【文章內(nèi)容簡介】 中軟國際提出了解決方案 — 黔 南社保 檔案管理平臺。 同時 ,開 展社保檔案的 全 面整理及信息化 、 圖像化工作。 項目總 體目標 以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)嵌套為主線，輔助檔案業(yè)務(wù)管理。在實現(xiàn)檔案自身業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案影像化管理；融入社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過自動識別技術(shù)，減少工作量，通過實施調(diào)閱影像檔案，提高經(jīng)辦 效率。 借 此 檔案整理 與信息化 項目實施為契機，主要完成如下主要任務(wù)（核心目標）： 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 13 of 79 實現(xiàn) 管理 集 中 管控 模式 以 檔案 管理 及 應(yīng)用 為核心，實現(xiàn) 檔案 集中 管控； 通過信息化手段，利用 系統(tǒng) ，實現(xiàn)對下屬 機構(gòu)檔案 業(yè)務(wù)管控； 建立統(tǒng)計查詢與業(yè)務(wù)分析系統(tǒng)，支持日常 檔案 業(yè)務(wù)管理統(tǒng)計分析和 集 中 管控； 建立 整體 平臺，形成一體化 檔案 管理 系統(tǒng)； 建立核心業(yè)務(wù)管理平臺 圍繞著 黔 南州 及下屬 市 縣 社保 局 的 檔案 業(yè)務(wù)活動，為滿足支持集 中管控的需要 建立支持核心 檔案 業(yè)務(wù)活動和集 中 管控的技術(shù)、業(yè)務(wù)平臺 以 檔案 系統(tǒng)運行管理為中心，建立 檔案 建立 、 使用 、查閱 、容災(zāi)備 份、 銷毀 等業(yè)務(wù)一體化 系統(tǒng)運行管理平臺，形成標準統(tǒng)一、平臺統(tǒng)一、服務(wù)統(tǒng)一的運行保障體系 。 建立的運行系統(tǒng)實現(xiàn) 與各二級單位的支撐系統(tǒng)的無縫銜接，具體體現(xiàn)在流程整合與 數(shù)據(jù)共享。 構(gòu)建 管理基本 設(shè)計 原則 ? 完整性 檔案記錄了具有保存和利用價值的各種信息和依據(jù)，因此檔案 是否完整將直接影響檔案 質(zhì)量 。如果檔案缺失，會給檔案主體（單位 /人）帶來無可估量的損失。因此 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺 將以完整性作為首要原則。 ? 有效性 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺 將充分考慮檔案有效性，讓“死檔”變成“活檔”。讓塵封在檔案室中無 法更新、無法查找、無法利用的檔案貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 14 of 79 得到有效的使用和方便查閱。 ? 真實性 檔案的真實記錄使檔案具有價值，檔案的社會服務(wù)才得以充分發(fā)揮。 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺 將建立在維護檔案真實的基礎(chǔ)上，保證檔案主體（單位 /人）的利益。 ? 快捷性 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺 設(shè)計考慮高效快捷，使用方便，改善當(dāng)前檔案查找翻越困難、周期長的現(xiàn)狀。 ? 安全性 伴隨著檔案數(shù)量的不斷增多，怎樣安全存儲已成為檔案管理不可忽視的重要內(nèi)容。 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺 會建立周密的安全體系結(jié)構(gòu)和有效的安全體制，抵御可能產(chǎn)生的惡意 攻擊。 ? 保密性 后臺數(shù)據(jù)庫關(guān)鍵信息必須經(jīng)過加密效驗。相關(guān)開發(fā)人員不得對檔案平臺信息資料進行泄密 。 ? 穩(wěn)定性 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺保證在最大并發(fā)用戶情況下仍能穩(wěn)定運行。 項目 要求 “統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一管理 ” 統(tǒng)一檔案 業(yè)務(wù)管理口徑，實現(xiàn) 檔案 業(yè)務(wù)信息、 檔案 管理標準和技術(shù)規(guī)范的統(tǒng)一規(guī)范、制定、下達，奠定 檔案集中 管控的基礎(chǔ)； 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 15 of 79 落實 檔案 業(yè)務(wù)運營和流程管控的 各項 要求 根據(jù) 社保檔案 管控要求， 借助信息化平臺，落實 業(yè)務(wù)管控模式 和 業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新 設(shè)計 ，因信息化促進管理提升； 繼承 公司 多年 成果和經(jīng)驗，快速 、低成本實施 面向社保 檔案 現(xiàn)階段業(yè)務(wù)管理關(guān)鍵需求，結(jié)合我 公司 多年 檔案管理 信息化項目 及檔案整理項目的 成功 實施 經(jīng)驗和優(yōu)秀成果，以 比較低的投資， 快速部署信息 管控平臺； ? 完整的業(yè)務(wù)流程設(shè)計和集成 系統(tǒng)架構(gòu)和方案設(shè)計要 全面考慮 未來 社保 系統(tǒng) 內(nèi)部各部門 ，以及 與 協(xié)作 單位 之間的信息 交流和業(yè)務(wù)協(xié)作憑條 ，實現(xiàn) 社保 系統(tǒng) 內(nèi)部和上下游 各環(huán)節(jié)在 檔案信息系統(tǒng)中的全面集成 ； ? 應(yīng)用先進的理念與成熟的技術(shù) 采用先進 業(yè)務(wù)管理理念，以及成熟的 IT 技術(shù)，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，而且能夠滿足 社保 系統(tǒng) 未來若干年內(nèi) 的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需求； ? 開放性和標準性 充 分考慮 系統(tǒng)架構(gòu)的開放性與標準性， 考慮 業(yè)務(wù)管理系統(tǒng) 、辦公自動化系統(tǒng) 的全面集成 。 ? 可靠性和穩(wěn)定性 在考慮技術(shù)先進性和開放性的同時，還應(yīng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、技術(shù)措施、設(shè)備性能、系統(tǒng)管理、廠商技術(shù)支持及維護能力等方面入手，確保系統(tǒng)運行的可靠性和穩(wěn)定性 ； ? 安全性和保密性 既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統(tǒng) 在實貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 16 of 79 施過程中應(yīng)充分考慮 系統(tǒng)安全機制、數(shù)據(jù)存取、 查閱的權(quán)限控制等， 確保系統(tǒng)數(shù)據(jù) 安全。 具體實施 與 功能 中軟國 際 和社會保障數(shù)字檔案管理平臺將參保人員的社保相關(guān)業(yè)務(wù)資料（包括基金征繳單據(jù)；待遇發(fā)放等 單據(jù)；離退休人員檔案資料等）進行影像化處理后，保存其影像檔案， 以供社保業(yè)務(wù)辦理時可隨時進行相關(guān)檔案的查閱。在管理影像檔案的同時 ，將原始紙質(zhì)檔案進行妥善管理，記錄其存檔的準確物理位置，便于原始檔案的方便查找困難、效率低、投入見效難、管理審計困難等現(xiàn)狀，減輕檔案管理的工作強度，提高檔案管理效率，便于檔案查閱。 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺可嵌入社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)，服務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦，融入流程管理，提高經(jīng)辦效率。 中軟國際和社會保障數(shù)字檔案管理平臺與金保工程相關(guān)系統(tǒng)（例如：公共服務(wù)系統(tǒng)）相關(guān)聯(lián)，通過接口服務(wù)為金保工 程其他相關(guān)系統(tǒng)提供檔案查詢服務(wù)，提高社會保險服務(wù)效率。 具體實現(xiàn)功能如下： ? 實現(xiàn)電子文件歸檔； ? 實現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中對檔案的快速查找； ? 實現(xiàn)電子檔案的使用權(quán)限設(shè)置； ? 實現(xiàn)對權(quán)限內(nèi)電子檔案的進行修改及其打印； ? 實現(xiàn)對檔案的鑒定和銷毀； ? 實現(xiàn)對檔案的日志檢查； ? 減少對紙質(zhì)檔案的查閱； 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 17 of 79 ? 提高查找紙質(zhì)檔案的效率； ? 規(guī)范紙質(zhì)檔案管理，保障檔案安全； ? 解決分布檔案的查詢困難的問題； ? 將數(shù)字檔案嵌入應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理，提高經(jīng)辦效率； ? 數(shù)字檔案融入應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理，加強基金監(jiān)管； ? 金保工程其他相關(guān)系統(tǒng)通過調(diào)用接口服務(wù)查詢單。 相關(guān) 基本 法律 及規(guī)定 本檔案 管理 遵循 ： 《中華 人民共和國檔案法 》 《中 華 人 民共和國檔案法實施辦法 》 《社會 保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定 》 《會計 檔案管理辦法 》 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 18 of 79 3 檔案 管 理 工作總 體規(guī)劃 檔案管理 基礎(chǔ) 設(shè)施 檔案室應(yīng)按照庫房、閱覽、 辦公三分開的原則規(guī)劃設(shè)計，三個區(qū)域間保持一定的分隔和聯(lián)系 ，保證通暢。 自然環(huán)境達到 標準 溫 度為 14 ~20℃，相對濕皮為 50 %~ 65% 。 配置設(shè)施 實現(xiàn)九 防 實現(xiàn) 檔案管理中防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防 盜 、防磁。 庫房 面積。應(yīng)參照建設(shè)部和國家發(fā)改委《檔案館建設(shè)標準》 等有關(guān)標準，根據(jù)室藏檔案數(shù)量確定庫房面積，充分考慮社會保險事業(yè)發(fā)展趨勢，測算檔案室建筑面積。 承重。采用密集架時，樓面荷載應(yīng)不小于 12 千牛／平方米。 消防。庫房內(nèi)因管道通過等形成的墻面或樓、地面孔洞，均應(yīng)采用不燃材料填塞密實。門窗、裝修材料和裝具家具均應(yīng)采用耐火材料，絕不能有明火設(shè)施，并采用氣體或干粉滅火系統(tǒng)。 閱覽室 面積。房 間 面積至少應(yīng)達到 12平方米。有條件的可根據(jù)利用者人數(shù)確定閱覽室面積，計算閱覽桌椅及復(fù)印設(shè)備所占用空間后，以人均 2 平方米為宜。 位置。應(yīng)設(shè)在檔案利用者易于到達的位置，有條件時應(yīng)開辟工作 人員專用貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 19 of 79 通道。 采光。自然采光的窗地面積比應(yīng)不小于 l： 5，應(yīng)避免陽光直射和眩光。 辦公室 辦公室應(yīng)劃分檔案整理區(qū)和辦公區(qū)。 檔案整理區(qū)內(nèi)應(yīng)設(shè)計擺放裁紙機、裝訂機、掃描儀等設(shè)備及檔案整理案臺位置；辦公區(qū)應(yīng)考慮檔案編研、統(tǒng)計等工作需要。 檔案 整理標準 檔案 盒 檔案 盒 采用 具 有相關(guān) 部門認證廠家生產(chǎn)，標準無酸紙 （ pH值符合國家標準的無酸牛皮卡 紙） 紙 張 制作 印制， 厚度 為 4CM 或 5CM 的標準 檔案盒。 檔案 盒印 刷 為 深 藍色字跡。 檔案 盒 標識 檔案盒 個標識如下內(nèi)容：全宗號、年度、保管期限、 類別 、起止件號 、 流水號。 其中， 流水號為 對 應(yīng)全宗號 和 保管期限下跨年度、跨類 別 大流水編碼。起編 碼為 000001。 標識 必須 使用 黑色碳素書寫。 附 有 二維 碼用于信息化，二維碼上有基本信息標 識 。本 二維碼 信息 均另有標識，丟失或掉落并不影響 檔案 信息完整性。 卷 內(nèi) 目錄 以 下為 卷 內(nèi) 目 錄樣表： ――――貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 20 of 79 社會保險業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄 年度； 2020 期限 ： 10年 檔案類別 ： 01社會 保險 征繳 類 影像 化 ： 是 盒 號： 件 數(shù)： 46 起 止 件 號： 11－ 56 總頁數(shù) ： 260 件 號 責(zé)任人 題名 形成 時間 頁數(shù) 備注 二 維碼 1234 單位 或 個人 文件 描述 歸 類材料描述 +附加描述 20200405 23 （ 接下頁） 案 卷目錄 格式 參見卷內(nèi)目錄。 提供 電子版本及紙質(zhì)版本。貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 21 of 79 裝訂 采用 鉚管 裝訂 全冊，最厚不超過 5CM。 部分 檔案成 小 卷。 掃描質(zhì)量 圖像質(zhì)量 為 200DPI， PDF 格式 ，單 頁 存 放 索引 提供 紙質(zhì) 信息索引， 及信息系統(tǒng)索引。將包含檔案的基本索引信息。并 適當(dāng) 情 況下，提供全文搜索。 備 考表 碳素 墨水書寫。 必 須 簽 名及 書 寫 日期。 檔案分 類 擋案整理工作應(yīng)按照檔案形成的特點和規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。 檔案 分為以下 9 個 類別： 社會保險管理類 、 社會保險費征繳類 、 養(yǎng)老保險待遇類 、 醫(yī)療保險待遇類 、 失業(yè)保險待遇類 、 工傷保險待遇類 、 生育保險待遇類 、 社會保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類 、 社會保險稽核監(jiān)管類 。 檔案 分 類 具 體 細則標準一覽表 類別 屬類 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié) 歸檔材料 保管期限 1社會保險管理類 參保單位登記材料 參保登記 1.《社會保險登記表》 永久 、事 業(yè)單位法人登記證、社會團體法人登記證、民辦非企業(yè)單位登記證、批準成立證件或其他貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 22 of 79 核準執(zhí)業(yè)證件復(fù)印件 ，轉(zhuǎn)出地社會保險經(jīng)辦機構(gòu)開具的社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移文本和單位及職工的參保信息 《銀行代扣協(xié)議》 構(gòu)規(guī)定的其他材料 變更登記 1.《社會保險變更登記表 》 、事業(yè)單位法人登記證、社會團體法人登記證、民辦非企業(yè)單位登記證、批準成立證件或其他核準執(zhí)業(yè)證件復(fù)印件 構(gòu)規(guī)定的其他材料 注銷登記 1.《社會保險注銷登記表》 門批準解散、撤銷、合并、終止的有關(guān)文件 辦機構(gòu)同意接收的證明 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項目 未經(jīng)中 軟 國 際 許可不得拷貝 23 of 79 構(gòu)規(guī)定的其他材料 參保人員登記材料 單位人員參保登記 1.《社會保險參保人員登記表》 100 年 3.《勞動合同》（相關(guān)頁）復(fù)印件 、大中專院校畢業(yè)生派遣證和報到證、《勞動合同》等有關(guān)用工手續(xù)復(fù)印件 5.《退休審批表》 地人力資源社會保障行政部門和社會保險經(jīng)辦機構(gòu)規(guī)定的其他材料 城鎮(zhèn)個人參保登記 1.《城鎮(zhèn)個人參加社會保險登記表》（貼照片） 《銀行代扣協(xié)議》 構(gòu)規(guī)定的其他材料 城鄉(xiāng)居民參保登記 1.《城鎮(zhèn)（或農(nóng)村）居民參加社會保險登記表》（貼照片） 《銀行代扣協(xié)議》 《低保證》《殘疾證》等相關(guān)證明材料