【文章內容簡介】 感覺。事實上在今天的工作環(huán)境中，大部分的壓力、焦慮跟挫折呢都是來自于拼命地去做那些不重要的工作，班哲明崔格曾經說過：“事情如果不值得做就不必要去做?！蔽艺f得杜拉克曾經說過：“世界上最糟糕的事情就是將那些根本不必要去做的事情做得非常的完美?！彼哉埱f要記住要專注在最重要的事情上一次只做一件事情。先做最重要的事情，一口氣把它做完。 我有一個技巧可以幫你活用前面所說的5項原則、目標、計劃、優(yōu)先次序、分析工作以及專注力，那就是ABCDE的方法。A代表你必須要做的事情，最高優(yōu)先；B呢，代表你應該要做的事情，第二優(yōu)先；C代表做了也不錯，但是呢要先把A類跟B類完成之后才做的事情；D代表授權；E代表省略。每當你列出工作清單的時候呢先將事情歸類：A必須要做，B表示應該要做，C表示做了也不會錯，接著呢是應該授權或者省略的事情。如果從目標開始談起，先列出你在一到五年之間想要完成的事情，然后呢將這些事情分成A、B、C三類，代表你最想要做的事情、愿意做的事情以及無所謂的事情。接著呢從A類目標當中挑出AAA3……的目標，代表最重要、次重要、跟第三重要的事情。然后針對這些A類目標呢抄在另外一張紙上列出你要達成這些目標所必須要做的工作。接著呢將這份工作清單呢再分出ABC等級代表你必須要做的事情、應該要做的事情以及做了也不會錯的事情。接著呢把這些工作放回原來的目標底下重新調整結構、規(guī)劃步驟并且執(zhí)行。這也稱為六步驟方法。挑選目標、設定優(yōu)先次序、挑選工作、設定優(yōu)先次序、先安排行程以及執(zhí)行。如果你能每天都這樣做呢，單單這一個習慣，你就能夠擁有非常非常成功的人生。 時間管理的第6項原則呢是時間期限。時間期限跟獎勵。心理學家呢發(fā)現(xiàn)一個人做任何一件事情的動機當中呢有85%是因為你我期望在工作完成后，我們能夠得到某種結果。我們稱之為反應結果或者是邏輯結果。其他15%呢則是從小養(yǎng)成的習慣。但是85%呢是因為我們期待得到某種結果。所以當你面對一件重要的工作的時候呢，如果你能夠設計讓自己在完成工作的時候呢得到某種的獎勵，你就會以充滿動力的態(tài)度去做它。舉例來說呢，有些業(yè)務人員平常不太喜歡打電話，時常將重要的電話拖延著不愿去打。我就建議他們呢每當自己打一通電話之后呢就給自己一點獎勵，比方說呢，電話旁邊放一杯咖啡，每次打完一通呢就讓自己喝一口咖啡?；蛘呤悄胤乓恍╋灨稍谂赃呑鰹楠剟?。換句話說呢，你要把自己當做狗一樣的訓練，每完成一個動作得到一個正面的結果就給自己積極的獎勵。 另外一點呢是設定時間期限。這是什么意思呢？首先當你訂定目標，擬定工作時間之后你要設定完成工作時間的期限。你必須給自己充裕的工作時間，使你能夠在期限到達前完成，然后告訴其他人你會在期限之前完成，向其他的人保證你一定會做到。這是一種強而有力的做法。我們稱之為強迫機制。強迫機制呢能夠激勵你驅使你迅速達成目標。如果你不設定工作期限，不運用強迫機制的話呢，你就會落入帕金森定律的陷阱里面去了。帕金森定律呢是說呢，“工作總會拖延到最后一分鐘才會做完?！比绻f呢你有兩小時的工作量，但是有八小時的工作時間，你一定會花費八小時才能夠將工作完成。帕金森定律還說呢，“工作也會壓縮在有限的時間內完成?！比绻f呢你有八小時的工作量，但是呢由于某個緊急因素發(fā)生了，你必須在兩小時之內完成，你也能在期限之內完成。工作效率高的人呢，總是把自己的時間期限定得緊湊而且嚴謹，這樣子呢，他們才能夠在極短促的時間之內完成大量的工作而不是花一大段的時間只做一點點的事情。這是非常重要的。 第7項原則是所謂的工時記錄?；蚴钦f呢，將你時間的分配跟使用的情形詳細的記下來，所有講求效率的人都能夠掌握自己的時間。讓我告訴你一個關于時間管理的有趣的原則，那就是說呢，如果你的職位越是重要，你越是成功，你就越可能以分鐘做為衡量時間的單位。如果呢你越是不成功，你就很可能以小時、天數(shù)甚至于星期做為基本單位。一般人總是用上午、下午做為單位。表現(xiàn)突出的人呢，則是以小時為單位。成功的人呢，以半小時為單位。而真正頂尖的人士呢卻是以分鐘為單位。他們總是精打細算，有效的利用時間。那么怎么樣才能夠做到這一點呢？首先你要知道自己的時間花到哪邊去了。有60%、70%甚至80%的人士呢不知道時間浪費到哪去了。他們以為自己一直在開會，其實呢大部分的時間呢都是在聊天；他們以為自己一直在寫報告，其實呢不斷地是在講電話；他們以為自己在做重要的事情，其實呢都只是在浪費時間。所以你不妨做個記錄，每當你想起來看手表的時候呢，順便把你當時正在做的事情記下來或者是請別人來觀察你記錄下你的工作，告訴你的時間都花費在哪些事情上面了。接著你要問你自己：“我這樣使用時間是不是附合我的主要目標呢？附合我的優(yōu)先順序呢？以及我的工作重點呢？”如果發(fā)現(xiàn)有些事情不對勁或者是感覺到相當?shù)拇煺?，那一定是因為你的時間沒有花費在應該做的事情上面。就象這樣衡量你的時間、記錄自己的活動、分析時間的運用、檢討實際的效果，看看我的時間是不是都花費在最重要的事情上面了？是不是都花費在最高報酬的事情上面了？如果不是的話呢，你就得要調整自己的工作行程表。有效的時間管理最重要的一件事情就是自我操練。你必須要求自己每一天衡量、分析、檢討自己的時間運用，否則的話你就會蹉跎光陰浪費了自己的生命了。 第8項原則是注意拖延的現(xiàn)象。一般人呢總是以為我們應該避免拖延，實際上呢拖延有兩種：一種呢是正面的拖延；一種是負面的拖延。所謂正面的拖延呢就是盡量避免去做那些不重要的事情，因為那些事情對于你達成主要目標沒有什么幫助。而負面的拖延呢，則是逃避去做那些重要的事情。我們發(fā)現(xiàn)呢有一件事情很有趣。一般工作如果不是緊急到不是必須立刻去處理，就是非常的重要。雖然你不必現(xiàn)在立刻處理，但是呢它卻重要到會影響你的未來。而我們的天性呢總是想要去做那些緊急的事情，而不是去做那些重要的事情。重要的事情往往不緊急，而緊急的事情呢往往不重要。所以你可以用一個非常簡單的方法來克服拖延的壞習慣，這是由克里門史東在他年輕的時候呢所發(fā)現(xiàn)的方法，他利用這個方法再加上其他的重要原則，使他開創(chuàng)出資產5億元美金的事業(yè)。這個方法很簡單，每天早上你起床的時候呢不斷對你自己說：“立刻去做……立刻去做……我立刻去做……立刻去做……立刻去做……”每當你覺得自己想要拖延的時候呢就利用這個方法，灌輸?shù)侥愕臐撘庾R當中，立刻去做、立刻去做、立刻去做、立刻去做、立刻去做。另外呢，克服拖延最好的方法就是培養(yǎng)緊急意識，讓你自己成為一個行動迅速的人，成為面對問題立刻解決掉的人。有一個方法呢我們稱為“臘腸切片法”，可以讓你遇到事情馬上處理。那就是呢把它分解開來好象切臘腸一樣。沒有人一次吃掉整條臘腸，總是先切成片，一次吃一片。工作也是一樣，先分解成許多小部分，一次做一部分，所以請你對自己說“立刻去做、立刻去做、立刻去做。”你知道全世界只有不到2%的人具有這種緊急意識嗎？而任何行業(yè)當中呢成功的例子都是由具有緊急意識的人們所創(chuàng)造的。一旦你能夠培養(yǎng)急迫感，當主管把工作交待給你，你就能夠迅速的處理掉，你會發(fā)現(xiàn)不要多久你就可以爬升到企業(yè)頂尖的職位。在幾年前呢，曾有人針對104位公司總裁做過調查，詢問他們什么是讓一個人在他們企業(yè)當中快速升遷的條件，你知道答案是什么嗎？快速晉升有兩個條件，第一呢是懂得設定優(yōu)先順序，知道分辨重要事情與不重要事情的能力；第二呢是能夠快速地把事情完成的能力。就是這兩件事情，優(yōu)先順序跟速戰(zhàn)速決的能力也就可以使你從其他的80%到90%的同事當中呢脫影而出了。 第9點是授權。盡可能地在每一件事情上面授權。授權是什么意思呢？其實授權很簡單，首先不管你的薪資多少，都請你算出自己的每小時工資。假設呢你希望每年呢賺50萬元美金，每天工作8小時，你的每小時工資呢就是25塊美金。換句話說呢，你是個時薪25美金的人。如果你想每小時賺25塊，你就必須每小時做至少25塊的事情。也就是說呢，如果有任何事情你可以交給其他時薪比你低的人去做，你就應該毫不猶豫地授權出去。他們的時薪可能只需要10塊錢20塊錢5塊錢。在現(xiàn)今社會當中你最珍貴的資源呢就是具有生產力的時間，所以不要把你具有高生產力的時間浪費在洗衣服、洗車、鋤草、打掃房間等等的事情上面。把它們交給那些時薪只有10塊錢或者5塊錢美金的人去做。你應該把時間花費在更有價值跟報酬更高的事情上面去，其他的事情呢盡可能授權給別人去做。事實上呢如果你不懂得授權，如果你不能夠把無關緊要的事情交給別人去做，你就無法成長，你的發(fā)展就會受到限制，你就無法成功。你也許呢可以做個成功的基層工作者，但是呢你就無法晉升，而僅止于此了。 好！另外授權需要一個關鍵詞句，那就是“明確”。明確！很多人呢，所以不愿意授權呢，就是因為他們雖然授權了，但是被授予權力的人呢卻配合不上，這其中最大的原因呢就是被授權的人呢沒有明確的指示，不知道要做什么。所以當你授權的時候呢，請注意以下幾點： 首先呢，想清楚你要得到什么樣的結果，把它寫下來。其次是挑選合適的人。絕對不要把重要的事情交給資格不附合的人去做。第三呢就是清楚的告訴他你希望他做什么，以及在什么時候完成。第四呢是持續(xù)地查核對方的工作進度，以確保能如期地完工。不要樂觀地認為事情一定會按時完成。 幾年前呢，我曾經讀到一位偉大的科學家所說的話：“所有出錯的狀況都是由錯誤的假設所產生的。”所以呢，除非你親自去查核，否則的話絕不可假設每一件事情都會按照計劃進行。 好，那么接著下一項原則是“會議”。會議是人類生活中不可或缺的活動，我們的一生當中呢有75%的時間是在跟家人或者跟外面的人溝通，所以我們需要會議。我們要使會議成為一段被有效運用的時間，但是一般來說呢，50%～70%的會議時間是浪費掉了。不久之前呢，有一份報告說：一個人平均一生中呢，有3到5年的壽命是花在會議上面。一般上班的時間當中呢每天有25%的時間是在開會。而這其中有一半以上的時間是被浪費掉了。如果你希望使會議成為經營企業(yè)有效的工具，就要特別注意以下幾點： 首先呢，你必須要讓會議有目標。在開會之前呢就必須清楚地知道為什么要開會。如果你是會議的主席，一開始就應該對大家宣布本次會議的目的。如果你不是主席，當你坐下來開會的時候呢就應該先問主席為什么要開會。你應該把開會看成是一種投資。當你知道會議的時間，你列出參加會議每個人的單位工資，你就可以算出該次會議所投資的成本。你知道怎么樣開會最省時間嗎？就是根本不要去開會。能夠不去就不要去。如果你不是非去不可，事后看看記錄就好了。 其次呢，如果你真的赴會，一定要有議程。議程呢就象是查核清單，如果說呢主席沒有準備議程，你不妨呢幫他整理出來，臨時用寫的，然后影印分發(fā)。這樣呢，總比沒有來得好。 接著呢，優(yōu)先處理重要的事項。當有關你的部分討論完畢之后呢，請主席同意你離席。 最后呢是準時開始準時結束。你知道為什么開會會浪費時間呢，據我的觀察有兩個原因：第一是討論離題以及溝通內容沒有意義，第二呢是大家在等待遲到的人出現(xiàn)。所以呢開會的時候有個重要的規(guī)則就是假設遲到的人根本不會出現(xiàn)，讓會議準時開始，也要準時結束。如果你預計會議8點到9點，那么9點一到呢立刻總結散會。這就是開會的原則。 其他當然還有很多技巧，不過呢能夠掌握這幾個基本原則就掌握了良好時間管理的基礎。 第11點是干擾事件。今天在全世界每個企業(yè)的辦公室中呢最浪費時間的就是干擾事件。其中又以電話跟不速訪客占最大多數(shù)。有些人呢非常喜歡突然闖進你的辦公室只為了跟你聊天。你應該怎么樣應付這種事情呢？首先呢我們來看應付電話的干擾。每次當你想到要接電話的時候呢請記住一件事情：當你小的時候呢我們都渴望接到男朋友或者是女朋友打來的電話，直到長大我們仍然擁有這種沖動，喜歡接聽電話。事實上不少實驗證明呢有的時候呢你無法親自見到的人士你卻可以透過電話跟他們交談。因為一般人呢都無