【文章內(nèi)容簡介】 用系統(tǒng)等。下面詳細(xì)介紹這些系統(tǒng)的功能和特點。? 基于工作流定義引擎的各類流轉(zhuǎn)動態(tài)工作流程管理是指對辦公流程進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃管理。對具有一套固定工作方式的辦公流程，可做相應(yīng)流程規(guī)定。并可對工作流程做統(tǒng)一規(guī)劃，系統(tǒng)管理員或其他具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以對工作流程進(jìn)行添加、刪除和修改工作，以方便對工作流程的控制。這是改造后的辦公自動化平臺的特點之一。工作流的定義可以通過圖形化的界面進(jìn)行管理，可以更加靈活、方便的設(shè)定各種辦公流程，為辦公自動化平臺的各種應(yīng)用提供了強(qiáng)大的可擴(kuò)充性，針對應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)將不再拘泥于某種特定工作流程的代碼編寫，同時也更加利于維護(hù)人員對系統(tǒng)的管理和維護(hù)。我們現(xiàn)行的系統(tǒng)中也有工作流定義的模塊，但由于大部分流程的控制還是通過表單按鈕事件實現(xiàn)，因此并不能做到真正意義上的工作流定義。改造后系統(tǒng)中的工作流定義引擎具有完善的定制機(jī)制，所有的辦公流程均可11 / 22利用引擎中的通用代碼通過定制的方式實現(xiàn)，實現(xiàn)了工作流以及相關(guān)用戶權(quán)限的自由定義?；谶@個工作流定義引擎我們可以定制任意特定的辦公流程，而不會再有重復(fù)開發(fā)的問題。由于在工作流自由定義的基礎(chǔ)上可以實現(xiàn)任意辦公流程的定制，所以下面僅對兩個重要的流程模塊進(jìn)行說明。? 公文流轉(zhuǎn)改造后的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)具有很強(qiáng)的適應(yīng)性和靈活性，如：流程的定義、角色的定義、痕跡保留等，以及對電子檔案的靈活管理。公文流轉(zhuǎn)是公司現(xiàn)行 OA系統(tǒng)中的核心模塊，在改造后的系統(tǒng)中，公文流轉(zhuǎn)的工作流程將由工作流定義引擎完成，在保證原系統(tǒng)所有功能均順利遷移的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)所有流程的靈活設(shè)定。并且，我們將視具體情況添加一些個性化的設(shè)置，并修改現(xiàn)行系統(tǒng)中存在的不合理操作，使改造后的系統(tǒng)更加符合用戶的操作習(xí)慣。收、發(fā)文管理在辦公全過程的電子化管理方面有了進(jìn)一步的改進(jìn)。收文管理可以實現(xiàn)采用掃描儀掃描已經(jīng)簽收的來文形成圖形文件或直接將電子文檔登記；可按預(yù)先定義的流程實現(xiàn)自動傳遞，也可進(jìn)行按照實際的特殊情況，用戶在自己的職能范圍內(nèi)及時干預(yù)和調(diào)整流向；可實現(xiàn)收文運(yùn)轉(zhuǎn)全過程的流程自動跟蹤和監(jiān)控，通過日志來記錄每個環(huán)節(jié)的具體辦理過程；可實現(xiàn)收文的條件查詢、全文檢索，并提供相應(yīng)的統(tǒng)計報表和打印等功能。管理員還可以對文件流程走向、流水號格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置。發(fā)文管理能自動生成主題詞；發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn)可按預(yù)先定義的流程實現(xiàn)自動傳遞，也可進(jìn)行按照實際的特殊情況，用戶在自己的職能范圍內(nèi)及時干預(yù)和調(diào)整流向；具備自動實現(xiàn)提醒和催辦功能；能保留正文修改痕跡和審批人的電子簽名；系統(tǒng)日志能自動記錄公文的運(yùn)轉(zhuǎn)情況和出錯信息；具備發(fā)文的條件查詢和全文檢索功能，并提供統(tǒng)計匯總和發(fā)文打印等輔助功能。管理員還可以對文件流程、流程名稱、流程走向、正文格式、文件字、流水號格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置。12 / 22在公文配置模塊方面也較現(xiàn)行系統(tǒng)有了很大的改進(jìn)，提供了公文常數(shù)設(shè)置、檔案接口設(shè)置和文件形式配置等多種系統(tǒng)參數(shù)。其中所有與收發(fā)文相關(guān)的信息都在公文常數(shù)配置中配置；檔案接口設(shè)置中可以設(shè)置歸檔的去處，并能設(shè)置歸檔到關(guān)系數(shù)據(jù)庫或者是 Notes中的公文歸檔數(shù)據(jù)庫，而且還可以設(shè)置連接數(shù)據(jù)庫的各項屬性；文件形式配置除了可以配置一些常規(guī)的文件配置項目外，還可以配置自動催辦時間間隔、催辦信息。? 格式件流轉(zhuǎn)這是通過工作流定義引擎實現(xiàn)的另一個重要的模塊。作為一個靈活的消息件，包含各種格式件，如：業(yè)務(wù)系統(tǒng)維護(hù)申請批復(fù)單、簽報單、電腦維修單等等。其辦理流程可定制，同時在流程中運(yùn)轉(zhuǎn)的表單也可以定制，并且結(jié)合各級權(quán)限的控制；其擁有流程跳轉(zhuǎn)、配置靈活的所有特性，并具備相當(dāng)?shù)募磿r性，消息觸發(fā)、接收通過我們后面將介紹的辦公小助手即時反應(yīng)在用戶客戶端桌面。具體來說，實現(xiàn)的功能包括：1) 對需要辦理的格式件按格式件類別和批示級別的不同自動進(jìn)行分類流轉(zhuǎn)；2) 管理員或一定級別的人員可定制格式件的流向、自動進(jìn)行時間控制、定制催辦通知的形式；3) 根據(jù)格式件級別分類存入歷史數(shù)據(jù)庫并且實現(xiàn)多種結(jié)構(gòu)、不同方式、分權(quán)限的查詢；4) 格式件辦理完成后自動對辦理記錄進(jìn)行統(tǒng)計保存；查詢統(tǒng)計：具備權(quán)限人員可以按固定條件、模糊組合查詢、全文檢索對信息進(jìn)行查詢，并可以按時間、類型等多種方式進(jìn)行統(tǒng)計。? 報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)單據(jù)報銷是格式件流轉(zhuǎn)中重要的一類流轉(zhuǎn)，這里之所以要單獨(dú)加以說明，是因為在流程上、處理方法上與普通的格式件流轉(zhuǎn)存在著顯著的特點。單據(jù)報銷的全過程目前還是完全手工的方式進(jìn)行處理，中間涉及環(huán)節(jié)繁瑣，經(jīng)常不能及時處理，造成工作效率低下。報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)模塊將有效的改進(jìn)這一問題。由于單據(jù)報銷與其他格式間流轉(zhuǎn)不同，必須提供13 / 22實際的單據(jù)，不能完全通過電子化實現(xiàn)，因此我們在流程上也采用了紙質(zhì)單據(jù)直接提交與電子化流轉(zhuǎn)結(jié)合的方式。具體來說，我們將設(shè)立一個類似“單據(jù)投放箱”的單據(jù)提交場所，員工將單據(jù)直接投放于此，由財務(wù)相關(guān)人員定時收??；另一方面，我們通過工作流定義引擎定制這一特定的格式件流轉(zhuǎn)流程，利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)所有中間環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)，比如各級相關(guān)人員的審批，當(dāng)流程結(jié)束后由財務(wù)人員將報銷所得金額直接轉(zhuǎn)入報銷人員的工資賬戶，同時通過我們的消息平臺發(fā)送一條消息通知當(dāng)事人。這樣既節(jié)省了時間、提高了辦公效率，也盡可能的避免了手工流程中可能產(chǎn)生的一些錯誤。? 移動辦公移動辦公是我們目前提出的辦公自動化改造的趨勢，同時也是現(xiàn)代化辦公的發(fā)展方向。升級后的 Domino Server將支持包括撥號等多種接入方式，讓員工在外地出差、在家中等等沒有公司局域網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中通過電話撥號，或 Inter方式進(jìn)行 Domino數(shù)據(jù)庫的遠(yuǎn)程訪問，進(jìn)行收發(fā)郵件、公文處理等操作，實現(xiàn)移動辦公。? 檔案管理改造后系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)將不僅僅是現(xiàn)行系統(tǒng)中保存公司收、發(fā)文歸檔后形成正式文件的文書檔案庫，在保留原有文書檔案庫的模式和功能的基礎(chǔ)上，負(fù)責(zé)對所有需要?dú)w檔的文件的登錄、組卷、歸檔形成標(biāo)準(zhǔn)的文件檔案。采用 SQL Server 與 Domino6結(jié)合的方式管理檔案數(shù)據(jù)，并且支持Web檔案