【文章內(nèi)容簡介】 塵、潮濕和摩擦。1簡述郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和服務(wù)？答：郵件收發(fā)專有設(shè)備有：（1） 自動(dòng)郵件開啟設(shè)備，即開信刀。這種設(shè)備用于開啟信件，將信封送入機(jī)器后，機(jī)器能切掉信封頂部很突出的一條，而將信件開啟。（2） 自動(dòng)郵資蓋印機(jī)，這種設(shè)備用于打印包括郵資的郵戳，使用時(shí)要先稱重，再把蓋印機(jī)設(shè)置為正確的郵資數(shù)，打印出自帶粘接劑的標(biāo)簽，然后把標(biāo)簽粘貼到包裹上。使用郵資蓋印機(jī)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：A、 不用時(shí)鎖好B、 每天更改日期C、 確保有足夠的墨水，使印跡清楚D、 檢查郵資是否充足E、 自動(dòng)郵資蓋印郵件，必須放進(jìn)專用信封或郵局提供的郵袋中直接交往郵局（3）封面打印機(jī)，這種設(shè)備用于打印信封標(biāo)簽，可將收件人的姓名、地址打印到粘貼標(biāo)簽上，然后粘貼到信封上。（4）分撿設(shè)備，主要有鴿籠式信件架、金屬絲信件盤等。這種設(shè)備用于部門信件或個(gè)人信件的分類。（5）折疊和插入設(shè)備，這種設(shè)備用于封口前，能自動(dòng)折疊、插入的信件，并將其插入信封中。（6）穩(wěn)重設(shè)備，這種設(shè)備用于計(jì)算郵費(fèi)，大多數(shù)辦公室使用電子稱，可準(zhǔn)確而迅速地計(jì)算郵費(fèi)。？答：（1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考慮信件或信息的發(fā)送速度，在這種情況下，可選擇以下幾種方法：A、 電子郵件B、 傳真C、 在英國皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據(jù)郵寄、頭等郵件等優(yōu)先服務(wù)。D、 航空郵寄：其中包括航空郵件、信紙信封一體郵件、預(yù)付郵資特快、數(shù)據(jù)郵寄、大宗航空郵件。E、 快遞服務(wù)（2）需要安全和保密投遞時(shí)，可選擇以下幾種方法：A、郵寄費(fèi)貴重物（現(xiàn)金、珠寶等）可用掛號郵寄、特保掛號等方式重要且保密的文件選用文件掛號、回執(zhí)掛號等郵寄服務(wù)（3）物品類的郵寄可選擇包裹郵寄（4）運(yùn)輸不適合其它方式的大型物品可選擇貨運(yùn)服務(wù)1 怎樣選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商？答：選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商時(shí)要考慮以下幾點(diǎn)：（1） 現(xiàn)金付款是否有折扣（2） 貨物的費(fèi)用是否包括運(yùn)費(fèi)（3） 批量訂購是否提供折扣（4） 如果有折扣如何按單位有關(guān)政策開發(fā)票（5） 如果不提供折扣，是否有其它優(yōu)惠的付款方式。（6） 供貨的便捷和供應(yīng)商的位置（7） 交付期、送貨、服務(wù)質(zhì)量（8） 供應(yīng)商及有關(guān)工作人員的可靠性、信譽(yù)（9） 有關(guān)貨物的安全性1怎樣識別辦公用品和易耗品的范圍？答：辦公用品及易耗品的范圍包括：（1） 紙簿類：AB5等類型辦公用復(fù)印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復(fù)寫紙；便條紙；留言條；標(biāo)簽紙；牛皮紙；專用復(fù)寫紙；大、中、小及開窗信封；橫格筆調(diào)本；速記本；專用本冊（如現(xiàn)金收據(jù)本）（2） 筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液（3） 小裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、打孔機(jī)、訂書機(jī)、訂書釘、橡皮筋；膠帶、起釘器（4） 歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳（5） 辦公設(shè)備專用易耗品：打字機(jī)用色帶、修正液等；復(fù)印機(jī)用黑盒等；計(jì)算機(jī)用磁盤、磁盤盒等。1怎樣進(jìn)行辦公易耗品的存儲？答：辦公易耗品要按以下方法進(jìn)行存儲：（1） 儲藏間或物品柜要上鎖（2） 各類物品要貼標(biāo)簽（3） 新物品置于舊物品的下面（4） 體積大、分量重的放置在最下面（5） 小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于見到和領(lǐng)?。?） 儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明，房間保持干燥（7） 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人1怎樣做好辦公設(shè)備故障報(bào)告與記錄？答：辦公設(shè)備的故障報(bào)告應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：（1）大多數(shù)單位有記錄設(shè)備或服務(wù)出現(xiàn)故障或缺陷的規(guī)定。應(yīng)任命一名工作人員負(fù)責(zé)一件設(shè)備，例如傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)。（2）當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)與負(fù)責(zé)此項(xiàng)設(shè)備的工作人員報(bào)告。（3） 工作人員接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向在有關(guān)管理人員或辦公室主任報(bào)告，由其與售后服務(wù)工程師或租借設(shè)備的公司聯(lián)系進(jìn)行維修。（4） 一般單位保留“故障登記”本，工作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應(yīng)在上面記錄相關(guān)的細(xì)節(jié)。故障登記本如下表示：日期設(shè)備故障情況故障報(bào)告人采取的措施修理日期計(jì)算機(jī)打印機(jī)多頁送紙?zhí)K珊向計(jì)算機(jī)技術(shù)人員報(bào)告1簡述辦公設(shè)備安全使用規(guī)范？答：所有工作人員在使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)安全操作和使用規(guī)范。（1）設(shè)備安全使用規(guī)范包括以下幾個(gè)方面：A、 要遵守操作規(guī)程。為了便于操作人員了解操作規(guī)程，應(yīng)將操作手冊保存在合適的位置，以便需要時(shí)可以很容易地找到。B、 要隨時(shí)警惕危險(xiǎn)。要及時(shí)發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情并采取有效措施，如發(fā)現(xiàn)活動(dòng)電纜，應(yīng)把設(shè)備移到更安全的地方，發(fā)現(xiàn)損壞的插座應(yīng)及時(shí)報(bào)告給有關(guān)人員進(jìn)行維修或更換。C、 設(shè)備操作要當(dāng)心。操作中要注意以下有關(guān)事項(xiàng)：（2）使用設(shè)備時(shí)應(yīng)禁止：A、 在插座上插過多的插頭。B、 對設(shè)備小修時(shí)不關(guān)閉電源。C、 穿松散的首飾或長絲巾操作設(shè)備，因?yàn)橛斜豢ㄗ〉目赡堋、 除去任何設(shè)備的安全防護(hù)罩。E、 使用設(shè)備時(shí)吸煙、吃東西或喝水。（3）使用設(shè)備時(shí)應(yīng)做到：A、 停止作用不安全設(shè)備，直到它修好。B、 在鍵盤上操作，手的姿勢要正確。C、 定期休息，減少眼睛疲勞。D、 定期清理監(jiān)視器屏幕，確保容易閱讀。E、 如果移動(dòng)設(shè)備先斷開電源。F、 設(shè)備放在離電源近的地方，不用活動(dòng)電纜。（4）負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提醒他人。應(yīng)保證：A、 定期檢查機(jī)器，以保證其正常工作和安全使用；B、 在發(fā)生火災(zāi)或爆炸報(bào)警的情況下，所有工作人員應(yīng)知道如何離開，機(jī)器著火，工作人員應(yīng)知道滅火器的位置；C、 電氣設(shè)備每年應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行檢查；D、 有關(guān)安全和健康內(nèi)容的教育，應(yīng)成為上崗教育的一部分；E、 應(yīng)該把安全警告放在明顯的位置，如在復(fù)印機(jī)旁邊。 如何做好辦公設(shè)備故障的維修記錄？答：許多單位保留辦公設(shè)備的維修記錄，以證明設(shè)備有維修的經(jīng)歷。維修記錄應(yīng)包括以下信息：（1） 設(shè)備及設(shè)備供應(yīng)商的名字；（2） 設(shè)備所在的位置及購買日期和費(fèi)用；（3） 維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)；（4） 上次檢查設(shè)備的日期和人員；（5） 設(shè)備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費(fèi)用。企業(yè)行政管理二級教材講授指南第三單元 工作環(huán)境的創(chuàng)建和管理中心思想：強(qiáng)調(diào)工作環(huán)境的安全及工作條件的基本要求，掌握在發(fā)生緊急情況和事故時(shí)應(yīng)采取的措施和處理方法以及對辦公室人、財(cái)、物的管理和監(jiān)督。分段內(nèi)容：一、工作環(huán)境安全及整潔的重要性（，）用人單位、工作人員及衛(wèi)生安全檢查員為保證環(huán)境的安全應(yīng)負(fù)的基本責(zé)任（見思考題1）對任何有礙健康和安全的隱患進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和處理（見思考題2）單位工作環(huán)境安全的必要性及應(yīng)采取的措施（見思考題3）教學(xué)方法：組織學(xué)生進(jìn)行工作場所的模擬安全檢查討論總結(jié)講授二、工作區(qū)的基本要求 （）2課時(shí)工作區(qū)的家具、設(shè)備和裝飾（見思考題5）傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)（見思考題6）開放式辦公的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)（見思考題7）最有利于辦公的流程（見思考題8）工作區(qū)的采光、采暖、通風(fēng)、舒適、健康和福利應(yīng)考慮的因素（見思考題9）教學(xué)方法：組織學(xué)生在辦公場所內(nèi)參觀討論總結(jié)講授 （拍錄相）三、緊急情況的識別和處理（）2課時(shí)單位內(nèi)部有可能發(fā)生的緊急情況（見思考題10）為降低員工的風(fēng)險(xiǎn)可采用的措施（見思考題11）事故發(fā)生后的措施，事故記錄本和事故報(bào)告表的填寫（見思考題113）防火要求和措施，火災(zāi)發(fā)生后應(yīng)采取的措施（見思考題115）教學(xué)方法：講課填寫各種格式的事故記錄表和事故報(bào)告表。四、辦公室人、財(cái)、物的管理（）3課時(shí)庫存記錄的類型、目的和方法（見思考題16）物品的接受、庫存和發(fā)放程序（見思考題1119）辦公室零用現(xiàn)金的支付項(xiàng)目、報(bào)銷核查手續(xù)及帳目記錄（見思考題2223） 費(fèi)用報(bào)銷的手續(xù)（見思考題24）對員工缺勤和休假的處理（見思考題25）節(jié)支措施（見思考題26）教學(xué)方法：講課、填寫與庫存管理、零用現(xiàn)金記帳和輪休安排值班等有關(guān)文件和表格。五、控制和監(jiān)督辦公室工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)（, ）……4課時(shí)辦公室工作要制定工作程序（見思考題228）辦公室工作要進(jìn)行質(zhì)量檢查（見思考題29）辦公室要設(shè)立工作檢查員（見思考題30）辦公室要制定管理制度和相應(yīng)表格（見思考題31）員工未達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)時(shí)的處理（見思考題32）教學(xué)方法：講課，學(xué)員填寫有關(guān)文件和表格，對程序手冊、質(zhì)量檢查、記帳表格及辦公室 審計(jì)有關(guān)的資料進(jìn)行講解。單元復(fù)習(xí)： 1課時(shí) 用“企業(yè)行政管理二級習(xí)題集”中單元3的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)生復(fù)習(xí)。思考題及答案： 為了保證工作環(huán)境的安全，用人單位和員工及安全代表的基本職責(zé)是什么？答：（1）用人單位的責(zé)任是：A、 保證所聘用的員工的工作環(huán)境安全、衛(wèi)生、有利健康和福利；B、 要制定并不斷更新有利于員工健康和安全的書面規(guī)定；C、 要選定能負(fù)其責(zé)的人做安全代表，行使職權(quán)。（2）員工的責(zé)任是：A、 工作中要按照要求規(guī)范自己和包括可能影響他人健康、衛(wèi)生和安全的行為；B、 在健康、衛(wèi)生和安全方面主動(dòng)配合用人單位。（3）衛(wèi)生安全代表的責(zé)任是：A、 定期對工作區(qū)進(jìn)行檢查，認(rèn)真識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患；B、 對隱患開展風(fēng)險(xiǎn)評估，填寫“風(fēng)險(xiǎn)評估表”；擬訂計(jì)劃并實(shí)施行動(dòng)以糾正隱患。 怎樣對有關(guān)健康和安全的隱患進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和處理？答：首先要識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，一旦發(fā)現(xiàn)，要立即進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，其內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)的問題、安全的級別、造成隱患的原因或危險(xiǎn)、危害的級別、由誰處理、采取的措施。處理要及時(shí)、措施要具體可行，并要為預(yù)防再次發(fā)生制定規(guī)定。（見下表） 風(fēng)險(xiǎn)評估表序號時(shí)間地點(diǎn) 發(fā)現(xiàn)的問題 安全級別造成隱患的原因或危險(xiǎn)危害級別由誰處理采取的措施保證工作環(huán)境安全的必要性是什么？答：保證工作環(huán)境安全、保衛(wèi)的措施有：（1） 明確用人單位、員工及衛(wèi)生安全代表的基本責(zé)任；（2） 衛(wèi)生安全代表要定期對工作區(qū)進(jìn)行檢查，認(rèn)真識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，填寫“風(fēng)險(xiǎn)評估表”，擬訂具體計(jì)劃并實(shí)施行動(dòng)以糾正隱患；（3） 經(jīng)常強(qiáng)調(diào)工作場所的安全保衛(wèi)要求，加強(qiáng)員工的安全保衛(wèi)意識。具體的保衛(wèi)措施有：A、 為人員財(cái)產(chǎn)不被盜和受損，鎖好門、窗、柜、屜等；B、 為設(shè)備不被盜和受損，設(shè)備建檔做標(biāo)記、上鎖和限制使用、帶出大門要開條等；C、 為信息不失密，高密級人員房間采用封閉式、計(jì)算機(jī)加密、資料上鎖、復(fù)印傳遞密件采取保護(hù)措施。 工作區(qū)所需要的基本家具要求是什么？答：工作區(qū)所需要的基本家俱有：（1） 工作臺——臺面大小滿足要求，包括能放置計(jì)算機(jī)、電話等常用必需品；反射度低，不刺眼；桌高適宜用戶或標(biāo)準(zhǔn)高度；臺面下最好有抽屜或小柜。（2） 座椅——穩(wěn)定并方便移動(dòng)，若是輪椅，應(yīng)5腳著地；座位高度和靠背可調(diào)，以適宜用戶，若需要踏腳板，可配備。（3） 存物柜——有帶鎖的文件柜，辦公用品柜，書柜、衣物柜、保險(xiǎn)柜等。（4） 通知版——各種類型發(fā)布信息的白版、黑板等常用物品——廢紙簍、文件架、衣帽鉤、時(shí)鐘等。 工作區(qū)的裝飾應(yīng)注意什么？答：工作區(qū)的裝飾應(yīng)注意：（1） 墻面應(yīng)為冷色，不要涂過亮的顏色和顯眼的圖案，使人分心；（2） 家俱、窗簾顏色不要跳耀，幫助人安靜，集中注意力；（3） 裝飾要簡潔、明快、有序，突出單位形象，體現(xiàn)辦公室的工作氛圍；適當(dāng)放置一些綠色植物或鮮花，以調(diào)節(jié)氣氛。 傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)是什么？答：傳統(tǒng)辦公室也稱網(wǎng)格式辦公室。是指分隔成若干帶有門、窗的小的辦公室結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點(diǎn)有：（1） 傳統(tǒng)辦公室通常有門，且可以鎖住，因此非常安全。（2） 因?yàn)榉指舫扇舾傻男∞k公室，因此能用作有關(guān)秘密事宜的討論、會議和會見。（3） 因?yàn)樾∞k公室很安靜，因而益于從事集中精力的細(xì)致或?qū)I(yè)工作的工作人員使用。傳統(tǒng)辦公室的缺點(diǎn)有：（1） 由于工作人員的人為因素造成空間或家具的浪費(fèi)。（2） 辦公室之間的墻壁占去了空間，增加了租金。（3） 因?yàn)橛懈嗟膲烷T需要裝飾，裝飾費(fèi)用昂貴。（4）有可能需要安裝安全裝置，例如應(yīng)急按鈕。 開放式辦公的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)是什么？ 答：開放式辦公室是指一個(gè)很大的空間用隔板或書架分成各個(gè)部分的辦公區(qū)。開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)有：（1） 所有的工作人員都能互相看見，因此沒有安全方面的顧慮。（2） 易于工作人員之間的交流。（3） 更容易集中化服務(wù)和共享設(shè)備。（4） 墻壁和門較少，裝飾費(fèi)用便宜。（5） 可以更經(jīng)濟(jì)地利用空間。（6） 很容易改變辦公室的布局。開放式辦公室的缺點(diǎn)有：（1） 辦公區(qū)較嘈雜。（2） 工作人員易被周圍的工作所吸引。（3） 噪音較大，需要隔音罩來減少噪音。（4） 工作人員的安全程度提高的同時(shí)，保密材料的安全程度下降。（5） 不便于談?wù)撁孛艿氖虑椤＃?） 對于室溫等問題難以產(chǎn)生相同的意見。（7） 疾病容易傳播。 最有利于辦公的工作流程是什么？答：辦公室的布局有很多參考標(biāo)準(zhǔn)，但最重要的原則應(yīng)是有利于工作人員的工作，具體有：（1） 工作人員只須走最短的距離，去使用他們需要的設(shè)備。（2） 電話放在手頭。（3） 容易接觸到調(diào)節(jié)溫度和亮度的開關(guān)。（4） 過道通暢，使工作人員容易在各區(qū)之間走動(dòng)。（5） 每人都要使用的設(shè)備，如復(fù)印機(jī)等應(yīng)位于中心位置。（6） 文檔及有關(guān)出版物的存儲，應(yīng)便于查找。（7） 有足夠的計(jì)算機(jī)、