【文章內(nèi)容簡介】 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊 總第15頁上海天地海設(shè)計印刷有限公司環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊章節(jié)．4標(biāo)題 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施 管理控制版本A修改代號0頁次1/34． 文件及記錄管理控制 文件管理1．目的：對環(huán)境標(biāo)志文件進行有效地控制，以確保其文件的規(guī)范有效性。2．適用范圍：對環(huán)境標(biāo)志文件運行的控制。3．職責(zé)： （1）認證負責(zé)人負責(zé)管理體系文件的全面審核，并確定文件的發(fā)放范圍。 （2）總經(jīng)理負責(zé)管理體系文件的批準(zhǔn)。 （3）辦公室負責(zé)管理文件的編寫工作，組織對管理文件的定期評審，負責(zé)最新文件 和相關(guān)外來文件的收集、整理、發(fā)放和歸檔。 （4）各部門負責(zé)相關(guān)文件的記錄和保管工作。4．管理控制 （1）文件的標(biāo)識— HJBZ— 2011文件編號 環(huán)境標(biāo)志文件拼音縮寫公司名稱拼音縮寫 （2）文件的類別 根據(jù)《中華人民共和國國家環(huán)境保護標(biāo)準(zhǔn)》(HJ25032011)、《環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措 施指南》，結(jié)合公司實際，本公司編制環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品管理文件，包括： A 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品管理要求文件； B 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品管理的程序文件； C 支持性文件，包括環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品管理的制度、環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)和管理標(biāo)準(zhǔn)等； D 與環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)和管理有關(guān)的外來文件。（3）企業(yè)環(huán)境標(biāo)志管理文件形成和發(fā)布 依據(jù)《中華人民共和國國家環(huán)境保護標(biāo)準(zhǔn)》(HJ25032011)、《環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施指南》標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)管理實際，對環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)管理，要形成系統(tǒng)文件。文件由辦公室編制，認證負責(zé)人負責(zé)審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后。 管理標(biāo)準(zhǔn)的更新，或管理運行出現(xiàn)新情況，原有管理文件需要更新時，認證負責(zé)人及時組織對文件進行評審修改，評審修改后的文件按規(guī)定再批準(zhǔn)后發(fā)布實施； 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊 總第16頁上海天地海設(shè)計印刷有限公司環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊章節(jié)．4標(biāo)題 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施 管理控制版本A修改代號0頁次2/3（4）企業(yè)環(huán)境標(biāo)志管理文件的管理使用辦公室負責(zé)文件的管理控制，各部門負責(zé)本部門文件的使用和保存；（5）企業(yè)環(huán)境標(biāo)志管理文件的評審修改根據(jù)環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)變化和管理運行需要，辦公室組織對管理文件的評審修改，評 審修改后的文件，須再履行審核批準(zhǔn)手續(xù)。（6）記錄管理辦公室負責(zé)記錄的管理（收取，整理，歸檔保存），各部門負責(zé)本部門記錄的控制（記 錄，整理等）。5. 相關(guān)文件和記錄 （1）《文件控制清單》 （2）《外來文件清單》 （3）《文件發(fā)放清單》 （4）《文件更改申請單》 （5）《文件更改通知單》 （6）《文件銷毀登記表》 記錄管理1. 目的：對記錄實施控制，以便提供符合產(chǎn)品要求和管理文件有效運行的證據(jù)。2. 適用范圍： 對管理文件運行記錄的控制。3. 職責(zé)：（1）認證負責(zé)人主管。（2）辦公室主控記錄的標(biāo)識、檢索、保存期限、儲存環(huán)境、防護和處理。（3）各部門配合主控部門作好本部門記錄的控制管理工作。4. 管理控制（1）記錄的范圍 與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品保障措施密切相關(guān)的管理運行情況及結(jié)果，都要 形成相應(yīng)記錄。（2）記錄的形式和要求 A 記錄的形式?？梢允强ㄆ⒈砀?、圖表、報告及磁帶、磁盤等電子，也可以是 它們的組合。 B 記錄的樣式。在相關(guān)的管理文件中予以規(guī)定，給出具體的記錄樣式。 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊 總第17頁上海天地海設(shè)計印刷有限公司環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊章節(jié)．4標(biāo)題 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施 管理控制版本A修改代號0頁次3/3C 記錄的填寫：及時，準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，易于識別，不得隨意涂改。當(dāng)發(fā)生填 寫錯誤時，要用劃線的方式進行更改并注明更改人的姓名和日期。（3）記錄的收集、標(biāo)識。A 各部門負責(zé)收集保存本部門的記錄B 記錄標(biāo)識 HJBZGLGLJL—201—部門拼音縮寫—編號 辦 公 室 — BG 技 質(zhì) 部 — JZ 采 購 部 — CG 生 產(chǎn) 部 — SC 市 場 部 — YW 設(shè) 備 部 — SBC 辦公室負責(zé)填寫《記錄清單》。（4）記錄的貯存和保護各部門要設(shè)專柜存放，環(huán)境要適宜，做到防潮、防水、防蛀和防盜等。對于電子形式 存放的記錄要及時備份，防止盤內(nèi)信息的丟失。（5）記錄的查閱①公司內(nèi)部人員的查閱A 內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱記錄時，向記錄的保存部門提出申請，填寫《記錄查 閱單》，征得部門負責(zé)人的同意后，方可查閱。B 如需借閱，需向記錄的保存部門提出申請，經(jīng)部門負責(zé)人同意后，方可借閱，限 期歸還，并填寫《記錄借閱登記表》。如有丟失，則由借閱人負主要責(zé)任，根據(jù)情節(jié)輕②外部人員查閱顧客或其他外部人員需要查閱記錄時，向保存部門提出申請，報記錄的主控部門進行 審批。（6）記錄的保存期限和處置①記錄的保存期限A 一般性記錄（如：《顧客滿意征求意見卡》等）保存期限為3年。B 重要性記錄的（如：與顧客簽訂的合同、訂單）等為10年。②記錄的處置A 處置方式：采用粉碎、焚燒或清空盤內(nèi)內(nèi)容。B 一般性記錄到保存期限時，由本部門提出銷毀申請，填寫《記錄銷毀登記表》，報記錄的主控部門審批，采用適宜的方式進行銷毀。（1）《記錄控制清單》（2）《文件銷毀登記表》 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊 總第18頁上海天地海設(shè)計印刷有限公司環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊章節(jié)標(biāo)題 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施 管理控制版本A修改代號0頁次1/24． 信息交流控制 1 目的建立與保持信息交流的保障措施，、環(huán)境法律法 規(guī)有效性；確保環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)和管理的信息交流暢通，及時，有效。 2 適用范圍適用于公司內(nèi)、外有關(guān)環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)和管理的信息交流。 3 職責(zé)A．辦公室負責(zé)內(nèi)外信息的接收、傳遞和處理；B．各部門負責(zé)各部門信息的接收、傳遞和處理。 4 管理控制（1） 內(nèi)部信息A．有關(guān)環(huán)境標(biāo)志管理運行的信息；B．環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)信息，含環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品種類變更（新開發(fā)和設(shè)計）信息；C．員工的有關(guān)建議和要求，廠方的有關(guān)指示和決定；D．發(fā)生的不符合項和不符合項處理情況。（2） 外部信息A．有關(guān)環(huán)境標(biāo)志管理的法律法規(guī)的更新的信息；B．認證機構(gòu)有關(guān)環(huán)境標(biāo)志管理的信息；C．同行業(yè)有關(guān)環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)和管理的信息；D．相關(guān)方有關(guān)環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品的信息；E．有關(guān)環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品的信息。（3）信息交流方式：文件、會議、電話、電子郵件、調(diào)查表、面談等（4）信息的收集辦公室負責(zé)環(huán)境標(biāo)志標(biāo)準(zhǔn)和環(huán)境法律法規(guī)及環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品變更開發(fā)新信息的收集和 識別；采購部負責(zé)供方及其產(chǎn)品的信息收集和識別；其他各部門負責(zé)各部門生產(chǎn)和管 理信息的收集和識別。 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊 總第19頁上海天地海設(shè)計印刷有限公司環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊章節(jié)標(biāo)題 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施 管理控制版本A修改代號0頁次2/2 (5) 信息的傳遞A．各部門無論從何種渠道獲取的內(nèi)、外信息，應(yīng)及時進行識別、傳遞到相關(guān)部門。 重要的信息可直接向副總經(jīng)理匯報，與環(huán)境標(biāo)志認證機構(gòu)相關(guān)的信息，及時直接與 論證機構(gòu)溝通。B．廠方有關(guān)環(huán)境標(biāo)志管理的決定，國家有關(guān)環(huán)境標(biāo)志管理的法律法規(guī)，論證機構(gòu)有 關(guān)環(huán)境標(biāo)志管理的信息，管理職能部門應(yīng)及時通過會議或其它方式向員工、相關(guān)方 通報。C．各部門及員工對公司的各種建議、意見可通過信件、電話、直接交談等方式傳遞 到相關(guān)部門和負責(zé)人。D．與相關(guān)方接觸的部門負責(zé)接受和傳遞相關(guān)信息。（6）信息的處理A．各部門對收集到的內(nèi)、外信息,要及時進行分析和整理，并做出準(zhǔn)確判斷。屬于本 部門處理的信息，由本部門處理；不屬于本部門處理的信息，應(yīng)向相關(guān)部門傳遞；B．各部門在處理信息時，由本部門負責(zé)人組織制定處理建議和意見，必要時報副總 經(jīng)理批準(zhǔn)，再傳遞到相關(guān)部門組織實施；C．對緊急信息，接收部門應(yīng)迅速做出處理意見或建議，報副總經(jīng)理；D．辦公室對信息處理結(jié)果要進行跟蹤驗證；E．工會組織監(jiān)督、協(xié)商、落實員工的各種建議、意見；F．市場部對外部信息處理結(jié)果進行跟蹤驗證，并將驗證結(jié)果報副總經(jīng)理。（7）信息反饋A．信息反饋應(yīng)及時、準(zhǔn)確、全面；B．辦公室對環(huán)境標(biāo)志認證機構(gòu)的信息處理和跟蹤驗證結(jié)果要及時反饋給環(huán)境標(biāo)志認 證機構(gòu)，其他來源的信息在處理后也要及時向相關(guān)單位、個人反饋其處理意見和結(jié)果；C．各部門對有關(guān)信息的收集、處理，要做相應(yīng)記錄。 5 記錄 ：《信息交流記錄》 《客戶投訴記錄》 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊 總第20頁上海天地海設(shè)計印刷有限公司環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊章節(jié)標(biāo)題 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施 管理控制版本A修改代號0頁次1/2 4． 不符合、糾正與預(yù)防控制 1．目的 對不符合項進行處理和調(diào)查，并采取糾正與預(yù)防措施，減少由此產(chǎn)生的影響，防止類似不符合項的發(fā)生。 2．適應(yīng)范圍適應(yīng)對環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品生產(chǎn)和管理不符合項的處理。 3．職責(zé)認證負責(zé)人主管。采購部負責(zé)對材料采購和保管出現(xiàn)的不符合項處理。生產(chǎn)部負責(zé)對產(chǎn)品生產(chǎn)中出現(xiàn)的不符合項處理。技質(zhì)部負責(zé)對產(chǎn)品出現(xiàn)的不符合項調(diào)查處理。辦公室負責(zé)對管理和環(huán)境達標(biāo)出現(xiàn)的不符合項進行處理。 4．管理控制（1）采購中出現(xiàn)不符合項控制A．采購部對受控部件和材料的采購和保管，應(yīng)嚴(yán)格遵循環(huán)境標(biāo)志有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，執(zhí)行受控部件和材料采購保管的控制程序，確定可信的供應(yīng)商，選擇達標(biāo)的受控部件和材料，妥善運輸和保管，盡量減少和避免不符合項產(chǎn)生。B．一旦出現(xiàn)不符合項，及時采取措施，中止不符合項運行；啟動可替代的符合項，以減少和消除不符合項產(chǎn)生的影響。采購中出現(xiàn)不符合項一般是：供方資質(zhì)不合要求，采購的受控部件和材料不合標(biāo)準(zhǔn)。C．及時進行調(diào)查分析，找出不符合項產(chǎn)生的原因。采購中出現(xiàn)不符合項原因一般是：對供方資質(zhì)和誠信審查不嚴(yán)，對采購的受控部件和材料選擇不當(dāng)，缺少驗證，或采購的受控部件和材料運輸保管不當(dāng)。D．根據(jù)產(chǎn)生的原因，針對性采取糾錯和預(yù)防措施，以防止類似不符合項的發(fā)生。糾錯和預(yù)防措施一般是：嚴(yán)格供方資質(zhì)和誠信審查，采購有相關(guān)部門出具的達標(biāo)證明的受控部件和材料，注意驗證，采購的受控部件和材料妥善運輸和保管。（2）生產(chǎn)中出現(xiàn)不符合項控制 A. 生產(chǎn)者應(yīng)嚴(yán)格按照環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)和要求（包括工藝要求和指標(biāo)要求）， 按照制定的控制程序從事生產(chǎn)。 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊 總第21頁上海天地海設(shè)計印刷有限公司環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理手冊章節(jié)標(biāo)題 環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施 管理控制版本A修改代號0頁次2/2B. 一旦發(fā)現(xiàn)不符合項，及時采取措施，中止不符合項運行；啟動可替代的符合項， 以減少和消除不符合項產(chǎn)生的損失和影響。C. 及時進行調(diào)查分析，找出不符合項產(chǎn)生的原因。生產(chǎn)中出現(xiàn)不符合項的原因一般 是：生產(chǎn)設(shè)備和配件不合要求，生產(chǎn)工藝不到位，材料指標(biāo)不達標(biāo)，生產(chǎn)者素質(zhì)和 技能缺失，管理者管理不善。D. 根據(jù)產(chǎn)生的原因，針對性采取糾錯和預(yù)防措施，以防止類似不符合項的發(fā)生。糾 錯和預(yù)防措施一般是：按標(biāo)準(zhǔn)更換或改造生產(chǎn)設(shè)備和配件，改進生產(chǎn)工藝，按指標(biāo) 嚴(yán)格選用材料，強化生產(chǎn)者素質(zhì)技能培訓(xùn)，改善生產(chǎn)管理。（3）產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)不符合項控制（見不合格品控制程序）（4）管理和環(huán)境達標(biāo)出現(xiàn)的不符合項控制程序A. 辦公室嚴(yán)格按照有關(guān)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的法律法規(guī)和管理文件要求，督查各相關(guān)部門執(zhí)行 環(huán)境標(biāo)志管理文件的規(guī)范，監(jiān)控其生產(chǎn)環(huán)境的安全衛(wèi)生。B. 一旦發(fā)現(xiàn)不符合項，及時采取措施，中止不符合項運行；啟動可替代的符合項， 以減少和避免不符合項產(chǎn)生的損失和影響。C. 及時進行調(diào)查分析，找出不符合項產(chǎn)生的原因。D. 根據(jù)產(chǎn)生的原因，針對性采取糾錯和預(yù)防措施，以防止類似不符合項的發(fā)生。屬 于管理制度和程序問題，請示認證負責(zé)人同意，及時組織相關(guān)部門對管理文件進行 評審?fù)晟疲粚儆诃h(huán)境安全衛(wèi)生不達標(biāo)問題，加強對安全衛(wèi)生的監(jiān)管力度，屬于有關(guān) 安全衛(wèi)生設(shè)施問題，請示相關(guān)經(jīng)理同意，完善其設(shè)施。 5．相關(guān)文件（1）《中華人民共和國國家環(huán)境保護標(biāo)準(zhǔn)》(HJ25032011)（2）《環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施指南》（3）《環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品保障措施管理文件》。 6．記錄（1）《不合格項整