【文章內(nèi)容簡介】 1994年 IBM 推出了 OS/2 Warp， 1995 年 8 月微軟推出了 Windows 95,1998 年又升級為功能更加強大的 Windows 98 以及后來的 Windows 2020。在這些爭奇斗艷的操作平臺上， Lotus 公司首先推出了著名的表格處理軟件 Lotus 1－ 2－ 3； Lotus 合并到 IBM 后，先后開發(fā)了 Lotus1－ 2－ 3 Office、 OfficePro。操作系統(tǒng)的更新?lián)Q代和辦公套件的不斷升級，為辦公自動化提供了越來越多的功能，包括文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫、簡報和幻燈片制作等功能，為辦公自動化創(chuàng)造了非常有利的軟件環(huán)境。 第一代辦公自動化 系統(tǒng) 的特點是： ● 要有一臺中檔以上的個人（或商用）電腦并安裝一個高版本的操作系統(tǒng)（如 Windows 98 或 OS/2 Warp Server）和一組跨平臺的辦公套件（如 MS Office 97 或 Lotus OfficePro）。 ● 它是面向辦公室管理層和事務(wù)處理人員的管理信息系統(tǒng)（ MIS），它 基于傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要處理和存儲對象，只限于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計。 第一代辦公自動化 系統(tǒng) 的框架 。 如圖 21 所示 ： 圖 21 第一代辦公自動化系統(tǒng)功能框架 通用辦公自動化系 統(tǒng) 財政預(yù)算管理 公文系統(tǒng)管理 人事檔案管理 計劃制定管理 傳真服務(wù)管理 會議安排管理 第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 6 我們把這一時期的辦公自動化系統(tǒng) 稱 為第一代辦公自動化系統(tǒng)，它以個人電腦和辦公套件為主要特征，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍，實現(xiàn)個體工作的自動化。 第二代辦公 自動化：實現(xiàn)工作流程自動化 。 從信息技術(shù)的發(fā)展來看，基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的第一代辦公自動化系統(tǒng)存在著以下不足： ●PC 的負擔過重，且價格偏高； ● 由于缺乏公共的基礎(chǔ)通信平臺，不僅通用性差、可再用性低，而且沒有通信和協(xié)同工作的能力，不能建立統(tǒng)一的集成辦公平臺； ● 系統(tǒng)自適應(yīng)能力差，只能按開發(fā)時確定的思路、流程和功能處理信息； ● 信息管理只限于企業(yè)內(nèi)部，沒有或缺少外部信息來源。 隨著局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和因特網(wǎng)的高速發(fā)展，辦公自動化的內(nèi)涵也發(fā)生了變化。 1968 年，美國正式制 定了 “ 資源共享的電腦網(wǎng)絡(luò)計劃 ” 。 1969 年，在美國西海岸的 4 個節(jié)點（ 4 所大學(xué)）間首先聯(lián)網(wǎng)，這就是 Inter 的前身阿帕網(wǎng)（ ARPANET）。阿帕網(wǎng)是分布式結(jié)構(gòu)，中介信息處理器就是今天的路由器（ Router），它負責(zé)網(wǎng)絡(luò)運行中數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換、信息交換、信息流量的控制和信息錯誤的糾正等。 自 1982 年美國國防部把 TCP/IP 協(xié)議作為網(wǎng)絡(luò)標準正式生效以來，就把以數(shù)百萬臺電腦分割的 650 張網(wǎng)聯(lián)成一張大網(wǎng)，從而形成了今天的因特網(wǎng)。 1969年聯(lián)網(wǎng)的計算機只有 4 臺， 1991 年猛增到 50 萬臺，到 1999 年底全球 陡增至 億臺。全世界越來越多的個人電腦聯(lián)到了 Inter 上，在 Navigator 和 Explorer等引擎的導(dǎo)航下，瀏覽世界各個地方的信息資源。在這種大環(huán)境下，人們開始考慮把個人電腦聯(lián)到因特網(wǎng)上，來解決第一代辦公自動化所存在的諸多不足，并擴展辦公自動化的功能。 個人電腦聯(lián)了網(wǎng)，很多軟件資源可以通過 ISP 的服務(wù)器從網(wǎng)上免費或廉價下載，瘦客戶機、胖服務(wù)器的研究大大減輕了個人電腦的負擔。使用基于對象－關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（ ORDB）和數(shù)據(jù)倉庫（ Data Warehouse），增強了數(shù)據(jù)的通用性（ Universality）和可再用性（ Reavailability）。 基礎(chǔ)通信平臺的使用，大大提高了通信和協(xié)同工作的能力。 1995 年， IBM公司 CEO 郭士納（ Gerstner）提出 “ 以網(wǎng)絡(luò)為中心的計算 ” （ Network－ Centric Computing）模式，極大地影響了辦公自動化的發(fā)展趨勢，出現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)為中心，第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 7 以信息（或工作流）為主要處理內(nèi)容的第二代辦公自動化系統(tǒng)。 第二代辦公自動化系統(tǒng)具有以下特點： ● 以網(wǎng)絡(luò)為中心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流（或工作流）為主要存儲和處理對象； ● 有利 于在企業(yè)內(nèi)部建立通信基礎(chǔ)平臺，不僅提高了辦公的效率，減少了扯皮和內(nèi)耗，還增強了系統(tǒng)的安全性。 第二代辦公自動化系統(tǒng)的框架如圖 22 所示 : 圖 22 第二代辦公自動化系統(tǒng)功能框架 這一時期的辦公自動化系統(tǒng)更多地承擔了一個信息通道的責(zé)任，建立和完善各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立協(xié)同工作的環(huán)境，為辦公提供一個自動化工具。在辦公自動化覆蓋到的辦公機構(gòu)內(nèi)，所有員工都可以通過辦公自動化系統(tǒng)，根據(jù)自己的權(quán)限，了解自己需要完成的工作，包括上級交辦的事情、需要交給別人做的事情、需要與別人 合作的事情、自己需要的信息以及與別人共享的信息，也就是說，通過辦公自動化系統(tǒng)，員工能夠?qū)ψ约核獙嵤┑娜蝿?wù)和目標 “ 知其然 ” ，極大解決了員工的工作效率。 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀 自 20 世紀 90 年代中期至今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國迅速發(fā)展和普及，引出了Intra、 Extra、 Inter、政府上網(wǎng)工程、企業(yè)上網(wǎng)工程、電子政府、電子商務(wù)、電子管理、政府內(nèi)部網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)和數(shù)字化辦公等一系列新概念 。 面對這些新概念，再提 OA 也許會讓很多人感到迷惑，好象 OA 這個概念已經(jīng)不適應(yīng)信息化發(fā)展的需 要，在這里我們暫且認為這一個階段為 OA 發(fā)展的新階段。這一個階段的主要標志應(yīng)為互連網(wǎng)技術(shù)的普遍使用。 在新的時期，基于多年辦公自動化建設(shè)經(jīng)驗和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚。從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)（ Intra） ； 從辦公性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公 ； 從信息化建通用辦公自動化系 統(tǒng) 公文系統(tǒng)管理 公共信息 個人信息 會議管理 人事檔案管理 電子郵件 信息管理 第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 8 設(shè)的角度來看，辦公自動化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。 辦公自動化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上 ，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。 辦公自動化的基礎(chǔ)是對管理的理解和對信息的積累。技術(shù)只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累、沉淀，辦公自動化才能發(fā)揮作用。 辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現(xiàn)辦公自動化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個明顯特征是授權(quán)和開放，通過授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實。 辦公自動化建設(shè)與現(xiàn)階段政府上 網(wǎng)工程之間的關(guān)系。政府上網(wǎng)工程一直是近一兩年業(yè)界炒作和關(guān)注的熱點之一，政府上網(wǎng)工程是由于互連網(wǎng)的普及，政府部門把一些政務(wù)信息發(fā)布到 Inter 上，進而在網(wǎng)上建立與老百姓溝通的渠道，以實現(xiàn)政務(wù)公開和政府行為接受監(jiān)督的目的。從實際效果來看，很多政府部門只是在網(wǎng)上存放一些靜態(tài)的政府信息，實質(zhì)性的工作卻非常少。并且，在很多情況下，很多人將辦公自動化和政府上網(wǎng)混為一談。這種現(xiàn)象導(dǎo)致很多部門重上網(wǎng)工程輕辦公自動化工程。甚至把上網(wǎng)工程誤認為是辦公自動化工程。實際上，從網(wǎng)絡(luò)劃分的角度，政府上網(wǎng)工程是外網(wǎng)建設(shè)，辦公自動化 工程是內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，辦公自動化工程是政府信息化的基礎(chǔ)，政府上網(wǎng)工程是政府信息化的對外表現(xiàn)形式，辦公自動化工程在政府信息化建設(shè)中所占的比重遠高于政府上網(wǎng)工程。只有辦公自動化工程的建設(shè)并運轉(zhuǎn)成功，政府上網(wǎng)才會有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網(wǎng)才有意義，否則政府上網(wǎng)工程就會變成無源之水。當然，政府上網(wǎng)工程的宣傳對我國信息化建設(shè)也起了一定的推動作用。 辦公自動化應(yīng)該是盡快向數(shù)字化辦公發(fā)展。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實 現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離。首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。 實現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的 OA，也不同于 MIS 的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 9 Intra 網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個內(nèi)部網(wǎng)看成是一個整體，這個整體的對象是網(wǎng)上所有用戶 ，它必需有一個基礎(chǔ)，我們稱這個基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺，就好象 PC 必需有一個操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。內(nèi)網(wǎng)平臺負責(zé)所有用戶對象的管理、負責(zé)所有網(wǎng)絡(luò)資源（含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用）的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開放標準和提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等）。在平臺的基礎(chǔ)之上，插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用（可理解為傳統(tǒng)的 MIS），這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公。 實現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術(shù)支撐，考慮到數(shù)字化辦公的授權(quán)和開放這兩個特點 ，首選技術(shù)應(yīng)該是互連網(wǎng)技術(shù)及標準，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。 實現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)。現(xiàn)在隨著 WEB 技術(shù)的發(fā)展，基于 Intra 模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件 作 為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。這樣整個工作流軟件負載輕、開放性好、維護方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。因此基于 WEB 的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。 根 據(jù)我國辦公自動化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，使我國辦公自動化建設(shè)走上健康快速發(fā)展的軌道，在辦公自動化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對策： 在組織實施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實施體制，確保系統(tǒng)的運行維護和系統(tǒng)持續(xù)的升級，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公自動化為業(yè)務(wù)核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。 在技術(shù)選向方面：選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)?，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能代表未來一定能夠流行。技術(shù)的標準化程度要高，開放程度要好。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主開發(fā)，發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從 Client/Server 結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn) Browser/Server 結(jié)構(gòu)體系，采用 B/S 思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標準的三層結(jié)構(gòu)體系。系統(tǒng)負載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便。 系統(tǒng)設(shè)計方面：考慮到我國辦公自動化的現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相結(jié)合，在已有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，以快速原型法為主。在實施方面遵隨統(tǒng)一規(guī)范和分布實施的原則。 在設(shè)計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計，即將設(shè)計的著眼點放在用戶對象身上，設(shè)計視角范圍是整個內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進行相第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 10 關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計。將面向 對象的思想引入到系統(tǒng)設(shè)計中去。 在實現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)（ CAS）理論進行實現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價值的東西就越多。 國內(nèi)外辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用 辦公自動化于 50 年代在美國和日本首先興起，最初只是具有電子數(shù)據(jù)處理（ EDP）的簿記功能， 60 年代被管理信息系統(tǒng)（ MIS）取代，直到 70 年代后期才形成涉及多種技術(shù)的新型綜合學(xué)科 辦公自動化（ OA）。 80 年代，國外辦公自動化得到了飛速發(fā)展 ，許多著名的計算機軟硬件公司都躋身于這一巨大的市場。作為辦公管理方式的一次變革，辦公自動化不僅已形成相當大的產(chǎn)業(yè)規(guī)模，而且從各個方面促進了計算機及信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。辦公自動化迅速普及，已有逐步超過 70 年代管理信息系統(tǒng)建設(shè)的趨勢。 進入 90 年代以來，辦公自動化在世界主要發(fā)達國家得到蓬勃發(fā)展。國外許多大公司投入了大量人力、物力，在語音、數(shù)字、文字圖象、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人機工程等方面進行了深入細致的研究，并推出了影象處理設(shè)備、文字處理機、辦公室助理機、袖珍組織機、筆記本計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備。 我國辦公自動化是 80 年代中期才發(fā)展起來的。 1985 年全國