【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 圖 4 新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖客戶服務(wù)：現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)表現(xiàn)在能否贏得客戶(消費(fèi)者)，客戶服務(wù)已成為企業(yè)營(yíng)銷的重要任務(wù)。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關(guān)系管理等。主要通過(guò)促銷、良好的售后服務(wù)等方法來(lái)贏得客戶。(2) 票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開銷售發(fā)票和退貨發(fā)票，并對(duì)訂購(gòu)單進(jìn)行相應(yīng)的管理。(3) 結(jié)算部：負(fù)責(zé)各種結(jié)算，并匯總各種結(jié)算單據(jù)，編寫銷售報(bào)表(4) 財(cái)務(wù)部：根據(jù)銷售報(bào)表進(jìn)行銷售分析。(5) 倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)在控制產(chǎn)品成本上占有很大的一塊。嚴(yán)格進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)管理可以有效地降低產(chǎn)品價(jià)格、提高利潤(rùn)。根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)的管理，使得倉(cāng)庫(kù)各管理人員職責(zé)明晰：倉(cāng)庫(kù)管理員：負(fù)責(zé)入庫(kù)管理，庫(kù)存物資保管、養(yǎng)護(hù)，庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、分析，庫(kù)存控制。采購(gòu)員：保證日常庫(kù)存量滿足顧客需求，以及應(yīng)付某些意外情況，及時(shí)補(bǔ)貨，進(jìn)行貨 物入庫(kù)時(shí)的一些處理。發(fā)貨員：根據(jù)發(fā)貨單，進(jìn)行貨物出庫(kù)管理。 新系統(tǒng)的管理功能由于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，相應(yīng)的管理功能也發(fā)生了變化，根據(jù)新的組織結(jié)構(gòu)圖和實(shí)際的要求，我們對(duì)新系統(tǒng)的管理功能做了相應(yīng)的改變，新系統(tǒng)各部門的管理功能如下。1) 倉(cāng)庫(kù)管理 充分利用分布式的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各子企業(yè)的貨物的出庫(kù)、入庫(kù)的統(tǒng)計(jì)，管理貨物的盤點(diǎn)，以形成日出入庫(kù)報(bào)表匯總，提高庫(kù)存的利用率。其次，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商以及所供應(yīng)貨物進(jìn)行統(tǒng) 計(jì)，在倉(cāng)儲(chǔ)部門初步形成供應(yīng)商—企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立企業(yè)與供應(yīng)商的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求和市場(chǎng)的供求，及時(shí)地調(diào)整庫(kù)存和庫(kù)存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)市場(chǎng)的適應(yīng)能力。2) 市場(chǎng)管理通過(guò)市場(chǎng)部的銷售活動(dòng)，將原系統(tǒng)中顧客傳遞單據(jù)的活動(dòng)置于企業(yè)的內(nèi)部，實(shí)行“一票到底”的服務(wù)方式，提高顧客的滿意度，樹立良好的企業(yè)形象。其次，通過(guò)銷售部門的活動(dòng)， 初步建立企業(yè)—顧客的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立企業(yè)和顧客的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，充分了解市場(chǎng)的需求和消費(fèi)者的愛好，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出長(zhǎng)遠(yuǎn)決策提供依據(jù)。3) 報(bào)表分析管理 根據(jù)市場(chǎng)部和倉(cāng)管部提供的報(bào)表和匯總表，對(duì)顧客、供應(yīng)商、貨物、訂單等各種統(tǒng)計(jì)資料，及時(shí)準(zhǔn)確地上報(bào)，以輔助決策；其次根據(jù)市場(chǎng)部、倉(cāng)管部、結(jié)算部的單據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各 類事務(wù)的核查，防止企業(yè)內(nèi)部蛀蟲的出現(xiàn)。根據(jù)上述分析，圖5畫出了新系統(tǒng)的管理功能圖。圖 5 新系統(tǒng)的管理功能圖 新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程由于組織結(jié)構(gòu)的變化和管理功能的調(diào)整，新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了相應(yīng)的變化。圖6給出了新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為：顧客根據(jù)銷售部提供的報(bào)價(jià)單確定是否購(gòu)買產(chǎn)品，如有購(gòu)買意向與銷售部簽訂銷售合同，銷售部根據(jù)銷售合同發(fā)出銷貨通知給票務(wù)部，票務(wù)部查閱庫(kù)存賬，如有貨，開出發(fā)票給結(jié)算部，如庫(kù)存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員。票務(wù)部還要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的退貨通知，開出紅字發(fā)票。結(jié)算部根據(jù)發(fā)票要求顧客付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)，并把發(fā)票的提貨聯(lián)給倉(cāng)管員，倉(cāng)管員查閱庫(kù)存賬，如有貨開出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦理發(fā)貨手續(xù)，如沒有貨則須填寫補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員。另外，倉(cāng)管員還要根據(jù)庫(kù)存情況開出補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員，采購(gòu)員根據(jù)補(bǔ)貨通知單填寫采購(gòu)單給供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，當(dāng)貨到時(shí)，供應(yīng)商給出提貨通知單給采購(gòu)員，采購(gòu)員填寫入庫(kù)單辦理入庫(kù)手續(xù)。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫出庫(kù)單，出庫(kù)單一份給倉(cāng)管員登記入賬，一份給顧客。倉(cāng)管員根據(jù)出貨情況和采購(gòu)情況更新庫(kù)存賬。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部，并編寫銷售報(bào)表給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售報(bào)表編制銷售分析給經(jīng)理，經(jīng)理根據(jù)以前的銷售報(bào)表和銷售分析表編制銷售計(jì)劃，并把計(jì)劃下達(dá)給銷售部。圖 6 新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖 新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖 9所示。圖 7 頂層圖圖 8 第一層的數(shù)據(jù)流程圖圖 9 第二層的數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)流程圖的補(bǔ)充，由于項(xiàng)目較多，這里只寫幾個(gè)范例。1）數(shù)據(jù)項(xiàng)描述數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I0301 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：顧客號(hào) 別名：顧客代碼簡(jiǎn)述：某一顧客的代碼 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：0001～9999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I0302 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：商品代碼 別名：商品編碼 簡(jiǎn)述：某種商品的代碼 類型及寬度：字符型，3 位 取值范圍：001～999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I0303 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：供應(yīng)商 別名：供應(yīng)商代號(hào) 簡(jiǎn)述：某供應(yīng)商代碼 類型及寬度：字符型，6 位 取值范圍：00000 1~999999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I0304 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：銀行賬號(hào) 別名：銀行賬號(hào)簡(jiǎn)述：用于公司與顧客進(jìn)行非現(xiàn)金結(jié)算時(shí)，提供的代表本公司在銀行收支情況的號(hào)碼。 類型及寬度：字符型，18 位取值范圍：454921500000000000~454921510000000000數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I0305 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：采購(gòu)單編號(hào) 別名：采購(gòu)單編碼簡(jiǎn)述：采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)是為采購(gòu)單進(jìn)行的編號(hào) 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：000l~99992) 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS0301 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：報(bào)價(jià)單 簡(jiǎn)述：向顧客提供產(chǎn)品的價(jià)格和相關(guān)信息 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單價(jià) + 產(chǎn)地?cái)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS0302 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：顧客訂貨單 簡(jiǎn)述：顧客所填顧客情況及訂貨要求等信息 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：訂貨單標(biāo)志 + 用戶情況 + 商品情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS0305 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：退款通知單 簡(jiǎn)述：出庫(kù)處理時(shí)由于某種意外情況不能給貨，而填寫的關(guān)于退款的信息。 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：日期 + 用戶情況 + 商品情況 + 銷售情況 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS0308 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：采購(gòu)單 簡(jiǎn)述：所需采購(gòu)商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單位 + 數(shù)量 + 單價(jià) + 金額 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS0310 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：提貨通知單 簡(jiǎn)述：供應(yīng)商向采購(gòu)員發(fā)出的貨物已到的通知數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：供貨日期 + 供貨地點(diǎn) + 商品名稱 + 商品規(guī)格 + 采購(gòu)數(shù)量3) 數(shù)據(jù)流定義數(shù)據(jù)流編號(hào)：D0302 數(shù)據(jù)流名稱：需先付款的訂貨單 簡(jiǎn)述：根據(jù)用戶信用，要求先付款的訂貨單。 數(shù)據(jù)流來(lái)源：訂貨處理數(shù)據(jù)流去向：顧客數(shù)據(jù)流組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價(jià) + 銷售數(shù)量 + 顧客代碼 數(shù)據(jù)流量：約 10 次/日高峰流量：約 15 次/日數(shù)據(jù)流編號(hào)：D0303數(shù)據(jù)流名稱：入庫(kù)單 簡(jiǎn)述：采購(gòu)員把購(gòu)買來(lái)的商品入庫(kù)時(shí)所填寫的單據(jù) 數(shù)據(jù)流來(lái)源：采購(gòu)處理數(shù)據(jù)流去向：入庫(kù)處理數(shù)據(jù)流組成：入庫(kù)單編號(hào) + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價(jià) + 入庫(kù)數(shù)量 + 入庫(kù)日 期數(shù)據(jù)流量：約 10 次/月 高峰流量：約 15 次/月數(shù)據(jù)流編號(hào)：D0304數(shù)據(jù)流名稱：出庫(kù)單 簡(jiǎn)述：發(fā)貨員把商品交給顧客時(shí)所填寫的單據(jù)，表示貨物已從倉(cāng)庫(kù)發(fā)出。 數(shù)據(jù)流來(lái)源：采購(gòu)處理數(shù)據(jù)流去向：出庫(kù)處理數(shù)據(jù)流組成：出庫(kù)單編號(hào) + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價(jià) + 銷售數(shù)