【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 理因特網(wǎng)的使用。 (4)電話、移動(dòng)電話：控制打私人電話和國(guó)內(nèi)國(guó)際長(zhǎng)途電話；按規(guī)定使用移動(dòng)電話。 9．用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級(jí) A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。 B類：重要而不緊急的，應(yīng)接著處理。 C類：緊急而不重要的，有時(shí)間才做。 D類：不重要又不緊急的，可以不做。 10．有效利用時(shí)間的方法 (1)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。 (2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。 (3)分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，科學(xué)有序地完成工作任務(wù)。 (4)巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率。 (5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。 (6)安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益。 (7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦周期安排工作。 (8)秘書要記好工作日記并認(rèn)真分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度。 11．日常辦公事務(wù)的協(xié)調(diào) (1)內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂工作。 (2)用車預(yù)訂工作。 (3)協(xié)助同事印制名片。 (4)協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用水。 (5)協(xié)助組織入口處的出勤登記打卡工作。 (6)按組織要求，保證接待崗位上班時(shí)間都要有人。 12．掌握好協(xié)調(diào)工作的基本原則 協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要、緊急、難度大、不方便的工作或事情，通過協(xié)調(diào)力求安排好次要、非緊急、難度小或較方便的工作或事情。秘書資格五級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(七)來源：考試大【考試大：助你考試通關(guān),掌握未來】2009年7月9日模擬考場(chǎng)視頻課程常用事務(wù)文書的擬寫 鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示 一、鑒定要點(diǎn) 了解公文的概念，公文制發(fā)的程序；掌握傳真、備忘錄、通知、邀請(qǐng)信、感謝信、賀信 及請(qǐng)柬的擬寫方法。 二、重點(diǎn)提示 1．公務(wù)文書的概念 公務(wù)文書，以下簡(jiǎn)稱公文，有時(shí)又稱文書、文件。 (1)公文的制發(fā)者必須是法定的機(jī)關(guān)、組織及其負(fù)責(zé)人。 (2)公文必須是在管理過程中形成并使用的。 (3)公文必須是按照統(tǒng)一的體式(格式)、經(jīng)過一定的處理程序制成的信息載體。 (4)公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)和組織依法行政和開展公務(wù)活動(dòng)的一種重要工具。 2．公文的制發(fā)程序 (1)擬稿：把領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)的發(fā)文意圖條理化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。 (2)審核：由秘書部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽 發(fā)做好準(zhǔn)備。 (3)簽發(fā)：由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽寫發(fā)文具體意見，對(duì)文稿的內(nèi)容和行政效力負(fù)責(zé)。 (4)復(fù)核：公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點(diǎn)是看審核、簽發(fā)手續(xù)是否完 備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 (5)注發(fā)：為待發(fā)文件注冊(cè)，編注發(fā)文字號(hào)。 (6)繕印：根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)》繕寫或打印已簽發(fā)的文稿，并由文秘人 員負(fù)責(zé)校對(duì)。 (7)用?。河擅貢块T對(duì)已繕印好的公文蓋印或現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。 (8)發(fā)文登記：由秘書部門將待發(fā)公文登記造冊(cè)，以備存查。 (9)分發(fā)：由秘書部門把用印并登記的公文通過適當(dāng)方式傳遞給收文單位。 3．傳真 (1)傳真的概念。 (2)傳真的特點(diǎn)：真實(shí)、便捷、可靠。 (3)傳真的寫法：傳真首頁(yè)的首部寫明收件人姓名、單位，抄送人姓名、傳真號(hào)，發(fā)件 人的姓名、發(fā)件日期、總頁(yè)數(shù)、傳真號(hào)、電話、主題及回復(fù)要求選項(xiàng)等。 4．備忘錄 (1)備忘錄的概念：備忘錄是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人經(jīng)常使用的，隨 時(shí)記載、幫助記憶的文書。 (2)備忘錄的特點(diǎn)：形式靈活多樣，寫法不拘一格。備忘錄中不需要簽名或表示敬意的 結(jié)束語(yǔ)。 5．事項(xiàng)通知 (1)事項(xiàng)通知可以上行、平行、下行，其目的主要是為了讓對(duì)方了解某件事情或某些情 況，一般不要求執(zhí)行或辦理。 (2)事項(xiàng)通知的適用范圍：當(dāng)發(fā)文單位需要向有關(guān)方面知照某一事項(xiàng)或交流某些信息 時(shí)，可使用這種通知。 6．會(huì)議通知 (1)適用范圍：當(dāng)需要向有關(guān)人員或單位知照某一會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議要求時(shí)，可 使用這種通知。會(huì)議通知在寫法上比較靈活、自由。 (2)會(huì)議通知的寫作：寫好會(huì)議通知的關(guān)鍵，是要把與會(huì)議有關(guān)的事項(xiàng)一次性地交代清 楚，這樣既可避免一次又一次地發(fā)補(bǔ)充通知，又免得與會(huì)人員反復(fù)詢問。會(huì)議通知應(yīng)開門見 山，直述其事，把會(huì)議通知的有關(guān)要素寫清楚。 7．邀請(qǐng)信 (1)邀請(qǐng)信的概念：邀請(qǐng)信是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體舉辦重要活動(dòng)，召開重 要大會(huì)，邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位和有關(guān)人士參加所用的信函。邀請(qǐng)信與請(qǐng)柬有相似之處， 但使用范圍比請(qǐng)柬更廣泛，信息容量更大，一些重大的商業(yè)活動(dòng)經(jīng)常以邀請(qǐng)信形式邀請(qǐng)社會(huì) 各界人士參加。 (2)邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)：邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。 8．感謝信 (1)感謝信的概念：感謝信是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人，對(duì)幫助、支持自己 工作的單位或個(gè)人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本人或受助一方的代表，寫 信的目的在于表示不忘對(duì)方的關(guān)愛和幫助，肯定對(duì)方的事跡和風(fēng)格，表達(dá)自己的感激和謝意。 (2)感謝信的特點(diǎn)：第一個(gè)特點(diǎn)是真實(shí)性，主要體現(xiàn)在兩方面，一是感謝的對(duì)象要真 實(shí)，二是敘述的事情要真實(shí)；感謝信的第二個(gè)特點(diǎn)是感召性。 (3)感謝信的結(jié)構(gòu)：感謝信的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。 9．賀信(電) (1)賀信(電)的概念：賀信(電)是表示祝賀、贊頌的函電，一般用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、企 事業(yè)單位或個(gè)人對(duì)取得巨大成績(jī)、做出卓越貢獻(xiàn)的集體或個(gè)人表示祝賀，或者對(duì)國(guó)際、國(guó)內(nèi) 發(fā)生的重大喜事，對(duì)一些重要會(huì)議、節(jié)日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信(電)的篇幅一般比 較簡(jiǎn)短，感情充沛，文字明快。 (2)賀信(電)的特點(diǎn)：祝賀性、信電性。 (3)賀信(電)的結(jié)構(gòu)：賀信(電)的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。 10．請(qǐng)柬 請(qǐng)柬也稱請(qǐng)?zhí)?。它是各?jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員參加某項(xiàng)活 動(dòng)而專門制發(fā)的信柬。請(qǐng)柬的使用范圍十分廣泛，雖屬書信類，但比起一般的信函更具莊重 性的特點(diǎn)。所以，一般只有遇到較大的事情或莊重的場(chǎng)合才使用請(qǐng)柬，而不用一般的信函， 以示對(duì)被邀請(qǐng)者的尊重。請(qǐng)柬有時(shí)也用作入場(chǎng)和報(bào)到的憑證。 秘書資格五級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(八)來源：考試大【關(guān)注考試大,就是關(guān)注自己的未來】2009年7月9日模擬考場(chǎng)視頻課程會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示 一、鑒定要點(diǎn) 掌握發(fā)送會(huì)議通知的方法及注意事項(xiàng)，能夠擬寫帶回執(zhí)的會(huì)議通知；掌握各種會(huì)議證件的制發(fā)和會(huì)議文件資料的發(fā)放；了解與會(huì)人員的接站、報(bào)到、簽到工作的基本內(nèi)容和程序；做好會(huì)議的善后工作，包括安排與會(huì)人員返程、會(huì)議文件資料的清退及會(huì)議室的整理。掌握會(huì)見與會(huì)談、開放參觀準(zhǔn)備工作的內(nèi)容及活動(dòng)的基本程序；商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。 熟悉會(huì)議構(gòu)成的要素；會(huì)議的種類與作用；內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂方法。 二、重點(diǎn)提示 1．發(fā)送會(huì)議通知 (1)發(fā)送形式：正式通知，非正式通知。 (2)發(fā)送內(nèi)容 1)預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況。 2)需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知中可加入明信片。 3)會(huì)議中使用的有關(guān)票據(jù)。 4)附說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，標(biāo)明交通工具及線路。 (3)發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng) 1)明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象。 2)落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。 3)對(duì)書面會(huì)議通知的地址、郵編要填寫正確。 2．會(huì)議通知 (1)會(huì)議通知的主要內(nèi)容：被通知部門、人員、職務(wù)、通知事由、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席對(duì)象或范圍、會(huì)議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。 (2)按正確格式擬寫會(huì)議通知及會(huì)議回執(zhí)。 3．會(huì)議的各種準(zhǔn)備工作 (1)制作姓名卡片、會(huì)議證件的方法 1)內(nèi)容設(shè)計(jì)上有會(huì)議名稱、與會(huì)者姓名、稱呼、身份、組織名稱。 2)重要的大型會(huì)議要貼本人照片，并加蓋印章。 (2)會(huì)議文件資料發(fā)放的基本方法 1)按照與會(huì)者名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋。 2)分發(fā)重要文件要編號(hào)、登記，保密文件要注明密級(jí)。 3)征求意見稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。 4)適時(shí)適量。 5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會(huì)者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。 (3)會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備 1)準(zhǔn)備會(huì)議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。 2)會(huì)議用品和設(shè)備的類型分為必備用品和特殊用品。 (4)預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室的方法 1)要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會(huì)期后，應(yīng)盡早預(yù)訂。 2)在使用的前一天，一定要再次落實(shí)。 3)會(huì)議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。 4)留有足夠的自由使用空間，會(huì)議之間的間隔不宜太緊。 5)事先查看會(huì)議議程，了解會(huì)議是否需要音像輔助設(shè)備，并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。 (5)接站報(bào)到工作的主要步驟 1)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會(huì)者到達(dá)的時(shí)間和聯(lián)系方式。 2)備有足夠的車輛和接待人員。 3)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“公司接待處”的字樣；并設(shè)立引導(dǎo)牌或標(biāo)識(shí)牌，表明報(bào)到的具體位置。 4)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報(bào)到人員。 (6)會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作 1)小型會(huì)議可由秘書逐一進(jìn)行簽到。 2)大型會(huì)議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。 3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具，必要時(shí)準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。 4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會(huì)者入場(chǎng)。 4．會(huì)議的善后工作 (1)安排與會(huì)人員返程工作 1)提前做好與會(huì)者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作。 2)幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備。 (2)會(huì)議文件資料清退的方法 1)小型內(nèi)部會(huì)議可在會(huì)議結(jié)束時(shí)請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會(huì)議室門口收集。 2)大中型會(huì)議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會(huì)者個(gè)人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收集目錄，限時(shí)交退。 (3)整理會(huì)議室：將會(huì)議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。 5．會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作 (1)收集對(duì)方的相關(guān)資料。 (2)通知主方參加會(huì)見與會(huì)談的人員。 (3)了解會(huì)見與會(huì)談的時(shí)間和地點(diǎn)。 (4)通知對(duì)方。 (5)場(chǎng)所的布置及座位安排：會(huì)見的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則，座位通常排成扇形或半圓形；會(huì)談的座次安排一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)或進(jìn)門后的左側(cè)，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排；多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。秘書資格五級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(九)來源：考試大【關(guān)注考試大,就是關(guān)注自己的未來】2009年7月9日模擬考場(chǎng)視頻課程信息與檔案 鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示 一、鑒定要點(diǎn) 能夠分辨信息的種類，準(zhǔn)確地收集信息；能夠使用歸檔工具，立卷歸檔。 二、重點(diǎn)提示 1．閱讀篩選信息資料的方法 (1)留意標(biāo)題。 (2)剪裁、復(fù)印。 (3)摘記。 (4)標(biāo)記說明。 2．分辨信息種類 (1)按信息源的性質(zhì)劃分，信息可分為自然信息和社會(huì)信息。 考試大－全國(guó)最大教育類網(wǎng)站(．Examda。)(2)按信息的表現(xiàn)形式劃分，信息可分為語(yǔ)言信息、文字信息、聲像信息、計(jì)算機(jī)語(yǔ)言信息和縮微信息。 本文來源:考試大網(wǎng)(3)按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分，信息可分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。 (4)按信息來源方向劃分，信息可分為橫向信息和縱向信息。橫向信息來自平行單位，縱向信息來自系統(tǒng)單位。 (5)按信息穩(wěn)定狀態(tài)劃分，信息可分為靜態(tài)信息(如資源、統(tǒng)計(jì)資料)、動(dòng)態(tài)信息(如市場(chǎng)信息)。 (6)按信息在秘書工作中的作用劃分，信息可分為預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息。 3．收集信息的方法 (1)觀察法是收集、獲取信息的最基本方法，指人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物，獲取信息。 (2)問卷法是由收集者向被收集對(duì)象提供問卷并請(qǐng)其對(duì)問卷中的問題作答而收集信息的方法。 (3)閱讀法是通過閱讀書刊、雜志等，從中獲取信息。 (4)詢問法是指信息收集者通過提問請(qǐng)對(duì)方作答來獲取信息。 (5)網(wǎng)絡(luò)法：網(wǎng)絡(luò)主要指以因特網(wǎng)為核心的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，它是以資源共享為目的，使用統(tǒng)一的協(xié)議，通過數(shù)據(jù)通信信道將眾多計(jì)算機(jī)互聯(lián)而成的系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)所提供的信息服務(wù)有電子郵件服務(wù)、遠(yuǎn)程登錄服務(wù)、文件傳送服務(wù)、信息查詢服務(wù)、信息研討和公布服務(wù)等。 (6)量表法是運(yùn)用測(cè)量表來收集信息的方法。 (7)交換法就是將自己擁有的信息材料與其他單位的信息材料進(jìn)行交換的方法。 4．信息的特征 客觀性、共享性、開發(fā)性、傳遞性、時(shí)效性、存儲(chǔ)性、可塑性、無限性。 5．秘書收集信息的范圍 6．秘書收集信息的渠道 7．立卷歸檔 (1)立卷歸檔文件范圍。 (2)確定歸檔時(shí)間。 (3)歸檔份數(shù)。 (4)履行歸檔手續(xù)。 8．檔案裝訂步驟 (1)整理歸檔文件。 (2)修整歸檔文件。 (3)裝訂歸檔文件。五級(jí)秘書資格考試之鍵盤功能鍵使用大全來源：考試大【考試大：我的學(xué)習(xí)樂園,我的考試專家】2011年5月2日模擬考場(chǎng)視頻課程　　在鍵盤的上方，有一排鍵，依次為F1—F12，我們稱之為“功能鍵”。這些功能鍵，在不同的應(yīng)用程序中，其功能各不相同，甚至可以自定義。筆者通過查閱有關(guān)資料，將這些功能鍵（有時(shí)需要與控制鍵Ctrl、Shift、Alt組合使用）在WORD XP中的組合方式及其功能進(jìn)行了整理歸納，供感興趣的朋友參考。 　　一、幾點(diǎn)說明：　　以下使用功能，筆者均在WORD XP下進(jìn)行了反復(fù)測(cè)試?！　?duì)于WORD2000的用戶來說，下列絕大部分功能可以使用