【企業(yè)管理】總經(jīng)理室幕僚的角色與功能(編輯修改稿)
2025-05-11 13:34 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 司戰(zhàn)略情報系統(tǒng)建立與維護 這里指的是經(jīng)營信息系統(tǒng)的串聯(lián)及應用信息科技兩方面。 從公司中長期方針展開時，外面競爭情報、產(chǎn)也發(fā)展動態(tài)的搜 集到擬定中長期方針等等，這是一個很重要的情報活動。當展 開變成公司年度目標時，如何追蹤每月執(zhí)行狀況，需要填報哪 些統(tǒng)計表格，還有與日常管理等等彼此管理信息如何整合成公 司經(jīng)營所需的重點信息等等，這些其實是關(guān)乎一個公司能否運 作順暢的命脈。 這一部份如何應用信息科技，讓信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮科 技協(xié)助經(jīng)營管理的功能，甚至扮演策略的角色，就有賴于幕僚 人員對經(jīng)營管理與信息科技的體認。 一般規(guī)模大的公司大多設有信息部門，但是規(guī)模小的公司 ，其信息人員是無法規(guī)劃及發(fā)揮讓信息科技協(xié)助經(jīng)營管理，因 此就有賴總經(jīng)理室幕僚人員的協(xié)助。另外，即便公司有信息部 門，其主管可能偏重技術(shù)，對經(jīng)營管理可能認識不足，因此并 無法得到需要的規(guī)劃，此時總經(jīng)理室經(jīng)營企劃的幕僚，就應該 發(fā)揮協(xié)助的功能。 標準化推動與管理 工程部門的人員對標準化可能比較有概念，因為從設計圖開 始的尺寸、標示方法、格式等等，都有一定的標準需要遵循。所 以標準化的概念很簡單，就是為了讓全公司的作業(yè)與表格有一定 的標準，因此需要制定標準化的規(guī)則。在已經(jīng)導入 ISO 系統(tǒng)的公 司，這個觀念更是容易了解。在 ISO 的系統(tǒng)中，除了作業(yè)流程需 要建立標準之外，需要用到的表格也需要列管并編號。 因此除了工程單位及ISO系統(tǒng)中已有的標準之外，其余尚未納 入標準化的，都歸經(jīng)營企劃負責。例如ISO一般都為將財務系統(tǒng)納 入。如果是上市、上柜公司，那么又會有一套內(nèi)控內(nèi)稽制度，其實 這些有許多重疊的部分，這時經(jīng)營企劃更應該負責將其重疊別的部 分，整合以免浪費人力重復作業(yè)。當企業(yè)內(nèi)作業(yè)流程或表格需要變 更時，須經(jīng)過經(jīng)營企劃初步審核后，標準化委員會審查通過始可列 為公司正式的作業(yè)標準。 33 項目改善推動及稽核 當公司有許多改善的地方，由誰來發(fā)動呢? 常常找不到人來負 責，是許多公司共同的痛。在多一事不如少一事的前題下，明明知 道有許多地方要改進，卻眼睜睜地看著這些問題一日過一日。例如 ，工廠內(nèi)物料亂擺放、不干凈又不清潔，看起來只要要求廠長嚴格 管理即可，但是成效一直不彰。許多作業(yè)只要員工多一點改善的觀 念，就可以將事情做得更好，但是員工卻懶得提出建議及想法。 這時誰來發(fā)動相關(guān)的項目來改善這些狀況呢? 答案就是經(jīng)營企 劃單位。因為經(jīng)營企劃單位是站在高層經(jīng)營管理的觀點，以系統(tǒng)性 的思考方式，思考公司需要怎樣的制度來導正這些問題。所以導入 5S、QCC、提案制度等等，這些廣為人知的制度，當然由經(jīng)營企劃 來發(fā)動導入，是比較適合的。也就是說，當企業(yè)需要新的制度或手 法來提高經(jīng)營管理的績效時，經(jīng)營企劃就應該扮演先鋒的角色，積 極向經(jīng)營高層建議；否則長久之后，就會變成只會「承辦」上級交 辦的任務。 另外對公司重要的項目，其執(zhí)行狀況經(jīng)營企劃也需要定期追蹤 考核。例如公司推動某一產(chǎn)品的成本降低項目，這項項目關(guān)系著公 司銷售的競爭力與獲利，因此經(jīng)營企劃單位應該加以列管，最后并 就該項目該核發(fā)多少獎金，提報委員會核決。這些過程、獎金多少 ，都需要有一個標準的程序，經(jīng)營企劃單位應該要制定這樣的一個 標準程序，一方面讓所有單位知道，項目須向誰提出，列管之后， 何時須報告，結(jié)案時獎金會有多少等等。這樣大家才能有一個透明 的游戲規(guī)則。有關(guān)獎金多寡的訂定，可以和QCC、提案制度結(jié)合， 共享同一份基準表。 34 新規(guī)劃事業(yè)規(guī)劃 如果企業(yè)想多角化或海外投資等，理論上也是屬于經(jīng)營企劃單 位的職掌，可是大部分的公司因為經(jīng)營企劃單位人員不夠資深或是 專業(yè)能力不足，因此也常見到經(jīng)營企劃單位未能扮演新事業(yè)規(guī)劃的 角色。不過不論其人員是否資深，至少應該扮演「新事業(yè)規(guī)劃」委 員會的執(zhí)行秘書，這樣才能發(fā)揮其整合的角色。 35 經(jīng)營有關(guān)的呈核案件審查與建議 各個部門呈送給總經(jīng)理的簽呈，如果直接送給總經(jīng)理，常常會 因為總經(jīng)理沒有時間了解簽呈的細節(jié)，會再請幕僚先了解一下，在 提出建議。久而久之，不如先將簽呈送給經(jīng)營企劃組，讓組員與呈 送簽呈的單位溝通后，再提供意見給總經(jīng)理參考，以加速簽呈核示 的時效。 四、總經(jīng)理室的職掌及編制 41 總經(jīng)理室的職掌 總經(jīng)理室的機能除了前面提到的經(jīng)營管理之外，規(guī)模小的公 司常見的還有人力資源、信息、稽核、產(chǎn)銷、財務規(guī)劃等等機能 。這些機能放在總經(jīng)理室主要是認為這些機能是非常重要，經(jīng)營 高層希望能直接掌握，因此編列在總經(jīng)理室，并設置總經(jīng)理室主 任(副理、經(jīng)理或協(xié)理)，其主管就是一般所稱的幕僚長。 為什么人力資源的機能會被編在總經(jīng)理室呢? 不是有人事單 位嗎? 其實這是因為有時候一些規(guī)劃性的人力資源工作，傳統(tǒng)的 人事部門很難發(fā)揮，即便你將該機能賦予人事部門，但是卻不能 發(fā)揮。為什么呢? 原因很多，可能是許多公司的人事部門主管， 并不是由專業(yè)人員擔任，因此并不知道什么是專業(yè)的人力資源， 這種情況之下，你能苛求他嗎? 況且許多人事部門的主管年紀不 小，坦白講，企圖心已經(jīng)不夠了，許多人抱著多一事不如少一事 ，只要能順利退休就好了，這樣的人事主管，你能其期望他做出 一些企圖的事嗎? 另一個原因是，傳統(tǒng)的人事部門因忙于日常事務，有的公司 人事課還只是管理部的其中一課，管理部還有總務課，這時就更 慘了?？倓展ぷ鞒３Ｊ呛芗眳s不是重要。但是總務卻是最不討好 的工作，因此管理部主管最容易將重心放在總務的工作上，常常 將有關(guān)人資工作中有關(guān)規(guī)劃的事擱在一旁。所以漸漸地，有關(guān)人 資規(guī)劃的工作就移往總經(jīng)理室負責，其實這對傳統(tǒng)人事部門主管 是一項警訊。 不過即便將人資機能有關(guān)規(guī)劃的部分放在總經(jīng)理室，如果沒 有厘清哪些人資核心工作，恐怕還是無法掌握全貌。以下的人資 機能，包含傳統(tǒng)的人事工作，可供總經(jīng)理室的人資人員參考，是 否有漏掉的部分。 、職務能力及適性管理 131 各部門組織機能設定審議 132 人員編制修訂設定審議 133 職務能力表設修訂 134 適性要建設定審查 135 資格認證晉升主辦 136 人事異動協(xié)調(diào)審查 137 定期輪調(diào)主辦 151 教育訓練制度維護 152 人力需求及養(yǎng)成計畫擬定 153 儲訓教育主辦 154 教育訓練主辦 155 人才庫資料建立與維護 16 有關(guān)人事呈核案件審核與建議 、薪資日常管理規(guī)章規(guī)劃及擬定 、薪資日常管理規(guī)
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