【文章內容簡介】 圖 4 新系統(tǒng)的組織結構圖客戶服務：現(xiàn)代企業(yè)的競爭表現(xiàn)在能否贏得客戶(消費者)，客戶服務已成為企業(yè)營銷的重要任務。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關系管理等。主要通過促銷、良好的售后服務等方法來贏得客戶。(2) 票務部：主要負責開銷售發(fā)票和退貨發(fā)票，并對訂購單進行相應的管理。(3) 結算部：負責各種結算，并匯總各種結算單據，編寫銷售報表(4) 財務部：根據銷售報表進行銷售分析。(5) 倉管部：倉庫在控制產品成本上占有很大的一塊。嚴格進行倉庫管理可以有效地降低產品價格、提高利潤。根據實際情況加強對倉庫的管理，使得倉庫各管理人員職責明晰：倉庫管理員：負責入庫管理，庫存物資保管、養(yǎng)護，庫存統(tǒng)計、分析，庫存控制。采購員：保證日常庫存量滿足顧客需求，以及應付某些意外情況，及時補貨，進行貨 物入庫時的一些處理。發(fā)貨員：根據發(fā)貨單，進行貨物出庫管理。 新系統(tǒng)的管理功能由于組織結構的調整，相應的管理功能也發(fā)生了變化，根據新的組織結構圖和實際的要求，我們對新系統(tǒng)的管理功能做了相應的改變，新系統(tǒng)各部門的管理功能如下。1) 倉庫管理 充分利用分布式的網絡，實現(xiàn)對各子企業(yè)的貨物的出庫、入庫的統(tǒng)計，管理貨物的盤點，以形成日出入庫報表匯總，提高庫存的利用率。其次，通過對供應商以及所供應貨物進行統(tǒng) 計，在倉儲部門初步形成供應商—企業(yè)的數(shù)據庫，建立企業(yè)與供應商的信息聯(lián)系和數(shù)據聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求和市場的供求，及時地調整庫存和庫存的產品結構，增強市場的適應能力。2) 市場管理通過市場部的銷售活動，將原系統(tǒng)中顧客傳遞單據的活動置于企業(yè)的內部，實行“一票到底”的服務方式，提高顧客的滿意度，樹立良好的企業(yè)形象。其次，通過銷售部門的活動， 初步建立企業(yè)—顧客的數(shù)據庫，建立企業(yè)和顧客的信息聯(lián)系和數(shù)據聯(lián)系，充分了解市場的需求和消費者的愛好，為企業(yè)領導者做出長遠決策提供依據。3) 報表分析管理 根據市場部和倉管部提供的報表和匯總表，對顧客、供應商、貨物、訂單等各種統(tǒng)計資料，及時準確地上報，以輔助決策；其次根據市場部、倉管部、結算部的單據，實現(xiàn)企業(yè)各 類事務的核查，防止企業(yè)內部蛀蟲的出現(xiàn)。根據上述分析，圖5畫出了新系統(tǒng)的管理功能圖。圖 5 新系統(tǒng)的管理功能圖 新系統(tǒng)的業(yè)務流程由于組織結構的變化和管理功能的調整，新系統(tǒng)的業(yè)務流程也發(fā)生了相應的變化。圖6給出了新系統(tǒng)的業(yè)務流程圖。新系統(tǒng)的業(yè)務流程為：顧客根據銷售部提供的報價單確定是否購買產品，如有購買意向與銷售部簽訂銷售合同，銷售部根據銷售合同發(fā)出銷貨通知給票務部，票務部查閱庫存賬，如有貨，開出發(fā)票給結算部，如庫存不足，發(fā)出補貨通知單給采購員。票務部還要根據倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。結算部根據發(fā)票要求顧客付款，并辦理結算手續(xù)。付款后，結算人員蓋上印章，表明已辦理結算手續(xù)，并把發(fā)票的提貨聯(lián)給倉管員，倉管員查閱庫存賬，如有貨開出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦理發(fā)貨手續(xù)，如沒有貨則須填寫補貨通知單給采購員。另外，倉管員還要根據庫存情況開出補貨通知單給采購員，采購員根據補貨通知單填寫采購單給供應商進行采購，當貨到時，供應商給出提貨通知單給采購員，采購員填寫入庫單辦理入庫手續(xù)。發(fā)貨員根據發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫出庫單，出庫單一份給倉管員登記入賬，一份給顧客。倉管員根據出貨情況和采購情況更新庫存賬。結算人員將每天的結算單據及現(xiàn)金交給財務部，并編寫銷售報表給財務部。財務部根據單據、發(fā)票和銷售報表編制銷售分析給經理，經理根據以前的銷售報表和銷售分析表編制銷售計劃，并把計劃下達給銷售部。圖 6 新系統(tǒng)的業(yè)務流程圖 新系統(tǒng)的數(shù)據流程圖根據分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據流程圖，如圖 9所示。圖 7 頂層圖圖 8 第一層的數(shù)據流程圖圖 9 第二層的數(shù)據流程圖 數(shù)據字典數(shù)據字典是數(shù)據流程圖的補充，由于項目較多，這里只寫幾個范例。1）數(shù)據項描述數(shù)據項編號：I0301 數(shù)據項名稱：顧客號 別名：顧客代碼簡述：某一顧客的代碼 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：0001～9999數(shù)據項編號：I0302 數(shù)據項名稱：商品代碼 別名：商品編碼 簡述：某種商品的代碼 類型及寬度：字符型，3 位 取值范圍：001～999數(shù)據項編號：I0303 數(shù)據項名稱：供應商 別名：供應商代號 簡述：某供應商代碼 類型及寬度：字符型，6 位 取值范圍：00000 1~999999數(shù)據項編號：I0304 數(shù)據項名稱：銀行賬號 別名：銀行賬號簡述：用于公司與顧客進行非現(xiàn)金結算時，提供的代表本公司在銀行收支情況的號碼。 類型及寬度：字符型，18 位取值范圍：454921500000000000~454921510000000000數(shù)據項編號：I0305 數(shù)據項名稱：采購單編號 別名：采購單編碼簡述：采購員進行采購是為采購單進行的編號 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：000l~99992) 數(shù)據結構定義數(shù)據結構編號：DS0301 數(shù)據結構名稱：報價單 簡述：向顧客提供產品的價格和相關信息 數(shù)據結構組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單價 + 產地數(shù)據結構編號：DS0302 數(shù)據結構名稱：顧客訂貨單 簡述：顧客所填顧客情況及訂貨要求等信息 數(shù)據結構組成：訂貨單標志 + 用戶情況 + 商品情況數(shù)據結構編號：DS0305 數(shù)據結構名稱：退款通知單 簡述：出庫處理時由于某種意外情況不能給貨，而填寫的關于退款的信息。 數(shù)據結構組成：日期 + 用戶情況 + 商品情況 + 銷售情況 + 備注數(shù)據結構編號：DS0308 數(shù)據結構名稱：采購單 簡述：所需采購商品及相關信息數(shù)據結構組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單位 + 數(shù)量 + 單價 + 金額 + 備注數(shù)據結構編號：DS0310 數(shù)據結構名稱：提貨通知單 簡述：供應商向采購員發(fā)出的貨物已到的通知數(shù)據結構組成：供貨日期 + 供貨地點 + 商品名稱 + 商品規(guī)格 + 采購數(shù)量3) 數(shù)據流定義數(shù)據流編號：D0302 數(shù)據流名稱：需先付款的訂貨單 簡述：根據用戶信用，要求先付款的訂貨單。 數(shù)據流來源：訂貨處理數(shù)據流去向：顧客數(shù)據流組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 銷售數(shù)量 + 顧客代碼 數(shù)據流量：約 10 次/日高峰流量：約 15 次/日數(shù)據流編號：D0303數(shù)據流名稱：入庫單 簡述：采購員把購買來的商品入庫時所填寫的單據 數(shù)據流來源：采購處理數(shù)據流去向：入庫處理數(shù)據流組成：入庫單編號 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 入庫數(shù)量 + 入庫日 期數(shù)據流量：約 10 次/月 高峰流量：約 15 次/月數(shù)據流編號：D0304數(shù)據流名稱：出庫單 簡述：發(fā)貨員把商品交給顧客時所填寫的單據，表示貨物已從倉庫發(fā)出。 數(shù)據流來源：采購處理數(shù)據流去向：出庫處理數(shù)據流組成：出庫單編號 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 銷售數(shù)