牡丹江萬達(dá)電梯設(shè)備公司辦公室管理制度(編輯修改稿)
2025-07-09 19:58 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 →文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀 （二） 文書管理制度 第一條 管理要點 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā) 揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。 文書管理范圍包括： 一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。 第二條 制度規(guī)范 根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。 按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫 《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。 按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。 第三條 流程設(shè)計 起草文書→填寫《發(fā)文簿》 (需要時 )→張貼→存檔 →更新目錄 (紙質(zhì)檔與電子檔 )→借閱→清退→審批→銷毀 （三） 檔案管理制度 第一條 管理要點 為了維護(hù)檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。 第二條 制度規(guī)范 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再 按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。 第三條 流程設(shè)計 根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退 二、 辦公用品管理制度 第一條 管理要點 為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公 用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。 辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。 辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。 第二條 制度規(guī)范 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。 辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月 27 號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng) 部門主管批準(zhǔn)，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。 根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補(bǔ)填。
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