【文章內(nèi)容簡介】 顧全大局，發(fā)揮風格，互諒互讓，達到步調(diào)一致的目的。這些都對辦公室人員提出了較高的要求。 (3)特殊技能 辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據(jù)自身分工的不同和形勢發(fā)展的需要，掌握一些特殊的技能。如電腦應用、復印縮微技術(shù)、錄音錄像和攝影技術(shù)、速記和書法藝術(shù)、打字和編輯技能、駕駛技術(shù)、 維修和保養(yǎng)設(shè)備的簡單技能等等。這部分技能主要是根據(jù)辦公室人員分工的不同而提出的要求，并且主要是隨著形勢發(fā)展和工作需要，在實踐中學習、提高。 這是指辦公室人員與自身工作和職業(yè)活動密切相關(guān)的行為規(guī)范。主要是服從領(lǐng)導、埋頭苦干、公道正派、嚴守機密等等。 (1)服從領(lǐng)導 這是由辦公室人員職業(yè)性質(zhì)所決定的，作為領(lǐng)導工作的助手和參謀，要求所作所為，舉手投足，應當嚴格按照領(lǐng)導的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導自行其是，別出心裁胡亂發(fā)揮，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性也只能在服從領(lǐng)導的前提下發(fā)揮，而且更 多地限于建議獻策等方面。其中要注意，不能將個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導的工作及決策。 (2)埋頭苦干 辦公室工作性質(zhì)，決定其人員的工作主要是實干，而不是夸夸其談。要圍繞領(lǐng)導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干。不聽召喚，或陽奉陰違，也是職業(yè)的大忌。期望通過跟隨領(lǐng)導而沽名釣譽、仗勢欺人和出人頭地，都是辦公室人員的工作紀律所不允許的。相反，只有抱定在具體而又繁忙的工作中，任勞任怨，腳踏實地，密切聯(lián)系實際的態(tài)度，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神，才能成為合格和優(yōu)秀的辦公人員。 (3)公道正 派 辦公室人員在工作中經(jīng)常接觸領(lǐng)導，與領(lǐng)導相對熟悉，關(guān)系密切。這就尤其要注意自重自強，不能將為領(lǐng)導服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻媚領(lǐng)導，阿諛奉承，溜須拍馬，這種做法是把工作中的服務(wù)關(guān)系庸俗化。同時，也不應利用接近領(lǐng)導的機會，進讒言，泄私憤。上下左右內(nèi)外各方面的溝通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促進團結(jié)，而不應制造矛盾，擴大分歧，以圖從中漁利。對待上級領(lǐng)導，不論資歷職務(wù)，接待來賓及基層群眾，都要一視同仁，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情，只有公道正派的辦公室人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿 朝氣和活力。 (4)嚴守機密 辦公室工作人員還有一個顯著特點，是掌握和知道機密較多，并容易成為打探消息的渠道和獲取情況的對象。因此，要求辦公室人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。以往泄密、竊密現(xiàn)象的發(fā)生，許多是由于辦公室人員的過失造成的。有意泄密、竊密是個人品格問題，姑且不論。即便是無意的泄密，也大都因為吹噓、炫耀，嘴巴不牢，這是職業(yè)道德問題。要求辦公室人員具備這一道德素質(zhì)，首先要克服愛慕虛榮的心態(tài)，才能真正做到不把機密作為“吹?！钡牟牧虾唾Y本。 了解和掌握必要的心理知識，培養(yǎng)良 好的心理品質(zhì)，對于做好辦公室工作，也具有重要意義。這里主要介紹記憶、思維、興趣、性格等方面的心理知識，以便于辦公室人員的了解和學習。 (1)記憶 記憶是人的頭腦對以往事物的反映。 辦公室人員工作頭緒繁多，需要各方面的知識，又要了解各種具體情況，應當具備良好的記憶能力。其中又要求記得快，對領(lǐng)導的指示、交代的任務(wù)、聽取匯報的數(shù)字、接聽電話的內(nèi)容等等，沒有較長的時間可供反復消化，必須迅速記住。記得準，僅有快而不準的記憶是沒有意義的，對人、事、物及相關(guān)的數(shù)據(jù)、材料、觀點要力求記得準確無誤，不能出錯。 辦公室工作內(nèi)容 較多，記東忘西不行，丟三拉四也不稱職，要求頭腦的儲量大，多記各種知識、資料、情況等，如果臨時四處查找，就影響工作效率。培養(yǎng)記憶力的方法有多種，但根本一條是工作中的認真、細心、踏實，記憶才能準確而量大。 (2)思維 思維，是人腦對所經(jīng)歷的事物和知識信息進行分析、概括的過程。 辦公室工作人員承辦事務(wù)和處理問題，首先要經(jīng)過自己的頭腦思考，有了指向，然后動手實干。問題解決的過程，也就是思維完成的過程，這是思維的問題性。思維的理解性，是指通過事物之間的聯(lián)系而認識新事物的過程，面對各種材料和文件，進行閱讀并力求理解，這 是思維的又一特性。思維又有概括性，能將各種不同事物的共性歸并起來，或者找出內(nèi)在的聯(lián)系。思維還有間接性，就是對不能把握和不是親歷的事物，借助已有的知識經(jīng)驗和某種中介來認識事物。提高思維能力的途徑也有很多種，但主要是努力學習新知識，積極地獨立思考，而不能唯領(lǐng)導之言是從，更不可人云亦云。迷信盲從及隨聲附和，不僅是心理素質(zhì)有缺陷的表現(xiàn)，也是提高思維能力的大敵。 (3)興趣 興趣，是指在認識活動中積極探索某種特定事物的主觀傾向，也可稱之為愛好興趣對人的活動具有指向性。 興趣具有中心性，一個人的愛好可能非常廣泛，但真正 熱衷愛好的只應是其中一個或幾個方面。興趣的效能性，指的是對人的活動能夠產(chǎn)生不同的效果，短暫的興奮，在這里我們排除在興趣之外，有效的興趣和愛好，應當是持續(xù)較長時間。 辦公室人員要自覺對與工作有關(guān)的知識和技能加強學習，努力培養(yǎng)許多的愛好，以適應自身工作點多面廣的實際需要。 (4)品格 品格，是指人對現(xiàn)實的穩(wěn)固態(tài)度及其習慣化的行為方式。 主要表現(xiàn)為： ①對現(xiàn)實的態(tài)度。如愛集體、愛勞動、敬業(yè)愛崗，或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等等，這是一個人的基本道德品質(zhì)，是個人品格中的核心內(nèi)容。 ②情緒特征。主要指情感方面的 強弱、持續(xù)時間長短等，人與人之間存在差異。 ③意志特征。如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等，這在個體之間也是不同的。 ④理智特征。如在想象事物的過程中，表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實主義，在感知事物的。過程中是主動觀察還是被動感知，個體之間也是存在差異的。由于一個人的品格對工作和生活影響很大，要求辦公室人員具備良好的品格，主要是嚴格要求自己，克服不良習慣。 三、辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu) 群體是組織起來的個體，為著共同的目標，群體成員分別擔任不同的角色，彼此相互影響，并 遵循特定的行為規(guī)范。 素質(zhì)，原本是心理學中的概念，指人的心理狀態(tài)的生理條件。后來泛指為一個人的品質(zhì)、知識、才能、體格等狀態(tài)。 結(jié)構(gòu)，在這里指的是群體中個體的排列組合方式。 這樣，我們再來看辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)的涵義就可以比較明確，辦公室群體就是若干個人按照不同的分工需要以及相關(guān)的品質(zhì)、知識、才能、身體條件進行合理的組合，形成一個相互配合協(xié)作，共同為完成領(lǐng)導工作而服務(wù)的組織。 一個有效的辦公室群體，應具備以下幾項功能： (1)辦公室群體必須充分了解自己的任務(wù) 辦公室群體中的個體很可能對 工作任務(wù)有不同的理解和思考，如果這些不同的看法和思考無法協(xié)調(diào)，辦公室群體就無法齊心協(xié)力。 (2)辦公室群體內(nèi)部應有健全的意見溝通 每個個體都可能從自己的渠道獲得一定的材料和信息，這些信息有些涉及到自己的工作，有些涉及到他人的工作，為了制定計劃或修訂計劃，辦公室群體中的個體應克服心理上的障礙，充分了解能夠收集的信息。意見溝通應盡量公開、徹底、全面。 (3)辦公室群體中的個體之間應保持高度的相互信任和相互忠誠 坦誠相見的意見溝通需要以信任為基礎(chǔ)，否則不可能有充分的意見溝通。反之，高度的相互信任又以充分的意見溝通 為前提。然而在工作實踐中，要保持辦公室群體中個體之間的長期相互信任比較困難。 (4)辦公室群體中各個體之間應當相互協(xié)調(diào)和支持 作為一個有系統(tǒng)性的辦公室群體，它的各個個體在活動中形成了揚長避短的“互補性”，即每個個體活動是整體活動的一部分，整體活動也是個體活動實現(xiàn)的先決條件，一個健全的辦公室群體，個體之間應當毫無顧慮地相互出謀劃策、磋商討論，彼此支持。 (5)辦公室群體應當實行差別協(xié)調(diào) 辦公室群體的各個個體在智力、才能、技術(shù)和性格上必然各具特點，因此，一個辦公室群體的個體之間存在這樣那樣的差別，這種差別是造成 分歧和沖突的潛在因素。辦公室群體的一項重要功能就是差別協(xié)調(diào)，容忍差異，自動協(xié)調(diào)，減少分歧和沖突。 (6)辦公室群體應具備應變性 所謂應變性即指能積極促進辦公室群體各個體充分發(fā)揮能量。在辦公室群體中，領(lǐng)導應特別關(guān)心個體，鼓勵個體奮發(fā)努力。在健全的辦公室群體形式中，工作效率的提高不在于某個個體，而在于整個辦公室集體。 辦公室工作人員一般總是在一個辦公室群體中進行活動，辦公室工作人員影響這一群體，也受這一群體的制約。而辦公室群體能否正常活動則在很大程度上取決于辦公室群體的結(jié)構(gòu)是否合理。 當代辦 公室工作人員在某種程度上都是專才，這是科學技術(shù)日益專門化和辦公室工作的分工決定的，專才的優(yōu)點在于精通某一領(lǐng)域，缺點在于對于其他領(lǐng)域涉獵不深。不過，專才的集合在某種程度上能產(chǎn)生一種全才。辦公室群體就擔負著這一互補專才和偏才的功能。與個體比較而言，其本質(zhì)和意義也在這里。辦公室群體應是一種綜合個體專才的全才，它應當發(fā)揮出遠遠大于個體的能量。當然，這一能量發(fā)揮得如何，還有賴于以下一些因素的結(jié)合狀況。 (1)年齡因素 年齡代表著一個人的成熟程度。老中青結(jié)合的辦公室群體結(jié)構(gòu)是一種常見的結(jié)構(gòu)。不同年齡區(qū)域的人有不同的長處 和短處，他們之間在年齡上的互補，有助于發(fā)揮領(lǐng)導集體的能量。例如，一般來說，年輕人有活力，精力充沛，對新事物敏感，富有創(chuàng)新精神，但易偏激；老年人穩(wěn)重，富有經(jīng)驗，深謀遠慮，善于處理、應付復雜局面，但易保守；中年人年富力強，兼有青、老年的長處，但缺乏激情，易守成。老、中、青三者的結(jié)合是一個變量，理想的狀態(tài)是取長補短。 (2)知識因素 可以把“知”看成是學問，把“識”看成是見識，學問和見識一般成正比，但并非絕對一致。在當代社會，知識一般是專門化的，學歷越高，專門化的程度就越深。由于不同的專門知識在辦公室管理過程中有 其限制，因此，這些知識的互相補充和合理搭配是構(gòu)筑辦公室群體知識結(jié)構(gòu)需要考慮的一個因素。 (3)個體因素 辦公室工作人員是由人組成的，因而也具有人的個性。有的人直率熱情，情緒變化激烈；有的人活潑好動，善交際，興趣廣泛；有的人持重而沉穩(wěn)，情緒內(nèi)含；有的人謹小慎微，善控制感情，如此等等。正是辦公室工作人員豐富的個性，使得他們在處理同一事件上所采取的方式方法呈現(xiàn)出不同的特點。盡管對辦公室群體個性因素的互補見仁見智，但個性因素對辦公室群體的影響則是確定無疑的。 (4)集體的文化因素 通常的情況是工作人員被不斷地充實到 一個既存的辦公室群體中去 (也有新建立的情況 )，因此，這一既存的辦公室群體存在著它固有的文化特征。這一文化特征是該群體的歷史、傳統(tǒng)、習慣、風氣、承擔的任務(wù)特點等因素的綜合結(jié)果。所有工作人員都在不同程度上受到這一文化特征的影響。當然，也不排除工作人員可以逐漸地、以致最終改變這一辦公室群體的文化特征。 辦公室群體結(jié)構(gòu)是一個多系列、多層次的動態(tài)綜合體，為實現(xiàn)群體組織的優(yōu)化，應遵循如下一些原則： (1)個人要素有效的原則 應當保證進入辦公室群體的工作人員個體具有良好素質(zhì)和能力，這是保證群體優(yōu)化的一個條 件。為此，在挑選工作人員時，首先要注意堅持德才兼?zhèn)涞臉藴?，挑選的對象不能有才無德或有德無才。其次要善于揚長避短，“金無足赤，人無完人”，要對工作人員作全面的分析，只要揚長避短，就能各得其所。再者要適才適用，即讓適當?shù)娜烁蛇m當?shù)氖拢瑢崿F(xiàn)人與事的最佳配合。為此，要了解每個被選者的專長、經(jīng)歷、性格等，以選出理想的人選。 (2)群體互補原則 群體互補是指科學地搭配辦公室群體的各結(jié)構(gòu)因素，使之產(chǎn)生良好的總體效應。合理的結(jié)構(gòu)主要包括： ①梯形的年齡結(jié)構(gòu)。這一結(jié)構(gòu)應以中年人為主，呈梯形狀態(tài)，使群體始終處于新陳代謝的動態(tài)平 衡之中，保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性。老、中、青成員的具體比例，應視具體情況而定。 ②合理的知識專業(yè)結(jié)構(gòu)。群體成員的知識結(jié)構(gòu)在內(nèi)容上要能互相補充，如文理搭配、精通理論與實踐見長互補等；對群體中不同成員的知識水平應有不同的要求。 ③多類型的智能結(jié)構(gòu)。理想的結(jié)構(gòu)中，應該既要有善于交際的活動家，又有腳踏實地的實干家。 ④協(xié)調(diào)的氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)。根據(jù)心理學原理，人的氣質(zhì)可分膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)和抑郁質(zhì)四種類型，它們對外界事物的反應各不相同，而性格則有內(nèi)向與外向、獨立型與順應型、情緒型與理智型等區(qū)別。氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)會對辦公室工作產(chǎn)生影響。如一個群體內(nèi)的成員都屬獨立型性格，那么彼此的合作就不那么容易，反過來，如都屬順應型，那么這一群體很難擔當起管理的職能。 (3)經(jīng)常調(diào)整流動原則 辦公室群體的結(jié)構(gòu)必須隨著客觀情況的發(fā)展變化不斷調(diào)整，如更新工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，搞好新老工作人員的合作交替，及時調(diào)整工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。此外，辦公室群體的人員結(jié)構(gòu)不應當是靜止的，應該鼓勵人員積極流動，使他們開擴視野，增長見識，充分發(fā)揮自己的才干。 第四節(jié) 辦公室人員的招聘與培訓 一、辦公室人員的招聘 對辦公室人員進行科學管理，提高 工作效率的前提是招聘到優(yōu)秀的人才。企業(yè)招聘人才的依據(jù)主要是職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范。其中職務(wù)說明描述了所要執(zhí)行的工作，列出了工作所包含的主要方面，如工作目標、工作范圍、工作職責、權(quán)力以及要執(zhí)行的任務(wù)，所要求的技能等級、所屬的部門、工作條件、工作危險特性要求以及向誰匯報等。職務(wù)規(guī)范描述了職務(wù)的智能與體能要求，知識與培訓要求，能力和態(tài)度要求等。下面分別從辦公室人員的招聘信息來源、求職申請、面試、測試選拔、最后確定來對辦公室人員的招聘工作做具體介紹。 招聘信息來源是指用哪些方法，或者說通過哪些途徑使求 職者知道其需要