【正文】 1為降低員工的風(fēng)險(xiǎn)可采用哪些措施？答：?jiǎn)挝粸榻档凸ぷ魅藛T的風(fēng)險(xiǎn)，可采用以下措施：（1） 發(fā)放ID卡給工作人員（2） 發(fā)放來(lái)訪者來(lái)賓卡或通行證（3） 所有來(lái)訪者必須從接待區(qū)接走，并且不允許其獨(dú)自在建筑中走動(dòng)（4） 安裝閉路電視監(jiān)視器（5） 給工作人員發(fā)放個(gè)人報(bào)警器（6） 給關(guān)鍵人員安裝應(yīng)急按鈕，例如銀行經(jīng)理（7） 人員管理上，不安排人員單獨(dú)工作（8） 錢應(yīng)小心存放在限制進(jìn)入的區(qū)域（9） 不得不在建筑物內(nèi)外單獨(dú)行動(dòng)的工作人員，可以發(fā)給移動(dòng)電話。（10） 所有區(qū)域應(yīng)保持清潔，不亂放廢紙和紙板箱。也可能有標(biāo)志顯示當(dāng)聽(tīng)到警報(bào)的情況下向何處去，這些標(biāo)志通常用一個(gè)朝最近的安全出口方向奔跑的人的圖像來(lái)表示。所有要求報(bào)銷的款項(xiàng)，必須有票據(jù)對(duì)應(yīng)。通常由辦公室主任給工作人員發(fā)放質(zhì)量控制表，專門用于檢查工作質(zhì)量的質(zhì)量控制表包括工作內(nèi)容、要求和指導(dǎo)，要求完成的期限，承擔(dān)工作人員的姓名及完成日期，以及發(fā)表人的意見(jiàn)和簽字等項(xiàng)目。二、 信息的存儲(chǔ)、檢索、分類的程序、系統(tǒng)和方法：（） 信息的存儲(chǔ)和有效檢索的必要性（見(jiàn)思考題5） 辦公室常用信息及存儲(chǔ)方式（見(jiàn)思考題6） 手工、計(jì)算機(jī)、縮微膠片存儲(chǔ)信息方式（見(jiàn)思考題7，8，9） 集中歸檔或部門歸檔（見(jiàn)思考題10） 文檔或文件跟蹤（見(jiàn)思考題11） 確定適合的信息分類和索引的方法：（見(jiàn)思考題12） 按字母、數(shù)字、地理、日期、時(shí)間、作者的各種歸類方法（見(jiàn)思考題13，14，15，16）教學(xué)方法：教師講課、組織討論并參觀各種信息存儲(chǔ)設(shè)備，學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)檢索和文檔檢索。當(dāng)企業(yè)為客戶提供某種商品或服務(wù)時(shí)，為了確保能使客戶得到周到滿意的服務(wù)，企業(yè)辦公室應(yīng)該掌握與客戶有關(guān)的具體業(yè)務(wù)情況，如客戶需求、訂單內(nèi)容、商品或服務(wù)的供應(yīng)情況及客戶的反饋等，以便根據(jù)情況，有針對(duì)性地提供服務(wù)或及時(shí)處理有關(guān)問(wèn)題。（4） 有關(guān)工作進(jìn)展的文件、需要保留的舊文件，以及其他文檔將保存在檔案柜中?？s微膠片是負(fù)片，因而需要使用閱讀機(jī)顯示。按數(shù)字歸檔的優(yōu)點(diǎn)有：（1） 容易擴(kuò)充。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的缺點(diǎn)（1）許多單位保留書(shū)面?zhèn)浞?，這就增加了需要存儲(chǔ)的材料數(shù)量（2）設(shè)備昂貴（3）由于軟件和系統(tǒng)的提高或升級(jí)，當(dāng)使用其他系統(tǒng)制備的磁盤時(shí)，可能會(huì)使信息丟失。其次，企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性：（1） 能用準(zhǔn)確的信息迅速回答查詢（2） 能迅速找到參考信息（3） 節(jié)省查找信息的時(shí)間（4） 給查詢者一個(gè)有效率的印象。企業(yè)作為商品或服務(wù)的供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)辦公室應(yīng)該掌握客戶的有關(guān)基本信息，如客戶名稱、聯(lián)系方式、需要商品或服務(wù)的類型及要求等，以便可以加強(qiáng)與客戶聯(lián)系，為客戶提供周到滿意的服務(wù)或商品供應(yīng)。（3） 如果已經(jīng)明確斷定是由于工作人員的個(gè)人原因沒(méi)有達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)，那么部門經(jīng)理應(yīng)該首先處理這一情況，對(duì)工作人員進(jìn)行說(shuō)服教育，并應(yīng)將這些問(wèn)題視為員工評(píng)估內(nèi)容的一部分。通常情況下，辦公室會(huì)把相近內(nèi)容的工作程序合并放在一起，形成程序手冊(cè)，便于工作人員查找和參考。2申請(qǐng)報(bào)銷的手續(xù)是什么？答：申請(qǐng)報(bào)銷的手續(xù)是：（1） 報(bào)銷費(fèi)用時(shí)首先要填寫(xiě)“報(bào)銷申請(qǐng)表”。（4） 在不允許吸煙的區(qū)域，應(yīng)有告示注示清楚。（6） 所有磨損的電線應(yīng)立即由有資格的人員處理。它們包括：（1） 在人員方面，工作人員或來(lái)訪者突發(fā)疾病、遭受意外事故。（8） 員工共用的磁盤，應(yīng)保存在中心位置并清楚地貼好標(biāo)簽。（5） 可以更經(jīng)濟(jì)地利用空間。（4） 通知版——各種類型發(fā)布信息的白版、黑板等常用物品——廢紙簍、文件架、衣帽鉤、時(shí)鐘等。維修記錄應(yīng)包括以下信息：（1） 設(shè)備及設(shè)備供應(yīng)商的名字；（2） 設(shè)備所在的位置及購(gòu)買日期和費(fèi)用；（3） 維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)；（4） 上次檢查設(shè)備的日期和人員；（5） 設(shè)備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費(fèi)用。要及時(shí)發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情并采取有效措施，如發(fā)現(xiàn)活動(dòng)電纜，應(yīng)把設(shè)備移到更安全的地方，發(fā)現(xiàn)損壞的插座應(yīng)及時(shí)報(bào)告給有關(guān)人員進(jìn)行維修或更換。這種設(shè)備用于部門信件或個(gè)人信件的分類。硬件包括；輸入數(shù)據(jù)的鍵盤和鼠標(biāo)，處理數(shù)據(jù)的主機(jī)，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的硬盤和軟盤，以及產(chǎn)生數(shù)據(jù)的顯示器和打印機(jī)。（4） 詳細(xì)說(shuō)明給誰(shuí)留言。（15） 電話留言。這種類型的電話總機(jī)操作板有一名接線員，其工作就是接聽(tīng)電話，并轉(zhuǎn)接到適當(dāng)?shù)姆謾C(jī)號(hào)碼。（6） 在歸檔之前，可將存根粘貼到已經(jīng)發(fā)出的原件上。（13） 保證只有被授權(quán)的用戶可以使用復(fù)印機(jī)。（4） 文檔分部：主要職責(zé)是：A、 根據(jù)規(guī)格要求，負(fù)責(zé)公司文件的打印、裝訂工作；B、 負(fù)責(zé)公司文件、資料的歸檔、管理工作；C、 負(fù)責(zé)公司文檔的借閱、查詢工作；D、 負(fù)責(zé)公司文件保密管理工作。答：下列信息應(yīng)在辦公室保存：（1） 有共性的信息。（3） 把供應(yīng)商送來(lái)的小冊(cè)子、產(chǎn)品目錄和函件轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員。辦公室集中化管理中，檔案室的任務(wù)是什么？ 答：辦公室集中化管理中，檔案室的主要任務(wù)有：（1） 文件的歸檔：A、 歸檔時(shí)去除紙頁(yè)上所有回形針、大頭針和庫(kù)存標(biāo)簽，需要時(shí)用釘書(shū)針代替，確保釘書(shū)針不破壞任何文字和圖片；B、 給文檔打孔，并排列文件中的紙頁(yè)，保證打孔不損害文字和圖片；C、 按需要設(shè)立新文件夾；D、 編制附錄索引；E、 修復(fù)文件，如果文件損害嚴(yán)重應(yīng)用新文件代替。（2） 處理本部門收到的信件，并分發(fā)給相應(yīng)的人員。（4） 負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)系和處理緊急事務(wù)。（3） 工作過(guò)于程序化，員工創(chuàng)新能力得不到提高。（2） 用信件收到的書(shū)面信息。（5） 電話：辦公室一般會(huì)有總機(jī)，總機(jī)工作人員要把來(lái)電轉(zhuǎn)給相應(yīng)人員，也要為打外線的人員及時(shí)接通。（6） 準(zhǔn)備報(bào)告、制作精美的文檔并分發(fā)給用戶、同事和客戶。（6） 有多個(gè)紙盒。（4） 如果復(fù)印機(jī)工作不正常，與負(fù)責(zé)這臺(tái)機(jī)器的人員聯(lián)系，請(qǐng)他排除故障。（6） 信息發(fā)送完成后，將自動(dòng)打印存根。（7） 分機(jī)鎖定（8） 免提。（10） 節(jié)省費(fèi)用。 簡(jiǎn)述尋呼機(jī)的使用功能及優(yōu)缺點(diǎn)？答：尋呼機(jī)具有傳遞信息和聯(lián)系溝通的功能，它的優(yōu)點(diǎn)是：（1） 成本低（2） 便于攜帶（3） 能一直處于待機(jī)狀態(tài)（4） 提醒用戶回話（5） 夜間照明（6） 存儲(chǔ)信息（7） 連接答錄機(jī)其缺點(diǎn)是：（1） 無(wú)法回復(fù)尋呼（2） 無(wú)法反饋是否收到信息或是否收到全部信息。在把紙頁(yè)放入裝訂機(jī)之前，先要檢查文件順序和是否缺頁(yè)。（2）當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)與負(fù)責(zé)此項(xiàng)設(shè)備的工作人員報(bào)告。C、 定期休息，減少眼睛疲勞。 怎樣對(duì)有關(guān)健康和安全的隱患進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和處理？答：首先要識(shí)別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，一旦發(fā)現(xiàn)，要立即進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，其內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、安全的級(jí)別、造成隱患的原因或危險(xiǎn)、危害的級(jí)別、由誰(shuí)處理、采取的措施。（3） 因?yàn)橛懈嗟膲烷T需要裝飾，裝飾費(fèi)用昂貴。 最有利于辦公的工作流程是什么？答：辦公室的布局有很多參考標(biāo)準(zhǔn)，但最重要的原則應(yīng)是有利于工作人員的工作，具體有：（1） 工作人員只須走最短的距離，去使用他們需要的設(shè)備。B、 應(yīng)有集中供暖系統(tǒng)。記錄所受傷害的細(xì)節(jié)是非常重要的，因?yàn)槿蘸笫軅艘筚r償時(shí)，這些記錄很有用。1如發(fā)生緊急情況或事故時(shí)應(yīng)采取什么措施？答：如發(fā)生緊急情況或事故時(shí)應(yīng)采取的措施有：（1） 緊急疏散人員，安全警告和布告版應(yīng)貼在所有建筑物的顯著位置，使所有工作人員和來(lái)訪者能看到。（3）庫(kù)存卡應(yīng)包括下列細(xì)節(jié)：A、 庫(kù)存貨物名稱；B、 最高庫(kù)存水平；C、 最低庫(kù)存水平；D、 物品接收和發(fā)放的日期；E、 供應(yīng)商名稱；F、 從供應(yīng)商處收到的數(shù)量及發(fā)票號(hào)；G、 發(fā)放的數(shù)量；H、 物品申請(qǐng)單編號(hào)；I、 庫(kù)存物品曾經(jīng)發(fā)給的部門；J、 保留的余額――定期更新。還可以發(fā)復(fù)印卡以限制部門的使用。為了檢查程序和作必要的修正，單位應(yīng)安排一名辦公室工作檢查員，該檢查員應(yīng)注意：（1） 在進(jìn)行辦公室安全檢查評(píng)估后，從健康和安全方面考慮應(yīng)重新安排辦公室布局；（2） 制定新設(shè)備的程序手冊(cè)，可能會(huì)讓一名工作人員負(fù)責(zé)更新手冊(cè)；（3） 如果安裝了新設(shè)備，或是接到關(guān)于工作程序的投訴，則要對(duì)給工作人員進(jìn)行針對(duì)性的教育培訓(xùn)。思考題及答案：簡(jiǎn)述企業(yè)信息回應(yīng)周期的含義？答：企業(yè)信息回應(yīng)周期是指企業(yè)為了提高工作效率、樹(shù)立企業(yè)良好形象，在一般情況下正常處理某一個(gè)問(wèn)題以及給客戶或查詢者“回應(yīng)”答復(fù)所需要的時(shí)間，如多少天內(nèi)定貨應(yīng)該發(fā)送，處理來(lái)電或客戶投訴的時(shí)間等，確定這些時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)意味著時(shí)間對(duì)滿足最終期限的重要性。另外，訂貨方重要的是要對(duì)照供應(yīng)商發(fā)出的發(fā)票檢查發(fā)貨單，以保證付款額不超出收到的貨物的價(jià)格。使用側(cè)面開(kāi)式柜子時(shí)，如果梯子或凳子沒(méi)有正確放置，爬高可能有危險(xiǎn)（3）紙文件如果保存在潮濕條件下，可能損壞，而且它們也有火災(zāi)的危險(xiǎn)（4）每個(gè)文件只有一份，因此在火災(zāi)破壞了原件的情況下，所有信息都將丟失（5）如果文件存放在錯(cuò)誤的地方，那么將很難找到，除非檢查整個(gè)系統(tǒng)（6）沒(méi)有備份，容易丟失。（1） 文件跟蹤卡的主要內(nèi)容有：A、 文件的借出時(shí)間B、 借出文件的名稱C、 借閱人的姓名及部門D、 文件的歸還日期E、 歸還文件人的簽名（2） 文件跟蹤卡的使用方法如下：A、 跟蹤卡應(yīng)保存在文件柜附近的抽屜或盒子里，便于隨時(shí)取用B、 在卡片上填寫(xiě)文件的詳情，例如文件名、文件發(fā)放單位、文件編號(hào)、文件發(fā)送對(duì)象等C、 在卡片上填寫(xiě)借閱人的詳細(xì)情況，例如姓名、部門、職務(wù)、借出時(shí)間、歸還時(shí)間等D、 將填寫(xiě)好的卡片放在借出文件所在的位置E、 當(dāng)文件歸還時(shí)，由歸還人在卡片上簽名確認(rèn)1信息分類及索引卡片的存儲(chǔ)方法？答：信息分類是指用一種科學(xué)的方法來(lái)組織文獻(xiàn)和文件，（1）信息分類有多種方法，主要有：A、 按字母順序分類B、 按數(shù)字順序分類C、 按地理位置分類D、 按時(shí)間順序分類E、 按主題內(nèi)容分類F、 按原作者分類（3） 信息在進(jìn)行分類后，常用卡片索引的方法進(jìn)行存儲(chǔ)，卡片存儲(chǔ)的方法有：A、 卡片式索引盒，卡片按字母順序歸類，通常用分隔卡片顯示每一個(gè)字母。C、 露邊索引盒，卡片放置在塑料夾中，塑料夾存儲(chǔ)在托盤中，托盤疊放在專門的柜子中，托盤能像抽屜一樣拉出來(lái)。簡(jiǎn)述計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息的方式及其優(yōu)缺點(diǎn)？答：可以使用各種軟件把信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。最后，財(cái)務(wù)部門在付款之前，要檢查核對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、原始訂貨單的復(fù)印件、收貨單、發(fā)貨單，還要核對(duì)已議定的折扣、運(yùn)費(fèi)情況、交貨的實(shí)際數(shù)量、交貨時(shí)是否有損環(huán)的貨物、是否有退貨等，之后才能開(kāi)具發(fā)票，進(jìn)行付款。簡(jiǎn)述跟蹤工作進(jìn)展的方法？答：一般情況下，跟蹤工作進(jìn)展常用的有以下幾種方法：（1）觀察個(gè)人公文架上等待處理的工作數(shù)量；（2）詢問(wèn)工作人員的工作進(jìn)展情況；（3）讓工作人員填寫(xiě)質(zhì)量控制表，根據(jù)質(zhì)量控制表了解工作人員的工作情況（4）如果任務(wù)被分成了幾個(gè)部分進(jìn)行，應(yīng)了解各部分的工作進(jìn)展情況是否符合工作期限要求。例如，在許多單位中，通過(guò)預(yù)定會(huì)議室房間來(lái)開(kāi)會(huì)，這種預(yù)定表格由想要預(yù)定房間開(kāi)會(huì)或演示的行政人員填寫(xiě)。（2） 傳真機(jī)：指定人員使用傳真機(jī)，做登記并保留所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細(xì)節(jié)。（5） 物品申請(qǐng)表包括下列細(xì)節(jié)：申請(qǐng)表編號(hào)、申領(lǐng)部門、物品名稱（項(xiàng)目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準(zhǔn)人簽字、日期。（2） 單位內(nèi)還應(yīng)顯示其它安全須知，如在所有設(shè)備上面或旁邊放置詳細(xì)須知，說(shuō)明如果設(shè)備不正常工作應(yīng)采取的步驟。它必須包括下列有關(guān)受傷人員的信息：（1） 全名（2） 家庭住址（3） 出生日期（4） 在單位中的職位（如果是工作人員）（5） 事故發(fā)生日期和時(shí)間（6） 傷害或事故的細(xì)節(jié)（7） 在事故發(fā)生時(shí)采取的行動(dòng)（8） 受傷或事故的發(fā)生地點(diǎn)（9） 提供的急救處理（如果有）和由誰(shuí)進(jìn)行（10）受傷人員送醫(yī)院了嗎？（11）如果受傷人員送往醫(yī)院——醫(yī)院的名稱和地址（12）事故證人的姓名和職稱（13）報(bào)告事故的人員簽名1采取哪些措施以減少火災(zāi)危險(xiǎn)？答：?jiǎn)挝粸闇p少火災(zāi)危險(xiǎn)可采取的措施主要有：（1） 工作人員不允許在房中吸煙。（3） 辦公室布局應(yīng)注意通風(fēng)，具體有：A、 辦公室應(yīng)有足夠的通風(fēng)系統(tǒng)，例如空調(diào)。（3） 容易接觸到調(diào)節(jié)溫度和亮度的開(kāi)關(guān)。 開(kāi)放式辦公的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)是什么？ 答：開(kāi)放式辦公室是指一個(gè)很大的空間用隔板或書(shū)架分成各個(gè)部分的辦公區(qū)。（見(jiàn)下表） 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表序號(hào)時(shí)間地點(diǎn) 發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題 安全級(jí)別造成隱患的原因或危險(xiǎn)危害級(jí)別由誰(shuí)處理采取的措施保證工作環(huán)境安全的必要性是什么？答：保證工作環(huán)境安全、保衛(wèi)的措施有：（1） 明確用人單位、員工及衛(wèi)生安全代表的基本責(zé)任；（2） 衛(wèi)生安全代表要定期對(duì)工作區(qū)進(jìn)行檢查，認(rèn)真識(shí)別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，填寫(xiě)“風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表”，擬訂具體計(jì)劃并實(shí)施行動(dòng)以糾正隱患；（3） 經(jīng)常強(qiáng)調(diào)工作場(chǎng)所的安全保衛(wèi)要求，加強(qiáng)員工的安全保衛(wèi)意識(shí)。E、 如果移動(dòng)設(shè)備先斷開(kāi)電源。（4） 一般單位保留“故障登記”本，工作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應(yīng)在上面記錄相關(guān)的細(xì)節(jié)。1簡(jiǎn)述郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和服務(wù)？答：郵件收發(fā)專有設(shè)備有：（1） 自動(dòng)郵件開(kāi)啟設(shè)備，即開(kāi)信刀。移動(dòng)電話的特點(diǎn)是：（1） 顯示、存儲(chǔ)、重?fù)堋⒂洉r(shí)（2） 低電量報(bào)警（3） 密碼（4） 免提對(duì)移動(dòng)電話的一般維護(hù)方法是：（1） 保持清潔（2） 避免摔碰（3） 及時(shí)充電。（12） 聲音信息。（10） 信息待用指示器。（8） 如果在發(fā)送過(guò)程中有錯(cuò)誤、失敗或夾紙，會(huì)出現(xiàn)警告消息。注意事項(xiàng)有：（1） 在干燥和通風(fēng)良好的