【文章內(nèi)容簡介】 　?。?）注意自己的發(fā)言時間，要給他人留出發(fā)言的機會；　?。?）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細枝末節(jié)爭論不休；　?。?0）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。　　4．會議提問的注意事項　　提問是會議中常見的方式，也是最重要的方式之一。因此，會議的提問必須做到合情合理。否則，不適當?shù)奶釂柌粌H會影響會議的順利進行，還可能挫傷與會者的積極性。所以，注重會議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達到提問的預期目的?！　√釂柕姆绞接校骸　。?）間接提問：不指名道姓，面向全體與會人員提問；　?。?）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問；　?。?）反問：在與會者提問之后，會議主席并不立刻回答，而是反問提問者或其他與會者?！　√釂枙r應該注意的問題：　?。?）使用正確的語言；　?。?）提問的問題要反映會議的主旨；　?。?）要提出引人深思的問題；　　（4）提問的語氣要親切；　　（5）提問的順序要得當；　?。?）提問的問題應便于回答；　?。?）提問應說明問題的重點。　　總之，會議的提問是一門藝術(shù)性很強的學問，認真領(lǐng)會這一點是提高會議提問水平和效率的必備技能?！　? 牢記要點　　會議管理的注意事項有：　　_ 會議進程中的注意事項　　_ 主持會議的注意事項　　_ 參加會議的注意事項　　_ 會議提問的注意事項　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　檢查您對一些會議注意事項和技巧的掌握程度：　　1．您是否重視挑選高水平的會議主持人？試著列舉出具體的標準進行反思，看看有沒有更好的方法和模式。　　2．您是否注意提高會議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對于會議發(fā)言和討論中存在的問題，有沒有切實有效的改進措施，請您總結(jié)一下?！　?．您是否注意到進行會議提問時的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進的問題，請您拿出具體的解決方案。　　4．將一些會議的注意事項和技巧進行總結(jié)提煉，制定成會議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進行學習。　第二章 文書管理技能點1 如何遵循文書管理原則 　　主 題 詞 行政管理文書管理管理原則　　適用情景 當需要遵循文書管理的基本規(guī)則時，查看此技能?！　? 技能描述　　掌握了文書管理的基本規(guī)則，就把握住了文書管理的基本特點。　　一般來說，文書管理應當遵循以下幾條原則：　　? 簡潔明了　　文書是用來傳遞信息的重要工具，簡潔明了的文書表達形式更有利于信息的準確傳達和信息接受方的準確接受。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達方式，更有利于清晰表達所規(guī)定的事項。　　一般來說，文書應該是一事一文。文書標題的選擇更應把握簡潔明了的原則，能夠準確明確地表達文書內(nèi)容。　　? 準確及時　　日常管理中，文書的運用都具有及時有效的特點。文書一般是針對特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的時間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。這也是文書管理的本質(zhì)所在?！　∮捎谛畔⒌臏蚀_性離不開文書的準確表達，因而文書管理過程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命—準確性。特別是對于文書中所引用的其他文件，更應該注明其出處。　　? 嚴格保密　　文書的內(nèi)容關(guān)系到一個企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。這就決定了文書的管理應該具有保密性。特別是對于一些機密文件的保管更應該是管理中的重中之重?！　∥挠∈胰藛T更應該樹立嚴格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件?！　? 統(tǒng)一管理　　文書管理針對的是全體員工，文書內(nèi)容應該統(tǒng)一，傳達信息應該一致，文書格式應該規(guī)范、具體，管理應該統(tǒng)一便捷?！　? 注重程序　　公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴格的程序規(guī)定。在日常管理中只有嚴格依程序辦事，才能最大程度地簡化文書管理，使之行之有效。 例如在公文的歸檔這樣一個大的程序上就可以分為：平時歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序?！　】傊?，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴格按規(guī)則辦事，才能達到事半功倍的效果?！　? 牢記要點　　文書管理應遵循的基本原則：　　_ 簡潔明了　　_ 準確及時　　_ 嚴格保密　　_ 統(tǒng)一管理　　_ 注重程序　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　評價一下您所在單位的文書管理工作及文書管理人員，看一看這方面的工作是否嚴格按文書管理規(guī)則辦事？　　關(guān)于這方面的學習資源有很多，例如：? 《現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本》，石向彤主編，中國時代經(jīng)濟出版社，2002年。? 《秘書工作手冊》，孫云潔等編著，工人出版社，1985年。技能點2 如保設(shè)置文書管理部門 　　主 題 詞 行政管理文書管理文書管理部門設(shè)置　　適用情景 當需要設(shè)置文書管理部門或調(diào)整文書管理部門時，查看此技能?！　? 技能描述　　企業(yè)想要運行高效，必須有一個合理的企業(yè)部門的設(shè)置。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標共同努力，協(xié)調(diào)一致。如何設(shè)置文書管理機構(gòu)呢？何種部門適合擔當此任務呢？　　1．總收發(fā)部門　　由總務部門統(tǒng)一擔任?？偣靖鞑块T與外界來往文書的收發(fā)由總務部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書收受及發(fā)送?！　?．管理部門　　由于各個部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點，可以讓它們擔當不同的管理任務。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負責管理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書；各業(yè)務部門的最高主管部門，負責管理營業(yè)、采購、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務部門），負責管理其所在地域與外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門?！　?．主辦及會辦部門　?。?）資料需報送工廠主管機構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務室會辦；　　（2）資料需報送外匯貿(mào)易主管機構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務室、財務部會辦；　　（3）資料需報送新聞媒體的，由秘書室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務政策事項，應先報告董事長核定后才能對外發(fā)布；　?。?）資料需報送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會晤法律事務室?！　。?）資料需報送金融機構(gòu)的，由財務部主辦；需報送稅務主管機構(gòu)的，由各公司會計處主辦；需報送商業(yè)及證券主管機構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦?！　】偠灾?，資料報送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書管理部門設(shè)置和工作流程?！　? 牢記要點　　文書管理機構(gòu)設(shè)置的要點：　　_ 總收發(fā)部門的設(shè)置　　_ 管理部門的設(shè)置　　_ 主辦及會辦部門的設(shè)置　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　請您判斷以下說法的對錯，對的打“√”，錯的打“”?！　?．文書管理工作可以由行政部門代行，沒有必要再單設(shè)專門機構(gòu)。 （ ）　　2．文書管理人員要重在經(jīng)驗，而不是理論。 （ ）　　參考答案：　　1.； 2.√。技能點3 如何進行文書的行文 　　主 題 詞 行政管理文書管理文書行文規(guī)范　　適用情景 當面對不同的發(fā)文對象需要選用不同的文書形式時，查看此技能?！　? 技能描述　　企業(yè)在日常行政管理過程中，要面對各種各樣的對象，發(fā)文對象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場合我們會有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對象的尊重?！　?． 公文類別　?。?）公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用?！　。?）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用?！　。?）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務接洽時使用?！　。?）簽呈：下級對上級請示或報告時使用　　（5）表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用?！　。?）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文書依法律、法?guī)的規(guī)定實施；會議記錄及例行報表等不必行文；　　業(yè)務處理須以電報行文時必須使用電報?！　?．行文權(quán)限判別　　行文時名義不同，署名就會不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要劃分不同的權(quán)限?！　。?）以董事長署名行文者，應送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行?！　。?）以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員執(zhí)行?！　。?）總管理處各部室、中心代表公司對外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行?！　。?）以部門名義行文者，應由部門主管執(zhí)行?！　。?）因?qū)０笜I(yè)務需要如進出口、稅務、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務專用章者，行文時應由該業(yè)務主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準后方能蓋用。　?。?）固定格式行文，應由署名的主管對原稿審核后，授權(quán)業(yè)務主辦部門主管依式行文?！　】傊臅形挠兄囟ǖ囊?guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書合理，并能準確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩?！　? 牢記要點　　文書行文時要特別注意：　　_ 公文類別　　_ 行文權(quán)限　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　請檢查您的企業(yè)是否意識到行文的重要性：　　1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒有可利用的更好的方式？建議您對此進行反思?！　?．請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進行改進?！　?．您認為企業(yè)在文書管理行文方面還有哪些需要改進的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進行一下比較，以查漏補缺、取長補短。技能點4 如何收發(fā)文書 　　主 題 詞 行政管理文書管理文書收發(fā)　　適用情景 當各種文書紛紛到達公司需要分門別類時，查看此技能?！　? 技能描述　　現(xiàn)代經(jīng)濟社會，各種信息的及時交流變得越來越重要。面對各種文書紛至沓來，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧?！　?．文書收發(fā)部門　　文書收發(fā)工作，一般企業(yè)都會讓總務部來負責。有些還特別要求總務部文秘室進行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書負責人，負責本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書管理部門還須設(shè)立一名信使，負責在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通?！　?．文書收發(fā)要求　?。?）一般文書在啟封后，分送各部門、科室?！　。?）私人文書不必開啟，直接送收信人?！　。?）送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回到文書收發(fā)部門?！　。?）啟封后，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)編號和收發(fā)日期?！　。?）文書當事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。　?。?）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置?！　。?）文書中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當事人手中。　　3．需登記的文書　?。?）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記?！　。?）專人傳遞送達的文書要登記?！　。?）標有“絕密”類或親啟類字樣的文書要登記?！　?．規(guī)定時間以外的文書收發(fā)　　在制度工作時間外接到文書，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導的文書，應該立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理?！　】傊?，文書的收發(fā)是個具體過程，大量的細節(jié)需要注意，必須明確程序和各個步驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運行。　　9 牢記要點　　文書收發(fā)管理要做到：　　_ 設(shè)置專門部門　　_ 注意文書收發(fā)要求　　_ 部分文書需要登記　　_ 制度工作時間外文書要注意查收　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　1．您認為文書收發(fā)制度的建立對于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？　　2．請舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書？技能點5 如何寄發(fā)文書 　　主 題 詞 行政管理文書管理文書寄發(fā)　　適用情景 當文書對象距離很遠，在與其進行業(yè)務往來需要傳遞文書時，查看此技能?！　? 技能描述　　公司的各個部門和業(yè)務伙伴不可能都在同一個地點。當面對距離較遠的文書對象應該如何運用文書呢？在這個時候，就不得不將文書用郵寄的方式送到對方的手中，這個時候能夠保證文書在最短的時間內(nèi)送達，就是最具時效性的文書傳遞方式?！　? 寄發(fā)　　寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室匯集所有待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。待發(fā)文書必須在規(guī)定時間內(nèi)送出去。特快專遞以及電報等文書，必須及時發(fā)出?！　? 重要文件　　機密或親啟文件，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復。　　其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當事者必要的回復?！　? 費用　　郵費與電報費用由文秘科統(tǒng)一開支。文秘科須按月決算全部郵費與電報費用開支。待發(fā)電報必須填寫“文書發(fā)送登記簿”，由文秘科負責發(fā)送?！　】傊?，寄發(fā)文書是個需要通盤考慮的問題，而且，確保文書的有效送達，更是經(jīng)理人必須時時提醒的?！　? 牢記要點　　文書郵寄應該注意：　　_ 寄發(fā)要由專門部門負責　　_ 重要文件加蓋印章　　_ 費用統(tǒng)一　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打“√”，錯誤的請打“”：　　1．郵寄文書的費用應該由文秘科統(tǒng)一負責。 （ ）　　2．對于一般文件也應該加蓋印章。 （ ）　　3．待發(fā)電