【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 中軟國(guó)際提出了解決方案 — 黔 南社保 檔案管理平臺(tái)。 同時(shí) ,開(kāi) 展社保檔案的 全 面整理及信息化 、 圖像化工作。 項(xiàng)目總 體目標(biāo) 以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)嵌套為主線，輔助檔案業(yè)務(wù)管理。在實(shí)現(xiàn)檔案自身業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案影像化管理；融入社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，減少工作量，通過(guò)實(shí)施調(diào)閱影像檔案，提高經(jīng)辦 效率。 借 此 檔案整理 與信息化 項(xiàng)目實(shí)施為契機(jī)，主要完成如下主要任務(wù)（核心目標(biāo)）： 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 13 of 79 實(shí)現(xiàn) 管理 集 中 管控 模式 以 檔案 管理 及 應(yīng)用 為核心，實(shí)現(xiàn) 檔案 集中 管控； 通過(guò)信息化手段，利用 系統(tǒng) ，實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬 機(jī)構(gòu)檔案 業(yè)務(wù)管控； 建立統(tǒng)計(jì)查詢與業(yè)務(wù)分析系統(tǒng)，支持日常 檔案 業(yè)務(wù)管理統(tǒng)計(jì)分析和 集 中 管控； 建立 整體 平臺(tái)，形成一體化 檔案 管理 系統(tǒng)； 建立核心業(yè)務(wù)管理平臺(tái) 圍繞著 黔 南州 及下屬 市 縣 社保 局 的 檔案 業(yè)務(wù)活動(dòng)，為滿足支持集 中管控的需要 建立支持核心 檔案 業(yè)務(wù)活動(dòng)和集 中 管控的技術(shù)、業(yè)務(wù)平臺(tái) 以 檔案 系統(tǒng)運(yùn)行管理為中心，建立 檔案 建立 、 使用 、查閱 、容災(zāi)備 份、 銷毀 等業(yè)務(wù)一體化 系統(tǒng)運(yùn)行管理平臺(tái)，形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、平臺(tái)統(tǒng)一、服務(wù)統(tǒng)一的運(yùn)行保障體系 。 建立的運(yùn)行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 與各二級(jí)單位的支撐系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，具體體現(xiàn)在流程整合與 數(shù)據(jù)共享。 構(gòu)建 管理基本 設(shè)計(jì) 原則 ? 完整性 檔案記錄了具有保存和利用價(jià)值的各種信息和依據(jù)，因此檔案 是否完整將直接影響檔案 質(zhì)量 。如果檔案缺失，會(huì)給檔案主體（單位 /人）帶來(lái)無(wú)可估量的損失。因此 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái) 將以完整性作為首要原則。 ? 有效性 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái) 將充分考慮檔案有效性，讓“死檔”變成“活檔”。讓塵封在檔案室中無(wú) 法更新、無(wú)法查找、無(wú)法利用的檔案貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 14 of 79 得到有效的使用和方便查閱。 ? 真實(shí)性 檔案的真實(shí)記錄使檔案具有價(jià)值，檔案的社會(huì)服務(wù)才得以充分發(fā)揮。 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái) 將建立在維護(hù)檔案真實(shí)的基礎(chǔ)上，保證檔案主體（單位 /人）的利益。 ? 快捷性 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái) 設(shè)計(jì)考慮高效快捷，使用方便，改善當(dāng)前檔案查找翻越困難、周期長(zhǎng)的現(xiàn)狀。 ? 安全性 伴隨著檔案數(shù)量的不斷增多，怎樣安全存儲(chǔ)已成為檔案管理不可忽視的重要內(nèi)容。 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái) 會(huì)建立周密的安全體系結(jié)構(gòu)和有效的安全體制，抵御可能產(chǎn)生的惡意 攻擊。 ? 保密性 后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)鍵信息必須經(jīng)過(guò)加密效驗(yàn)。相關(guān)開(kāi)發(fā)人員不得對(duì)檔案平臺(tái)信息資料進(jìn)行泄密 。 ? 穩(wěn)定性 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái)保證在最大并發(fā)用戶情況下仍能穩(wěn)定運(yùn)行。 項(xiàng)目 要求 “統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一管理 ” 統(tǒng)一檔案 業(yè)務(wù)管理口徑，實(shí)現(xiàn) 檔案 業(yè)務(wù)信息、 檔案 管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范的統(tǒng)一規(guī)范、制定、下達(dá)，奠定 檔案集中 管控的基礎(chǔ)； 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 15 of 79 落實(shí) 檔案 業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和流程管控的 各項(xiàng) 要求 根據(jù) 社保檔案 管控要求， 借助信息化平臺(tái)，落實(shí) 業(yè)務(wù)管控模式 和 業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新 設(shè)計(jì) ，因信息化促進(jìn)管理提升； 繼承 公司 多年 成果和經(jīng)驗(yàn)，快速 、低成本實(shí)施 面向社保 檔案 現(xiàn)階段業(yè)務(wù)管理關(guān)鍵需求，結(jié)合我 公司 多年 檔案管理 信息化項(xiàng)目 及檔案整理項(xiàng)目的 成功 實(shí)施 經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀成果，以 比較低的投資， 快速部署信息 管控平臺(tái)； ? 完整的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和集成 系統(tǒng)架構(gòu)和方案設(shè)計(jì)要 全面考慮 未來(lái) 社保 系統(tǒng) 內(nèi)部各部門(mén) ，以及 與 協(xié)作 單位 之間的信息 交流和業(yè)務(wù)協(xié)作憑條 ，實(shí)現(xiàn) 社保 系統(tǒng) 內(nèi)部和上下游 各環(huán)節(jié)在 檔案信息系統(tǒng)中的全面集成 ； ? 應(yīng)用先進(jìn)的理念與成熟的技術(shù) 采用先進(jìn) 業(yè)務(wù)管理理念，以及成熟的 IT 技術(shù)，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，而且能夠滿足 社保 系統(tǒng) 未來(lái)若干年內(nèi) 的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需求； ? 開(kāi)放性和標(biāo)準(zhǔn)性 充 分考慮 系統(tǒng)架構(gòu)的開(kāi)放性與標(biāo)準(zhǔn)性， 考慮 業(yè)務(wù)管理系統(tǒng) 、辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 的全面集成 。 ? 可靠性和穩(wěn)定性 在考慮技術(shù)先進(jìn)性和開(kāi)放性的同時(shí)，還應(yīng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、技術(shù)措施、設(shè)備性能、系統(tǒng)管理、廠商技術(shù)支持及維護(hù)能力等方面入手，確保系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性和穩(wěn)定性 ； ? 安全性和保密性 既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護(hù)和隔離，因此系統(tǒng) 在實(shí)貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 16 of 79 施過(guò)程中應(yīng)充分考慮 系統(tǒng)安全機(jī)制、數(shù)據(jù)存取、 查閱的權(quán)限控制等， 確保系統(tǒng)數(shù)據(jù) 安全。 具體實(shí)施 與 功能 中軟國(guó) 際 和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái)將參保人員的社保相關(guān)業(yè)務(wù)資料（包括基金征繳單據(jù)；待遇發(fā)放等 單據(jù)；離退休人員檔案資料等）進(jìn)行影像化處理后，保存其影像檔案， 以供社保業(yè)務(wù)辦理時(shí)可隨時(shí)進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱。在管理影像檔案的同時(shí) ，將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善管理，記錄其存檔的準(zhǔn)確物理位置，便于原始檔案的方便查找困難、效率低、投入見(jiàn)效難、管理審計(jì)困難等現(xiàn)狀，減輕檔案管理的工作強(qiáng)度，提高檔案管理效率，便于檔案查閱。 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái)可嵌入社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)，服務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦，融入流程管理，提高經(jīng)辦效率。 中軟國(guó)際和社會(huì)保障數(shù)字檔案管理平臺(tái)與金保工程相關(guān)系統(tǒng)（例如：公共服務(wù)系統(tǒng)）相關(guān)聯(lián)，通過(guò)接口服務(wù)為金保工 程其他相關(guān)系統(tǒng)提供檔案查詢服務(wù)，提高社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)效率。 具體實(shí)現(xiàn)功能如下： ? 實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔； ? 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中對(duì)檔案的快速查找； ? 實(shí)現(xiàn)電子檔案的使用權(quán)限設(shè)置； ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限內(nèi)電子檔案的進(jìn)行修改及其打印； ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的鑒定和銷毀； ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的日志檢查； ? 減少對(duì)紙質(zhì)檔案的查閱； 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 17 of 79 ? 提高查找紙質(zhì)檔案的效率； ? 規(guī)范紙質(zhì)檔案管理，保障檔案安全； ? 解決分布檔案的查詢困難的問(wèn)題； ? 將數(shù)字檔案嵌入應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理，提高經(jīng)辦效率； ? 數(shù)字檔案融入應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理，加強(qiáng)基金監(jiān)管； ? 金保工程其他相關(guān)系統(tǒng)通過(guò)調(diào)用接口服務(wù)查詢單。 相關(guān) 基本 法律 及規(guī)定 本檔案 管理 遵循 ： 《中華 人民共和國(guó)檔案法 》 《中 華 人 民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法 》 《社會(huì) 保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定 》 《會(huì)計(jì) 檔案管理辦法 》 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 18 of 79 3 檔案 管 理 工作總 體規(guī)劃 檔案管理 基礎(chǔ) 設(shè)施 檔案室應(yīng)按照庫(kù)房、閱覽、 辦公三分開(kāi)的原則規(guī)劃設(shè)計(jì)，三個(gè)區(qū)域間保持一定的分隔和聯(lián)系 ，保證通暢。 自然環(huán)境達(dá)到 標(biāo)準(zhǔn) 溫 度為 14 ~20℃，相對(duì)濕皮為 50 %~ 65% 。 配置設(shè)施 實(shí)現(xiàn)九 防 實(shí)現(xiàn) 檔案管理中防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防 盜 、防磁。 庫(kù)房 面積。應(yīng)參照建設(shè)部和國(guó)家發(fā)改委《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》 等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)室藏檔案數(shù)量確定庫(kù)房面積，充分考慮社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，測(cè)算檔案室建筑面積。 承重。采用密集架時(shí)，樓面荷載應(yīng)不小于 12 千牛／平方米。 消防。庫(kù)房?jī)?nèi)因管道通過(guò)等形成的墻面或樓、地面孔洞，均應(yīng)采用不燃材料填塞密實(shí)。門(mén)窗、裝修材料和裝具家具均應(yīng)采用耐火材料，絕不能有明火設(shè)施，并采用氣體或干粉滅火系統(tǒng)。 閱覽室 面積。房 間 面積至少應(yīng)達(dá)到 12平方米。有條件的可根據(jù)利用者人數(shù)確定閱覽室面積，計(jì)算閱覽桌椅及復(fù)印設(shè)備所占用空間后，以人均 2 平方米為宜。 位置。應(yīng)設(shè)在檔案利用者易于到達(dá)的位置，有條件時(shí)應(yīng)開(kāi)辟工作 人員專用貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 19 of 79 通道。 采光。自然采光的窗地面積比應(yīng)不小于 l： 5，應(yīng)避免陽(yáng)光直射和眩光。 辦公室 辦公室應(yīng)劃分檔案整理區(qū)和辦公區(qū)。 檔案整理區(qū)內(nèi)應(yīng)設(shè)計(jì)擺放裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀等設(shè)備及檔案整理案臺(tái)位置；辦公區(qū)應(yīng)考慮檔案編研、統(tǒng)計(jì)等工作需要。 檔案 整理標(biāo)準(zhǔn) 檔案 盒 檔案 盒 采用 具 有相關(guān) 部門(mén)認(rèn)證廠家生產(chǎn)，標(biāo)準(zhǔn)無(wú)酸紙 （ pH值符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸牛皮卡 紙） 紙 張 制作 印制， 厚度 為 4CM 或 5CM 的標(biāo)準(zhǔn) 檔案盒。 檔案 盒印 刷 為 深 藍(lán)色字跡。 檔案 盒 標(biāo)識(shí) 檔案盒 個(gè)標(biāo)識(shí)如下內(nèi)容：全宗號(hào)、年度、保管期限、 類別 、起止件號(hào) 、 流水號(hào)。 其中， 流水號(hào)為 對(duì) 應(yīng)全宗號(hào) 和 保管期限下跨年度、跨類 別 大流水編碼。起編 碼為 000001。 標(biāo)識(shí) 必須 使用 黑色碳素書(shū)寫(xiě)。 附 有 二維 碼用于信息化，二維碼上有基本信息標(biāo) 識(shí) 。本 二維碼 信息 均另有標(biāo)識(shí)，丟失或掉落并不影響 檔案 信息完整性。 卷 內(nèi) 目錄 以 下為 卷 內(nèi) 目 錄樣表： ――――貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 20 of 79 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄 年度； 2020 期限 ： 10年 檔案類別 ： 01社會(huì) 保險(xiǎn) 征繳 類 影像 化 ： 是 盒 號(hào)： 件 數(shù)： 46 起 止 件 號(hào)： 11－ 56 總頁(yè)數(shù) ： 260 件 號(hào) 責(zé)任人 題名 形成 時(shí)間 頁(yè)數(shù) 備注 二 維碼 1234 單位 或 個(gè)人 文件 描述 歸 類材料描述 +附加描述 20200405 23 （ 接下頁(yè)） 案 卷目錄 格式 參見(jiàn)卷內(nèi)目錄。 提供 電子版本及紙質(zhì)版本。貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 21 of 79 裝訂 采用 鉚管 裝訂 全冊(cè)，最厚不超過(guò) 5CM。 部分 檔案成 小 卷。 掃描質(zhì)量 圖像質(zhì)量 為 200DPI， PDF 格式 ，單 頁(yè) 存 放 索引 提供 紙質(zhì) 信息索引， 及信息系統(tǒng)索引。將包含檔案的基本索引信息。并 適當(dāng) 情 況下，提供全文搜索。 備 考表 碳素 墨水書(shū)寫(xiě)。 必 須 簽 名及 書(shū) 寫(xiě) 日期。 檔案分 類 擋案整理工作應(yīng)按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。 檔案 分為以下 9 個(gè) 類別： 社會(huì)保險(xiǎn)管理類 、 社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類 、 養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類 、 醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類 、 失業(yè)保險(xiǎn)待遇類 、 工傷保險(xiǎn)待遇類 、 生育保險(xiǎn)待遇類 、 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類 、 社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類 。 檔案 分 類 具 體 細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)一覽表 類別 屬類 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié) 歸檔材料 保管期限 1社會(huì)保險(xiǎn)管理類 參保單位登記材料 參保登記 1.《社會(huì)保險(xiǎn)登記表》 永久 、事 業(yè)單位法人登記證、社會(huì)團(tuán)體法人登記證、民辦非企業(yè)單位登記證、批準(zhǔn)成立證件或其他貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 22 of 79 核準(zhǔn)執(zhí)業(yè)證件復(fù)印件 ，轉(zhuǎn)出地社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開(kāi)具的社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移文本和單位及職工的參保信息 《銀行代扣協(xié)議》 構(gòu)規(guī)定的其他材料 變更登記 1.《社會(huì)保險(xiǎn)變更登記表 》 、事業(yè)單位法人登記證、社會(huì)團(tuán)體法人登記證、民辦非企業(yè)單位登記證、批準(zhǔn)成立證件或其他核準(zhǔn)執(zhí)業(yè)證件復(fù)印件 構(gòu)規(guī)定的其他材料 注銷登記 1.《社會(huì)保險(xiǎn)注銷登記表》 門(mén)批準(zhǔn)解散、撤銷、合并、終止的有關(guān)文件 辦機(jī)構(gòu)同意接收的證明 貴州省黔南州社保局檔案整理與信息化項(xiàng)目 未經(jīng)中 軟 國(guó) 際 許可不得拷貝 23 of 79 構(gòu)規(guī)定的其他材料 參保人員登記材料 單位人員參保登記 1.《社會(huì)保險(xiǎn)參保人員登記表》 100 年 3.《勞動(dòng)合同》（相關(guān)頁(yè)）復(fù)印件 、大中專院校畢業(yè)生派遣證和報(bào)到證、《勞動(dòng)合同》等有關(guān)用工手續(xù)復(fù)印件 5.《退休審批表》 地人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)和社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)規(guī)定的其他材料 城鎮(zhèn)個(gè)人參保登記 1.《城鎮(zhèn)個(gè)人參加社會(huì)保險(xiǎn)登記表》（貼照片） 《銀行代扣協(xié)議》 構(gòu)規(guī)定的其他材料 城鄉(xiāng)居民參保登記 1.《城鎮(zhèn)（或農(nóng)村）居民參加社會(huì)保險(xiǎn)登記表》（貼照片） 《銀行代扣協(xié)議》 《低保證》《殘疾證》等相關(guān)證明材料