【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。第十三條 信訪工作資料。第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案材料。第三節(jié) 平時(shí)歸卷第二十條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。第二十一條 部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案員歸卷。第二十三條 檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。第四節(jié) 立卷第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門(mén)檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十七條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十三條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式： 一、案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。二、案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第五節(jié) 文書(shū)檔案借閱利用制度第三十五條 文書(shū)檔案原則上不外借，只許在閱檔室查閱，因特殊情況確需借出，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，借閱人向檔案管理人員交存借條，限期歸還。 （檔案借閱登記表見(jiàn)附件一）第三十六條 各科室人員借閱檔案時(shí)須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案后要妥善保管，不得拆卷、涂改、剪裁、抽頁(yè)、圈劃，特殊情況需復(fù)印時(shí)，須經(jīng)辦公室主任同意后，方可復(fù)印。 第三十七條 外單位借閱，需持正式介紹信，并注明借閱目的、時(shí)間，經(jīng)辦公室主任簽批后方可借閱。 第三十八條 借出檔案時(shí)間不得超出七天，確需延期的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第三十九條 歸還檔案時(shí)，檔案員要認(rèn)真查對(duì)，發(fā)現(xiàn)缺少及其他問(wèn)題，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并認(rèn)真追查處理。 第六節(jié) 合同、協(xié)議及委托書(shū)管理制度第四十條 辦公室負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)合同、協(xié)議及委托書(shū)的保管及存放；第四十一條 各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要需簽訂合同、協(xié)議及委托書(shū)的，分別由責(zé)任部門(mén)起草；第四十二條 起草后的合同經(jīng)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)無(wú)誤后，交由辦公室，辦公室負(fù)責(zé)遞交公司法律顧問(wèn)進(jìn)行審核；第四十三條 合同、協(xié)議及委托書(shū)經(jīng)法律顧問(wèn)簽字認(rèn)可，由辦公室按照法律顧問(wèn)意見(jiàn)進(jìn)行修改，修改完成后交責(zé)任部門(mén)按程序簽署。（公司合同登記表見(jiàn)附件二、管理處合同登記表見(jiàn)附件三）105 / 106附件一： 檔案借閱登記表編號(hào)資料名稱密級(jí)借出日期借閱人批準(zhǔn)人歸還日期歸還情況收件人備 注附件二公司簽訂經(jīng)濟(jì)合同/協(xié)議/委托書(shū)負(fù)責(zé)人登記表 年份 流水號(hào) 項(xiàng)目名稱： 登記表編號(hào)： 對(duì)方單位： 合同執(zhí)行期限： 合同名稱： 合同金額（萬(wàn)元）： 合同內(nèi)容： 領(lǐng)表日期： 審批程序?qū)徍?審批意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字日 期部 門(mén) 經(jīng) 理審核：分管領(lǐng)導(dǎo)審核：付款、稅項(xiàng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審批：法定代表人或授權(quán)人*合同編號(hào)由草擬人填寫(xiě)，補(bǔ)充合同按原合同編號(hào)填寫(xiě)。注：⑴公司辦公室必須根據(jù)上述各級(jí)經(jīng)理簽字做蓋章的依據(jù)。 ⑵所有合同必須蓋公司公章，方可生效。 ⑶此登記表填寫(xiě)完整后，交辦公室蓋章。 ⑷此登記表填寫(xiě)完整后，一份由辦公室備案，一份由項(xiàng)目委托方備案，一份交財(cái)務(wù)部作付款依據(jù)。⑸如未能最終完成簽訂經(jīng)濟(jì)合同/協(xié)議/委托書(shū)，必須將此登記表交回辦公室。辦公室監(jiān)制附件三：公司**管理處簽訂經(jīng)濟(jì)合同/協(xié)議/委托書(shū)負(fù)責(zé)人登記表 年份 流水號(hào) 項(xiàng)目名稱： 登記表編號(hào)： 對(duì)方單位： 合同執(zhí)行期限： 合同名稱： 合同金額（萬(wàn)元）： 合同內(nèi)容： 領(lǐng)表日期： 審批程序?qū)徍?審批意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字日 期項(xiàng)目管理處主任審核：項(xiàng)目管理部經(jīng)理審核：付款、稅項(xiàng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審批：法定代表人或授權(quán)人*合同編號(hào)由草擬人填寫(xiě)，補(bǔ)充合同按原合同編號(hào)填寫(xiě)。注：⑴公司辦公室必須根據(jù)上述各級(jí)經(jīng)理簽字做蓋章的依據(jù)。 ⑵所有合同必須蓋公司公章，方可生效。 ⑶此登記表填寫(xiě)完整后，交辦公室蓋章。 ⑷此登記表填寫(xiě)完整后，一份由辦公室備案，一份由項(xiàng)目委托方備案，一份交財(cái)務(wù)部作付款依據(jù)。⑸如未能最終完成簽訂經(jīng)濟(jì)合同/協(xié)議/委托書(shū)，必須將此登記表交回辦公室。辦公室監(jiān)制第三章 會(huì)議管理制度第一條 總經(jīng)理辦公會(huì)議（一） 說(shuō)明總經(jīng)理辦公會(huì)議是公司行政性會(huì)議，是總經(jīng)理實(shí)施行政管理的高級(jí)會(huì)議。會(huì)議由總經(jīng)理視需要擇定議題主持召開(kāi)。參加會(huì)議的成員由總經(jīng)理決定，辦公室負(fù)責(zé)人為會(huì)議秘書(shū)。（二） 議題擬訂公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括資金、工程、人員編制計(jì)劃及調(diào)整）和投資方案。組織擬訂公司經(jīng)營(yíng)管理與薪酬福利制度。研究部門(mén)經(jīng)理以下經(jīng)營(yíng)管理人員的聘任和解聘。會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)向各主要負(fù)責(zé)人收集主要問(wèn)題的議題。其它有關(guān)公司的重大經(jīng)營(yíng)等事項(xiàng)。第二條 公司職員大會(huì)（一） 公司職員大會(huì)是公司全體性會(huì)議，由總經(jīng)理主持召開(kāi)，會(huì)議議題及時(shí)間由總經(jīng)理決定。（二） 職員大會(huì)參加人員為公司全體管理層職員或全體人員。第三條 經(jīng)理辦公例會(huì)（一） 經(jīng)理例會(huì)是公司業(yè)務(wù)性會(huì)議，由總經(jīng)理主持召開(kāi)。（二） 經(jīng)理例會(huì)參加人員為公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人。（三） 經(jīng)理例會(huì)時(shí)間不固定，辦公室將根據(jù)總經(jīng)理要求通知召集。第四條 各部門(mén)會(huì)議由各部門(mén)具體組織安排。第五條 會(huì)議紀(jì)律（一） 會(huì)議參加人員必須按時(shí)到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，原則上不準(zhǔn)請(qǐng)假。（二） 會(huì)議期間各與會(huì)人員不允許隨意離座、進(jìn)出會(huì)議室，個(gè)人公事、私事一律會(huì)后處理。（三） 會(huì)議期間發(fā)言人應(yīng)注意言語(yǔ)精煉，抓住主題，提高會(huì)議效率。（四） 通訊工具至于靜音狀態(tài)。第六條 本管理制度解釋權(quán)歸濟(jì)南陽(yáng)光和贏物業(yè)有限公司。第七條 本管理制度自公布之日起執(zhí)行。第四章 印箋、證照使用管理制度第一條 辦公室負(fù)責(zé)公司公章、合同專用章、法人章以及公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證等證件的保管和使用。第二條 使用各種印箋、證照需辦理相關(guān)手續(xù)。（用印申請(qǐng)表見(jiàn)附件九）第三條 財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)室人員按規(guī)定分開(kāi)保管使用。財(cái)務(wù)人員休假時(shí)，由財(cái)務(wù)經(jīng)理安排人保管，財(cái)務(wù)章一律不得辦理與財(cái)務(wù)工作無(wú)關(guān)的業(yè)務(wù)。第四條 公司公章由辦公室保管，所有需加蓋公司行政公章的文件（包括業(yè)務(wù)往來(lái)函、合同等），須憑總經(jīng)理批示的文件并在公章使用登記簿上簽名后，方能蓋章、發(fā)文。（個(gè)人用章需由個(gè)人申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理特批后方可便用公司公章。公章使用登記表見(jiàn)附件十）第五條 所有公章必須按規(guī)定使用，任何人無(wú)權(quán)濫用或私用，發(fā)現(xiàn)違規(guī)者給予辭退并交執(zhí)法機(jī)關(guān)處理。第六條 本管理制度解釋權(quán)歸濟(jì)南陽(yáng)光和贏物業(yè)有限公司。第七條 本管理制度自公布之日起執(zhí)行。附件九：印 鑒 證 照 使 用 申 請(qǐng) 表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)內(nèi)容申請(qǐng)時(shí)間經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)總 經(jīng) 理辦公室經(jīng)辦人編號(hào)辦公室監(jiān)制附件十： 公章使用登記表序號(hào)用印日期用印部門(mén)用印事由份數(shù)用印去向經(jīng)辦人第五章 接待工作管理制度 為進(jìn)一步搞好公司的大型接待工作，做到分工清楚、責(zé)任明確、有條不紊，特制定本辦法。（接待申請(qǐng)單見(jiàn)附件十一）第一條 凡有大型參觀、檢查，須先由辦公室做好登記，并提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，各項(xiàng)工作落實(shí)專人負(fù)責(zé)，各部門(mén)協(xié)調(diào)配合。第二條 接待的規(guī)格和檔次：（一）甲級(jí)：市級(jí)或市級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)，由總經(jīng)理（或董事長(zhǎng)）接待。準(zhǔn)備文房四寶及照相機(jī)，以備領(lǐng)導(dǎo)簽字、留影。辦公室準(zhǔn)備水果、茶水等接待用品。辦公室向總經(jīng)理報(bào)告，由總經(jīng)理向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確定需參加的接待人員。（二）乙級(jí)：區(qū)、局級(jí)（含分局）領(lǐng)導(dǎo)及兄弟單位負(fù)責(zé)人，由總經(jīng)理（或董事長(zhǎng)）負(fù)責(zé)接待，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加。辦公室準(zhǔn)備水果、茶水等接待用品。辦公室報(bào)告總經(jīng)理，由總經(jīng)理確定需參加的接待人員。（三）丙級(jí)：行業(yè)評(píng)比，視考評(píng)人員級(jí)別確定我方接待人員級(jí)別規(guī)格。辦公室根據(jù)評(píng)比的重要性向相關(guān)副總經(jīng)理報(bào)告，由副總經(jīng)理確定接待人員。副總經(jīng)理不在時(shí)，報(bào)告總經(jīng)理。視情況準(zhǔn)備接待用品。（四）丁級(jí)：一般參觀團(tuán)體、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的參觀人員，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接待。辦公室根據(jù)參觀團(tuán)體或個(gè)人的性質(zhì)或重要性通知相關(guān)人員參加。（五）其它：特殊情況，特殊處理。第三條 接待分工：（一）辦公室統(tǒng)籌安排及分工，各司其職。