【文章內(nèi)容簡介】 耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購部門，為明確采購 中國最大的管理資源中心 第 5 頁 共 10 頁 員的權(quán)利和責(zé)任 , 使各采購活動有條不紊并將責(zé)任歸落到人 , 必須對公司的所有采購活動按類別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應(yīng)采購人員 . 采購人員必須是該種采購的內(nèi)行者 , 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部負(fù)責(zé) , 工程物資由總務(wù)部負(fù)責(zé) , 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé) , 工模材料由工模部負(fù)責(zé) , 電 腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé) . ③ 采購審批權(quán)限 .所有采購報價、采購合同、采購辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行 , 有效批準(zhǔn)者是總經(jīng)理 .禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的采購事宜 , 但突發(fā)性或臨時性急需物品 (如工作中的機(jī)械突損部件、臨時特采等 )可以由財務(wù)部確認(rèn)后即由采購負(fù)責(zé)部門采購 , 但請購單上須注明急購字樣并說明理由 , 請購單由總經(jīng)理補(bǔ)批 . ④ 驗(yàn)收職能 .任何物品購入后須經(jīng)非采購者本人驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實(shí) . 驗(yàn)收人員由財務(wù)部指定或確認(rèn) . 驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符 , 對經(jīng)手驗(yàn)收物品的品 種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé) . 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫 . 驗(yàn)收無誤后 , 填制材料入庫單 , 連同供應(yīng)商送貨單分送財務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù) .為明確責(zé)任 , 結(jié)算憑據(jù)必須由采購員簽名作實(shí) . ⑤ 退貨與索賠 . 為避免損失，采購回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符 , 采購部門須立即辦理退貨 , 無論貨品是否退還給了供應(yīng)商 , 均須立即書面通知財務(wù)部及時扣回相應(yīng)款項(xiàng) . 凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來料檢驗(yàn)報告 , 品管部應(yīng)分發(fā)至采購部門和財務(wù)部 , 以有效追蹤 , 不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生 . 采購約定中必須明確索賠條款 , 對因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失 , 應(yīng)由采購部門根據(jù)實(shí)際應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款 . 采購部門不能解決的 , 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施 , 以及時保護(hù)公司的利益 . ⑥ 貨款結(jié)付政策 . 所有采購除零散性或不常用無法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外 , 均為月結(jié)付款方式 . 不能使用月結(jié)的 , 除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來公司 收款而由采購人員購買時直接付款外 , 均由供應(yīng)商直接到公司財務(wù)部收款 . 禁止采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜 . 月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi) (每月 5 日前 )提供對帳單至財務(wù)部對帳 , 此政策采購部門須明確知會供應(yīng)商 . 貨款由財務(wù)部根據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付 . 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失 , 采購部門應(yīng)盡量避免即時結(jié)付現(xiàn)金 , 即對非月結(jié)的大金額的采購保留一周或半月等一定的付款期間 . 在不影響公司商譽(yù)的前提下 , 適度延長付款時間是公司進(jìn)行信用融資的財務(wù)政策 . 三 .加強(qiáng)和完善 采購的環(huán)境管理工作 . , 建立完善的材料價格信息檔案 . 為了有效地控制和降低采購成本 , 并保證采購材料的質(zhì)量 , 公司采購員應(yīng)作好材料采購市場的有關(guān)價格信息的收集和整理 , 及時地了解市場行情和動態(tài) , 并與已在采用的采購價格進(jìn)行比較和分析 , 同時進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新 . 調(diào)整和更新后的價格檔案應(yīng)同時分發(fā)采購管理會計確認(rèn)并留存 . 如有必要 , 采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息 , 同時知會采購員 , 由采購員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行 . . 為全面掌握公 司所有供應(yīng)商的情況 , 并對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評 , 應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案 . 所謂重要性供應(yīng)商 , 即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo) 中國最大的管理資源中心 第 6 頁 共 10 頁 準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商 . 當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來 , 且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后 , 應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理 . 供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行 . 供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件 、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負(fù)責(zé)管理 , 同時由財務(wù)部留存副本 . 原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行 . 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利 . 、激勵和約束 , 這是防范采購中人為欺詐的有效方法 . 采購員是采購的實(shí)際實(shí)施者 , 在采購過程中起著至為重要的作用 , 經(jīng)歷表明 , 采購員以與供應(yīng)商串通抬價、采購的實(shí)物與約定不符、采購?fù)任锪峡梢缘蛢r但不選擇低價采 購等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣 , 這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐 , 而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此 , 一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng) , 以公司制度約束其行為操守 , 能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生 .二是注重考核采購員的專業(yè)能力 , 一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲 , 又要了解物料的本身屬性、市場行情等 , 這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料 , 使公司不會蒙受不必要的損失 . 公司對采購員的考核應(yīng)定期舉行 , 一般可 采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯(lián)合進(jìn)行，財務(wù)部同時參予 . 對考核結(jié)果優(yōu)良 , 完成或降低公司