【文章內(nèi)容簡介】 圖 4 新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖客戶服務(wù)：現(xiàn)代企業(yè)的競爭表現(xiàn)在能否贏得客戶(消費者)，客戶服務(wù)已成為企業(yè)營銷的重要任務(wù)。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關(guān)系管理等。主要通過促銷、良好的售后服務(wù)等方法來贏得客戶。(2) 票務(wù)部：主要負責開銷售發(fā)票和退貨發(fā)票，并對訂購單進行相應(yīng)的管理。(3) 結(jié)算部：負責各種結(jié)算，并匯總各種結(jié)算單據(jù)，編寫銷售報表(4) 財務(wù)部：根據(jù)銷售報表進行銷售分析。(5) 倉管部：倉庫在控制產(chǎn)品成本上占有很大的一塊。嚴格進行倉庫管理可以有效地降低產(chǎn)品價格、提高利潤。根據(jù)實際情況加強對倉庫的管理，使得倉庫各管理人員職責明晰：倉庫管理員：負責入庫管理，庫存物資保管、養(yǎng)護，庫存統(tǒng)計、分析，庫存控制。采購員：保證日常庫存量滿足顧客需求，以及應(yīng)付某些意外情況，及時補貨，進行貨 物入庫時的一些處理。發(fā)貨員：根據(jù)發(fā)貨單，進行貨物出庫管理。 新系統(tǒng)的管理功能由于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，相應(yīng)的管理功能也發(fā)生了變化，根據(jù)新的組織結(jié)構(gòu)圖和實際的要求，我們對新系統(tǒng)的管理功能做了相應(yīng)的改變，新系統(tǒng)各部門的管理功能如下。1) 倉庫管理 充分利用分布式的網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對各子企業(yè)的貨物的出庫、入庫的統(tǒng)計，管理貨物的盤點，以形成日出入庫報表匯總，提高庫存的利用率。其次，通過對供應(yīng)商以及所供應(yīng)貨物進行統(tǒng) 計，在倉儲部門初步形成供應(yīng)商—企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)與供應(yīng)商的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求和市場的供求，及時地調(diào)整庫存和庫存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強市場的適應(yīng)能力。2) 市場管理通過市場部的銷售活動，將原系統(tǒng)中顧客傳遞單據(jù)的活動置于企業(yè)的內(nèi)部，實行“一票到底”的服務(wù)方式，提高顧客的滿意度，樹立良好的企業(yè)形象。其次，通過銷售部門的活動， 初步建立企業(yè)—顧客的數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)和顧客的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，充分了解市場的需求和消費者的愛好，為企業(yè)領(lǐng)導者做出長遠決策提供依據(jù)。3) 報表分析管理 根據(jù)市場部和倉管部提供的報表和匯總表，對顧客、供應(yīng)商、貨物、訂單等各種統(tǒng)計資料，及時準確地上報，以輔助決策；其次根據(jù)市場部、倉管部、結(jié)算部的單據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)各 類事務(wù)的核查，防止企業(yè)內(nèi)部蛀蟲的出現(xiàn)。根據(jù)上述分析，圖5畫出了新系統(tǒng)的管理功能圖。圖 5 新系統(tǒng)的管理功能圖 新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程由于組織結(jié)構(gòu)的變化和管理功能的調(diào)整，新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了相應(yīng)的變化。圖6給出了新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為：顧客根據(jù)銷售部提供的報價單確定是否購買產(chǎn)品，如有購買意向與銷售部簽訂銷售合同，銷售部根據(jù)銷售合同發(fā)出銷貨通知給票務(wù)部，票務(wù)部查閱庫存賬，如有貨，開出發(fā)票給結(jié)算部，如庫存不足，發(fā)出補貨通知單給采購員。票務(wù)部還要根據(jù)倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。結(jié)算部根據(jù)發(fā)票要求顧客付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)，并把發(fā)票的提貨聯(lián)給倉管員，倉管員查閱庫存賬，如有貨開出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦理發(fā)貨手續(xù)，如沒有貨則須填寫補貨通知單給采購員。另外，倉管員還要根據(jù)庫存情況開出補貨通知單給采購員，采購員根據(jù)補貨通知單填寫采購單給供應(yīng)商進行采購，當貨到時，供應(yīng)商給出提貨通知單給采購員，采購員填寫入庫單辦理入庫手續(xù)。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫出庫單，出庫單一份給倉管員登記入賬，一份給顧客。倉管員根據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存賬。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財務(wù)部，并編寫銷售報表給財務(wù)部。財務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售報表編制銷售分析給經(jīng)理，經(jīng)理根據(jù)以前的銷售報表和銷售分析表編制銷售計劃，并把計劃下達給銷售部。圖 6 新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖 新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖 9所示。圖 7 頂層圖圖 8 第一層的數(shù)據(jù)流程圖圖 9 第二層的數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)流程圖的補充，由于項目較多，這里只寫幾個范例。1）數(shù)據(jù)項描述數(shù)據(jù)項編號：I0301 數(shù)據(jù)項名稱：顧客號 別名：顧客代碼簡述：某一顧客的代碼 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：0001～9999數(shù)據(jù)項編號：I0302 數(shù)據(jù)項名稱：商品代碼 別名：商品編碼 簡述：某種商品的代碼 類型及寬度：字符型，3 位 取值范圍：001～999數(shù)據(jù)項編號：I0303 數(shù)據(jù)項名稱：供應(yīng)商 別名：供應(yīng)商代號 簡述：某供應(yīng)商代碼 類型及寬度：字符型，6 位 取值范圍：00000 1~999999數(shù)據(jù)項編號：I0304 數(shù)據(jù)項名稱：銀行賬號 別名：銀行賬號簡述：用于公司與顧客進行非現(xiàn)金結(jié)算時，提供的代表本公司在銀行收支情況的號碼。 類型及寬度：字符型，18 位取值范圍：454921500000000000~454921510000000000數(shù)據(jù)項編號：I0305 數(shù)據(jù)項名稱：采購單編號 別名：采購單編碼簡述：采購員進行采購是為采購單進行的編號 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：000l~99992) 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS0301 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：報價單 簡述：向顧客提供產(chǎn)品的價格和相關(guān)信息 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單價 + 產(chǎn)地數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS0302 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：顧客訂貨單 簡述：顧客所填顧客情況及訂貨要求等信息 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：訂貨單標志 + 用戶情況 + 商品情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS0305 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：退款通知單 簡述：出庫處理時由于某種意外情況不能給貨，而填寫的關(guān)于退款的信息。 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：日期 + 用戶情況 + 商品情況 + 銷售情況 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS0308 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：采購單 簡述：所需采購商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單位 + 數(shù)量 + 單價 + 金額 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS0310 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：提貨通知單 簡述：供應(yīng)商向采購員發(fā)出的貨物已到的通知數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：供貨日期 + 供貨地點 + 商品名稱 + 商品規(guī)格 + 采購數(shù)量3) 數(shù)據(jù)流定義數(shù)據(jù)流編號：D0302 數(shù)據(jù)流名稱：需先付款的訂貨單 簡述：根據(jù)用戶信用，要求先付款的訂貨單。 數(shù)據(jù)流來源：訂貨處理數(shù)據(jù)流去向：顧客數(shù)據(jù)流組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 銷售數(shù)量 + 顧客代碼 數(shù)據(jù)流量：約 10 次/日高峰流量：約 15 次/日數(shù)據(jù)流編號：D0303數(shù)據(jù)流名稱：入庫單 簡述：采購員把購買來的商品入庫時所填寫的單據(jù) 數(shù)據(jù)流來源：采購處理數(shù)據(jù)流去向：入庫處理數(shù)據(jù)流組成：入庫單編號 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 入庫數(shù)量 + 入庫日 期數(shù)據(jù)流量：約 10 次/月 高峰流量：約 15 次/月數(shù)據(jù)流編號：D0304數(shù)據(jù)流名稱：出庫單 簡述：發(fā)貨員把商品交給顧客時所填寫的單據(jù)，表示貨物已從倉庫發(fā)出。 數(shù)據(jù)流來源：采購處理數(shù)據(jù)流去向：出庫處理數(shù)據(jù)流組成：出庫單編號 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 銷售數(shù)