【文章內(nèi)容簡介】 使蓋印時(shí)字跡不清楚，難于辨認(rèn)。保管人員可以先把印章浸濕，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或舊牙刷反復(fù)在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。 十一、用印 機(jī)關(guān)、單位在使用印章時(shí)要十分審慎，要求每次用印要履行批準(zhǔn)手續(xù)，并進(jìn)行登記。印章管理人員在使用印章時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： 用印時(shí)，首先應(yīng)檢查是否有機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)用印的簽字。原則上，機(jī)關(guān)或單位都制定有關(guān)用印的規(guī)定 ，用印應(yīng)由這個(gè)機(jī)關(guān)或單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。但是，有的機(jī)關(guān)或單位為避免使領(lǐng)導(dǎo)人陷入一般性行政事務(wù)，對(duì)一些不涉及重大問題的事項(xiàng)用印時(shí)，如開具一般性證明等，往往將權(quán)力下放給辦公室負(fù)責(zé)人或印章管理人員。但這也有一定的規(guī)定范圍，超出范圍的用印，仍應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)。 、了解用印內(nèi)容 要求不能不看內(nèi)容就盲目蓋印。同時(shí)，還要檢查留存材料是否交全。一般用印要保留的材料有： (1)一般信件應(yīng)保留有領(lǐng)導(dǎo)人簽批的草稿。 (2)協(xié)議書、合同應(yīng)保留一份文本。 (3)畢業(yè)證書、榮譽(yù)證書等各類證書要附有頒發(fā)文件或領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)的書面材料、名冊(cè)及證書的樣本。要逐一核對(duì)證書與名冊(cè)的姓名是否相符，并清點(diǎn)證書數(shù)量與名冊(cè)的人數(shù)是否相同。 (4)若實(shí)在沒有留存材料的，要詳細(xì)地記載用印情況。這主要有兩種情況：一種情況是，機(jī)關(guān)或單位領(lǐng)導(dǎo)人在某份文字材料或文件上簽注了意見，需加蓋公章，應(yīng)詳細(xì)登記，注明何人在什么文件上簽注了什么意見，發(fā)往何處等等。另一種情況是為了證明某人為某機(jī)關(guān)單位職工，如在匯款單上加蓋公章。這種用印雖然不用留底，但也須進(jìn)行登記，不能隨便拿來就蓋。因?yàn)榧由w公章后就起著憑信作用，是要對(duì)此負(fù)責(zé)的。 每次用印都進(jìn)行登記。登記項(xiàng)目包 括：用印日期、編號(hào)、內(nèi)容摘要、批準(zhǔn)人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印數(shù)以及留存材料等項(xiàng)。 除了機(jī)關(guān)單位的介紹信有存根，發(fā)文有發(fā)文登記簿而不用登記外，其他每次用印，不論大事或小事，都應(yīng)進(jìn)行登記。 對(duì)公文、函件經(jīng)過上述審查、登記以后，即可按要求加蓋印章。蓋章時(shí)精神要集中，用力要均勻，使蓋出的印章端正、清晰、美觀，便于識(shí)別。印章文字不能蓋歪或蓋得顛倒。以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的公文、函件必須加蓋機(jī)關(guān)的印章。機(jī)關(guān)的正式公文只在文末落款處蓋章。帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在公函 連接線上。凡是在落款處加蓋的印章都要端正蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日中 4個(gè)字 (視印章大小而定 )，俗稱“齊年蓋月”。如果在日期上方有發(fā)文單位落款，按目前通常做法，印章應(yīng)該壓在發(fā)文機(jī)關(guān)或成文日期上面。若沒有機(jī)關(guān)落款，只要把印蓋下壓年月日即可。大批量印發(fā)的帶有固定版頭的機(jī)關(guān)文件，可以加蓋機(jī)關(guān)印章。 把用印留存的材料進(jìn)行編號(hào)整理，歸卷各檔。對(duì)其中具有查考價(jià)值的，要在年終整理立卷時(shí)歸檔保存。 使用正式印章要在辦公室內(nèi)。一般不能將印章攜帶出機(jī)關(guān)或 單位以外使用。印章不能脫離印章管理人員的監(jiān)督。在一般印刷廠套印有單位印章的文件時(shí)，應(yīng)有印章管理人員在現(xiàn)場監(jiān)印。這個(gè)問題還沒引起一些機(jī)關(guān)、單位的足夠重視。比如，兩個(gè)單位發(fā)聯(lián)合通知，需要套印單位印章，主辦單位派人到另外一個(gè)單位“借”印章到印刷廠套印。這種做法是不對(duì)的。因?yàn)橛≌虏皇且话愕奈锲?，印章使用后，機(jī)關(guān)、單位都要對(duì)此負(fù)責(zé)任，它是不能隨便借用的。正確的做法應(yīng)該是：主辦單位請(qǐng)另一個(gè)單位的印章管理人員攜帶印章，一同到印刷廠監(jiān)印。 印章管理人員應(yīng)不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證，因?yàn)樗麑?duì)于印章使用 的后果要負(fù)有責(zé)任，因而，對(duì)于一切用印情況都應(yīng)該具體掌握。但在有些特殊情況下，需做特殊處理。比如，有的業(yè)務(wù)部門以領(lǐng)導(dǎo)單位的名義頒發(fā)憑證，如土地使用證等，需要事先加蓋領(lǐng)導(dǎo)單位的印章或套印，然后再填發(fā)。在這種特殊情況下，就按以下要求進(jìn)行處理： (1)要有單位領(lǐng)導(dǎo)人的特別批準(zhǔn)。 (2)此類憑證要有指明用途的特定格式，除了這種指定的用途以外，不能再用作別的憑證。 (3)此類憑證要逐頁編號(hào)，最好將它裝訂成冊(cè)，并須有存根。 (4)領(lǐng)導(dǎo)單位的印章管理人員對(duì)于此類只進(jìn)行宏觀上的管理，即只辦理領(lǐng)取登記的手續(xù)。登記的項(xiàng)目包括：憑 證名稱、起止號(hào)碼、張數(shù)、領(lǐng)取人簽名項(xiàng)目。 (5)此類憑證的具體管理，應(yīng)由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)。領(lǐng)用部門要派專人負(fù)責(zé)管理，填發(fā)時(shí)應(yīng)履行批準(zhǔn)手續(xù)。 有的單位或者因?yàn)閯偝闪?，或者因?yàn)楦淖兠Q，或者因?yàn)楦淖冸`屬關(guān)系，印章沒有刻制出來，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的辦法，即用其他印章代替應(yīng)使用的印章。代章要在落款的后邊注明“代”字。另外，黨政機(jī)關(guān)之間代章必須是同級(jí)或是上級(jí)代下級(jí)，下級(jí)或是沒有任何關(guān)系的單位一般不能代章。代章使用手續(xù)與正式印章相同。 十二、印章的停用 單位印 章在該單位名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷、式樣改變或其他原因時(shí)，印章停止使用。應(yīng)該按照上級(jí)規(guī)定及領(lǐng)導(dǎo)的指示，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好印章停用后的善后工作。首先要發(fā)文給與該單位有業(yè)務(wù)往來的單位，通知已停止印章的使用，并說明停用的原因，標(biāo)明停用的印模和停用的時(shí)間。其次要徹底清查所有的印章。停用的廢印章不能在原單位長期留存，要及時(shí)地送交頒發(fā)單位處理。 正式印章停用或作廢，并啟用新章時(shí)，要發(fā)舊章作廢，啟用新章的通知。作廢的舊章印在“印模欄”內(nèi)，用紅色；啟用的新章印在“方框欄”內(nèi)，用藍(lán)色，表示剛剛啟用。 按規(guī)定，舊章停用后，已失去原有的法 人標(biāo)志，不能作為現(xiàn)行機(jī)關(guān)、單位職權(quán)和活動(dòng)的憑證。在特殊情況下，必須使用原單位名稱時(shí)，如某人畢業(yè)于某大學(xué)，后來該大學(xué)改名，而此時(shí)此人準(zhǔn)備出國留學(xué)，需要出具該大學(xué)有關(guān)證明，要求同此人原來持有的畢業(yè)證書等材料上的學(xué)校名稱相符。在這種情況下，也要堅(jiān)持原則，必須使用新印章，不能使用舊印章。但是可到公證處進(jìn)行公證，公證“”單位就是“原單位”。這樣，既遵守了印章使用制度，又作出了靈活處理。 十三、廢印章的存檔和銷毀 舊印章停用后，應(yīng)清查全部印章，并把清查結(jié)果報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo) 審定舊印章的處理辦法。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，分別不同的情況，或者上繳頒發(fā)機(jī)構(gòu)切角封存；或由印章作廢單位填制作廢印章卡片，連同作廢印章一起交給當(dāng)?shù)貦n案館 (室 )立卷備查，并將作廢印章予以銷毀；或由本單位自行銷毀。對(duì)于那些重要單位的、具有保存價(jià)值的印章要分期妥善保存；對(duì)于那些臨時(shí)性單位一般單位的、沒有保存價(jià)值或保存價(jià)值不大的印章，應(yīng)該集中起來，定期銷毀；屬于領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的手章，應(yīng)該退給本人；一般戳記可經(jīng)批準(zhǔn)銷毀。銷毀廢舊印章，必須報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，銷毀時(shí)要有主管印章的人員監(jiān)銷。所有銷毀的廢舊印章都要留下印模保存起來，以備 日后查考。 十四、萬次印 使用萬次以上的印章。它分為兩種，一種叫原子印，另一種是滲透印。原子印是用特殊材料，采用現(xiàn)代排版及制版技術(shù)，將所需