【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 益有機(jī)統(tǒng)一；對(duì)另一些事情則要求說(shuō)服教育矛盾各方顧全大局，發(fā)揮風(fēng)格，互諒互讓，達(dá)到步調(diào)一致的目的。這些都對(duì)辦公室人員提出了較高的要求。 (3)特殊技能 辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據(jù)自身分工的不同和形勢(shì)發(fā)展的需要，掌握一些特殊的技能。如電腦應(yīng)用、復(fù)印縮微技術(shù)、錄音錄像和攝影技術(shù)、速記和書(shū)法藝術(shù)、打字和編輯技能、駕駛技術(shù)、維修和保養(yǎng)設(shè)備的簡(jiǎn)單技能等等 。這部分技能主要是根據(jù)辦公室人員分工的不同而提出的要求，并且主要是隨著形勢(shì)發(fā)展和工作需要，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、提高。 這是指辦公室人員與自身工作和職業(yè)活動(dòng)密切相關(guān)的行為規(guī)范。主要是服從領(lǐng)導(dǎo)、埋頭苦干、公道正派、嚴(yán)守機(jī)密等等。 (1)服從領(lǐng)導(dǎo) 這是由辦公室人員職業(yè)性質(zhì)所決定的，作為領(lǐng)導(dǎo)工作的助手和參謀，要求所作所為，舉手投足，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁胡亂發(fā)揮，都是職業(yè)道德所不允許的。個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性也只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮，而且更多地限于建議獻(xiàn)策等方面。其中 要注意，不能將個(gè)人不成熟的想法甚至情緒化的意見(jiàn)，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。 (2)埋頭苦干 辦公室工作性質(zhì)，決定其人員的工作主要是實(shí)干，而不是夸夸其談。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干。不聽(tīng)召喚，或陽(yáng)奉陰違，也是職業(yè)的大忌。期望通過(guò)跟隨領(lǐng)導(dǎo)而沽名釣譽(yù)、仗勢(shì)欺人和出人頭地，都是辦公室人員的工作紀(jì)律所不允許的。相反，只有抱定在具體而又繁忙的工作中，任勞任怨，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際的態(tài)度，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神，才能成為合格和優(yōu)秀的辦公人員。 (3)公道正派 辦公室人員在工作中經(jīng)常接 觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)熟悉，關(guān)系密切。這就尤其要注意自重自強(qiáng)，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)，阿諛?lè)畛?，溜須拍馬，這種做法是把工作中的服務(wù)關(guān)系庸俗化。同時(shí)，也不應(yīng)利用接近領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)，進(jìn)讒言，泄私憤。上下左右內(nèi)外各方面的溝通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促進(jìn)團(tuán)結(jié)，而不應(yīng)制造矛盾，擴(kuò)大分歧，以圖從中漁利。對(duì)待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，不論資歷職務(wù)，接待來(lái)賓及基層群眾，都要一視同仁，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情，只有公道正派的辦公室人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。 (4)嚴(yán)守機(jī)密 辦公室工作人員還有一個(gè)顯著特點(diǎn)，是掌握和知道機(jī)密較多，并容易成為打探消息的渠道和獲取情況的對(duì)象。因此，要求辦公室人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。以往泄密、竊密現(xiàn)象的發(fā)生，許多是由于辦公室人員的過(guò)失造成的。有意泄密、竊密是個(gè)人品格問(wèn)題，姑且不論。即便是無(wú)意的泄密，也大都因?yàn)榇祰u、炫耀，嘴巴不牢，這是職業(yè)道德問(wèn)題。要求辦公室人員具備這一道德素質(zhì)，首先要克服愛(ài)慕虛榮的心態(tài)，才能真正做到不把機(jī)密作為“吹?！钡牟牧虾唾Y本。 了解和掌握必要的心理知識(shí)，培養(yǎng)良好的心理品質(zhì)，對(duì)于做好辦公室 工作，也具有重要意義。這里主要介紹記憶、思維、興趣、性格等方面的心理知識(shí)，以便于辦公室人員的了解和學(xué)習(xí)。 (1)記憶 記憶是人的頭腦對(duì)以往事物的反映。 辦公室人員工作頭緒繁多，需要各方面的知識(shí)，又要了解各種具體情況，應(yīng)當(dāng)具備良好的記憶能力。其中又要求記得快，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示、交代的任務(wù)、聽(tīng)取匯報(bào)的數(shù)字、接聽(tīng)電話的內(nèi)容等等，沒(méi)有較長(zhǎng)的時(shí)間可供反復(fù)消化，必須迅速記住。記得準(zhǔn)，僅有快而不準(zhǔn)的記憶是沒(méi)有意義的，對(duì)人、事、物及相關(guān)的數(shù)據(jù)、材料、觀點(diǎn)要力求記得準(zhǔn)確無(wú)誤，不能出錯(cuò)。 辦公室工作內(nèi)容較多，記東忘西不行，丟三拉四 也不稱職，要求頭腦的儲(chǔ)量大，多記各種知識(shí)、資料、情況等，如果臨時(shí)四處查找，就影響工作效率。培養(yǎng)記憶力的方法有多種，但根本一條是工作中的認(rèn)真、細(xì)心、踏實(shí)，記憶才能準(zhǔn)確而量大。 (2)思維 思維，是人腦對(duì)所經(jīng)歷的事物和知識(shí)信息進(jìn)行分析、概括的過(guò)程。 辦公室工作人員承辦事務(wù)和處理問(wèn)題，首先要經(jīng)過(guò)自己的頭腦思考，有了指向，然后動(dòng)手實(shí)干。問(wèn)題解決的過(guò)程，也就是思維完成的過(guò)程，這是思維的問(wèn)題性。思維的理解性，是指通過(guò)事物之間的聯(lián)系而認(rèn)識(shí)新事物的過(guò)程，面對(duì)各種材料和文件，進(jìn)行閱讀并力求理解，這是思維的又一特性。思維又有概 括性，能將各種不同事物的共性歸并起來(lái)，或者找出內(nèi)在的聯(lián)系。思維還有間接性，就是對(duì)不能把握和不是親歷的事物，借助已有的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和某種中介來(lái)認(rèn)識(shí)事物。提高思維能力的途徑也有很多種，但主要是努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，積極地獨(dú)立思考，而不能唯領(lǐng)導(dǎo)之言是從，更不可人云亦云。迷信盲從及隨聲附和，不僅是心理素質(zhì)有缺陷的表現(xiàn)，也是提高思維能力的大敵。 (3)興趣 興趣，是指在認(rèn)識(shí)活動(dòng)中積極探索某種特定事物的主觀傾向，也可稱之為愛(ài)好興趣對(duì)人的活動(dòng)具有指向性。 興趣具有中心性，一個(gè)人的愛(ài)好可能非常廣泛，但真正熱衷愛(ài)好的只應(yīng)是其中一個(gè)或幾 個(gè)方面。興趣的效能性，指的是對(duì)人的活動(dòng)能夠產(chǎn)生不同的效果，短暫的興奮，在這里我們排除在興趣之外，有效的興趣和愛(ài)好，應(yīng)當(dāng)是持續(xù)較長(zhǎng)時(shí)間。 辦公室人員要自覺(jué)對(duì)與工作有關(guān)的知識(shí)和技能加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)許多的愛(ài)好，以適應(yīng)自身工作點(diǎn)多面廣的實(shí)際需要。 (4)品格 品格，是指人對(duì)現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式。 主要表現(xiàn)為： ①對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度。如愛(ài)集體、愛(ài)勞動(dòng)、敬業(yè)愛(ài)崗，或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等等，這是一個(gè)人的基本道德品質(zhì)，是個(gè)人品格中的核心內(nèi)容。 ②情緒特征。主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)短等，人與人 之間存在差異。 ③意志特征。如行為目標(biāo)是否明確堅(jiān)定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等，這在個(gè)體之間也是不同的。 ④理智特征。如在想象事物的過(guò)程中，表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實(shí)主義，在感知事物的。過(guò)程中是主動(dòng)觀察還是被動(dòng)感知，個(gè)體之間也是存在差異的。由于一個(gè)人的品格對(duì)工作和生活影響很大，要求辦公室人員具備良好的品格，主要是嚴(yán)格要求自己，克服不良習(xí)慣。 三、辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu) 群體是組織起來(lái)的個(gè)體，為著共同的目標(biāo)，群體成員分別擔(dān)任不同的角色，彼此相互影響，并遵循特定的行為規(guī)范。 素質(zhì)， 原本是心理學(xué)中的概念，指人的心理狀態(tài)的生理?xiàng)l件。后來(lái)泛指為一個(gè)人的品質(zhì)、知識(shí)、才能、體格等狀態(tài)。 結(jié)構(gòu)，在這里指的是群體中個(gè)體的排列組合方式。 這樣，我們?cè)賮?lái)看辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)的涵義就可以比較明確，辦公室群體就是若干個(gè)人按照不同的分工需要以及相關(guān)的品質(zhì)、知識(shí)、才能、身體條件進(jìn)行合理的組合，形成一個(gè)相互配合協(xié)作，共同為完成領(lǐng)導(dǎo)工作而服務(wù)的組織。 一個(gè)有效的辦公室群體，應(yīng)具備以下幾項(xiàng)功能： (1)辦公室群體必須充分了解自己癿仸務(wù) 辦公室群體中的個(gè)體很可能對(duì)工作任務(wù)有不同的理解和思考， 如果這些不同的看法和思考無(wú)法協(xié)調(diào)，辦公室群體就無(wú)法齊心協(xié)力。 (2)辦公室群體內(nèi)部應(yīng)有健全癿意見(jiàn)溝通 每個(gè)個(gè)體都可能從自己的渠道獲得一定的材料和信息，這些信息有些涉及到自己的工作，有些涉及到他人的工作，為了制定計(jì)劃或修訂計(jì)劃，辦公室群體中的個(gè)體應(yīng)克服心理上的障礙，充分了解能夠收集的信息。意見(jiàn)溝通應(yīng)盡量公開(kāi)、徹底、全面。 (3)辦公室群體中癿個(gè)體之間應(yīng)保持高度癿相互信仸和相互忠誠(chéng) 坦誠(chéng)相見(jiàn)的意見(jiàn)溝通需要以信任為基礎(chǔ)，否則不可能有充分的意見(jiàn)溝通。反之，高度的相互信任又以充分的意見(jiàn)溝通為前提。然而在工作實(shí)踐中，要 保持辦公室群體中個(gè)體之間的長(zhǎng)期相互信任比較困難。 (4)辦公室群體中各個(gè)體之間應(yīng)當(dāng)相互協(xié)調(diào)和支持 作為一個(gè)有系統(tǒng)性的辦公室群體，它的各個(gè)個(gè)體在活動(dòng)中形成了揚(yáng)長(zhǎng)避短的“互補(bǔ)性”，即每個(gè)個(gè)體活動(dòng)是整體活動(dòng)的一部分，整體活動(dòng)也是個(gè)體活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的先決條件，一個(gè)健全的辦公室群體，個(gè)體之間應(yīng)當(dāng)毫無(wú)顧慮地相互出謀劃策、磋商討論，彼此支持。 (5)辦公室群體應(yīng)當(dāng)實(shí)行差別協(xié)調(diào) 辦公室群體的各個(gè)個(gè)體在智力、才能、技術(shù)和性格上必然各具特點(diǎn)，因此，一個(gè)辦公室群體的個(gè)體之間存在這樣那樣的差別，這種差別是造成分歧和沖突的潛在因素。辦公室 群體的一項(xiàng)重要功能就是差別協(xié)調(diào)，容忍差異，自動(dòng)協(xié)調(diào)，減少分歧和沖突。 (6)辦公室群體應(yīng)具備應(yīng)變性 所謂應(yīng)變性即指能積極促進(jìn)辦公室群體各個(gè)體充分發(fā)揮能量。在辦公室群體中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別關(guān)心個(gè)體，鼓勵(lì)個(gè)體奮發(fā)努力。在健全的辦公室群體形式中，工作效率的提高不在于某個(gè)個(gè)體，而在于整個(gè)辦公室集體。 辦公室工作人員一般總是在一個(gè)辦公室群體中進(jìn)行活動(dòng)，辦公室工作人員影響這一群體，也受這一群體的制約。而辦公室群體能否正?；顒?dòng)則在很大程度上取決于辦公室群體的結(jié)構(gòu)是否合理。 當(dāng)代辦公室工作人員在某種程度上都是 專才，這是科學(xué)技術(shù)日益專門化和辦公室工作的分工決定的，專才的優(yōu)點(diǎn)在于精通某一領(lǐng)域，缺點(diǎn)在于對(duì)于其他領(lǐng)域涉獵不深。不過(guò)，專才的集合在某種程度上能產(chǎn)生一種全才。辦公室群體就擔(dān)負(fù)著這一互補(bǔ)專才和偏才的功能。與個(gè)體比較而言，其本質(zhì)和意義也在這里。辦公室群體應(yīng)是一種綜合個(gè)體專才的全才，它應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于個(gè)體的能量。當(dāng)然，這一能量發(fā)揮得如何，還有賴于以下一些因素的結(jié)合狀況。 (1)年齡因素 年齡代表著一個(gè)人的成熟程度。老中青結(jié)合的辦公室群體結(jié)構(gòu)是一種常見(jiàn)的結(jié)構(gòu)。不同年齡區(qū)域的人有不同的長(zhǎng)處和短處，他們之間在年齡上的互 補(bǔ)，有助于發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)集體的能量。例如，一般來(lái)說(shuō)，年輕人有活力，精力充沛，對(duì)新事物敏感，富有創(chuàng)新精神，但易偏激；老年人穩(wěn)重，富有經(jīng)驗(yàn)，深謀遠(yuǎn)慮，善于處理、應(yīng)付復(fù)雜局面，但易保守；中年人年富力強(qiáng)，兼有青、老年的長(zhǎng)處，但缺乏激情，易守成。老、中、青三者的結(jié)合是一個(gè)變量，理想的狀態(tài)是取長(zhǎng)補(bǔ)短。 (2)知識(shí)因素 可以把“知”看成是學(xué)問(wèn)，把“識(shí)”看成是見(jiàn)識(shí)，學(xué)問(wèn)和見(jiàn)識(shí)一般成正比，但并非絕對(duì)一致。在當(dāng)代社會(huì)，知識(shí)一般是專門化的，學(xué)歷越高，專門化的程度就越深。由于不同的專門知識(shí)在辦公室管理過(guò)程中有其限制，因此，這些知識(shí)的互相 補(bǔ)充和合理搭配是構(gòu)筑辦公室群體知識(shí)結(jié)構(gòu)需要考慮的一個(gè)因素。 (3)個(gè)體因素 辦公室工作人員是由人組成的，因而也具有人的個(gè)性。有的人直率熱情，情緒變化激烈；有的人活潑好動(dòng)，善交際，興趣廣泛；有的人持重而沉穩(wěn)，情緒內(nèi)含；有的人謹(jǐn)小慎微，善控制感情，如此等等。正是辦公室工作人員豐富的個(gè)性，使得他們?cè)谔幚硗皇录纤扇〉姆绞椒椒ǔ尸F(xiàn)出不同的特點(diǎn)。盡管對(duì)辦公室群體個(gè)性因素的互補(bǔ)見(jiàn)仁見(jiàn)智，但個(gè)性因素對(duì)辦公室群體的影響則是確定無(wú)疑的。 (4)集體癿文化因素 通常的情況是工作人員被不斷地充實(shí)到一個(gè)既存的辦公室群體中去 (也 有新建立的情況 )，因此，這一既存的辦公室群體存在著它固有的文化特征。這一文化特征是該群體的歷史、傳統(tǒng)、習(xí)慣、風(fēng)氣、承擔(dān)的任務(wù)特點(diǎn)等因素的綜合結(jié)果。所有工作人員都在不同程度上受到這一文化特征的影響。當(dāng)然，也不排除工作人員可以逐漸地、以致最終改變這一辦公室群體的文化特征。 辦公室群體結(jié)構(gòu)是一個(gè)多系列、多層次的動(dòng)態(tài)綜合體，為實(shí)現(xiàn)群體組織的優(yōu)化，應(yīng)遵循如下一些原則： (1)個(gè)人要素有敁癿原則 應(yīng)當(dāng)保證進(jìn)入辦公室群體的工作人員個(gè)體具有良好素質(zhì)和能力，這是保證群體優(yōu)化的一個(gè)條件。為此，在挑選工作人員時(shí)， 首先要注意堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)，挑選的對(duì)象不能有才無(wú)德或有德無(wú)才。其次要善于揚(yáng)長(zhǎng)避短，“金無(wú)足赤，人無(wú)完人”，要對(duì)工作人員作全面的分析，只要揚(yáng)長(zhǎng)避短，就能各得其所。再者要適才適用，即讓適當(dāng)?shù)娜烁蛇m當(dāng)?shù)氖?，?shí)現(xiàn)人與事的最佳配合。為此，要了解每個(gè)被選者的專長(zhǎng)、經(jīng)歷、性格等，以選出理想的人選。 (2)群體互補(bǔ)原則 群體互補(bǔ)是指科學(xué)地搭配辦公室群體的各結(jié)構(gòu)因素，使之產(chǎn)生良好的總體效應(yīng)。合理的結(jié)構(gòu)主要包括： ①梯形的年齡結(jié)構(gòu)。這一結(jié)構(gòu)應(yīng)以中年人為主，呈梯形狀態(tài)，使群體始終處于新陳代謝的動(dòng)態(tài)平衡之中，保證工作的穩(wěn)定性和連 續(xù)性。老、中、青成員的具體比例，應(yīng)視具體情況而定。 ②合理的知識(shí)專業(yè)結(jié)構(gòu)。群體成員的知識(shí)結(jié)構(gòu)在內(nèi)容上要能互相補(bǔ)充，如文理搭配、精通理論與實(shí)踐見(jiàn)長(zhǎng)互補(bǔ)等；對(duì)群體中不同成員的知識(shí)水平應(yīng)有不同的要求。 ③多類型的智能結(jié)構(gòu)。理想的結(jié)構(gòu)中，應(yīng)該既要有善于交際的活動(dòng)家，又有腳踏實(shí)地的實(shí)干家。 ④協(xié)調(diào)的氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)。根據(jù)心理學(xué)原理，人的氣質(zhì)可分膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)和抑郁質(zhì)四種類型，它們對(duì)外界事物的反應(yīng)各不相同，而性格則有內(nèi)向與外向、獨(dú)立型與順應(yīng)型、情緒型與理智型等區(qū)別。氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)會(huì)對(duì)辦公室工作產(chǎn)生影響。如一個(gè)群體內(nèi)的 成員都屬獨(dú)立型性格，那么彼此的合作就不那么容易，反過(guò)來(lái)，如都屬順應(yīng)型，那么這一群體很難擔(dān)當(dāng)起管理的職能。 (3)經(jīng)常調(diào)整流勱原則 辦公室群體的結(jié)構(gòu)必須隨著客觀情況的發(fā)展變化不斷調(diào)整，如更新工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，搞好新老工作人員的合作交替，及時(shí)調(diào)整工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。此外，辦公室群體的人員結(jié)構(gòu)不應(yīng)當(dāng)是靜止的，應(yīng)該鼓勵(lì)人員積極流動(dòng)，使他們開(kāi)擴(kuò)視野，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，充分發(fā)揮自己的才干。 第四節(jié) 辦公室人員的招聘與培訓(xùn) 一、辦公室人員癿招聘 對(duì)辦公室人員進(jìn)行科學(xué)管理，提高工作效率的前提是招聘到優(yōu)秀的 人才。企業(yè)招聘人才的依據(jù)主要是職務(wù)說(shuō)明和職務(wù)規(guī)范。其中職務(wù)說(shuō)明描述了所要執(zhí)行的工作，列出了工作所包含的主要方面，如工作目標(biāo)、工作范圍、工作職責(zé)、權(quán)力以及要執(zhí)行的任務(wù)，所要求的技能等級(jí)、所屬的部門、工作條件、工作危險(xiǎn)特性要求以及向誰(shuí)匯報(bào)等。職務(wù)規(guī)范描述了職務(wù)的智能與體能要求，知識(shí)與培訓(xùn)要求，能力和態(tài)度要求等。下面分別從辦公室人員的招聘信息來(lái)源、求職申請(qǐng)、面試、測(cè)試選拔、最后確定來(lái)對(duì)辦公室人員的招聘工作做具體介紹。 招聘信息來(lái)源是指用哪些方