秘書會務手冊(編輯修改稿)
2025-12-08 22:57 本頁面
【文章內容簡介】 與會人員應按時參會，遲到而沒有事先請假要罰占 1分鐘； 會議期間避免隨意走動，對手機做靜音處理； 與會人員如果因特殊原因需要在會議中途離開會場。需要向會議主持人請假并得到 6 允許； 7. 會議紀要撰寫：在會議結束之后的 2個工作日之內，會議組織部門應該撰寫出會議紀要 并發(fā)給相關人員；會議紀要應該準確、真實地反映會議的結論； 8. 會務組織： 會議預算：會議應本著高效，節(jié)約的 原則進行。每次的會議費用在 3000元以上時， 會議組織部門要進行會議預算，并報本部門的直接上級審批； 交通、食宿：如果會議在公司外部舉行，會議組織部門應該視會議時間安排組織與 會人員的交通和食宿。如果下午有會議議程，午餐應安排為工作快餐； 三、流程圖 7 在公司內召開的會議 8 在公司外召開的會議 9 四、程序 會前工作（按順序） 議題及參會人員范圍的確定 會議場所的選定： 在會前至少十個工作日確定好 會議地點，并詳細了解場地的具體費用標準。 要求 外部環(huán)境幽雅，適宜散步； 內部設施齊備： 會議室的布局，光線明暗，燈光，音響，空調等 10 娛樂設施齊全（乒乓球，保齡，游泳等） 住宿、餐飲、娛樂的距離要適宜 說明：對符合上述條件的場所最終提請總經理室。 會議通知的起草 在會前一周確定本次會議的議程，其中包括 匯報的具體時間，主要 舉例如下： 結合會議議程起草會議通知，其中應注明會議的時間，地點，主持人，議程， 會議的注意事項（必須包括著裝要求，內容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀律等）及路線圖，并在會前十天 發(fā)出。 申報會議預算 依據(jù)會議的長短及對參會人員情況的確認，做如下費用明細， 包括：會議室費用，住宿費用，餐飲費用，娛樂費用，食品費，交通費，相關費用，不可預見費等。 會議預算要求在會前四天 完成，經秘書處經理審閱后，報王總或劉總審批。 11 人員確認 結合會議通知中所注明的參會人員名單（主要是總經理室成員及全程列席人員），與其確認住宿，交通（往返）情況。 對于 QDI 的總經理室成員要了解到京及離京的時間，做 好接機、送機及住宿的安排工作；原則上如有繼續(xù)留京人 員，建議安排在翠宮飯店入住。 設備準備 預定 依據(jù)征詢結果，進行預定，其中要求確定的有：會議室，房間，餐飲，娛樂（保齡，乒乓球，游泳，臺球等）。 要求：會議室要確認是否有音響設備及白板。 車輛安排 依據(jù)會議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。要求明確發(fā)車時間，地點，路線，并將安排情況通知公司車輛管理員。 車輛安排的原則： 12 A. 結合會議議程安排，并要求車輛于會前 10分鐘到達會場； B. 車輛路線的安排應以所送匯報人員的出發(fā)地為主， ，最好在會后 1小時由會場出發(fā)。 會務通知起草 在所發(fā)會議通知的基礎上，結合已確定的參會及預定情況，起草 會議的會務通知，要求所有安排確定并詳細。 應包括時間、地點、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項及會址路線圖（注：要包含會議通知的所有內容）。 如議程中包括總經理室周例 會，在會務通知中注明下一周的例會是否召開。 會務通知要求在會前四天 完成，經秘書處經理審閱后，報王總或劉總審批。 會務通知要求在會前三天 發(fā)給參會人員。 議程 PPT制作 制作會議議程的 PPT 文件，以便會議主持人介紹會議的安排。其中 PPT 應包括會議時間，內容，匯報人。 食品的采買 依據(jù)會議的長短，采購相應的水果、干果及小點心，具體明細如下： 13 指導服務員工作 確定每次會議需有 3名服務人員。 通知服務人員每 15分鐘續(xù)茶。 指導服務人員水果及點心的準備 和擺放情況。 會議場地布置與熟悉 事先與賓館人員聯(lián)系，保證服務人員的及時到位。
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