【文章內(nèi)容簡介】 檔并返回填寫業(yè)績 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 20 簽 約 金 檢 核 ●操作說明 簽約金檢核截止日為月底最后一 天 22:00 以前。 (12 月最后一天的截止時(shí)間是 24：00) 檢核時(shí)結(jié)合：成交輸入表、 折傭簽呈 (如有 ) 對照“成交輸入表”核對： a、 委托編號、案名（確認(rèn)輸入的是成交輸入表上的案子）； b、 簽約金金額（買 /承租方、賣 /出租方所繳傭金金額）； c、 開發(fā)、銷售人員及其分配比例和分配金額 步驟一：登錄 CBNET，進(jìn)入〖業(yè)績系統(tǒng)〗→〖簽約金檢核表〗→ 以“完整版”形式點(diǎn)擊“查詢”。 步驟二：登錄志遠(yuǎn) NET，進(jìn)入 〖業(yè)績系統(tǒng)〗→〖分店業(yè)績〗→查詢本店業(yè)績 注： 在 CB 中檢核發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)及時(shí)與區(qū)部秘書聯(lián)系 ，請其改正成交輸入的錯(cuò)誤。 在志遠(yuǎn)中檢核發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)及時(shí)與資訊部聯(lián)系修改 如果發(fā)生 CB 的簽約金與志遠(yuǎn)的簽約金不一致時(shí)，需要填寫簽約金檢核表，由秘書、店長 簽字 確認(rèn)后傳真至財(cái)務(wù)部（以月末業(yè)績截止時(shí)間為準(zhǔn)） 附：簽約金檢核表 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 21 簽約金核操作示意圖 （參考表） ● CB 簽約金檢核表 ● 志遠(yuǎn)簽約金檢核 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 22 契 據(jù) 管 理 ● 各契據(jù)類別： ● 各流程作業(yè)說明： ◇ 檢核說明 秘書檢核所領(lǐng)契據(jù)與志遠(yuǎn) NET〖新契據(jù)管理〗中法務(wù)發(fā)放契據(jù)編號是否相符。 ◇ 保管說明 契據(jù)存放于帶鎖文件柜中，契據(jù)柜之 KEY 僅由秘書和店長保管。 ◇ 申領(lǐng)說明 秘書定期檢查契據(jù)的存量，及時(shí)向法務(wù)部申領(lǐng)新的契據(jù)。 ◇ 發(fā)放登記說明 每日由秘書查看人員契據(jù)，根據(jù)持有量及時(shí)發(fā)放補(bǔ)充。 人員領(lǐng)用契據(jù)應(yīng)在志遠(yuǎn) NET 中〖代書系統(tǒng)〗→〖新契據(jù)管理〗→已處理申請中按照編號登記領(lǐng)用人名。 經(jīng)紀(jì)人契據(jù)如借予他人使用，應(yīng)告知秘書做電腦轉(zhuǎn)移。 轉(zhuǎn)移： 進(jìn)入志遠(yuǎn) NET → 〖代書系統(tǒng)〗→ 〖新契據(jù)管理〗→ 依照〖調(diào)店契據(jù)〗將契據(jù)轉(zhuǎn)移至領(lǐng)用人員名下。 ※作 業(yè)規(guī)定 類別 代碼 名 稱 聯(lián)數(shù) 買賣 AM 居住用房買賣經(jīng)紀(jì)合同 3 SM 非居住用房買賣經(jīng)濟(jì)合同 3 YM 買賣意向金收據(jù) 3 DM 買賣定金協(xié)議 3 租賃 AZ 居住用房租賃經(jīng)紀(jì)合同 3 AL 非居信用房租賃經(jīng)紀(jì)合同 3 YZ 租賃意向金收據(jù) 3 DZ 租賃定金協(xié)議 3 其他 QZ 租賃（招商）經(jīng)紀(jì)確認(rèn)書 2 QM 房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)確認(rèn)書 3 SZ 服務(wù)費(fèi)確認(rèn)單 3 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 23 契據(jù)發(fā)放僅由秘書負(fù)責(zé)。 契據(jù)領(lǐng)用時(shí)，務(wù)必電腦登記。 ◇ 盤點(diǎn)說明 每日發(fā)放契據(jù)時(shí)，應(yīng)盤點(diǎn)人員契據(jù) ，如有作廢時(shí)，應(yīng)立即回收。 每月做全店契據(jù)盤點(diǎn)。 盤點(diǎn)時(shí)若契據(jù)遺失，由該人員填寫“契據(jù)遺失保證書”并簽字，由店長簽核后傳真于法務(wù)，同時(shí)在志遠(yuǎn) NET 中做回收。 客戶遺失契據(jù)，請客戶出具“遺失證明”。 “契據(jù)遺失保證書”和“客戶遺失證明”店頭復(fù)印，留底備查。 ※作業(yè)規(guī)定 盤點(diǎn)前自志遠(yuǎn) NET 列印每位經(jīng)紀(jì)人的契據(jù)清單。 契據(jù)遺失罰款：每張契據(jù) 10 元。 客戶遺失之契據(jù)不需罰款。 契據(jù)遺失，應(yīng)立即做回收處理。 ◇ 回收說明 秘書處設(shè)置“契據(jù)回收袋”，放置經(jīng)紀(jì)人交回之契據(jù)。 每周做契據(jù) 回收：進(jìn)入志遠(yuǎn) NET → 〖代書系統(tǒng)〗→ 〖新契據(jù)管理〗→ 將契據(jù)分類，并按編號順序回收 → 點(diǎn)擊“正?；厥铡? ※作業(yè)規(guī)定 回收原因： 回收原因 認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn) 法務(wù)保存期限 正?；厥? 委托人及經(jīng)紀(jì)人簽字均完整者 售 :5 年 /租 :3 年 中介失敗 委托完整未及時(shí) KEY 入即解約者 收意向 (定 )后 ,買方不買或賣方不賣者 不保存 盤點(diǎn)作廢 因經(jīng)紀(jì)人填寫錯(cuò)誤、空白污損，無效契據(jù)，舊契據(jù) 同一買方因重訂買賣條件而無效的同種類種類收據(jù) 不保存 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 24 ● 電腦操作示意圖 ： 申領(lǐng)契據(jù)操作如下 ： 進(jìn)入志遠(yuǎn) NET→〖代書 系統(tǒng)〗→〖新契據(jù)管理〗→ 領(lǐng)取、登記、回收操作說明： 進(jìn)入志遠(yuǎn) NET→〖代書系統(tǒng)〗→〖新契據(jù)管理〗→ 根據(jù)需求選擇相應(yīng)內(nèi)容即可 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 25 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 26 選擇各處理情況后點(diǎn)擊〖處理〗即完成了契據(jù)的領(lǐng)取、登記、回收。 注：可同時(shí)選多個(gè)或全選一起處理 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 27 鑰 匙 管 理 建立標(biāo)準(zhǔn)化的鑰匙管理系統(tǒng)，使所有店頭鑰匙依循統(tǒng)一之管理程序，便于檢核及保管工作。對于各店的鑰匙動態(tài)能正確地掌握以便做 適當(dāng)追蹤，確保鑰匙流通無誤。 鑒于鑰匙屬客戶的私人物品 ,不宜公開 ,故對鑰匙的管理權(quán)責(zé)僅限于店頭秘書及店長。 ● 登錄、制作標(biāo)簽 ◇ 作業(yè)說明 制作、填寫“鑰匙借用表” 統(tǒng)一懸掛鑰匙箱專用鑰匙圈。 標(biāo)簽內(nèi)容：填寫代碼，如： 2…… ※代碼相對應(yīng)的內(nèi)容：案名、店別、經(jīng)紀(jì)人、租或售、還可適當(dāng)標(biāo)明面積和價(jià)格 ◇ 作業(yè)規(guī)定 不定期更新“借用表”。 ● 每日下班前檢核 ◇ 作業(yè)說明 參照“借用表”登記內(nèi)容每日下班前檢核并追蹤鑰匙動態(tài)。 秘書不在，由值班人員代理。 秘書逢周末下班前和周一的早上將所有登記的鑰匙整理 一遍，如有“失蹤”的鑰匙則及時(shí)詢問周末值班的同仁，進(jìn)行追討。 ● 拿鑰匙者登記 ◇ 作業(yè)說明 公司內(nèi)部同仁拿鑰匙實(shí)行簽名制。 其他公司經(jīng)紀(jì)人拿鑰匙，須先與此鑰匙房的經(jīng)紀(jì)人確認(rèn)，讓對方留下有效證件、名片及借條方可讓其拿鑰匙。 拿鑰匙的同時(shí)需問清其還鑰匙的大致時(shí)間。 ◇作業(yè)規(guī)定 需統(tǒng)一使用鑰匙借用管制表 管制表由秘書、店長保管，經(jīng)紀(jì)人需要時(shí)向秘書或店長報(bào)備領(lǐng)取。 ● 交回鑰匙 ◇ 作業(yè)說明 正常交回鑰匙只須在“借用表”中簽注即可。 超過當(dāng)初拿鑰匙時(shí)承諾歸還的時(shí)間，則應(yīng)及時(shí)打?qū)Ψ诫娫捲儐柷闆r，進(jìn)行追討 。 本店同仁借友店的鑰匙看房后，將鑰匙帶會本店的情況： a） 緊急帶看，本店秘書負(fù)責(zé)將鑰匙讓順路的經(jīng)紀(jì)人交還友店； b） 如友店有緊急帶看，則由本店出快遞費(fèi)將鑰匙第一時(shí)間交回友店 附件：〖鑰匙借用管管制表〗 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 28 店鑰匙借用管制表 （請您在取用鑰匙前務(wù)必填寫此表 ） 編號 案 名（經(jīng)紀(jì)人名） 借用人 /出借日 是否歸還 借用人 /出借日 是否歸還 借用人 /出借日 是否歸還 借用人 /出借日 是否歸還 1 如：明園世紀(jì)城 A1201 200 萬（是峰） 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 29 行政事務(wù)管理 ● 辦公用品訂購 及日常事務(wù) ◇ 辦公用品訂購：分店可根據(jù)店頭情況自行訂購辦公用品，由統(tǒng)一的供應(yīng)商送貨 注： 不需當(dāng)場結(jié)款，待月底時(shí)，由人事部總務(wù)統(tǒng)一結(jié)賬。 ◇辦公設(shè)備請購：填寫“辦公設(shè)備物品請購單”（志遠(yuǎn) NET/個(gè)人工具 /資料下載 /表單庫/人事部中下載） ◇名片訂購：分店視店頭情況印制名片。將需要印名片的經(jīng)紀(jì)人姓名、電話傳真至廣告公司，待廣告公司回傳名片格式校樣稿后必須經(jīng)秘書確認(rèn)后簽字回傳廣告公司，完成的名片由廣告公司快遞上門。 ◇日用品采購：店頭日用品自行采購（清潔用品、洗滌用品、衛(wèi)生用品等），采購?fù)戤吅蠓謩e用零用 金和福利報(bào)銷。 ◇維修： A、電腦、打印機(jī)等出現(xiàn)故障，聯(lián)絡(luò)資訊部，資訊部會由專門網(wǎng)絡(luò)維修人員上門維修。 B、辦公桌、考勤鐘、復(fù)印機(jī)等辦公用品出現(xiàn)故障，聯(lián)絡(luò)人事部總務(wù)，人事部會通知專人上門維修。 C、 告燈箱等出現(xiàn)故障，聯(lián)絡(luò)行銷部，行銷部會安排專人上門維修。 ● 內(nèi)、外部溝通與協(xié)調(diào) ◇內(nèi)部（公司各部門）溝通、協(xié)調(diào)： a) 秘書要與所服務(wù)的店長及經(jīng)紀(jì)人建立經(jīng)常性的溝通，了解店頭近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解店長的授意、做好上情下達(dá)的工作。 b) 秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與店頭經(jīng)紀(jì)同仁充分溝通，盡可能及時(shí)了 解其各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給店長，有效地協(xié)助店長推進(jìn)工作 c) 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同仁的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同仁都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。 d) 向公司申購辦公用具或報(bào)修等時(shí)，必須聯(lián)絡(luò)專門此事的人員并及時(shí)跟催。 ◇外部（工商、稅務(wù)、街道、各維修部門等）溝通、協(xié)調(diào)： 當(dāng)有工商行政人員或其它國家部門行政人員上門檢查時(shí)，必須友好接 待，問清情況，有疑難立即向法務(wù)部或其它相關(guān)部門人員尋求幫助、支持。 ● 店頭各類管理 ◇店頭文件管理： 為店頭每位經(jīng)紀(jì)人建檔，每人有自己的文件夾，文件包，專人專用；為店頭各類資料（案源、人事、規(guī)章等）建檔，方便同仁查詢。 ◇ 5S 管理： 維護(hù)店頭 5S（整理、整頓、清掃、清潔，修養(yǎng) /紀(jì)律） ,督促同仁注意店頭的清潔衛(wèi)生 ,不講粗話，維護(hù)店內(nèi)外良好環(huán)境，秘書應(yīng)配合店長及時(shí)了解經(jīng)紀(jì)人的心理動向，志志 遠(yuǎn)遠(yuǎn) 房房 產(chǎn)產(chǎn) 秘秘 書書 實(shí)實(shí) 務(wù)務(wù) 手手 冊冊 30 及時(shí)疏導(dǎo)，加強(qiáng)溝通，活躍氣氛，保持店內(nèi)良好、和諧的工作環(huán)境。 ◇信息管理： 適有 公司集會 /集訓(xùn)、新出臺的政策 /制度、友店傳真 /mail 的房源信息或其它信息，要求一定宣導(dǎo)到每位同仁，保證信息流通的及時(shí)性、有效性。 ● 新開店準(zhǔn)備事項(xiàng)： ◇ 協(xié)助店長做好各項(xiàng)請購事宜 開店辦公設(shè)施由“開店籌備小組”根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)配備及店長特殊需求請購： 辦公桌椅、文件柜、電腦、傳真機(jī)、電話機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤鐘、電話機(jī)、 報(bào)架欄、派報(bào)架、飲水機(jī)（桶）、鑰匙箱等。 采購分店辦公文具（復(fù)印紙、白板、文件座、考勤卡、飲水杯、各類文件夾、筆筒、水筆、圓珠筆、鉛筆、剪刀、釘書機(jī)（針）、美工刀、涂改液、橡皮等 辦公用品）。 由 資訊部聯(lián)系安排電腦公司安裝和調(diào)試電腦。 填寫零用金申領(lǐng) 簽呈 （￥ 2020 元），由秘書負(fù)責(zé) 領(lǐng)取、保管， 同時(shí)填寫暫支單，暫支福利金￥ 500 元 到總公司法務(wù)部領(lǐng)取契據(jù)和新店公章，并確認(rèn)新店注冊經(jīng)紀(jì)人的資料（姓名、經(jīng)紀(jì)