【文章內容簡介】 你的職務描述寫出你的職務描述，然后同經(jīng)理審議并討論當務之急的工作。 第二步 使自己轉變成為一名督導者通常，最關鍵的是和員工有關的改變。有時這會很尷尬，特別是當某些人是你的朋友時。這里有一些方法將有助于你做出正確的決定，請在下列所有你能做到的選取項旁畫“ ”，并加添任何其他想法。168。 讓你的經(jīng)理在一次會議上介紹你新的職責。168。 在會上，表達你對這份工作的興奮之情和其他的感受。168。 保持你原先和員工相處時的“低調”，不要裝得過分強硬。168。 逐一和員工見面，討論他們的工作。第一次要顯得隨意，傾聽和詢問想法，使局面更融洽。168。 召開部門或小組會議。態(tài)度積極，討論你的目標并幫助他們達到部門的目標。分享你所有的公司有關信息。168。 觀察人們工作，適時地幫助他們解決問題，聽取改進的方式。168。 就你想做的某些改變，詢問幾位員工的想法，征求他們的意見。168。 如果績效良好，減緩變革的引入；如果績效欠佳，加速變革的引入。168。 其他_______________________________________________________________ 第三步 起步策略仔細閱讀以下方法，在你計劃使用的選項旁畫“ ”。為了使這些策略取得最佳效果，你需要依靠判斷能力和常識把它們運用到你的實際工作中去。168。 向其他三位你所欣賞的督導或經(jīng)理訪談只從你自己的公司中選擇一位，這樣，你就能獲得一些不同于自身情況的其他機會。除了你所關心的其他問題，請詢問他們：l 他們是如何激勵他人的l 他們是如何處理問題的l 他們是如何保持良好態(tài)度的168。 為你的工作范圍制定書面計劃在該計劃里，概述同當務之急有關的目標以及接下來的行動步驟。和有關人員共同審議，獲取客觀的反饋。和你的經(jīng)理探討，尋求他的反饋，并做出適當?shù)恼{整。l 描述你所在部門的目標和當務之急。l 列舉你為了成功將采取的6項行動步驟。 時限168。 一個月里和你的經(jīng)理會面幾次以回顧成效（每次時間在3060分鐘）l 告知他你最新的進展l 探討問題和你的解決方法l 從你的經(jīng)理那里獲得信息如果你的經(jīng)理并沒有提議這樣的會議，以積極的態(tài)度向他提出要求。如果他不同意開會，尋找另外一位有意就此幫助你的經(jīng)理。創(chuàng)立、分享和改善你的計劃將有助于你一直保持良好的狀態(tài)并不斷進步。4 有效溝通篇單元目標目標1：掌握溝通二大環(huán)節(jié)——傾聽、表達的技巧目標2：學會與不同的對象——上司、同事、下屬的溝通的方法 單元內容——如何成為一個好“聽眾”——表達:個別溝通:團隊溝通:接受指示:匯報:商討問題:表示不同意——你代表公司弄清了督導的職責、目標和職位后，你需要開始融洽地進行工作。除了為外部客戶服務以外，請將其他部門也視為你的客戶。著手了解你的內部客戶，傾聽他們所關注的問題，和他們一起改善你所在領域的服務。當公司的溝通良好時，新的、好意見能夠自由地在管理組與生產(chǎn)/服務組間自由的流通，公司發(fā)展也就越順利。相反，如果一個公司溝通不良，上壅下塞，那該公司離發(fā)展停滯、走上沒落不遠了。因此，當你成了一名督導者，你需要特別注意三個重要的方面：168。 員工的需求168。 其他部門的需求168。 客戶的需求 基本溝通技巧溝通是和他人分享訊息、想法和感覺的過程溝通是如何進行的？(理想的狀況下，溝通是這樣的步驟進行的：)第一步發(fā)出訊息的一方向接受訊息的一方講話；第二步講話者一定要細心觀察收訊息人的表情、姿勢和其他的動作以判斷收訊者的反應以及理解的程度；第三步收訊者除了傾聽對方的語言之外，還必須注意他的姿勢、表情、動作以便接收到完整的訊息；第四步收訊者向發(fā)訊者表達自已的理解程度；第五步如果收訊者還是不能完全全了解，發(fā)訊者就應該重述剛才講過的話了；如果收訊者已經(jīng)完全了解，發(fā)訊者就可以繼續(xù)他的內容或新的話題。發(fā)訊與收訊雙方對彼此是否了解溝通內容都有責任。如果你是發(fā)訊息，除非你能確定對方了解你的意思，否則你的任務不算完成；而如果你是收訊者，就必須讓對方確定你已經(jīng)了解溝通的內容，才算是盡到責任。溝通行為與比例l 傾聽40%l 交談35%l 閱讀16%l 書寫9% 聆聽技巧——如何成為一個好“聽眾”關鍵行動 對說話者所要說的話表現(xiàn)出興趣 提出問題，以澄清和搜集信息，并使談話針對主題 告訴說話者你的理解216。 關鍵行動1：對說話者所要說的話表現(xiàn)出興趣原因：對說話者所要說的話表現(xiàn)出興趣，這有助于你更專注地聽。說話者也會因此受到鼓勵。有時候，人們并求愿意談論他們自已或自已的想法，害怕會得到負而的反應。對說話者所要說的話表現(xiàn)出興趣，可以鼓勵他人進行清楚和全面的交流。252。 方法1：以說話者為中心人們的思維速度通常要比說話速度快四倍。你的思維速度要比說話者的講話速度快，這會使你在聽的時候走神和分心。調整你的思緒，不要去考慮其他事情，用余出的時間告訴自已，“我應該聽他（她）說話”。集中思考談話內容與你已掌握的情況的聯(lián)系。252。 方法2：直接告訴說話者，你對他所說的話有興趣，并說明原因讓說話者具體地知道你對他的話感興趣的原因，這能夠鼓勵交流，并且使談話針對主題。“我知道你在這個方面很有經(jīng)驗，所以我很想聽聽你的觀點?！薄澳憧瓷先ゲ惶_心。告訴我發(fā)生了什么？”252。 方法3：用非語言暗示建立和保持融洽關系a) 面對說話者，身體稍稍前傾；b) 保持開放式身體語言；c) 保持目光接觸；d) 適時地點頭和微笑；e) 給說話者回答和說明的時間。252。 方法4：在說話者停頓或猶豫時，使用簡短的言語暗示來鼓勵對方繼續(xù)交流諸如“是的”，“嗯”，“對”，“好的”，“我明白了”之類的言語暗示可以幫助你專心聆聽，而且可鼓勵說話者與你分享更多的信息。其他例句：“還有呢？”；“這個信息對我太有用了?！?52。 方法5：避免用你自已的經(jīng)驗、意見和觀點去打斷對方的說話有時，你會忍不住想加入你自已的想法，但這樣一來，談話中心立即從說話者轉向你。如果你確實想讓說話者說出實情，并想獲得你所需要的所有信息，你應讓說話者講完之后，再提出你自已的觀點。216。 關鍵行動2：提出問題，以澄清和搜集信息，并使談話針對主題原因：提出問題是聽者最有力的工具。有效地提出問題可以使你由被動變?yōu)橹鲃?，甚至積極。通過提出合適的問題，你能夠澄清你所聽到的內容，并獲取新資料，你還可以使談話針對主題，以及控制談話。252。 使用開放式問題以尋求更多信息開放式問題能鼓勵對方作出詳細的回答。這些問題用諸如“誰”，“什么”，“怎樣”，“請告訴我”等詞開頭。盡管“為什么”和“你怎么……”開頭也構成開放式問題，但須慎用，因為這種問法會促使說話者進行自我防衛(wèi)。在下列情況中，可以使用開放式問題：a) 說話者沉默寡言或說話較勉強；b) 你希望推動談話；c) 你需要讓對方說出他的顧慮、觀點或感受；d) 你想建立信任和融洽的關系；e) 你需要弄清不能確定或理解的觀點。例如：“你怎樣看這種情況？”；“請告訴我，你的需要是什么？”252。 慎用封閉式問題封閉式問題經(jīng)常用諸如“是否能”，“是否會”，“是否”，“是否將”等詞提問。這種問題決定了通常只能以“是”，“不是”或一個簡單的事實作回答。盡管這類問題限制了交流，但是當你想縮小討論范圍或想確定具體信息時，這類問題還是有效的。在下列情況中，可以考慮使用封閉式問題：a) 你需要將談話引到某一個具體話題或問題上；b) 你對事實心中有數(shù)，但還想進一步確定；c) 你的時間有限；d) 說話者在閑扯；e) 你想確認說話者所給予的支持、承諾或贊同。例如：“您今天是否要做頭發(fā)護理？”216。 關鍵行動3：告訴說話者你的理解原因：你所接收到的信息可能與說話者想要傳遞的信息并不完全一致。通過告訴說話者你的理解，就可以防止產(chǎn)生誤解，而且避免日后導致問題。252。 方法1：用你自已的話復述你所聽到的內容當談話出現(xiàn)正常停頓時，復述或歸納你所聽到的內容，這就給了說話者進行糾正和澄清的機會?！八浴?“聽上去你……”/“換句話說……”252。 方法2：如果說話者不同意你的復述，你就要重述，直到相一致為至252。 方法3：對說話者的情緒表示理解這使說話者有種被接受的感覺，而且有助于他在克服情緒干擾之后，回到要點上來?！澳且欢ê芰钊耸！?“我能理解你為何不情愿?！?“如果是我，我也會……” 有效的發(fā)訊技巧——表達作為一名督導者，必須盡可能地把話講清楚。這個道理聽起來很簡單，但是要讓別人了解你的想法通常不是一件很容易的事。如果誤解了你的訊息，他們可能會浪費時間，甚至犯下嚴重的錯誤。如果想了解你的意思是件很困難的事，最后他們也許就放棄了。常見的情況是，一個字或一句話對每個人來說都可能代表著完全不同的意義。經(jīng)常在一起的人才會了解個人的用語有所不同。為了使對方盡可能了解，你必須因人因地因時慎重選擇你所用的語言。216。 為了避免障礙的發(fā)生，必須注意以下幾點：252。 用簡單的語言，避免使用專業(yè)術語。252。 保持訊息的簡單，不要在同一時間交付太多的事情。252。 不要說得太快，使得對方聽清楚每一部分。252。 適當?shù)囊袅俊?52。 不要用弦外之音，避免使對方產(chǎn)生猜測。252。 當發(fā)出訊息時，要注意對方的反應，是否困惑。252。 在指正錯誤時要避免傷害到個人的自尊心。252。 建立良好的人際關系，保持尊重對方的態(tài)度。216。 有效表達的行動指南252。 選擇一個恰當?shù)臅r間。你自己或是委托你的秘書，安排一個時間，使你和你的聽從在這個時間里進行交談，不受外界的影響。如果，事情很重要，可以安排一個較長的時間。同時，如果可能的話，盡量估計一下應使用的時間，告訴你的聽眾談話會在進行多長時間，并盡量在規(guī)定時間內結束。252。 有一個恰當?shù)牡攸c。思考一下你所要進行表達的事情，什么樣的事情需要一個正式的場合，什么樣的事情可以在一個較為寬松或隨意的環(huán)境下進行交談?？紤]你進行表達的過程中是否不受干擾。一般情況下，同聽眾以正式撤離式進行交談，需要一個不受干擾的空間，不要一會兒走進一個人要你簽字，一會兒來人要你處理其他的事，這樣會打斷你的思路，同時，也分散聽眾的注意力，不利于進行正確的表達，有時，甚至會產(chǎn)生其他意想不到的后果。252。 考慮聽眾的情緒。252。 表達應當確切、簡明、扼要和完整。拖泥帶水，說了半天也說不清楚的表達，或是以為你的聽眾沒有明白，一個觀點重復了半天，很快就會使你的聽眾喪失繼續(xù)聽下去的耐心。所以，在你進行表達之前，應盡量作好準備，把要達到的目的、主要內容、如何進行表述粗略地組織一下，估計一下需要多少時間，盡可能在這個時間內結束表達。252。 使用聽眾熟悉的語言進行表達。252。 強調重點。這樣可以告訴你的聽眾對于什么內容需要他們格外重視。你可以在重點的地方稍微停頓一會兒，或是重復一下你的觀點，或是征詢你的聽眾對此的看法。這樣就會避免出現(xiàn)講了半天，聽眾聽得云里霧里，最后，卻不知道你究竟想說什么的尷尬局面。252。 語言與形體語言表達一致。形體語言有時會幫助我們加強表達，使我們的表達更有力和活潑，但也要注意有時卻會起到相反的作用。216。 在表達的過程中，要花些時間檢查聽眾是否已經(jīng)明白了你所表達的內容。尤其對于重點的地方，你可以停下來，問一下你的聽眾，明白不明白，或者采取問相關問題的方式了解聽眾的狀態(tài)，如果，聽眾沒有完全搞懂你所要表達的內容，你可以再重復一下所要表達的內容，你可以再重復一下所說的，或采用其他方法再講一遍。這樣，便于你及時發(fā)現(xiàn)問題，調整你的表述方法，雖然這看起來是浪費了時間，但總比花了時間講了一堆內容，最后聽眾沒明白來的好。216。 改述或重復。當你所要表達的意思對于聽眾來講比較復雜，理解起來有一些難度的話，我們可以采用幾種不同的方法，從問題的不同側面進行闡述，或者多重復幾遍，直到我們認為聽眾已經(jīng)明白了我們所講的內容。216。 建立互信的氣氛。在表達前、表達中、表達后，最為關鍵的是建立一個相互信任的氣氛和關系。這樣，以上表達的要點才有用。如果大家互不信任，再好的表達又有何用呢？ 與員工建立相互依賴的關系人類關系中，主要有兩種方式：AB依賴的 = 從屬關系A B相互依賴的 = 平等的在從屬的關系里，其中一個人享有大部分的權力和影響力；A下達命令，B遵照A的命令行事。在相互依賴的關系里，存在更多的平等；即使A享有權威或職權，他把這些權力與人分享。在大多數(shù)人際關系里，人們更傾向于上述的哪一種呢？人們更傾向于后者，因為它能建立一種信任、可靠和協(xié)調的相互關系。要想成為一名出色的督導者，你需要和你的員工建立相互依賴的關系，它能最大限度的鼓舞士氣和提高效率。因為員工們想把工作做得更好，因而他們的工作表現(xiàn)會更出色。員工們對于事件或問題的看法通常不同于其督導者的看法；除非督導者能運用重要的溝通技巧，否則分歧可能會激化矛盾；而矛盾可能影響彼此的信任、和諧與合作。遇到這種情況，很多督導者和經(jīng)理們會轉而采用專制的從屬關系來進行督導；他們指手畫腳、行為魯莽；他們可能會取得短期成效，卻留下一個爛攤子；接下來的影響就是員工們士氣低落、工作懈怠。為改善你的溝通技巧，請參考下面的“重要溝通技巧一覽表”；你將與員工建立起相互依賴的關系，這將提高他們的工作士氣和成效，并使他們改善工作態(tài)度。重要溝通技巧一覽表請評價你自身的表現(xiàn)并打分，把各項得分相加。１＝幾乎沒有 ２＝很少 ３＝有時 ４＝經(jīng)常 ５＝大部分時間完成以后，請在你擅長的三個選項旁畫“+”，并在你認為有待改善