【文章內容簡介】 責執(zhí)行。勞動人事都門可依據本制度制訂有關實施細則，報總經理批準后實施。第五章 行政管理第一節(jié) 總則 為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循，照章辦事，制定本制度。第二節(jié) 文件收發(fā)規(guī)定 公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會秘書核稿，屬公司文件由辦公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經理簽發(fā)，屬黨內的由黨委書記簽發(fā)。 屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按“ 企、董、黨、工、團、婦”等內容編號后，送文印室打印。 文件由文印室負責校對，并送擬稿人核稿入審查合格后，方能復印、蓋章。 文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項寫清楚，并報告報送結果。 經簽發(fā)的文件原稿送保密（檔案）室存檔。 外來的文件由辦公室專人負責簽收。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的．應在按到后即時報送。第三節(jié) 文印室管理規(guī)定 文印室人員應遵守公司的保密規(guī)定，禁止非文印室人員進入文印室，不泄露工作中接觸的公司保密事項。 打印文件，應按文件收發(fā)規(guī)定由主管領導簽署，電報、傳真、復印由部門主任（部長）簽署。打印文件，發(fā)電報、傳真、電傳，復印文件資料，均需分類逐項登記，以備查驗。文印室人員必須按時、按質、按量完成每項打字、電報、電傳、傳真、復印任務， 不得積壓遲誤。工作任務緊張時，應加班完成。工作中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。 電報、電傳、傳真、文件、復印件應及時發(fā)進給有關人員。因積壓遲慢而致工作失誤、損失的，追究當事人的責任。 復印機由專人管理，非專管人員不準亂開機復印。 原則上不接受外單位、個人的資料打印、復印，如確定需要，經辦公室主任批準后辦理登記收費手續(xù)。收費標準按市場價格由計劃財務卻確定。收據由計劃財務部出具。所收取的費用按旬上交計劃財務部。 文印室應每月統計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。 文印室人員應愛護各種設備，節(jié)約用紙，降低消耗、費用。各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現故障，應及時報請維修，以免影響工作。 嚴禁私事使用傳真電話。違犯者除補交電話費外，并視情節(jié)輕重給予罰款處理，屢教不改者予以除名。第四節(jié) 計算機中心管理規(guī)定 計算機中心人員遵守公司的保密規(guī)定，禁止非計算機中心人員進入電腦室。輸入電腦的信息屬公司機密，未經批準不準向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。 計算機中心人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為領導和有關部門決策提供信息資料。采集、輸入信息以及時、準確、全面為原則。 信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電腦室。 計算機中心人員應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現故障，應及時報請維修，以免影響工作。 計算機中心應每月統計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。 嚴禁將電腦用來私人學習或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分；屢教不改者予以除名。 計算機中心設備應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則，造成設備損壞的應照價賠償。第五節(jié) 辦公用品使用規(guī)定 公司各部門所需的辦公用品，由辦公室統一購置，各部門按實際需要領用。 各部門專用的表格格式，由辦公室統一訂制。 辦公室用品只能用于辦公，不得挪作他用或私用。 所有員工對辦公用品必須愛護，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。 購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由辦公室主任審批，購置大宗、高級辦公用品，必須按財務管理規(guī)定報總經理批準后始得購置。第六節(jié) 電話使用規(guī)定 電話為辦公配備、使用。私事打市內電話不得妨礙聯系公務。 禁止員工為私事撥打長途電話。違者除補交長途電話費外，給予罰款處理。確有急事者，應先請示部門領導同意，并按郵電部門規(guī)定交長途電話費。 聯系業(yè)務時應盡量減少撥打長途電話，降低費用。第七節(jié) 車輛使用管理規(guī)定 公司車輛必須為公司業(yè)務服務，部門公務用車，由部門領導先向辦公室（車隊）報告，說明用車事由、地點、時間、辦公室（車隊）根據需要統籌安排派車。 職員因公務需要經車隊安排可以派車。． 下班后或節(jié)假日需用車的，必須事先報送用車計劃給辦公室（車隊），否則按私事用車處理。 公司領導出差外地時，其車輛歸車隊統一保管（使用）。 外單位借車，需經辦公室同意，總經理批準后由車隊長安排。 車輛駕駛專人專車，專車專管。 車輛在下班后或節(jié)假日應在指定的地點停放，并采取必要的防盜措施。 車輛如需送廠修理，須事前報主管領導批準。 司機必須憑主管部門的派車通知出車，否則按私事用車處理。 使用車輛應辦的各項手續(xù)由司機本人負責辦理。否則，由此所引起的罰款、處理、損失等由本人負責。第六章 合同管理第一節(jié) 總則 為加強合同管理，減少失誤，提高經濟效益，根據（中華人民共和國合同法）及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本制度。 公司各部門及下屬公司、企業(yè)對外簽訂的各類合同一律適用本制度。 合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人民，都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。第二節(jié) 合同的簽訂 簽訂合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。 對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無權對外簽約，但經總經理特別授權并發(fā)給委托證明書的例外。 簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權，有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效合同，確保所簽合同有效、有利。 簽訂合同，必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。 簽訂合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一平衡，然后簽約。 合同除即時清結者，一律采用書面格式，并必須采用統一的合同文本。 合同對方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同內容應注意的主要問題是：（1）首部部分，注意寫明供需雙方的全稱、鑒約時間和簽約地點。（2）正文部分，注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量要求要明確、具體；數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費數額應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒有規(guī)定成規(guī)定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。（3）結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章公章或合同專用章，不得使用財務章或業(yè)務章等不合格印章；注明合同有效期限。 簽訂合同，除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。 簽訂購貨合同應以現款為主，不準賒銷；確需賒銷或代銷的，賒銷金額在_____萬元以下的由下屬公司、企業(yè)經理審批，___萬元至___萬元的由總會計師和主管副總經理（總經理助理）審批，____萬元以上的由總經理審批。 任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，絕不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。第三節(jié) 合同的審查批準 合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。 合同審批權限如下：（1）下屬公司、企業(yè)對外簽訂的合同，除按規(guī)定須上報公司審查批準外，由公司、企業(yè)領導審批。（2）下列合同由總經理或其授權人審批：① 標的超過100萬元的；② 預付定金或預付貨款超過10萬元的；③ 聯營、合資、合作合同；④ 重大涉外合同。（3）下列合同由董事長審批：① 標的超過500萬元的；② 投資100萬元以上的聯營、合資、合作、涉外合同。（4）標的超過公司資產1／3以上的合同由董事會審批。（5）法律事務部負責對下列合同進行審查：董事會、總經理委托審查的合同；內容復雜、較難掌捏，各企業(yè)要求提供法律幫助的合同。法律事務都主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。 合同審查的要點是：（1）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本（制度）規(guī)定；當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。（2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。 根據法律規(guī)定或實際需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證?！?合同的審批程序如下：（1）申報。各企業(yè)的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同，應事先填寫“合同簽約申報表”（一式兩份），報本企業(yè)的領導審查批準。（凡先經領導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續(xù)）。需報總經理、董事長審批的，應由該企業(yè)領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一并上報。（2）審核。對送審的合同，應按規(guī)定的審批權限，由主管人員或有關人員認真審閱，必要時可進行調查研究，最后作出：批準、不批準；通知申報單位補報材料或進一步談判。（應提出談判的具體要求和注意事項）。主管人在“申報表”上批寫意見后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發(fā)還申報單位，由承辦人按批準的意見辦理。第四節(jié) 合同的履行 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行成全面履行。 合同履行完畢的標準，應經合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)為準。 各企業(yè)領導及簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現問題及時處理匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。第五節(jié) 合同的變更、解除 在合同履行過程中碰到困難的，各企業(yè)首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內與對方當事人進行協商。 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業(yè)合法權益出發(fā)，從嚴控制。 變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應在公司內辦理有關手續(xù)。 經上報主管機關批準的合同，在達成變更、解除協議前，應報原機關批準。經上級主管機關見證或工商行政管理機關鑒證的合同，在達成變更、解除協議后，應報原機關備案。 變更、解除合同，一律必須采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等）。 變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。 因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協議書申明確規(guī)定。第六節(jié) 合同糾紛的處理 合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。 合同糾紛由簽約企業(yè)負責處理。涉及內部幾個企業(yè)的，可以協商或由公司確定一個企業(yè)為主負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。 處理合同糾紛的原則是：（1）堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒有規(guī)定的，以國家政策成合同條款為堆。（2）以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本企業(yè)合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。（3）因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。 各企業(yè)在處理糾紛時，應加強聯系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統一意見，統一行動，一致對外。 法律事務都處理合同糾紛的范圍是：（1）董事會、總經理交辦的；（2）經各企業(yè)處理解決不了的；（3）其他應由法律事務都處理的。 提請?zhí)幚砗贤m紛的程序是：（1）承辦人填寫“對外合同糾紛申報表”（一式兩份），按本（制度）規(guī)定報批。（2）審批單位可依據情況，在1天內作出；由上報單位負責處理；由法律事務都負責處理。（3）法律事務部對經協商仍無法解決或認為確有必要的合同糾紛，經主管領導同意，可提交上級主管機關、仲裁都門成人民法院依法處理。 合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。 凡由法律事務都處理的合同糾紛，有關企業(yè)必須主動提供下列證據材料（原件或影印件）：（1）合同的文本（包括變更、解除合同的協議），以及與合同有關的附件、文書、電報、田表等；（2）發(fā)貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證；（3）貸款的承付、托收憑證，有關財務財目；（4）產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；（5）有關違約的證據材料；（6）其他與處理糾紛有關的材料。 對于合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表鑒定并加蓋雙方法