公司辦公室管理形成性考核冊(cè)(編輯修改稿)
2025-05-12 06:58 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 上司。若上司指示代理人，便向來(lái)訪者傳達(dá)“抱歉，讓您久等，某某急著外出，但他請(qǐng)代理人與您見面。請(qǐng)往這邊走……”使對(duì)方能充分了解情況。作業(yè)3提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。工作會(huì)議注意事項(xiàng)（1）、會(huì)議通知：會(huì)議通知的發(fā)放時(shí)間一般是會(huì)前一周發(fā)放，以便于參加會(huì)議的人員做工作計(jì)劃（緊急會(huì)議可以電話通知）。會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：會(huì)議標(biāo)題：標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明了，要突出會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議時(shí)間：具體開會(huì)時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)：具體開會(huì)地點(diǎn)（如果是在外部開會(huì)要具體詳細(xì)，最好附帶行車路線，在會(huì)議地點(diǎn)擺放指示牌）會(huì)議內(nèi)容：具體工作會(huì)議的內(nèi)容。參會(huì)人員：具體參加會(huì)議的人員。署 名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）（2）、會(huì)議材料的準(zhǔn)備：會(huì)議材料最好要提前一天準(zhǔn)備好。會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置：①、會(huì)議條幅：要提前一天制作好并認(rèn)真仔細(xì)檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會(huì)議的前一天下午掛好（會(huì)議在第二天上午召開）或上午掛好（會(huì)議在當(dāng)天的下午召開）；②、音響、話筒:會(huì)議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無(wú)充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會(huì)議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識(shí)。⑥、簽到表：一般的會(huì)議要準(zhǔn)備簽到表，要求到會(huì)的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會(huì)議紀(jì)要：一般會(huì)以結(jié)束后有會(huì)議記錄人員撰寫會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要會(huì)議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。社會(huì)化大生產(chǎn)和快節(jié)奏生活要求節(jié)約會(huì)議成本，提高會(huì)議效率，這也是企事業(yè)單位提高經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效率最本質(zhì)的要求。要提高會(huì)議效率，文秘人員必須注意以下幾點(diǎn)：遵循法律法規(guī)合理確定會(huì)議目標(biāo)確定必要的與會(huì)者減少會(huì)議數(shù)量縮小會(huì)議規(guī)模簡(jiǎn)化會(huì)議程序縮短會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)分析會(huì)議成本日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。日程安排計(jì)劃表的種類： （1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。 （2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。 周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 —，編寫。？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。 旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。 (2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。 如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。 (3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。 (4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。 旅行用品一覽表 信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票 筆記本 地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼 日歷卡 世界各地時(shí)間表 國(guó)際電話號(hào)碼表 文件夾 商業(yè)名片 18
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