公文常見(jiàn)錯(cuò)誤分析及對(duì)策(編輯修改稿)
2025-07-13 03:41 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、修飾和說(shuō)明的時(shí)間名詞、程度副詞和介詞結(jié)構(gòu)等使用不當(dāng)，從而造成了公文標(biāo)題事由不清楚、不準(zhǔn)確，如縣工商局關(guān)于擺攤設(shè)點(diǎn)的決定，此決定對(duì)擺攤設(shè)點(diǎn)究竟是禁止還是準(zhǔn)許、擺設(shè)地點(diǎn)等不明確、不具體，根據(jù)該文的內(nèi)容，應(yīng)改為縣工商局關(guān)于禁止在城區(qū)繁華地帶隨意擺攤設(shè)點(diǎn)的決定。 由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊，造成主送機(jī)關(guān)不明確。新《辦法》規(guī)定主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告，從而使整個(gè)行文規(guī)則更加嚴(yán)密，更加具體。但在實(shí)際工作中，部門(mén)行文往往因行文關(guān)系的混亂而造成主送機(jī)關(guān)的不明確，影響了辦文的效率。 主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確，否則文件發(fā)出后，究竟由誰(shuí)來(lái)主辦不清楚，從而造成辦文的推諉。特別是上行文時(shí)，主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如高校車(chē)輛更新問(wèn)題，按上級(jí)規(guī)定應(yīng)主送市教委，抄報(bào)市財(cái)政局和市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，行文時(shí)，主送機(jī)關(guān)應(yīng)為市教委，而不能將主送機(jī)關(guān)定為市教委、市財(cái)政局、市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局。 此外，由于沒(méi)有使用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)，也容易造成主送機(jī)關(guān)的不明確，特別是一些辦理性的文件，無(wú)人辦理。主送機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定的簡(jiǎn)稱(chēng)確定，如 市城市建設(shè)綜合開(kāi)發(fā)管理辦公室上級(jí)規(guī)定簡(jiǎn)稱(chēng)為市城建辦，不能隨意簡(jiǎn)稱(chēng)為市城建綜開(kāi)辦或其他不規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。 由于內(nèi)容混雜或語(yǔ)言的歧義等原因，造成正文主題不明確。在日常的公文寫(xiě)作中，報(bào)告夾請(qǐng)示、請(qǐng)示夾報(bào)告的現(xiàn)象非常突出。報(bào)告夾請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)就可以不批復(fù)，請(qǐng)示就沒(méi)有實(shí)際意義；請(qǐng)示夾報(bào)告，造成文字冗長(zhǎng)，不簡(jiǎn)潔，影響了辦文的效率。特別是在請(qǐng)示中，請(qǐng)示的問(wèn)題必須明確、具體，必須一文一事，不能在一個(gè)請(qǐng)示中請(qǐng)示多個(gè)事項(xiàng)，能夠批復(fù)和不能批復(fù)的事項(xiàng)混雜一起，或該具體的沒(méi)具體，上級(jí)機(jī)關(guān)難以批復(fù)。比如學(xué)校向縣教委請(qǐng)示修建教學(xué)樓，在最后請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，寫(xiě)成特請(qǐng)示修建教學(xué)樓一幢，沒(méi)有教學(xué)樓的面積及經(jīng)費(fèi)投入，縣教委就無(wú)法批復(fù)，應(yīng)寫(xiě)成特請(qǐng)示修建教學(xué)樓一幢，面積平方米，需建設(shè)經(jīng)費(fèi)萬(wàn)元。 此外，公文的語(yǔ)言講究精確，其每一個(gè)詞、每一個(gè)句子必須保持意思的唯一性，以避免對(duì)方按各自的理解行事。但是，由于在公文寫(xiě)作中使用限定詞語(yǔ)不準(zhǔn)確、濫行省略、語(yǔ)序不當(dāng)、錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，出現(xiàn)了語(yǔ)言的歧義現(xiàn)象，從而造成對(duì)文件理解的混亂，形成了文件執(zhí)行中的偏差，給工作帶來(lái)了麻煩。如，初級(jí)職稱(chēng)評(píng)定后，5年以上可以申報(bào)中級(jí)職稱(chēng)，對(duì)這一規(guī)定究竟包不包括5年，界定不準(zhǔn)確。 由于對(duì)公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯(cuò)誤。 公文成文的日期，新《辦法》明確指出以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)、電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。由于不重視這一點(diǎn)，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發(fā)日期作為成文日期，從而使公文的時(shí)效性受到了影響，甚至嚴(yán)重影響到文件的貫徹執(zhí)行。會(huì)議集體作出的決定，其成文日期是以會(huì)議決定的日期，還是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，新《辦法》仍未明確。 幾個(gè)特殊地方，也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。新《辦法》規(guī)定：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)39。此頁(yè)無(wú)正文39。的方法解決，再如印章使用的規(guī)定、請(qǐng)示文件應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)等等，這些地方都要求我們?cè)趯?shí)際的公文寫(xiě)作中要特別注意，以避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。 三、公文版記常見(jiàn)錯(cuò)誤 公文版記由主題詞、抄送機(jī)關(guān)和制文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和日期組成，位于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的就是主題詞了。主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，其作用是便于計(jì)算機(jī)的管理和檢索。從當(dāng)前的公文寫(xiě)作實(shí)踐看，由于文秘人員對(duì)公文內(nèi)容把握不準(zhǔn)，對(duì)主題概念提煉不準(zhǔn)、不全或提煉過(guò)多，從而造成了在公文主題詞標(biāo)引上存在的標(biāo)引隨意性較大、錯(cuò)標(biāo)和漏標(biāo)的現(xiàn)象。如動(dòng)員群眾禁止販賣(mài)、吸毒經(jīng)驗(yàn)交流這樣的主題內(nèi)容，如果提煉成動(dòng)員群眾、毒品犯罪、經(jīng)驗(yàn)這樣的主題概念就不簡(jiǎn)煉了，未起到主題詞的作用，應(yīng)根據(jù)《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》選用主題詞。 此外，在公文版記部分，新《辦法》已經(jīng)取消了份數(shù)，但仍有不少的單位在公文中標(biāo)識(shí)份數(shù)。 公文寫(xiě)作為公文處理的重要部分，其質(zhì)量直接影響到本機(jī)關(guān)的管理效能和辦事效率，因此，我們必須高度重視公文的規(guī)范化寫(xiě)作。要認(rèn)真學(xué)習(xí)新《辦法》，嚴(yán)格按新《辦法》的具體規(guī)定寫(xiě)作和處理公文，要加大對(duì)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人和文秘人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)力度，務(wù)必避免和切實(shí)改正行政公文寫(xiě)作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而使公文處理工作向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展。行政機(jī)關(guān)公文格式常見(jiàn)錯(cuò)誤中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/197041999）規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文各要素排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則（以下簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)準(zhǔn)）?，F(xiàn)摘錄了目前行政機(jī)關(guān)公文在格式上一些經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤，供大家探討。一、文件
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