【正文】 也就說，就算系統(tǒng)默認(rèn)打開了 5 行附件框，在實(shí)際操作時(shí)如果引入少于 5 個(gè)電子原文，系統(tǒng)也會自動(dòng)判斷實(shí)際的電子原文數(shù)量，因此在實(shí)際操作時(shí)無需將附件框設(shè)成實(shí)際電子原文對應(yīng)的數(shù)量，當(dāng)然，實(shí)際電子原文數(shù)量超過 5 份時(shí)，可以通過右上角的“增加”按鈕來添加附件框。 附加電子原文： 點(diǎn)擊“瀏覽 ? ”按鈕，選擇本地要上傳的文件。（如圖） 在上圖中點(diǎn)擊“打開”按鈕，該文件的 路徑將顯示在附件框中。（如下圖） 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 18 引入本機(jī)文件后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，則所選的文件被上傳到服務(wù)器端，返回“查看電子文件”界面，左側(cè)將顯示所上傳的文件列表，點(diǎn)擊文件名，右側(cè)可對其進(jìn)行預(yù)覽。（如圖） 上圖中，如果本條公文記錄要繼續(xù)引入更多的文件，則可再點(diǎn)擊“增加”按鈕，重復(fù)上面的步驟；如果要?jiǎng)h除其中的文件，則選中該份文件后點(diǎn)擊“刪除”按鈕；如果要下載到本機(jī)，則點(diǎn)擊“下載”按鈕；如果要對文件進(jìn)行打印，則點(diǎn)擊“打印”按鈕；完成文件引入，點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕，返回記錄的增加界面。 刪除 勾選需要?jiǎng)h除 的記錄，點(diǎn)擊【刪除】按鈕，彈出確認(rèn)刪除詢問框，點(diǎn)擊【確定】即可刪除記錄，點(diǎn)擊【取消】返回當(dāng)前頁面。（如圖） 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 19 修改 勾選所要修改的文件，點(diǎn)擊【修改】按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)修改界面。（如圖） 修改相關(guān)信息，點(diǎn)擊 【保存記錄】 ，即完成文件修改操作。 歸檔 【功能概述】：把整理好的待歸檔的記錄在此進(jìn)行分類歸檔 勾選所要?dú)w檔的文件 (如圖 )，點(diǎn)擊【歸檔】，如圖： 打開的歸檔界面如下圖： 選擇歸檔方式： 選擇檔案分類： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 20 系統(tǒng)將打開歸檔著錄信息界面： 在上述界面中：紅色字體字段 是檔號組成部分，可以在檔號設(shè)置里修改這里的項(xiàng)。 點(diǎn)擊“排序設(shè)置”按鈕，打開排序設(shè)置對話框，可以設(shè)置要?dú)w檔的條目的排序，這直接對歸檔后條目的件號產(chǎn)生作用，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可使用新的排序設(shè)置，排序界面如下圖： 填好歸檔著錄信息之后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，如下圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 21 點(diǎn)擊在打開的頁面中點(diǎn)擊“歸檔”即可完成歸檔操作。 可進(jìn)入檔案采集 歸檔管理：對應(yīng)的單位和分類下查看歸檔后的數(shù)據(jù)。 導(dǎo)入 OA 【功能概述】 將 OA 系統(tǒng)生成的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)包導(dǎo)入到未歸管理中。 【操作步驟】 點(diǎn)擊“導(dǎo)入 OA”按鈕即可，系 統(tǒng)會自動(dòng)讀取從 OA 移交 的數(shù)據(jù) ， 并將數(shù)據(jù)導(dǎo)入未歸管理模塊，成功導(dǎo)入后會生成導(dǎo)入報(bào)告，如下圖： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 22 本系統(tǒng)數(shù)據(jù)主要以單位和檔案門類進(jìn)行分類瀏覽，分類在左邊列出，點(diǎn)擊某分類，在右邊對應(yīng)顯示該分類的數(shù)據(jù)：如下圖： 上圖中，點(diǎn)擊左邊分類樹上各分類名稱前面的 可以展開下一級分類 上圖中，點(diǎn)擊左邊分類樹上各分類名稱前面的 可以隱藏下一級分類 點(diǎn)擊下圖中紅色框內(nèi)的的箭頭控件，可以展開或隱藏左邊的分類樹框，以便用戶調(diào)整數(shù)據(jù)瀏覽列表的寬度。 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 23 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 24 如上圖所示，選擇查找項(xiàng)和條件項(xiàng)，輸入查找值后點(diǎn)擊 按鈕，則可以檢索到對應(yīng)的數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊 按鈕 ，清空查找條件，顯示當(dāng)前分類的全部記錄。 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 25 如果想在當(dāng)前的檢索結(jié)果中做進(jìn)一步縮小范圍的檢索，則勾選上圖中的“在結(jié)果中檢索”框，在查找控件里輸入第二次檢索的條件，則檢索出的記錄就會同時(shí)滿足第一次和第二次的檢索條件。 本系統(tǒng)提供了以下四種選中記錄的簡便方式： 選 中 單 條 或 幾 條 記 錄 ： 直 接 點(diǎn) 擊 勾 選 要 操 作 的 記 錄 前 面 的 選 擇 框 ， 如 下 圖 ： 全選 當(dāng)前頁：要選中本頁所有記錄進(jìn)行操作，則點(diǎn)擊 ” 全選當(dāng)前頁 ” ，如下圖 反選當(dāng)前頁：如果要選中本頁的多數(shù)記錄進(jìn)行操作，則先勾選不要操作的記錄，然后點(diǎn)擊“反選當(dāng)前頁”，如下圖： 步驟一：選中不要的記錄： 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 26 步驟二：點(diǎn)擊“反選當(dāng)前頁”，結(jié)果如下： 選擇所有：選擇當(dāng)前條件的全部記錄 例如如果要把案卷檔號為“ ”的記錄全部選中進(jìn)行操作，則先用查找控件 “檔號類似于 ” 查找出結(jié)果。然后點(diǎn)擊 ” 選擇所有 ” 選中當(dāng)前條件的全部記錄，就可以進(jìn)行進(jìn)一步的其他操作。 勾選記錄，點(diǎn)擊“查看”按鈕，如果選擇了多條記錄：則可以通過“上一條”“下一條”按鈕進(jìn)行連續(xù)查看選中的記錄。 查看記錄時(shí)，在“電子文件”字段后面，有個(gè) 按鈕，點(diǎn)擊該按鈕，即可打開該記錄對應(yīng)的第一份電子文件。如果該記錄有多份文件，則可以在電子文件瀏覽框頂部的文件列表里看到對應(yīng)的全部文件名，點(diǎn)擊對應(yīng)的文件名，可以瀏覽該文件。 歸檔管理 【功能概述】 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 27 歸檔管理主要對臨時(shí)庫中的歸檔的數(shù)據(jù)進(jìn)入手工錄入、修改、查看、刪除、入庫的操作。功能界面如下圖： 【操作步驟】 增加、修改、查看、刪 除的操作和未歸管理的一樣，在此不再詳述。 入庫：入庫是將歸檔管理的數(shù)據(jù)直接從臨時(shí)庫移到正式庫的一項(xiàng)操作，只需選定要入庫的數(shù)據(jù)條目，點(diǎn)擊“入庫”按鈕即可完成操作。 案卷管理 【功能概述】 案卷管理主要是提供對在臨時(shí)庫中的案卷進(jìn)入手工錄入、修改、刪除、查看、入庫等操作。 【操作步驟】 案卷管理的操作跟歸檔管理是一樣的，請參考 的說明進(jìn)行操作，在此不再詳述。 卷內(nèi)管理 【功能概述】 卷內(nèi)管理主要是提供對在臨時(shí)庫中的卷內(nèi)進(jìn)入手工錄入、修改、刪除、查看、入庫等操作。 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 28 【操作步驟】 卷內(nèi) 管理的操作跟歸檔管理是一樣的，請參考 的說明進(jìn)行操作，在此不再詳述。 綜合管理 綜合管理主要對正式庫中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括卷內(nèi)管理、案卷管理、歸檔管理、資料管理、銷毀查看幾大模塊。 卷內(nèi)管理 【功能概述】：卷內(nèi)管理主要對正式庫中的卷內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除、修改、查看、銷毀、打印、鑒定、開放等功能。 增加、修改、刪除、查看 這些功能與 未歸管理的操作是一樣的，在此不再詳述。 銷毀 【 功能描述 】 實(shí)體檔案沒有保存價(jià)值，需要銷毀時(shí)，其對應(yīng)的電子記錄也要通過本功 能進(jìn)行 銷毀處理。 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 29 【操作步驟】 在數(shù)據(jù)列表中，勾選需要銷毀的條目，點(diǎn)擊 按鈕，打開銷毀補(bǔ)充著錄界面，如下圖： 填寫表單信息，點(diǎn)擊【確定】按鈕，所選條目將被銷毀，已銷毀的條目可在“銷毀查看”中查詢，點(diǎn)【返回】按鈕，取消銷毀動(dòng)作并返回?cái)?shù)據(jù)列表。 打印 【 功能描述 】 打印功能可以將選中的卷內(nèi)記錄以報(bào)表的形式打印出來。 【操作步驟】 在卷內(nèi)條目列表中選中一條或者多條記錄，點(diǎn)擊“打印”按鈕，打開報(bào)表選界面，如下圖： 選中一張報(bào)表，例如：卷內(nèi)科技檔案分類目錄，點(diǎn)擊“打印”按鈕即可打開報(bào)表預(yù)廣州市電子文檔管理中心操作手冊 30 覽界面，如圖： 鑒定 【功能概述】重新鑒定檔案的保管期限和密級 【操作】 勾選 需要 進(jìn)行鑒定的 條目，如圖： 點(diǎn)擊【鑒定】按鈕 .進(jìn)入鑒定頁面 ，如圖： 在保管期限和密級下拉框選擇好后，點(diǎn)擊【確定】即可。如果鑒定項(xiàng)空白，則保留記錄原來的值不變 廣州市電子文檔管理中心操作手冊 31 開放 【功能概述】經(jīng)過在此開放的記錄，可以在利用平臺被檢索利用 勾選所要開放的文件，點(diǎn)擊【開放】按鈕，進(jìn)入未開放界面。 進(jìn)入開放界面，如圖： 選擇要開放的狀態(tài)，點(diǎn)擊【確定】按鈕 即可將檔案的狀態(tài)改為已