【文章內(nèi)容簡介】 接和該客戶原先帳戶中的未清發(fā)票對清，或者在發(fā)生貸方余額時，納入付款流程。同時自動沖銷先前的預(yù)提憑證。 由于返利和貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證（以雙方的返利協(xié)議結(jié)算報告作為原始憑證），在我國的實(shí)施中可能會面臨一些麻煩，因此企業(yè)有時候會用票面返利的形式處理，所謂票面返利是指返利不記錄在表內(nèi)科目里，而是在表外 另行記錄。返利的金額被用于扣減今后銷售定單的價格而不是直接對清發(fā)票或者付款。但是這樣的處理往往在系統(tǒng)配置上較為麻煩，對于今后的分析也不夠清晰。 收入的確認(rèn) 從上文的介紹，我們會發(fā)現(xiàn)一個問題： ERP 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是在開票時確認(rèn)銷售收入，而在交貨時結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。系統(tǒng)本身是不保證收入和成本配比的，這主要是因?yàn)閮烧吒饔兄С值脑紤{證（發(fā)票和出庫單）。對于這個問題我們認(rèn)為：除非是行業(yè)特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要應(yīng)當(dāng)從流程的角度通過控制開票和交貨的時機(jī)來解決，比較理想的狀態(tài)是開票直接指向交貨，交貨后即時開票或者定 期（每天或至少月底）開票。我國的增值稅法也要求企業(yè)在銷售交貨之后應(yīng)當(dāng)及時開具增值稅專用發(fā)票。 但是，在有些情況下企業(yè)由于種種原因無法實(shí)現(xiàn)這種流程上的匹配，就需要一些別的功能和手段來實(shí)現(xiàn)這種匹配： 1在期末執(zhí)行收入確認(rèn)程序調(diào)整收入。當(dāng)使用這種方法時，開票時，系統(tǒng)不直接確認(rèn)銷售收入，而是計(jì)入遞延收入科目：借：應(yīng)收帳款 客戶明細(xì) 貸：遞延收入 貸：應(yīng)交稅金 增值稅 銷項(xiàng)（如果是服務(wù)業(yè)，則沒有稅金行）。當(dāng)期末執(zhí)行收入確認(rèn)程序時，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則確定當(dāng)期應(yīng)確認(rèn)的收入，做分錄如下：借：遞延收入 貸：主營業(yè)務(wù)收 入 。具體的規(guī)則可以是根據(jù)實(shí)際交貨或確認(rèn)的服務(wù)，也可以是根據(jù)期間分配收入（如長期合同的收入）。 2類似的處理是在交貨時不結(jié)轉(zhuǎn)成本，而是先計(jì)入遞延成本，當(dāng)實(shí)際開票時將遞延成本確認(rèn)為產(chǎn)品銷售成本。 3對于客戶項(xiàng)目來說，收入和成本是通過項(xiàng)目定期的結(jié)果分析計(jì)算出來的，而不是開票以及成本的原始憑證決定的，兩者之間的差額通過調(diào)整預(yù)提和存貨等科目實(shí)現(xiàn)。關(guān)于項(xiàng)目管理和結(jié)果分析我們將在項(xiàng)目管理的相關(guān)章節(jié)中介紹。 其他還有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客戶虛擬庫，但是這些方法一方面會增加操作的步驟和復(fù)雜程度，另一方面也 曲解了業(yè)務(wù)本身，變成了為了會計(jì)處理而改變業(yè)務(wù)流程，有點(diǎn)得不償失。 最后，仍然想重申的是：除非真正源自行業(yè)的特殊性，否則應(yīng)盡量考慮從流程的角度解決這個問題。畢竟實(shí)施 ERP 的目的之一是簡潔流暢清晰的企業(yè)運(yùn)作，舍棄一些模糊混亂帶來的“好處”是值得的。 銷售發(fā)貨 銷售定單的交貨是銷售定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于開票環(huán)節(jié)。在 ERP 中交貨是一個多步驟的過程，包括交貨單（交貨申請），揀配，包裝，裝載，裝運(yùn)和發(fā)貨過帳等步驟。其中大多數(shù)步驟屬于物流管理的范疇，好的 ERP 軟件提供了整個交貨過程的全程監(jiān)控，包括交貨期管理，自動 確定裝運(yùn)點(diǎn)等等功能。 從財務(wù)會計(jì)的角度集成出現(xiàn)在發(fā)貨過帳這個步驟，此時系統(tǒng)通過庫存管理模塊的自動記帳功能，生成了會計(jì)分錄，更新了總帳。一般我們配置自動記帳功能時，讓系統(tǒng)生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售成本 貸：存貨。存貨的計(jì)價既可以是標(biāo)準(zhǔn)成本，也可以是移動平均價或個別認(rèn)定的批次成本。但是對于制造型企業(yè)來說，由于實(shí)際成本必須在月末才能得到，而發(fā)貨是實(shí)時的，所以此時一般應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)成本，到月末再根據(jù)實(shí)際成本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。 圖二中“銷售發(fā)貨”標(biāo)簽指向的箭頭就代表了這種集成。同時可以發(fā)現(xiàn)銷售發(fā)貨本身是銷售模塊和 庫存管理模塊的一個集成點(diǎn)，它是由倉儲部門完成的，實(shí)現(xiàn)的又是銷售業(yè)務(wù)的一個步驟。 采購收貨 采購定單的收貨是采購定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于發(fā)票校驗(yàn)。和銷售發(fā)貨類似，采購收貨本身是采購和儲運(yùn)部門的共同職責(zé)，同時系統(tǒng)通過自動記帳功能，生成會計(jì)憑證。一般手工或簡單會計(jì)軟件的記帳，要求收貨要等到收到發(fā)票以后再入帳，如果月末發(fā)票未到就暫估入帳。這樣做是為了方便會計(jì)工作，但是一方面這樣容易造成庫存帳實(shí)不符，另一方面雖然平時的工作簡化了，但是卻增加了期末的核對工作。 ERP 系統(tǒng)是一個實(shí)時的系統(tǒng)，同時又講究帳實(shí)相符和集成。 因此它采取了收貨和發(fā)票校驗(yàn)兩個業(yè)務(wù)都記帳，兩者通過商品采購（或稱為“貨或發(fā)票未到”）科目對清，同時還能完成三單匹配（指采購定單，收貨和發(fā)票校驗(yàn)）的內(nèi)部控制機(jī)制。關(guān)于采購收貨的系統(tǒng)自動帳務(wù)處理我們在下一小節(jié)發(fā)票校驗(yàn)中一起介紹。 發(fā)票校驗(yàn) 發(fā)票校驗(yàn)功能充分顯示了 ERP 系統(tǒng)的高度集成性，圖 2 中是以“發(fā)票校驗(yàn)”標(biāo)簽指向的箭頭表示的。該功能從采購模塊的采購定單和收貨中獲取信息。當(dāng)發(fā)票校驗(yàn)完畢并過帳時，數(shù)據(jù)被自動傳入財務(wù)會計(jì)模塊。在發(fā)票校驗(yàn)時很重要的一點(diǎn)是參照采購定單和收貨單，這樣系統(tǒng)可以自動檢查發(fā)票的內(nèi)容，單價并計(jì)算 準(zhǔn)確性。當(dāng)發(fā)票過帳時，系統(tǒng)會在供應(yīng)商的帳戶上創(chuàng)建一條未清項(xiàng)，它會在財務(wù)會計(jì)的付款業(yè)務(wù)中被結(jié)清。在配置系統(tǒng)時我們還可以規(guī)定每個系統(tǒng)操作者能夠處理的最大發(fā)票金額。 輸入發(fā)票 輸入發(fā)票時可以有三種選擇： 1參照采購定單。此時我們只需要輸入采購定單號。系統(tǒng)會自動建議發(fā)票的數(shù)量，金額，稅率和付款條款（指到期日和現(xiàn)金折扣比率）。因?yàn)閷?shí)際收到的發(fā)票可能和這些缺省值有差異，所以缺省值是可以更改的。當(dāng)我們輸入發(fā)票時系統(tǒng)會通知我們這些差異。我們可以設(shè)置對于單條發(fā)票行的差異的容差。如果差異小于容差，它們將被系統(tǒng)接受。如果它們 大于容差，我們將收到系統(tǒng)的警告信息，通知我們檢查該發(fā)票，但是仍然可以過帳。如果容差的上限被超出了，這張發(fā)票仍可過帳，但是對它的付款將被凍結(jié)。只有當(dāng)財務(wù)會計(jì)通過另外一個操作釋放這張發(fā)票后，這張被凍結(jié)的發(fā)票才可以被結(jié)算。當(dāng)我們過帳發(fā)票時，系統(tǒng)將自動生成會計(jì)憑證。 2參照采購收貨單。此時應(yīng)付帳款會計(jì)輸入收貨單號，系統(tǒng)查找并建議相應(yīng)的數(shù)據(jù)。每筆收貨單都將被這樣結(jié)算。當(dāng)然我們也可以輸入采購定單號，系統(tǒng)會幫助查找此采購定單相關(guān)的收貨單。 3不做參照。最后也可以不參照任何憑證輸入發(fā)票，這時可以手工輸入發(fā)票項(xiàng)，分別 計(jì)入總帳，存貨或固定資產(chǎn)。 財務(wù)會計(jì)過帳 采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)完成后都會在系統(tǒng)中自動生成會計(jì)憑證，科目可以在系統(tǒng)配置時預(yù)先設(shè)定。自動記帳的科目和金額的處理受到存貨計(jì)價方法和收貨與收發(fā)票的先后次序等因素影響。具體規(guī)則如下： ? ERP 系統(tǒng)有兩種典型的存貨計(jì)價方法：標(biāo)準(zhǔn)成本和移動平均價。 ? 如果發(fā)票晚于收貨，根據(jù)存貨計(jì)價方法的不同自動記帳的科目和金額會有所不同： 如果是標(biāo)準(zhǔn)成本法，價差將計(jì)入發(fā)票價差科目。價差包括收貨時標(biāo)準(zhǔn)成本和采購定單價格的差異，也包括發(fā)票校驗(yàn)時采購定單價格和發(fā)票價格的差異。