【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 4 第一部分 系統(tǒng)概述 建設(shè)目的 實(shí)現(xiàn)政務(wù)、檔案信息資源共享 傳統(tǒng)的檔案管理模式，各單位的電子文件、電子檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島。建成數(shù)字檔案館系統(tǒng)后，把各單位的檔案資 源整合起來，集管理，通過統(tǒng)一的利用平臺(tái)，提供對(duì)外服務(wù)。 保障數(shù)據(jù)的安全性 完成數(shù)字檔案館建設(shè)后，將配備專門人員進(jìn)行日常的維護(hù)和管理工作。可以通過采用多種措施保障數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權(quán)限體系、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個(gè)單位管理有更強(qiáng)的保障。 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理 所有政府關(guān)于電子文檔信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范均由數(shù)字檔案館系統(tǒng)來制定，各單位必須依照制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，充分發(fā)揮管理系統(tǒng)在信息管理、信息利用方面的作用 ，將電子文檔信息的價(jià)值最大化。 統(tǒng)一窗口，開放利用 政務(wù)人員可以通過政務(wù)網(wǎng)絡(luò)在線查詢檔案，只需簡(jiǎn)單輸入查詢條件就可以查詢到指定檔案。提高電子文檔的利用率，能有效地輔助政務(wù)工作，發(fā)揮窗口作用，更好地為政務(wù)工作服務(wù)。 總體功能概述 《廣州市電子文件檔案資源管理中心 主系統(tǒng)》是《廣州市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)電子文件歸檔管理系統(tǒng)暨廣州市電子文檔數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)建設(shè)第二期項(xiàng)目》的主系統(tǒng)統(tǒng)部分，廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 5 主要提供給廣州市檔案局以及廣州市各區(qū)檔案局進(jìn)行接收下級(jí)立檔單位數(shù)據(jù)、接收OA 數(shù)據(jù)；集中安全存儲(chǔ)、全面管理、合理利用本地區(qū)檔 案資源。主系統(tǒng)包括 “ 管理平臺(tái) ” 和 “ 利用平臺(tái) ” 兩個(gè)部分；管理平臺(tái)供給檔案局工作人員使用，利用系統(tǒng)供給本地區(qū)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位查詢檔案和檔案業(yè)務(wù)溝通使用。管理平臺(tái)主要功能包括“檔案采集”、“綜合管理”“編研管理”“統(tǒng)計(jì)管理”“綜合檢索”“全宗管理”“后臺(tái)管理”“安全維護(hù)”“數(shù)據(jù)維護(hù)”；利用平臺(tái)主要功能包括開放檔案的“條目檢索”、“全文檢索”、“專題下載”，不開放檔案的 “ 查檔申請(qǐng) ” 和立檔單位對(duì)申請(qǐng)的“單位審批”，業(yè)務(wù)溝通的“個(gè)人意見”“辦事指南”“反饋 管理 ”。 第二 部分 使用前須知 IE瀏覽器設(shè)置 打開 瀏覽器，點(diǎn)擊菜單欄“工具”，點(diǎn)擊“ Inter 選項(xiàng)”，如下圖： 操作步驟： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 6 打開 Inter 選項(xiàng)后選擇“安全”頁面，點(diǎn)擊圖標(biāo) ，然后點(diǎn)擊按鈕，如下圖： 進(jìn)入安全設(shè)置頁面，添加 系統(tǒng)的訪問地址，然后點(diǎn)擊“添加”按鈕，再點(diǎn)擊“確定”按鈕即可，如下圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 7 把受信任站點(diǎn)的安全級(jí)別選擇“低”（如下圖藍(lán)框所示），然后再點(diǎn)擊“自定義級(jí)別”按鈕（如下圖紅框所示）。 進(jìn)入安全設(shè)置頁面，設(shè)置“ ActiveX 控件和插件”的選項(xiàng)，將所有 ActiveX 的控件和插件的內(nèi)容都設(shè)置為 ，然 后點(diǎn)擊“確定”按鈕，如下圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 8 所有設(shè)置完成后點(diǎn)擊 Inter 選項(xiàng)中的“確定”按鈕退出，重啟 IE 瀏覽器。 插件安裝 為了使系統(tǒng)能正常顯示與操作，第一次使用本系統(tǒng)前必須安裝相關(guān)的插件。相關(guān)插件在登錄頁面中有鏈接地址 （如下圖紅框所示） ，點(diǎn)擊下載并運(yùn)行安裝即可。 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 9 客戶端環(huán)境下載安裝（ Java 虛擬機(jī)） 增加記錄上傳電子文件、預(yù)覽報(bào)表、需要 Java 虛擬機(jī)的支持。 在登錄頁面中點(diǎn)擊“客戶端環(huán)境下載安裝”鏈接，保存壓縮包，如下圖： 選擇保存路徑，點(diǎn)擊“保存”按鈕，如下圖： 到所保存的路徑下，雙擊壓縮包（解壓壓縮包必須確保系統(tǒng)已經(jīng)安裝解縮軟件），如下圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 10 雙擊進(jìn)入解壓文件頁面，如圖： 在目標(biāo)文件夾框中選擇【瀏覽】，找到指定解壓文件路徑，點(diǎn)擊【安裝】，如下圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 11 顯示安裝 java 虛擬機(jī)進(jìn)程如下圖所示： 注意：如果您的計(jì)算機(jī)上已經(jīng)安裝了其他版本的 Java 虛擬機(jī)而仍然無法導(dǎo)入電子文件，則請(qǐng)您先卸載您原來的 Java 虛擬機(jī)，具體操作如下： 從開始－ 設(shè)置－ 控制面板－ 添加或刪除程序－ 更改或刪除程序（ H）選中“ Java 2 Runtime Environment,”（根據(jù)具體機(jī)器上安裝的版本而定）程序，點(diǎn)擊“更改 /刪除”按鈕即可。卸載完畢后需要重新啟動(dòng)機(jī)器，然后安裝本服務(wù)器提供的 Java 虛擬機(jī)就可以了。 系統(tǒng)彈出運(yùn)行環(huán)境安裝框，如圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 12 默認(rèn)“典型安裝”，單擊【接受】后如圖： 進(jìn)入安裝界面后依次默認(rèn)選“下一步”即可，經(jīng)過幾分鐘安裝后，顯示安裝成功，如圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 13 點(diǎn)擊【完成】退出向?qū)?，顯示客戶端環(huán)境插件安裝完成： 安裝 CEB 閱讀器 本系統(tǒng)的通用格式的電子原文（ doc、 xls、 wps、 tif、 jpg 等）如果都統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成ceb 格式的文件，則第一次查看電子文件前需要下載 ceb 閱讀器。 在登錄頁面中點(diǎn)擊“下載 CEB 閱讀器”鏈接，直接打來運(yùn)行或保存到指定目錄后運(yùn)行安裝，進(jìn)入安裝界面后依次默認(rèn)選“下一步”即可，安裝過程界面如下所示： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 14 第三 部分 管理 平臺(tái) 功能使用說明 系統(tǒng) 1）打開瀏覽器，在地址欄輸入本 系統(tǒng)的地址 進(jìn)入本系統(tǒng)的登錄界面。 (如圖 ) 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 15 2）在登錄界面輸入正確的用戶名、密碼便可成功登錄主系統(tǒng)， 3）登錄成功后顯示界面。 未歸管理 【功能概述】：未歸管理主要是管理由 OA 接收過了的待歸檔的文件、手工錄入待整理歸檔的文件記錄； 檔案員可在此對(duì)待歸檔的記錄進(jìn)行補(bǔ)充著錄、修改、整理后對(duì)記錄進(jìn)行分類歸檔。 【操作】：點(diǎn)擊【 檔案采集 】 【未歸管理】，進(jìn)入未歸管理主頁面，點(diǎn)擊左邊分類樹上各分類名稱前面的 展開下一級(jí)分類，如圖： 點(diǎn)擊左邊樹節(jié)點(diǎn)，選擇檔案類型，例如會(huì)計(jì)文件，點(diǎn)擊【增加】按鈕即可進(jìn)行文件的增加 .(如圖 ) 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 16 輸入完 相關(guān)信息以后點(diǎn)擊【保存記錄】按鈕 ,該文件就保存并顯示在了文件的列表中了 .(如圖 ) 特 殊 說 明 ： 連續(xù)錄入： 如果勾選了頂部的“連續(xù)錄入”選項(xiàng)，在錄入第一條記錄后點(diǎn)“保存記錄”按鈕則自動(dòng)進(jìn)入下一條記錄的錄入界面，而無需重新返回列表界面點(diǎn)擊“增加”按鈕。 序號(hào)遞增： 如果勾選了頂部的“序號(hào)遞增”選項(xiàng)，必須同時(shí)勾選“連續(xù)錄入”選項(xiàng)才能生效。在錄入第一記錄后點(diǎn)“保存記錄”按鈕，自動(dòng)進(jìn)入下一條記錄的錄入界面時(shí)，文件流水號(hào)會(huì)自動(dòng)遞增一位，而無 需手動(dòng)修改。 主 題 詞： 1）直接輸入，主題詞間用“ /”間隔； 2）點(diǎn)擊下拉框選擇主題詞； 3）點(diǎn)擊“主題詞標(biāo)引”按鈕：可以獲取公文題名中含有的主題詞。 備注 ：事先必須先安裝好 office2020 辦公軟件和 CEB 閱讀器，才可正確瀏覽相關(guān)電子原文。 電子文件： 在數(shù)據(jù)增加界面中點(diǎn)擊“電子文件”后面的 按鈕，進(jìn)入“查看電子文件”界面。（如圖） 廣州市電子文檔管理中心操作手冊(cè) 17 在上圖中點(diǎn)擊“增加”按鈕，進(jìn)入引入電子文件界面。系統(tǒng)默認(rèn)打開 5 條電子原文的附件框。（如圖，注意：圖中的每條附件框只能附加一份電子原文的路徑。） 增加 ：點(diǎn)擊右上角 的“增加”鈕可以增加一行電子文件的附件框。 刪除附件 ：點(diǎn)擊附件框后方的“刪除附件”按鈕，可以刪除該行附件框。附件框的行數(shù)與實(shí)際電子原文件的數(shù)量是沒有聯(lián)系的，