【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ,例如材料入庫(kù),包括卸載、驗(yàn)收、盤(pán)點(diǎn)、移動(dòng)、擺放、記錄等項(xiàng)任務(wù)。特別重要的是,任務(wù)是由組織成員完成的,授權(quán)和責(zé)任在這里可以體現(xiàn)出來(lái)。在流程維度設(shè)計(jì)中,就是遵循著這種相對(duì)的“流程?作業(yè)?任務(wù)”三個(gè)因素之間的依次關(guān)系進(jìn)行。 、組織和流程之間的關(guān)系 簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái),每個(gè)項(xiàng)目都是通過(guò)組織的層級(jí)、單位和成員按照一定的流程、作業(yè)和任務(wù)的要求來(lái)完成的。從流程、作業(yè)到任務(wù),由于任務(wù)由人或組織成員來(lái)完成,因此,完成任務(wù)的成員組成單位、單位構(gòu)成層級(jí),從流程9維度很自然地過(guò)渡到組織維度。換句話說(shuō),一個(gè)內(nèi)控制度項(xiàng)目是由組織和流程組成,是一個(gè)二維體系,當(dāng)企業(yè)存在多個(gè)項(xiàng)目時(shí),就可形成由組織、流程和項(xiàng)目組成的三維立體框架。 思路二:過(guò)程循環(huán)的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)。 應(yīng)該指出,現(xiàn)行內(nèi)控制度設(shè)計(jì)上一個(gè)嚴(yán)重的缺陷就是沒(méi)有將內(nèi)控制度與公司總經(jīng)理CEO聯(lián)系起來(lái)。COSO報(bào)告和巴塞爾委員會(huì)的報(bào)告特別強(qiáng)調(diào)了這一點(diǎn),但在操作層面上,很多人仍然在進(jìn)行會(huì)計(jì)控制,并當(dāng)作財(cái)務(wù)部門(mén)“自?shī)首詷?lè)”節(jié)目。 另一個(gè)缺陷是在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí),很少有人站在企業(yè)立場(chǎng)上考慮如何執(zhí)行內(nèi)控制度、實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度的目標(biāo)的問(wèn)題。我們認(rèn)為,在動(dòng)態(tài)上,內(nèi)控制度不僅包括制定,而且包括執(zhí)行,對(duì)執(zhí)行情況的計(jì)量或測(cè)試,對(duì)計(jì)量或測(cè)試結(jié)果的分析和報(bào)告,根據(jù)偏差進(jìn)行整改包括預(yù)先設(shè)定獎(jiǎng)懲制度和整改方案,修訂內(nèi)控制度等。這是一個(gè)完整的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)或系統(tǒng)。 ,內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)首先考慮企業(yè)的愿景、戰(zhàn)略和目標(biāo)。據(jù)此設(shè)計(jì)好內(nèi)控制度之后,便是內(nèi)控制度的執(zhí)行。但對(duì)控制者來(lái)說(shuō),最重要的不是他去執(zhí)行內(nèi)控制度,而是保證執(zhí)行者實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度的目標(biāo)。 。全部?jī)?nèi)控制度的項(xiàng)目可以分成執(zhí)行結(jié)果可計(jì)量和不可計(jì)量的兩類。 對(duì)可計(jì)量的內(nèi)控制度執(zhí)行情況的計(jì)量通常由會(huì)計(jì)核算、結(jié)算和統(tǒng)計(jì)等途徑取得,例如預(yù)算執(zhí)行結(jié)果就可以從會(huì)計(jì)核算的結(jié)果得到。 對(duì)不可計(jì)量的內(nèi)控制度執(zhí)行情況的計(jì)量通常由測(cè)試表來(lái)取得,例如對(duì)公司印鑒使用控制制度的測(cè)試就必須按照該制度的要求設(shè)計(jì)問(wèn)卷調(diào)查表,來(lái)了解該制度的執(zhí)行情況。 應(yīng)該說(shuō),一項(xiàng)內(nèi)控制度的執(zhí)行情況往往可計(jì)量部分和不可計(jì)量部分并存。在這里,我們統(tǒng)統(tǒng)用測(cè)試表來(lái)表示對(duì)內(nèi)控制度執(zhí)行情況的計(jì)量或測(cè)試。 就操作層面而言,一家企業(yè)內(nèi)控制度的測(cè)試可以分成綜合測(cè)試和單項(xiàng)測(cè)試。前者是對(duì)全部?jī)?nèi)控制度項(xiàng)目的測(cè)試,在現(xiàn)代企業(yè)中這主要是集團(tuán)公司總部對(duì)子公司或二級(jí)經(jīng)營(yíng)單位內(nèi)控制度的總體執(zhí)行情況的測(cè)試,其測(cè)試表的結(jié)構(gòu)按照COSO報(bào)告的整體框架設(shè)計(jì)。后者是對(duì)一個(gè)內(nèi)控制度項(xiàng)目或一個(gè)相關(guān)的單位的測(cè)試,其測(cè)試表的結(jié)構(gòu)也是按照 COSO報(bào)告的整體框架設(shè)計(jì)。與內(nèi)控制度進(jìn)行比較,然后做出判斷: 第一,測(cè)試結(jié)果是否與內(nèi)控制度相符?如果相符,控制者不做任何干預(yù),由執(zhí)行者或被控者照常繼續(xù)執(zhí)行。如果不相符,則過(guò)渡到下一個(gè)判斷。 第二,偏差是否可以接受?如果可以接受,控制者不做任何干預(yù),由執(zhí)行者或被控者照常繼續(xù)執(zhí)行。如果不可接受,則過(guò)渡到下一個(gè)判斷。 第三,內(nèi)控制度是否符合實(shí)際?如果符合,偏差則導(dǎo)源于執(zhí)行者,應(yīng)進(jìn)一步分析偏差的原因,擬定糾偏措施,并向控制者提供測(cè)試報(bào)告,控制者依據(jù)測(cè)試報(bào)告采取糾偏行動(dòng),干預(yù)執(zhí)行者的執(zhí)行過(guò)程。如果不相符,偏差則導(dǎo)源于內(nèi)控制度,控制者則應(yīng)采取修正或補(bǔ)充內(nèi)控制度的行動(dòng)。 ,將控制者和執(zhí)行者、總經(jīng)理的監(jiān)督和下屬的現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作巧妙地連接起來(lái),其重要性是不言而喻的。有兩個(gè)問(wèn)題在設(shè)計(jì)時(shí)要特別注意: 第一,測(cè)試報(bào)告至少分成兩種:一是對(duì)測(cè)試結(jié)果的匯總和詳細(xì)分析,稱為明細(xì)報(bào)告,留在內(nèi)控部門(mén)備查。二是在明細(xì)報(bào)告基礎(chǔ)上編制的報(bào)告,稱為簡(jiǎn)式報(bào)告,要定期報(bào)告給總經(jīng)理。 第二,測(cè)試報(bào)告結(jié)構(gòu)應(yīng)該與測(cè)試表保持一致,也就是COSO報(bào)告的整體框架。其中應(yīng)就每個(gè)要素進(jìn)行評(píng)估,特別說(shuō)明造成制度與制度執(zhí)行情況之間偏差的動(dòng)因。 : 第一,直接干預(yù),即控制者直接和強(qiáng)制性地要求執(zhí)行者用控制者指定的行動(dòng)方式取代原有的行動(dòng)方式。例如規(guī)定用辦公室電話打長(zhǎng)途必須登記,但因執(zhí)行不嚴(yán),致使電話費(fèi)上升。其矯正措施可能是將電話上鎖,鑰匙由專人保管,強(qiáng)制性地讓打長(zhǎng)途的人進(jìn)行登記。 第二,間接干預(yù),即控制者制定和堅(jiān)持一套行之有效的激勵(lì)制度,通過(guò)激勵(lì)制度“準(zhǔn)自動(dòng)化”地矯正執(zhí)行者的行為。仍以電話費(fèi)為例,控制者可以規(guī)定該辦公室長(zhǎng)途電話費(fèi)超過(guò)100元部分由辦公室成員承擔(dān)50%。除非辦公室成員不喜歡錢(qián),不然,他肯定會(huì)自動(dòng)調(diào)整自己的行為。 思路三:以企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)事件的常規(guī)性、非常規(guī)性和混合性為基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)。 在一定意義上,企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是由一系列事件組成,按照性質(zhì)這些事11 件可區(qū)分為常規(guī)性的、非常規(guī)性的和混合性的三類。另一種表述是:確定條件下發(fā)生的、不確定條件下發(fā)生的和混合條件下發(fā)生的。 據(jù)此,我們可發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的另外一些思路: ,人們能夠控制的只是常規(guī)性事件,所謂內(nèi)控制度也只是相對(duì)常規(guī)性事件而言,人們無(wú)法為那些非常規(guī)性事件設(shè)計(jì)內(nèi)控制度。 ,并非不考慮非常規(guī)事件。因?yàn)榉浅Ｒ?guī)事件發(fā)生在內(nèi)控制度控制的范圍之外,屬于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),執(zhí)行者往往利用這些事件的發(fā)生采取有利于自己而不利于控制者的行動(dòng)。對(duì)此,至少應(yīng)采取兩種方法予以防范: 第一,設(shè)計(jì)非常規(guī)性事件的處理原則。應(yīng)該注意,盡管人們無(wú)法預(yù)見(jiàn)非常規(guī)事件在何時(shí)何地以何種方式發(fā)生,但憑經(jīng)驗(yàn)和理性可以知道可能發(fā)生的非常規(guī)性事件的類型。例如在企業(yè)中可能發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)保事故、財(cái)務(wù)危機(jī)、生產(chǎn)安全事故等等。因此我們有可能設(shè)計(jì)非常規(guī)事件或危機(jī)處理程序,包括處理原則、程序和權(quán)責(zé)等等。例如企業(yè)可以規(guī)定當(dāng)發(fā)生嚴(yán)重危害公眾事件時(shí),管理當(dāng)局在 12 小時(shí)之內(nèi)通過(guò)媒體做出反應(yīng),以表明誠(chéng)意。要積極與政府配合。統(tǒng)一對(duì)外口徑等。 第二,用非控制方法彌補(bǔ)控制方法的不足,特別要營(yíng)造健康的企業(yè)文化氛圍,建立職業(yè)道德規(guī)范。健康的企業(yè)文化使企業(yè)大多數(shù)成員形成共同的價(jià)值觀念,是形成企業(yè)凝聚力和企業(yè)成員歸屬感的基礎(chǔ),進(jìn)而使企業(yè)成員熱愛(ài)企業(yè)、關(guān)心企業(yè),這特別適合以中國(guó)為代表的東方文化。而職業(yè)道德在這里是指與企業(yè)成員的工作相關(guān)的規(guī)范,是一種穩(wěn)定的職業(yè)心理和職業(yè)習(xí)慣。因此,企業(yè)應(yīng)該為不同崗位上的成員,制定相應(yīng)的職業(yè)道德規(guī)范。要總結(jié)和以適當(dāng)?shù)男问綇?qiáng)化健康的企業(yè)文化。只有這樣,當(dāng)危機(jī)發(fā)生時(shí),才會(huì)有人主動(dòng)報(bào)告和處理,不至于袖手旁觀。 ,大多事件既不是常規(guī)又不是非常規(guī),而屬于混合性的。就此設(shè)計(jì)內(nèi)控制度,需要考慮下列幾個(gè)方面: 第一,混合性事件轉(zhuǎn)化成非常規(guī)事件非常有可能,但往往有征兆。因此,在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)應(yīng)該有相應(yīng)的預(yù)防條款,防危機(jī)于未然。 第二,混合事件的存在表明,與此相關(guān)的內(nèi)控制度本身就有風(fēng)險(xiǎn),也就是說(shuō)并非按照內(nèi)控制度去做就會(huì)完全避免錯(cuò)誤。不能迷信內(nèi)控制度,它是有局限性的。因此在執(zhí)行內(nèi)控制度過(guò)程中,對(duì)內(nèi)控制度本身的評(píng)估是不12可忽視的。 第三,混合性事件完全或在一定程度上轉(zhuǎn)化為常規(guī)事件是可能的。例如未來(lái)外匯匯率是混合性的,人們可以通過(guò)套期保值使之轉(zhuǎn)化為常規(guī)性事件。當(dāng)然,這需要經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和技巧。 5二、單項(xiàng)內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)思路 所謂單項(xiàng)內(nèi)控制度就是指上文所說(shuō)的一個(gè)內(nèi)控制度項(xiàng)目。這里將從三個(gè)方面給予討論:按部門(mén)進(jìn)行設(shè)計(jì)、按項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)、按流程進(jìn)行設(shè)計(jì)。 第一,按部門(mén)設(shè)計(jì) 部門(mén)是構(gòu)成組織的單元。按部門(mén)設(shè)計(jì)內(nèi)控制度應(yīng)該注意下列幾個(gè)問(wèn)題: ,又看成與組織中其他部門(mén)相互連接的環(huán)節(jié),各個(gè)部門(mén)甚至形成一個(gè)投入產(chǎn)出的網(wǎng)絡(luò)。進(jìn)行部門(mén)內(nèi)控制度設(shè)計(jì)時(shí),首先要營(yíng)造良好的控制環(huán)境。控制環(huán)境因素包括部門(mén)內(nèi)每一個(gè)人的誠(chéng)信、道德價(jià)值和能力。管理層的管理理念和經(jīng)營(yíng)風(fēng)格。管理層授權(quán)方式和發(fā)展其員工的方法,部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置等。而要形成良好的控制環(huán)境,就需要從部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置,明確責(zé)任的分派和權(quán)力的授予出發(fā),注重提高本部門(mén)員工的誠(chéng)信和工作能力,奠定良好的控制基礎(chǔ)。同時(shí),還應(yīng)發(fā)現(xiàn)該部門(mén)與其他部門(mén)的聯(lián)系。 ,分析部門(mén)處于項(xiàng)目工作流程的哪一個(gè)環(huán)節(jié),或?qū)儆诹鞒讨械哪囊粋€(gè)作業(yè)鏈條之中,存在何種風(fēng)險(xiǎn),部門(mén)需要參與哪些工作任務(wù),在執(zhí)行任務(wù)的過(guò)程中可能會(huì)遇到的風(fēng)險(xiǎn)種類及大小,初步評(píng)估部門(mén)面臨的風(fēng)險(xiǎn),并進(jìn)而確定關(guān)鍵控制點(diǎn)。 ,進(jìn)行責(zé)任和權(quán)力的