檔案是高校檔 案中數(shù)量最多的一部分?？紤]到不同規(guī)模、類型學校的差異性，為保持其有機聯(lián)系和便于管理、利用，在二級類目的設置上采用了二種分類方案，供各校根據(jù)實際情況選擇。但一個學校只能選一種，并保持穩(wěn)定。 （三）關于外事檔案問題 外事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內(nèi)容涉及學校工作的各個方面，其他九個一級類目都 14 包含有涉外內(nèi)容，從維護檔案的有機聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來，單獨設立了“外事”一級類目。其中考慮到國際合作與會議、外國留學生工作的檔案數(shù)量較多，價值和重要程度較高，有其特殊性，在二級類 目中增設了“國際合作與會議”、“外國留學生工作”。 (四 )關于納入管理的人事檔案的分類編號 按 1991 年 4 月 2 日中央組織部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的組通字［ 1991］第 1 3 號文件，即《關于印發(fā) 干部檔案管理工作條例 的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。 (五 )關于人物檔案、教師業(yè)務檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題： 由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。 第二章 主表 DQ 黨群 11 黨務綜合 分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。 12 紀檢 13 組織 14 宣傳教育 15 統(tǒng)戰(zhàn) 民主黨派材料入此。 16 工會 婦女工作材料入此。 17 團委 學生社團材料入此。 XZ 行政 11 行政綜合 學校評估、教代會、校史和院、系、所等單位綜合材料入此。 12 人事 師資培養(yǎng)材料入此。 13 監(jiān)察審計 14 武裝保衛(wèi) 15 總務 16 檔案、圖書、文博 J X 教學工作 11 綜合 學生運動會、教學評估、優(yōu)秀教學評獎材料入此。 12 學科與實驗室建設專業(yè)設置入此。 13 招生 14 學籍管理 學生獎懲材料入此。 15 課堂教學與教學實踐 16 學位 17 畢業(yè)生 畢業(yè)生信息反饋工作入此。 18 教材 注；此類二級類目的劃分，也可以采用以下分類方法： 15 11 綜合 12 研究生教育 13 全日制本、?？平逃? 14 成人教育 KY 科學研究 11 綜合 科研經(jīng)費管理、學術活動材料入此。 ［ 12］按學科或?qū)I(yè)或項目設置 類目 CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā) 11 綜合 ［ 12］按產(chǎn)品種類或項目設置類目 J J 基本建設 11 綜合 ［ 12］按單項工程設置類目 SB 儀器設備 11 綜合 ［ 12］按儀器設備種類或型號設置類目 CB 出版 11 綜合 12 報紙 13 刊物 1 4 書稿 15 音像 WS 外事 11 綜合 12 出國 (境 ) 國際合作與會議材料入 WS 1 4。 13 來校 外國留學 生工作材料入 WS15；國際合作與會議材料入 WS14。 14 國際合作與會議 15 外國留學生工作 CK 財會 11 綜合 12 會計報表 13 會計帳簿 14 會計憑證 15 工資清冊 獎金、助學金入此。 注：“［］”代表隨機符號 附： SX 聲像 12 照片 13 錄音帶 14 錄像帶 16 15 幻燈片 16 磁盤 17 影視膠片 18 縮微膠片 19 光盤 17 高等學校檔案工作規(guī)范 (節(jié)選） (1993 年 11 月 16 日國家教委發(fā)布，自 1994 年 1 月 1 日起施行 ) 第二章 高等學校檔案部門業(yè)務建設規(guī)范 1 引言 1． 1 為了加強高等學校檔案部門的業(yè)務建設，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理。管理科學，有效服務，必須實行目標管理，使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化。提高管理水平，更有效地保護及利用檔案，為學校和社會服務。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家教委《普通高等 學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制度制定本規(guī)范。 1． 2 本規(guī)范為評估學校檔案工作的重要依據(jù)之一。 1． 3 本規(guī)范適用于高等學校檔案部門。中等職業(yè)技術學?？蓞⒄請?zhí)行。 2 高等學校檔案工作的基本原則 2． 1 高等學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬高等學校檔案。 2． 2 高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志，檔案工作應是學校評估的 重要內(nèi)容之一。 2． 3 高等學校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。 2． 4 高等學校應嚴格實行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。 2． 5 高等學校應有一位校領導分管檔案工作，各立卷部門要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定適當?shù)膶?(兼 )職檔案干部具體承辦。 2． 6 高等學校要把檔 案工作列入學校計劃，在人員、經(jīng)費、庫房、設備各方面給予保證。 2． 7 高等學校檔案工作要努力從經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)向科學管理，逐步采用先進技術，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學校和社會的需要。 3 高等學校檔案部門的任務 3． 1 貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。 3． 2 制定本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況。 3． 3 負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計全校各類檔案及有關資料。 3． 4 開展檔案的開放和利用工作。 3． 5 參加信息工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。 3． 6 參加檔案工作協(xié)作，學術研究和交流活動。 3． 7 培訓全校專 (兼 )職檔案工作人員。 3． 8 開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。 3． 9 完成學校領導交辦的其他任務。 4 高等學校檔案部門的制度建設 4． 1 綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則、規(guī)定。 4． 2 立卷歸檔制度，包括校內(nèi)各部門立卷要求，各種門類和載體的檔案 歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法。 4． 3 檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。 4． 4 檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應要求。 18 4． 5 檔案的統(tǒng)計制度，包括統(tǒng)計時間、項目、內(nèi)容、辦法。 4． 6 開放檔案的利用制度，包括確定檔案開放與控制使用的具體范圍和開放檔案的管理辦法等。 4． 7 未開放檔案的利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準權限和管理辦法等。 4． 8 檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、 辦法、程序、手續(xù)等。 4． 9 檔案部門及下屬科室負責人、全體人員的崗位責任制度，包括目標、職權、權限、任務、考核、