【文章內(nèi)容簡介】 能達(dá)到巔峰，至少從我們對于臺(tái)灣產(chǎn)業(yè)管理實(shí)務(wù)的了解，在研發(fā)作業(yè)上仍有許多問題尚未解決但是這些公司的研發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理或多或少都具備目前已有的項(xiàng)目管理方法，很多甚至花錢買了項(xiàng)目管理的軟件。 　　筆者曾經(jīng)在全球知名的管理顧問公司服務(wù)，親身體驗(yàn)全球最佳專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)（包含整個(gè)項(xiàng)目流程、管理的工具、各級人員的職責(zé)以及應(yīng)具備的能力）。后來到本土的軟件公司協(xié)助建置項(xiàng)目管理制度時(shí)，仔細(xì)研究才發(fā)現(xiàn)，以項(xiàng)目工作形態(tài)為主的企業(yè)，其項(xiàng)目管理之失敗在于缺乏一套有效的運(yùn)作機(jī)制，而不是部門主管缺乏執(zhí)行力。 　　以研發(fā)項(xiàng)目為例，由于項(xiàng)目管理方法及軟件已經(jīng)相當(dāng)普遍，大部分的項(xiàng)目經(jīng)理都知道如何展開工作計(jì)劃及分配工作項(xiàng)目，經(jīng)較常遇到的，反而是下列問題： *研發(fā)人員未主動(dòng)向項(xiàng)目管理匯報(bào)工作情形與遭遇到的困難，導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)理無法及時(shí)掌握進(jìn)度，并將問題排除。*項(xiàng)目經(jīng)理未在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請其他部門提供必要的支持，或是這些支持事項(xiàng)到后來石沉大海，沒有下文，影響到項(xiàng)目的進(jìn)度。 *大部分的研人人員不愿意制作項(xiàng)目管理所需之文件，例如填寫會(huì)議記錄，工作計(jì)劃，產(chǎn)出成果文件等，導(dǎo)致后來執(zhí)行類似項(xiàng)目的人員，沒有資料可以參考。 *決議事項(xiàng)求未被遵守，沒有人執(zhí)行后續(xù)工作，導(dǎo)致事情延誤。 *項(xiàng)目相關(guān)文件資料適當(dāng)整理及保管，甚至遺失。 　　當(dāng)項(xiàng)目規(guī)模不大，或是只有一兩個(gè)項(xiàng)目時(shí)，這些可能只是小問題，項(xiàng)目經(jīng)理只要提高意志力或執(zhí)行力即可解決，一旦項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)增，變成有數(shù)十個(gè)單位共同參與，而且同時(shí)有數(shù)十個(gè)項(xiàng)目一起進(jìn)行時(shí)，這些小問影響就會(huì)累積成大問題，所以對于擁用較大規(guī)模研發(fā)團(tuán)隊(duì)的制造業(yè)，必須建立一套項(xiàng)目管理機(jī)制，讓項(xiàng)目管理成為每個(gè)人的責(zé)任，便利各項(xiàng)產(chǎn)品開發(fā)工作的推動(dòng)。 　　從執(zhí)行力的角度來看，在缺乏管理機(jī)制的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理必須憑借其強(qiáng)大的意志力，持續(xù)監(jiān)督及催促成員執(zhí)行各項(xiàng)工作，并不斷的與各部門兼數(shù)個(gè)項(xiàng)目的工作時(shí)，很容易因意志力不足，部分問題無法解決，而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，追根究底必須借助流程分析與組織結(jié)構(gòu)的方法，建立標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品開發(fā)流程，并在項(xiàng)目流程中的每一個(gè)關(guān)鍵作業(yè)上設(shè)置控制點(diǎn)，形成一個(gè)嚴(yán)密的控制網(wǎng)絡(luò)，讓最高管理層得以掌握每一個(gè)細(xì)節(jié)執(zhí)行的狀況，再以職責(zé)劃分的方式，將項(xiàng)目管理的工作轉(zhuǎn)換成每個(gè)人員的效果，這就是項(xiàng)目管理機(jī)制最主要的功用?！　【蜋C(jī)制主方而言，項(xiàng)目管理： *是一種文化，每個(gè)人都認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對營運(yùn)效率的影響； *是必要的工作，而不是額外的工作； *是每個(gè)人的責(zé)任，而不是只是項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目成員的事； *需要公司全體人員的配合，包含高層管理者、各部門主管以及行政部門人員，無法單靠項(xiàng)目經(jīng)理一人之力達(dá)成； *是一種習(xí)慣，是一種思維，執(zhí)行生一項(xiàng)作業(yè)，都含有項(xiàng)目管理的成分； *是一種機(jī)制，一個(gè)不可或缺的機(jī)制。 　　研發(fā)項(xiàng)目管理機(jī)制概說 　　我們以全球最佳專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)為基礎(chǔ)，加上多年來在各個(gè)產(chǎn)業(yè)研發(fā)項(xiàng)目管理的研究及建立經(jīng)驗(yàn)，配合流程分析的方法，加上機(jī)制主方的概念，設(shè)計(jì)了包含五個(gè)層面的項(xiàng)目管理機(jī)制方法論，這五個(gè)層面分別是進(jìn)度管理的機(jī)制與文件管理的機(jī)制。 　　項(xiàng)目管理機(jī)制建立的三個(gè)等級 　　根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，這五個(gè)機(jī)制是維持研發(fā)項(xiàng)目有效管理的基礎(chǔ)，然而并不表示光是這五個(gè)機(jī)制即可解決所有項(xiàng)目管理問題，基本上這五個(gè)機(jī)制只能算是初級的項(xiàng)目管理機(jī)制，根據(jù)過去作者輔導(dǎo)企業(yè)建立項(xiàng)目管理制度的經(jīng)驗(yàn)，如果單以人工方式運(yùn)作這五項(xiàng)機(jī)制，必須投入相當(dāng)?shù)娜肆υ谑占?、整理、發(fā)送數(shù)據(jù)上，雖然同樣可以大幅改善企業(yè)項(xiàng)目工作混亂的現(xiàn)象，但是很明顯的還是有很大的改進(jìn)空間，此時(shí)企業(yè)必須建立中級的項(xiàng)目管理機(jī)制，也就是具備網(wǎng)絡(luò)化且開放多人同時(shí)使用的項(xiàng)目管理軟件。 　　與作者兩年前設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)相比較，目前市面上的項(xiàng)目管理軟件雖然功能上還不足，不過只要稍加修正，并與這五項(xiàng)項(xiàng)目管理機(jī)制結(jié)合，仍可發(fā)揮極大的管理效能。 　　雖然在導(dǎo)入五項(xiàng)項(xiàng)目管理機(jī)制以及軟件后，已能讓大部分的人員滿意，并解決80%以上的問題然而企業(yè)在項(xiàng)目管理上仍有改善的空間，根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，些時(shí)企業(yè)內(nèi)部最主要的紛爭在于人力資源運(yùn)用上，由于我們通常會(huì)建議客戶采用矩陣式組織，也就是項(xiàng)目導(dǎo)向及功能部門導(dǎo)向的兩個(gè)指揮系統(tǒng)同時(shí)并存，這樣的組織形式會(huì)讓研發(fā)人員同時(shí)面對兩個(gè)以上的老板，造成兩個(gè)指揮系統(tǒng)管理與指揮權(quán)限的沖突。 　　我們最常遇到的情況是項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目成員的管轄權(quán)力不夠大，項(xiàng)目成員不服從項(xiàng)目管理的命令，造成項(xiàng)目經(jīng)理無法要求成員盡力達(dá)成工作目標(biāo)；另一個(gè)問題是功能部門主管常常以研發(fā)人力調(diào)度為由，抽換項(xiàng)目成員，導(dǎo)致項(xiàng)目因人員調(diào)動(dòng)而延誤時(shí)程，也很容易發(fā)生不必要的錯(cuò)誤，根據(jù)我們的研究分析，這主要是因?yàn)槠髽I(yè)傳統(tǒng)以部門為導(dǎo)向的績效管理方式并不適合矩陣式組織，最根本的原因，就是企業(yè)未建立研發(fā)作業(yè)相關(guān)人員的能力模型(CompetencyModel) 　　根據(jù)最新一代知識(shí)管理及績效管理的方法論，能力模型是一家公司運(yùn)作的核心，不論是員的招募、升遷、訓(xùn)練、工作指派、考核，都是以能力模型為基礎(chǔ)，過去安達(dá)信世界組織全球各分支機(jī)構(gòu)所建立的營運(yùn)模式，就是以其能力模型作為核心來設(shè)計(jì)的，有了能力模型后，企業(yè)才能合理估計(jì)研發(fā)各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)，同時(shí)通過雙軌的績效考核方式，解決兩套指揮管理系統(tǒng)沖突的問題。然而能力模型的設(shè)計(jì)與建立，目前屬于難度等級最高的管理顧問服務(wù)。　　基于我們對產(chǎn)業(yè)特性以及項(xiàng)目管理方法的了解，我們認(rèn)為在機(jī)制主義的觀念下，整個(gè)項(xiàng)目管理機(jī)制的建立，會(huì)分為初級、中級、高級三個(gè)層級，五個(gè)層面的項(xiàng)目管理機(jī)制、項(xiàng)目管理軟件以及能力模型和標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)。 　　項(xiàng)目管理機(jī)制的設(shè)計(jì)與導(dǎo)入 　　我們所提出的項(xiàng)目管理機(jī)制觀念與方法，是屬于流程導(dǎo)向的方法論，也是研發(fā)全方位管理解決方案的一環(huán)，因而整個(gè)機(jī)制的規(guī)劃與建置，是由弄清流程開始，并與全方位管解決方案的導(dǎo)入步驟結(jié)合，依據(jù)本書第二章提出的導(dǎo)入步驟，就項(xiàng)目管理機(jī)制而言，前面三個(gè)階段，即“確認(rèn)項(xiàng)目范圍”、“了解研發(fā)流程現(xiàn)況”以及“了解策略”是一起進(jìn)行的，然而到了第四階段“研發(fā)現(xiàn)況分析”時(shí)，會(huì)針對企業(yè)項(xiàng)目管理的問題，以機(jī)制主義的觀念及方為基礎(chǔ)，加以分析，在此階段將采用我們獨(dú)家發(fā)展的“項(xiàng)目成敗因素分析”方法論，此方法論是由國際知名顧問公司的全球最佳項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)以及我們多年提供的項(xiàng)目服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)發(fā)展而成，整個(gè)方法論的架構(gòu)包含以下八個(gè)部分： *項(xiàng)目成敗因素分析； *項(xiàng)目流程分析路徑； *項(xiàng)目主要工作階段展開； *項(xiàng)目各項(xiàng)工作成果的關(guān)聯(lián)性分析； *項(xiàng)目各項(xiàng)工作成敗的關(guān)鍵； *項(xiàng)目各項(xiàng)工作成敗關(guān)鍵的解決方法； *項(xiàng)目各項(xiàng)解決方法的資源需求分析； *項(xiàng)目工作計(jì)劃之展開。 　　完成項(xiàng)目成敗因素分析以及展開項(xiàng)目工作計(jì)劃之后，在第五階段我們會(huì)針對五個(gè)層面設(shè)計(jì)適合企業(yè)的項(xiàng)目管理機(jī)制，接下來是每個(gè)管理機(jī)制層的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目以及適用情形的案例故事。 　　我們根據(jù)項(xiàng)目管理的目標(biāo)及項(xiàng)目任務(wù)的特性，將項(xiàng)目管理機(jī)制區(qū)分為五個(gè)層面；以進(jìn)度管理為核心，向左右延伸是與跨部門協(xié)調(diào)有關(guān)的資源及通訊管理，而向上下展開的則是與數(shù)據(jù)累積有關(guān)的文件及檔案管理，每個(gè)層面管理目標(biāo)如下： *進(jìn)度管理：首先針對項(xiàng)目目標(biāo)展開工作計(jì)劃，確保各項(xiàng)研發(fā)工作能在時(shí)限內(nèi)完成。 *資源管理：目的在為項(xiàng)目執(zhí)行找到充足而合理的資源，除了讓項(xiàng)目順利進(jìn)行外，也應(yīng)結(jié)合目標(biāo)管理的做法，確保資源有效運(yùn)用。 *通訊管理：為跨部門的溝通與協(xié)調(diào)提供有效的機(jī)制，確保各部門同時(shí)執(zhí)行各項(xiàng)工作時(shí)，步調(diào)可以一致，并提醒支持單位適時(shí)的提供相關(guān)服務(wù)。 *文件管理：對項(xiàng)目執(zhí)行協(xié)和中產(chǎn)生的窗體及數(shù)據(jù)予以收集妥善保管，同時(shí)提供文件查