【文章內(nèi)容簡介】 了借助ERP的力量理順管理問題，借助軟件功能的應(yīng)用規(guī)范管理?！　τ谄惹行枰晟菩畔⒐芾淼钠髽I(yè)。企業(yè)在發(fā)展過程中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)內(nèi)部統(tǒng)計數(shù)據(jù)滯后，跟不上市場的快速反映，重復統(tǒng)計工作煩瑣，數(shù)據(jù)出處不唯一，甚至誤導決策者，歸其原因就是內(nèi)部信息還沒有共享。這種企業(yè)上ERP的目的是先實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一，再通過ERP信息化和管理理念督促企業(yè)管理的完善和提高?！　τ诎l(fā)展受限，迫切往更高層次發(fā)展的企業(yè)。企業(yè)的決策者很清楚，企業(yè)要生存，發(fā)展才是硬道理，所以他們必須有追求無限的胸懷。這種情況實現(xiàn)ERP見效是最快的，因為決策者已很清楚首要解決的焦點問題，包括營銷問題、內(nèi)部生產(chǎn)配套問題、財務(wù)資金運作問題以及更深層的企業(yè)國際化問題等，所以需求定義時只要將這些問題細化即可，實施時也明確了實施次序，實施重點?！　≈贫ê猛顿Y規(guī)劃　　可以說ERP是一種需要重投入才能成功及產(chǎn)生效益的管理工具，這種投入主要包括資金和人員，沒有盡情的投入，ERP是不可能實施成功的。在資金方面，會包括電腦軟件及硬件的投資；在人員方面，必須有一個核心的機構(gòu)在推行這工作，并視為日常工作的一個重要部份。　　在資金投入方面，要根據(jù)企業(yè)的具體情況，充分考慮企業(yè)規(guī)模和企業(yè)的承受能力，特別是硬件投資方面，不要理想化地認為可以一次到位，對于一個企業(yè)只要使用電腦，電腦硬件的投資是會不斷的，包括易耗品的投入。在ERP軟件方面，不要盲目追求最好，也不要因為舍不得花錢而引入不成熟或一些冷門的ERP軟件。對于成熟的ERP軟件而言，功能上是各有優(yōu)點，對不同行業(yè)它的優(yōu)勢也是有差異的，企業(yè)應(yīng)該充分考慮自身的運作特點，充分考慮性能價格比。投資比例視企業(yè)規(guī)模及行業(yè)性質(zhì)而定，按占產(chǎn)值的百分比來計算，億元以下企業(yè)投資比例一般為812‰，產(chǎn)值15億元企業(yè)投資比例一般為48‰，產(chǎn)值510億元企業(yè)投資比例一般為23‰，產(chǎn)值10億元以上的企業(yè)可視實際情況而定或考慮2‰以上的比例?！　「邔宇I(lǐng)導在項目中的決定作用　　高層領(lǐng)導的承諾是企業(yè)成功實施ERP的關(guān)鍵，主宰著成功與失敗。　　大量的實踐表明，實施ERP在軟件功能、硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、應(yīng)用人員方面是不成問題的，關(guān)鍵在于企業(yè)的總體素質(zhì)，更直接的是取決于決策者的素質(zhì)。實施ERP項目的決策者必須清楚認識ERP的真正作用，這點非常重要。對ERP應(yīng)用效果過于樂觀和過于悲觀的態(tài)度都是不可取的。如果過于樂觀會產(chǎn)生過高期望，結(jié)果只能帶來悲觀的后果，因為ERP項目想在很短的時間內(nèi)產(chǎn)生明顯的效益幾乎是不可能，在各種壓力下，一些決策者的支持態(tài)度會從實質(zhì)性的支持改變?yōu)樾问缴系闹С郑@是實施ERP最避忌的，這種情況下ERP只能帶來望梅止渴的效果。對ERP的過于悲觀是對ERP認識的不夠或者企業(yè)上ERP只是追求人有我有的虛榮滿足感。　　企業(yè)ERP實施的進度取決于決策者的決心，可以說，決策者想ERP在什么時候成功，ERP就可以在這個時候成功。這是因為很多企業(yè)在ERP的實施初期都是很順利的，只是到了數(shù)據(jù)初始化階段、系統(tǒng)并行階段才出問題，特別是并行階段，在這階段對于業(yè)務(wù)人員來說工作量會成倍增加，而業(yè)務(wù)人員的重點仍是放在舊系統(tǒng)上，新系統(tǒng)只是試用，對數(shù)據(jù)跟進往往不主動，結(jié)果造成越并行越亂，最后是對ERP系統(tǒng)失去信心。在這時候領(lǐng)導必須堅持先上再說的原則，強迫切換?！　∠到y(tǒng)切換是ERP應(yīng)用的開始，必須制定一系列保持系統(tǒng)改進的措施，并落實執(zhí)行否則ERP的效益是得不到體現(xiàn)的。在這時候，決策者必須時常關(guān)心ERP的應(yīng)用情況，并支持ERP的考核部門做好監(jiān)督、改進工作，使ERP的工作可以持之以恒。ERP的決策支持系統(tǒng)就是決策者輔助決策的依據(jù)，在有必要時應(yīng)設(shè)立CIO職位作為決策者的高參。ERP項目核心成員的作用ERP核心組成員的情緒反映了ERP項目實施的現(xiàn)狀?！　τ谝粋€實施ERP成功的企業(yè)，項目核心組必須是企業(yè)的仲裁機構(gòu)，對部門間的交叉業(yè)務(wù)必須有一定的仲裁權(quán)力。當核心組成員覺得無能為力時，是ERP項目崩潰的危險信號?！　≡趯嵤┻^程中核心組成員主要作用是傳、幫、帶。傳是將ERP思想及軟件功能消化后傳入企業(yè)、向部門傳遞領(lǐng)導的指示及對ERP工作的要求、將部門業(yè)務(wù)傳遞給實施顧問；幫是幫助制定業(yè)務(wù)流程及操作流程、幫助指定人員分工及明確職責、幫助跟進數(shù)據(jù)及監(jiān)督項目進度、配合實施顧問工作；帶是帶領(lǐng)部門人員收集數(shù)據(jù)、培訓最終用戶、指導部門正確使用系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)。在正式應(yīng)用過程，核心組成員的作用是監(jiān)督和考核。ERP核心組應(yīng)該是一個有推動力的機構(gòu)，核心組成員也必須是企業(yè)的精英。所以在指定項目核心組人選時，必須慎重考慮，必須考慮這些人員的綜合業(yè)務(wù)的能力及對企業(yè)的忠誠。有兩方面原因。1）核心成員必須是全職的，也是中立的，不歸屬任何部門，只對決策層負責。如果核心成員歸屬于部門，在開展工作時會先考慮自己部門利益或受制于部門領(lǐng)導而必須服從本部門利益，這樣會使用ERP在處理管理上扯皮問題時出現(xiàn)讓步。如果核心成員是兼職的，勢必受日常工作影響而不能在ERP項目上投太多的時間，沒能吃透ERP的內(nèi)容。所以要求核心成員有較強的業(yè)務(wù)綜合能力、工作協(xié)調(diào)能力和領(lǐng)導能力。2）必須選擇對企業(yè)忠誠的核心成員是基于穩(wěn)定性和安全性考慮，如果人員不穩(wěn)定，實施中途離開，重新培養(yǎng)必然會犧牲項目進度，特別是項目經(jīng)理。企業(yè)信息積累是企業(yè)的寶貴　　財富，隨著ERP應(yīng)用的深入，企業(yè)的數(shù)據(jù)都將從電腦中反映，任何企業(yè)都不想將這樣寶貴的信息泄露出去，所以要求核心成員必須是對企業(yè)忠誠的員工。實踐證明，將各部門領(lǐng)導抓在一起或隨便從各部門找一些閑人來作為核心組成員的做法都是不可取的。ERP顧問是企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的一股強大的外部推動力。ERP軟件不是一套簡單的通用化軟件，盡管手冊上會有詳細的功能說明，但是如何將軟件功能與企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)合起來，如何使用適合企業(yè)業(yè)務(wù)的功能，這就不是一件容易的事情。有些企業(yè)認為自身的管理已很好，人員素質(zhì)也不錯，只要ERP軟件公司給他們培訓軟件功能他們就可以自己實施，這做法是錯誤的。就算一些企業(yè)原來已實施過ERP系統(tǒng)，再實施新的ERP軟件時也離不開實施顧問，因為每套ERP軟件的設(shè)計特點及功能分布是有較大的差異的，更何況成功實施ERP關(guān)鍵的一點必須借用外力。ERP顧問的作用是對企業(yè)進行ERP理論和軟件培訓、管理咨詢、指導，更重要的還是如何幫助企業(yè)進行仲裁。ERP顧問能否控制整個實施過程、能否正確引導、能否對問題作出仲裁對ERP能否成功實施是很關(guān)鍵的，所以選擇ERP顧問時必須考慮：顧問是否真正全過程實施過項目？是否具有多個項目的實施經(jīng)驗？是否了解企業(yè)運作（最好是在企業(yè)業(yè)務(wù)部門工作過的）？如果選擇只了解軟件功能而不懂企業(yè)運作的顧問，實施道路必定彎彎曲曲的，大有摸著石子過河的感覺，結(jié)果是軟件跟著企業(yè)業(yè)務(wù)走，而企業(yè)管理并不能跟著ERP走，相反是ERP跟著企業(yè)走，更可怕的是煩瑣的二次開發(fā)在不斷增多。　　從另一方面來說，ERP顧問也不是萬能的，他只不過是引路者。可以將他比喻成足球教練，他只會指揮球隊怎樣踢球，采取什么技巧進攻，但他自己是不能進場踢球的，就算是進場他也未必可以進球?！　嵤┻^程關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制　　良好的開端是企業(yè)成功實施ERP的根本?！　〈蠖鄶?shù)企業(yè)在實施ERP過程中，都會經(jīng)歷如下幾點感覺：1）好奇時期　　當企業(yè)已選定了ERP軟件后，大家最關(guān)心的就是想盡快看到ERP的真面目，ERP到底能做到什么？這個時期，有關(guān)人員的工作熱情是很高的。2）朦朧時期　　在接受培訓的過程中，通過一些練習，參與實施人員對ERP有了初步的了解，但總是朦朦朧朧的，不知有什么用？3）糊涂時期　　當進行了ERP理論及軟件功能培訓后，將進入模擬測試階段，由于軟件的龐大，而且功能也很靈活，做同一件事情可以有多種途徑，越模擬越糊涂，后面模擬的清楚了，前面的又忘記了。況且企業(yè)應(yīng)該怎樣做，一時也決定不了，有越來越不清楚的感覺。4）清醒時期　　糊涂的感覺使實施人員感覺到有必要對軟件重新熟識，對業(yè)務(wù)進一步了解，并在顧問的指導拿業(yè)務(wù)去試ERP軟件，以找出適合企業(yè)的做法。5）期望出結(jié)果時期　　通過再認識后，實施人員基本掌握了軟件功能，業(yè)務(wù)的流程也找到了相應(yīng)的方法處理，很想各部門可以用起來，拿點成績出來交待。一般情況下是進入試運行或并并行運行的階段。6）泄氣時期　　在試運行或并行運行階段發(fā)現(xiàn)部門并不是那么配合，經(jīng)常是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準，期初數(shù)據(jù)不準，入數(shù)不及時，一些瓶頸問題得不到解決，獎罰無力，扯皮問題多，領(lǐng)導不拍板，實施人員大有吃力不討好的感覺。7）功能再挖掘時期　　熬過了泄氣時期，軟件已在逐步應(yīng)用，能用的功能都基本在使用，管理在不斷規(guī)范，逐步嘗到了甜頭，但是從中也暴露了一些新問題及新需求，必須再對系統(tǒng)功能進行挖掘?！　∵@些感覺時期也許不能反映實施過程的全部，但泄氣時期是很危險的，我們必須認真對待，決策者必須有明確的指示，否則項目是不會成功的。為了避免泄氣時期帶來的傷害，在ERP實施過程中，必須控制好每個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，盡量將問題提前暴露。下面列舉幾個實施ERP的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制?！　∫弧㈨椖繂迎h(huán)節(jié)　　啟動階段工作一般包括確定項目組織機構(gòu)、召開啟動大會、項目調(diào)研。其中，項目機構(gòu)確定是最重要的，啟動大會只是形式。項目調(diào)研雖然重要，但由于在調(diào)研時，初訪者對ERP的認識是很有限的，也不懂軟件功能，經(jīng)常會出現(xiàn)問非所答，所以調(diào)研報告的水分是很高的，只能作為實施過程的參考，并不能按調(diào)研報告去實施，否則實施過程必會出現(xiàn)過多的反復。調(diào)研報告水分高的另一個致命原因是被訪者報喜不報憂?！　∷栽摥h(huán)節(jié)主要是確立一個有力的ERP組織機構(gòu)，記錄入檔作為將來考核與提拔人才的依據(jù)。啟動大會是一個隆重的儀式，以示ERP項目正式啟動，使各部門知道ERP工作已開展。項目調(diào)研作為項目總體進度計劃的依據(jù)。　　二、培訓環(huán)節(jié)　　培訓工作是漸序前進的ERP認識過程，貫穿于整個ERP實施過程及應(yīng)用過程。分為顧問對企業(yè)的培訓及企業(yè)內(nèi)部培訓兩大類?！　☆檰枌ζ髽I(yè)的培訓又包括：ERP理念培訓、ERP軟件功能培訓、ERP處理流程培訓?！　∑髽I(yè)內(nèi)部培訓包括：對最終用戶的功能培訓和流程培訓、對領(lǐng)導的培訓?！　∧承╉椖繒h也是培訓的另一種方式?！　√貏e強調(diào)的是在顧問對軟件進行培訓的時候，項目核心成員必須全過程參與，切忌斷章取義，認為只需培訓自己關(guān)心的某一部份即可，這樣會給后期做流程或進行部門間協(xié)調(diào)時帶來障礙?！　≡趯ψ罱K用戶培訓時，盡量做到一次到位，不要培訓完了長時間不用又忘記了，必須把握培訓時機，并做好考核工作，不過關(guān)的或不愿意做該項工作的應(yīng)及早淘汰?！　☆I(lǐng)導必要的培訓不應(yīng)該缺席，推卸的理由只是間接反映了對項目重視程度?！　∪?、功能模擬環(huán)節(jié)　　功能模擬主要目的是使企業(yè)業(yè)務(wù)與ERP軟件聯(lián)系起來，并從軟件中找中合適的途徑以實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)處理，這種途徑根據(jù)ERP的實施和應(yīng)用程度將有不同的選擇?！　」δ苣M環(huán)節(jié)必須注意幾點：　　模擬應(yīng)該以ERP軟件功能為主，在實施顧問的指導下去采集業(yè)務(wù)進行，而不是由實施人員（項目核心成員）將各部門的業(yè)務(wù)全部拿過來做模擬，因為部門的某些業(yè)務(wù)并不需要利用ERP軟件功能來實現(xiàn)。　　功能模擬環(huán)節(jié)也應(yīng)分開階段，在不同的階段模擬的內(nèi)容可能是不一樣的，但在層次上會越來越深。　　在初期的功能模擬時應(yīng)把握好模擬深度的控制，既不要太粗，也不要太細，主要的流程走通就可以了，不必細到流程的所有入口及出口，或者期望在模擬階段就將未來的執(zhí)行流程全部定好。如果模擬得太細，會拖延實施進度，也會影響效果，容易引起ERP難實施的錯覺。如果模擬太粗，只了解軟件功能，而不拿實際業(yè)務(wù)來模擬，相當于只停留在表面，到了開展實際工作時才發(fā)現(xiàn)軟件與業(yè)務(wù)沒法結(jié)合或者不知如何做等問題?！　≡谶M行功能模擬時應(yīng)及時總結(jié)處理流程，并形成文檔，作為下一步對最終用戶培訓及系統(tǒng)運作的基礎(chǔ)。　　四、數(shù)據(jù)初始化環(huán)節(jié)　　數(shù)據(jù)初始化環(huán)節(jié)是ERP實施很重要的環(huán)節(jié)，初始化數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)參數(shù)、靜態(tài)數(shù)據(jù)、期初數(shù)據(jù)。系統(tǒng)參數(shù)和靜態(tài)數(shù)據(jù)根據(jù)不同的軟件，格式和內(nèi)容有較大差異，一般包括：物料資料、供應(yīng)商資料、客戶資料、計量單位及轉(zhuǎn)換資料、會計科目表、會計期及制造期、物料成本及價格資料、各種處理碼等等。期初數(shù)據(jù)主要包括：庫存結(jié)存（按倉庫及貨位、可用和不可用分開）、車間在制品（分在制量及在制值）、科目余額、應(yīng)收余額（分已開票和待開票）、應(yīng)付余額（分已開票和待開票）、未發(fā)貨的銷售訂單、未到貨的采購單等?！　?shù)據(jù)初始化環(huán)節(jié)必須注意如下幾個問題：　　系統(tǒng)參數(shù)由核心成員負責，設(shè)置時必須慎重，應(yīng)先形成文檔，經(jīng)審核后再輸入到系統(tǒng)中，每次修改時，注意關(guān)聯(lián)影響并做好更改記錄。　　靜態(tài)數(shù)據(jù)的收集、整理是一項很煩瑣的工作，工作量大，涉及面廣。企業(yè)管理方式以及企業(yè)管理水平的差異，靜態(tài)數(shù)據(jù)的完整性也存在著較大的差異。對于靜態(tài)數(shù)據(jù)不完整的企業(yè)，必須規(guī)定格式進行收集；對于已有靜態(tài)數(shù)據(jù)的企業(yè)（或在舊系統(tǒng)上已使用的）須按照ERP軟件要求重新整理，并由部門進行整理，切忌將手工或舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)提交項目核心組成員整理的方式。數(shù)據(jù)收集、整理時應(yīng)在顧問的指導下運用一些技巧，有些可以先輸入電腦再打印出來檢查，有些必須先形成文檔再輸入電腦，而不可千篇一律，否則會浪費大量的紙張和人力?！　∑诔鯏?shù)據(jù)處理時要考慮期初數(shù)據(jù)的截數(shù)點和時間差，如應(yīng)收、應(yīng)付的結(jié)帳日期可能與庫存的結(jié)帳日期差異。錄入時也要考慮好順序?！　?shù)據(jù)初始化的過程中，必須按天排好進度要求，并落實責任人。但在這過程中，經(jīng)常會碰到因特殊情況而未能按計劃執(zhí)行的，必須及時組織會議，增加人力或加班使計劃不受影響。特別是期初數(shù)據(jù)的收集及錄入工作，更不能拖，否則期初又會失去意義了，因為我們都清楚，企業(yè)的業(yè)務(wù)是不能停止的，數(shù)據(jù)是動態(tài)的，如果期初錄入拖期，系統(tǒng)只能采用補入期初至當前的發(fā)生數(shù)，拖期越長補的工作量就會越大，而且還會影響到月底的截數(shù)?！　〕跏蓟晒Φ挠行Х椒ㄊ潜ＷC計劃可以按期執(zhí)行，要保證計劃按期執(zhí)行必須制定好獎罰制度，并由項目核心組跟進，發(fā)現(xiàn)不按時或數(shù)據(jù)不準確的情況，及時提出應(yīng)變處理方法，必要時交決策者裁定執(zhí)行?！　∥濉⑾到y(tǒng)并行環(huán)節(jié)　　系統(tǒng)并行環(huán)節(jié)與數(shù)據(jù)初始化環(huán)節(jié)是密不可分的，一些功能的并行可以和其它功能的初始化工作同時進行。同時在初始化時也離不開并行的，因為初始化的時間是可能會長一些，而期初的時間是很短暫的。　　并行環(huán)節(jié)最主要的是控制好時間，有必要的情況下可將會計期限定為半個月。并行時間越短，ERP項目的成功率就越大。有幾個方面原因：　　并行時期，工作量是很大的，時間長了，業(yè)務(wù)人員都干疲了，甚至會對ERP系統(tǒng)產(chǎn)生反感情緒?！　〔r時期業(yè)務(wù)部門一般都是先做舊系統(tǒng)的，再做ERP系統(tǒng)，這時他們并沒習慣看ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，而仍是以舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準，所以ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有可能得不到及時跟蹤，時間長了，ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的垃圾會越來越多，甚至變成了一套無用的系統(tǒng)?！　〔⑿袝r期，為核對ERP系統(tǒng)余額與舊系統(tǒng)余額，必須指定截數(shù)點，將業(yè)務(wù)停下來進行核對