【文章內(nèi)容簡介】 及人事部的往來單據(jù)交接及時(shí),保證各部門工作順利進(jìn)行,經(jīng)各部門協(xié)商一致,特將單據(jù)的傳遞時(shí)間規(guī)定如下: 考勤報(bào)送時(shí)間：項(xiàng)目物業(yè)管理公司需于每月5日前將上月臨時(shí)工考勤表、每月10日前將正式員工考勤表報(bào)送總公司人事部。 臨時(shí)工工資發(fā)放時(shí)間：人事部保證物業(yè)財(cái)務(wù)部于每月8日前往取得臨時(shí)工工資明細(xì)單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時(shí)送回，物業(yè)財(cái)務(wù)部將于每月10日發(fā)放臨時(shí)工工資。 餐補(bǔ)發(fā)放時(shí)間：人事部保證物業(yè)財(cái)務(wù)部于每月13日前往取得誤餐補(bǔ)明細(xì)單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時(shí)送回，物業(yè)財(cái)務(wù)部將于每月15日發(fā)放員工餐補(bǔ)。 取得、發(fā)放員工工資時(shí)間：物業(yè)財(cái)務(wù)部將于每月26日到總公司領(lǐng)取員工工資明細(xì)單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時(shí)送回，以保證員工工資于月底前發(fā)放。 取得員工保險(xiǎn)單據(jù)的時(shí)間：總公司財(cái)務(wù)及人事部保證項(xiàng)目物業(yè)管理公司于每月28日取得員工保險(xiǎn)明細(xì)單。 與總公司財(cái)務(wù)核對(duì)往來賬時(shí)間：總公司財(cái)務(wù)保證隨時(shí)傳遞與項(xiàng)目物業(yè)管理公司往來單據(jù)，每月28日至本月最后一天與總公司往來賬核對(duì)清楚。 以上時(shí)間安排均遇節(jié)假日提前。 公共事業(yè)費(fèi)繳款流程公共事業(yè)費(fèi)用通過開戶銀行直接托收劃轉(zhuǎn)的具體項(xiàng)目包括：水費(fèi)、電費(fèi)、燃?xì)赓M(fèi)或電話費(fèi)。托收的首要前提條件為，付款單位與收取費(fèi)用的相關(guān)部門簽訂了托收協(xié)議。 方案A：使用發(fā)展商的銀行賬戶作為托收的基本賬戶1) 發(fā)展商與政府相關(guān)的收費(fèi)部門簽訂費(fèi)用托收協(xié)議，同意該項(xiàng)目發(fā)生的所有公共事業(yè)費(fèi)用從發(fā)展商的銀行賬戶劃轉(zhuǎn)；2) 每月政府相關(guān)的收費(fèi)部門通過銀行從發(fā)展商的賬戶上劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費(fèi)用。同時(shí)，發(fā)展商財(cái)務(wù)部確認(rèn)此托收費(fèi)用為應(yīng)收物業(yè)管理公司款項(xiàng)；3) 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部依據(jù)發(fā)展商財(cái)務(wù)部提供的資料確認(rèn)應(yīng)付款項(xiàng)；4) 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部根據(jù)每月客戶的讀表數(shù)計(jì)算實(shí)際消耗量，乘以相應(yīng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費(fèi)用。發(fā)展商代付的公共事業(yè)費(fèi)用金額減去應(yīng)向客戶收取的金額的差額確認(rèn)為公共區(qū)域的費(fèi)用；5) 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費(fèi)用的金額是根據(jù)工程部每月的讀表數(shù)計(jì)算，每月工程部的讀表日期為10日，在每月12日下午5時(shí)之前，將財(cái)務(wù)部設(shè)計(jì)的讀表盤送交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部在每月16日(如果遇到節(jié)假日將要適當(dāng)提前)發(fā)送公共事業(yè)賬單給客戶，客戶自收到賬單之日起的2周內(nèi)付款；6) 每月13日前，發(fā)展商將電話托收單復(fù)印件提供給物業(yè)管理公司，以便物業(yè)公司進(jìn)行賬單處理；7) 財(cái)務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商及客戶等。8) 每月月底結(jié)賬時(shí)要與發(fā)展商財(cái)務(wù)部對(duì)往來賬，雙方確認(rèn)往來款項(xiàng)以后，作為付款申請(qǐng)或者費(fèi)用抵扣的依據(jù)。 方案B：以物業(yè)管理公司獨(dú)立的銀行賬戶作為托收的基本賬戶。1) 物業(yè)管理公司與政府相關(guān)的收費(fèi)部門簽訂費(fèi)用托收協(xié)議，同意所管理項(xiàng)目每月的公共事業(yè)開支直接從銀行賬號(hào)劃轉(zhuǎn)；2) 政府相關(guān)收費(fèi)部門通過銀行從物業(yè)公司的賬號(hào)上直接劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費(fèi)用，同時(shí)在扣除應(yīng)該向客戶收取的水電費(fèi)后，作為該項(xiàng)目的公共區(qū)域的費(fèi)用；3) 水電等公共事業(yè)費(fèi)用的讀表及發(fā)單方式與方案A的第5項(xiàng)相同；4) 此種方案不涉及應(yīng)付發(fā)展商款項(xiàng)的問題，也不涉及發(fā)展商與政府部門之間的問題，只是物業(yè)管理公司與政府收費(fèi)部門和物業(yè)管理公司與客戶之間的往來；5) 財(cái)務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商、及客戶。6) 以上是托收程序的兩種方案，具體的有關(guān)費(fèi)用催繳和處理方案，在應(yīng)收賬款的管理規(guī)定中有明確規(guī)定。 代收代繳費(fèi)用管理 代收代繳電話費(fèi)1) 每月12日之前，必須將上月的客戶電話費(fèi)清單和發(fā)展商已繳納的電話費(fèi)發(fā)票復(fù)印件送交到物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)的手里。作為物業(yè)管理公司確認(rèn)應(yīng)收款項(xiàng)的依據(jù)。2) 每月16日財(cái)務(wù)部將電話費(fèi)賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第1項(xiàng)操作程序相應(yīng)提前。3) 財(cái)務(wù)部將要按照具體的付款信息確定電話費(fèi)賬單發(fā)送的對(duì)象，客戶使用的發(fā)送給客戶；空號(hào)和發(fā)展商承諾付款的發(fā)送給發(fā)展商。4) 電話費(fèi)的付款期限與管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)用的付款期限相同，即客戶自收到賬單之日起有2周的付款時(shí)間。如果超過財(cái)務(wù)部確認(rèn)的付款期限而且沒有合理書面的逾期付款理由，財(cái)務(wù)部將要按照應(yīng)收款項(xiàng)管理規(guī)定，進(jìn)行相應(yīng)的處理和措施，對(duì)于60天內(nèi)仍不交納電話費(fèi)或所欠電話費(fèi)超過電話押金者，物業(yè)管理公司將強(qiáng)行切斷電話，并責(zé)成欠費(fèi)者墊付兩個(gè)月押金，從該電話押金中抵補(bǔ)未收回的電話費(fèi)。5) 由于電話費(fèi)用的收取行為屬于替發(fā)展商收取的代收行為，每月月底物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)部須與發(fā)展商的財(cái)務(wù)部進(jìn)行內(nèi)部往來款項(xiàng)的確認(rèn)，具體的確認(rèn)函需要雙方財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，同時(shí)，也可以作為付款申請(qǐng)或者往來賬項(xiàng)抵扣的依據(jù)。6) 以上的付款申請(qǐng)或者往來款項(xiàng)的抵扣是指物業(yè)財(cái)務(wù)部實(shí)際收回的電話費(fèi)金額，不應(yīng)包含應(yīng)收而未收回款項(xiàng)。7) 電話費(fèi)從發(fā)展商賬戶劃款，如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給發(fā)展商，則電話押金應(yīng)放在物業(yè)管理公司；如只將收到多少電話費(fèi)就劃給發(fā)展商多少，則電話押金存入發(fā)展商賬戶。 代供應(yīng)商收取的費(fèi)用為了嚴(yán)格遵守北京市稅務(wù)局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對(duì)管理公司的各項(xiàng)代收款項(xiàng)進(jìn)行有效的管理，現(xiàn)對(duì)管理公司的代收款項(xiàng)的條件做出明確規(guī)定：1) 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。2) 必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。3) 代收款項(xiàng)到達(dá)管理公司的賬戶后，收款人才能向管理公司申請(qǐng)支取款項(xiàng)。收款人所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合北京市稅務(wù)局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即2001年4月1日起實(shí)施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實(shí)有效。管理公司將按發(fā)票上的財(cái)務(wù)章的名稱作為付款支票的抬頭。4) 在收到代收款項(xiàng)后，管理公司將代扣代繳營業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費(fèi)以及代收款項(xiàng)屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理處不予承擔(dān)。 有償服務(wù)收費(fèi)管理 為提高服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)有償服務(wù)收費(fèi)的管理，特制定本規(guī)定。 工作程序1) 先服務(wù)后收費(fèi)a 管業(yè)部對(duì)客戶所需維修項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)填寫記錄并輸入電腦，根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務(wù)價(jià)目表標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)后填入維修單。b 維修人員在客戶同意服務(wù)價(jià)格后，為客戶提供有償服務(wù)，最后請(qǐng)客戶對(duì)維修效果進(jìn)行驗(yàn)收并在維修單上簽字確認(rèn)，第一聯(lián)給管業(yè)部，第二聯(lián)返工程部，第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部；c 各服務(wù)項(xiàng)目完成后，工程人員應(yīng)填寫維修時(shí)間、耗料情況，并簽 署后交倉庫管理員進(jìn)行庫存登記；d 當(dāng)工程維修單與工程部核對(duì)后，財(cái)務(wù)部每月15日前將上月的維修費(fèi)用列入有關(guān)客戶的繳費(fèi)通知書計(jì)費(fèi)收取。 其他要求1) 維修人員對(duì)客戶提供服務(wù)后，不能直接向客戶收取現(xiàn)金，更不能接受客戶的小費(fèi)或其他饋贈(zèng)物品。2) 若客戶要求的服務(wù)超出現(xiàn)服務(wù)范圍時(shí)，維修人員應(yīng)禮貌地給予合理解釋，并盡最大能力提供協(xié)助（如資料提供等），最后將情況反映至管理部負(fù)責(zé)人；3) 根據(jù)市場價(jià)格及實(shí)際情況的費(fèi)用變化和客戶服務(wù)需求，物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)增減服務(wù)項(xiàng)目或修訂收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 管理費(fèi)支出管理規(guī)定管理費(fèi)的支出應(yīng)體現(xiàn)管理費(fèi)“取之于客戶，用之于客戶”的原則。制定本規(guī)定，是為加強(qiáng)對(duì)管理費(fèi)用開支的管理，確保管理費(fèi)支出的合理性。 管理費(fèi)主要支出項(xiàng)目1) 共用設(shè)備、設(shè)施的維修及保養(yǎng)費(fèi)；2) 公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費(fèi)用；3) 公共區(qū)域綠化費(fèi)及節(jié)日裝飾費(fèi)；4) 公共區(qū)域清潔、殺蟲費(fèi)用；5) 管理人員支出，包括工資、福利、制服及裝備等；6) 物業(yè)管理公司酬金（按管理合同規(guī)定）；7) 大廈保險(xiǎn)費(fèi)；8) 審計(jì)費(fèi)、律師費(fèi)及聘請(qǐng)專業(yè)人員費(fèi)用；9) 固定資產(chǎn)折舊費(fèi)；10) 應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用；11) 稅費(fèi)；12) 行政辦公費(fèi)用；13) 其他為管理的合理支出。 管理費(fèi)支出監(jiān)管1) 每年度的管理費(fèi)開支必須按年度預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行；2) 每月的管理費(fèi)用支出應(yīng)按本預(yù)算執(zhí)行，如每一具體項(xiàng)目的費(fèi)用支出超過預(yù)算金額，物業(yè)管理公司必須在季度和年度財(cái)務(wù)報(bào)表做出合理解釋。3) 每年度管理費(fèi)開支原則上應(yīng)按照預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行；4) 凡發(fā)生與會(huì)計(jì)制度和稅法相違背的費(fèi)用支出嚴(yán)禁在管理費(fèi)中列支；5) 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)每年度管理費(fèi)支出用途進(jìn)行審核和監(jiān)督。 應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用管理制度物業(yè)管理公司每月提取的應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見事故的費(fèi)用后，剩余部分以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。為規(guī)范應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用的使用和管理，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本管理制度。 提取管理1) 事故基金的計(jì)提列入年度管理費(fèi)預(yù)算，屬于管理預(yù)算的一部分，按月預(yù)提或者實(shí)際發(fā)生時(shí)一次性使用。2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用不單獨(dú)設(shè)立專戶儲(chǔ)存，但賬務(wù)處理時(shí)，單獨(dú)列示反映。 支出管理1) 應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用應(yīng)專款專用。2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應(yīng)急費(fèi)用或者意外損失，更側(cè)重于社會(huì)公共物品的支出，如預(yù)防SARS購買的各種消毒用品用具；某些恐怖活動(dòng)造成的損失等。 結(jié)存管理1) 應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用的結(jié)存應(yīng)在每月會(huì)計(jì)報(bào)表中反映，并在財(cái)務(wù)報(bào)告中說明其使用項(xiàng)目、使用情況等。2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費(fèi)用的結(jié)余部分將作為以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。 維修基金管理制度 為規(guī)范維修基金的運(yùn)作、使用及管理，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定，并結(jié)合物業(yè)的實(shí)際情況，特制定本制度。 基金來源所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金； 管理公司運(yùn)行的盈余；物業(yè)管理公司需要使用維修基金時(shí)，須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)批準(zhǔn)和書面授權(quán)。 基金用途維修基金僅用于支付共用設(shè)施及共用設(shè)備大型維修及更換的大型開支。 基金使用管理維修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計(jì)劃，經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)審定后實(shí)施，且使用時(shí)不能超出審批限額，如若超出需要單獨(dú)向發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)申請(qǐng)。 結(jié)存管理1) 公司應(yīng)根據(jù)運(yùn)作情況，對(duì)基金進(jìn)行合理的管理，實(shí)行專款專用，不準(zhǔn)挪作他用。2) 物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)向發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)反映其增減變動(dòng)情況，在財(cái)務(wù)報(bào)告中予以說明；其結(jié)余情況應(yīng)報(bào)送發(fā)展商/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)，接受業(yè)主監(jiān)督。 印章使用制度 發(fā)票數(shù)據(jù)實(shí)行填寫好后再加蓋發(fā)票專用章，每個(gè)項(xiàng)目只允許使用自己的發(fā)票編號(hào)章，不允許借用其他項(xiàng)目的發(fā)票印章； 支票只有填寫收款人和金額后加蓋印章，不得簽發(fā)空白支票。 對(duì)開據(jù)的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖專用章，報(bào)銷的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。 報(bào)表、賬冊(cè)、憑證上的制表、審核、記賬等，必須根據(jù)工作程序進(jìn)行蓋章，保證合法性和責(zé)任性。 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定 針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性，根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)管理規(guī)定，制定以下管理規(guī)定。 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要憑證和證據(jù)。具體包括：1) 會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2) 會(huì)計(jì)賬薄類