【文章內(nèi)容簡介】 會向各可靠的來源獲得資訊并取下列的步驟：　　─把整個資料分成許多單元　　─把每單元資料分別寫在紙條上　　─把每單元依其來源來分類　　─把紙條依系統(tǒng)排列　　─把相關的單元歸類成檔　　用此方法可以有系統(tǒng)地完成任務。有系統(tǒng)、有條理即是工作效率的先決條件。在辦公室里的業(yè)務程序也是需要有條理、有系統(tǒng)。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。秘書則必須能篩選電話，并把每通電話的重點記在便條紙上，以便主管回來，即可一目了然，這就是工作效率?！　C智性　　機智性來自“再升”（rise again）之意。對于一個秘書，機智意即：在傳統(tǒng)因襲的方式進行不通時，轉(zhuǎn)向其他的資源或方法，以求解決。主管有時會指派難以完成的任務。秘書，甚至在心里頹喪時，必須保持樂觀的態(tài)度。在遇困難時，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。　　有位主管想找一份資料，但在檔案里，遍找不著。秘書由檔案里得知資料來自當?shù)氐膶I(yè)協(xié)會會長，就決定去找這位會長，但即發(fā)現(xiàn)電話簿沒登記。所以秘書打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號碼，再打給他的秘書，而獲得那份資料。其實秘書早就可以放棄了，但沒有。機智是設法找出不同的解決辦法，直到成功為止?！　≈鲃有浴　≈鲃有约词悄茴A見該做的事。沒有指使，便主動地去做。所有秘書工作皆需要主動性去完成：指定的工作、例行工作、流程業(yè)務、及創(chuàng)意的工作?！　≈鲃有钥煞譃槎N方式：　　—為主管的方便。（服務性）　　—為主管分憂解勞。（業(yè)務性）　　第一方式：　　有位秘書把客戶來信給主管看時，通常把先前相關的通信資料附上，以利主管參考。主管可能沒時間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，并做出最佳之決定與指定?！　〉诙绞剑骸　∶貢蓤笊系弥鞴苤笥驯蝗蚊鼮槟彻局麻L。秘書把報導剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他一定會感激秘書的主動性的?！　　　?2) 對人方面：　　考慮周到：　　秘書要能體諒、幫助、同情別人?？紤]周到即是在為自己著想前，先考慮別人。如果一個人不能考慮別人，便僅僅只會依本性來做，因為人總是先考慮到自己。所以，考慮周到的資質(zhì)是需要訓練與培養(yǎng)的。努力、紀律現(xiàn)訓練將有助于修正思想模式。當秘書能自然表達出先考慮別人時，必能獲得真正的滿足?！　∫韵碌睦?，顯示出如何恰當?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到：　　─如果認為主管可能會急需要你的幫助時，就留在自己的位置上。（考慮周到）　　─在主管處于山窮水盡時，提供他有效的策略；當他感頭疼時，幫他倒一杯涼水。（同情心）　　─主管不在辦公室時，才打私人電話。（以主管方便為主）　　總而言之，一位考慮周到的人，先考慮別人?！　A滑性　　圓滑性使秘書建立并維持和諧的工作關系。使用考慮周到的詞句及體貼的舉止，秘書可使人不感窘困與難過。相同地，其他人也會喜歡她（他），因為她（他）的圓滑性?！　∮上铝械脑瓌t，可以練習圓滑性的技巧：　　小心選用字：　　—不妥：你什么時候可完成那工作？（語氣強）　　佳：你在中午前可完成那工作嗎？（委婉）　　—不妥：現(xiàn)在幫我打字。（命令式）　　佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？（客氣）　　—不妥：你明天要來上班。（命令式）　　佳：你明天打算來上班嗎？（尊重對方）　　圓滑性就是承擔責罵：　　秘書在打好信后，發(fā)現(xiàn)有個錯誤，是主管的疏忽所致。秘書馬上承擔是自己的錯，并立即修正。很微妙地，秘書的承擔錯誤及承受責罵，使得此錯誤的情況，很完滿的解決了?！　A滑性就是避免批評：　　少說“我早就告訴你！”也不要說“我知道我是對的！”就是你很肯定，也不要說這些話，以免傷了對方的自尊心。當主管有錯時，避免批評，才能維持良好的人際關系?！　A滑性就是裝聾作啞：　　聽到有人批評，或聽到主管與他太太談到私人的事情時，一位圓滑的秘書就必裝聾作啞，才能保持鎮(zhèn)定，不受干擾，正常處理業(yè)務?！　≈斏餍裕骸　τ谟薪?jīng)驗的秘書，謹慎性意味著把公司里所有業(yè)務保密。對于初任的秘書，謹慎性則意味著只把機密性的業(yè)務保密。一般秘書都通曉公司業(yè)務，但有經(jīng)驗的秘書，知道這一切都是公司的機密。公司主管也是希望秘書能謹慎地保密，不希望秘書談論他的工作或他的私生活。謹慎性即是謹守業(yè)務機密，少談論他人之私務?！　∝熑胃校骸　≈鞴芡ǔ０沿熑胃辛袨槊貢鴹l件之首。有責任感的秘書是非常敬業(yè)的。忠于職守，做事有條有理，有始有終。把主管所賦予的任務，當作一種挑戰(zhàn)，全力以赴鳳求完滿達成。責任感亦是一種使命感，一種使命去承擔完滿達成主管所托付的任務?！　∮擅貢臉I(yè)務來探討，秘書的責任感可歸納為四方面：　　─努力達成主管上司交待的任務?！　々けM力去執(zhí)行秘書的例行業(yè)務?！　々づθネ瓿芍鞴苌纤疚唇淮仨氉龅娜蝿??！　々ぐl(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠待人、盡忠職守?？陀^性：　　客觀性是以超然的、無私的態(tài)度，來看整體性的情況后，才做出反應。并即，置身事外，以理智而不帶感情、不帶私心的態(tài)度來分析一件事。秘書是需要有客觀性的。有時候，工作受到批評，文件要重打；或建議被拒絕了。秘書可能會顯出沮喪、失望與泄氣。然而，主管即希望秘書能退一步，以全盤、客觀的方式來看此事。想一想，主管為了避免再度犯錯，才做批評。這是個良性的建議。文件必須重打，則是因主管做了很多變更，已改得面目全非了。另外，秘書的建議雖然有很多優(yōu)點，但因牽涉高成本，所以暫被拒絕了。爾后，秘書對于提出計劃或建議，反而更有成本概念了?！　】陀^性可使秘書在采取任何反應前，心平氣和的研析情境?！　?健康　　秘書的業(yè)務包羅萬象。公司機構(gòu)的里外上下業(yè)務，都需要照顧。可見其責任之重大，任務之深遠。因此，秘書人才必須要有健康的身體。有健康的身體，才能有健全的身心，開朗的心胸，樂觀活潑的個性，以面對任何困難，化解任何困局，創(chuàng)造嶄新的情勢，以利公司機構(gòu)業(yè)務之騰遠發(fā)展?！　〗】凳鞘聵I(yè)之基本，沒有健康的身體，萬念俱灰。秘書的工作性質(zhì)是機敏的、又勞心勞力的工作，除了技能的工作需要勞心勞外，還經(jīng)常要有良好的體力應付一切日?；顒有缘墓ぷ?，因此若是沒有良好的健康作基礎，一切工作便無法積極而主動的展開，更不要談到秘書的責任感和工作意識了。由此，可見健康對于秘書工作的重要了?！　　　HAT TO SAY ON THE TELEPHONE WHEN…　　1. YOU PLACE SOMEONE ON HOLD　　Situation　　A customer is in the middle of a very long story, and your other lines are ringing off the hook. You must place him on hold.　　2. YOUR MANAGER IS NOT IN　　Situation　　A client calls and your supervisor is not in. He is on vacation for two weeks.　　3. YOUR MANAGER IS IN BUT NOT TAKING CALLS　　Situation:　　Your manager is behind in his paperwork and instructs you not to take calls for the next four hours. A customer calls