【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。六、草擬公文的注意事項(xiàng)（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。（四）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（五）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。（六）公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的詞及詞組、 慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外 ,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（七）公文由本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。重要的或涉及面廣的上報(bào)公文，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，有的公文可由副職或辦公室主任簽發(fā)。（八）審批、會(huì)簽公文。主批主簽人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)， 并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。其他審批、會(huì)簽人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。（九）草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得用鉛筆和普通圓珠筆。不得在文稿裝訂線(xiàn)外書(shū)寫(xiě)。（十）重要公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,由辦公室進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容主要包括：是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽，文字表述、文種使用、 公文格式等是否符合本細(xì)則的有關(guān)規(guī)定。（十一）公文的繕印，必須符合規(guī)定格式，字跡清楚，整潔美觀(guān)， 份數(shù)準(zhǔn)確?？樣r(shí)，一般由承辦部門(mén)(或承辦人)負(fù)責(zé)校對(duì)。（十二）公文用印應(yīng)有登記。印蓋在正文后發(fā)文日期的上面。蓋印前，監(jiān)印部門(mén)要嚴(yán)格檢查公文的審批、簽發(fā)手續(xù)，手續(xù)不完備者不予蓋印。（十三）發(fā)文單位對(duì)發(fā)送的文件，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)檢查后， 編號(hào)登記發(fā)出。發(fā)文要保證公文的及時(shí)傳遞，安全保密。（十四）上級(jí)的秘密公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外， 經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或者辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。非保密部門(mén)不得翻印、復(fù)制密碼電報(bào)。不得密電明復(fù)、明電密電混用。（十五）傳遞秘密公文,必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。七、公文立卷、歸檔和銷(xiāo)毀（一）公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)和文件一樣重要，必須隨同一起立卷。（二）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)文部門(mén)、編號(hào)順序、不同種類(lèi)以及相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，以便于保管和利用。檔案部門(mén)必須認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格管理，做好歸檔工作。（三）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。（四）公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。（五）案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。（六）沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。八、辦公自動(dòng)化管理集團(tuán)公司目前使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)進(jìn)行辦公。九、電子公文（一）定義：電子公文是指有別于紙質(zhì)公文的以計(jì)算機(jī)電子文檔為載體，以計(jì)算機(jī)為處理和存貯工具，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)據(jù)通信介質(zhì)為傳遞渠道的新的公文形式。 （二）電子公文與原紙質(zhì)公文互為鏡像。（三）電子公文與原紙質(zhì)公文具有同等效力。 十、公文的流轉(zhuǎn)（一）公文（除涉密公文外）流轉(zhuǎn)均在集團(tuán)公司OA系統(tǒng)中進(jìn)行，集團(tuán)公司原則上不再分發(fā)紙質(zhì)文件。（二）各部門(mén)、參控股企業(yè)上報(bào)集團(tuán)公司的公文（除涉密公文外）須按照辦文流程通過(guò)集團(tuán)公司OA系統(tǒng)呈報(bào)，集團(tuán)公司公文主管部門(mén)原則上不再接收紙質(zhì)文件或未按照OA系統(tǒng)流程上報(bào)的電子文件。（三）公文流轉(zhuǎn)原則上須通過(guò)公文主管部門(mén)中轉(zhuǎn)。公文主管部門(mén)將來(lái)文分為辦件、閱件兩類(lèi)，提出擬辦意見(jiàn)后，將公文呈集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批、轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理。第五章 集團(tuán)公司檔案管理一、檔案的定義（《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第二條）所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。檔案定義的主要含義有以下四個(gè)方面：（一）檔案是各種機(jī)關(guān)組織或個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案是社會(huì)的產(chǎn)物，是社會(huì)中的組織與個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，而不是自然的產(chǎn)物，它來(lái)源于一定的形成單位，產(chǎn)生于形成單位自身的活動(dòng)。（二）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件檔案是由各種文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件轉(zhuǎn)化為檔案一般須具備三個(gè)條件：第一，現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案；第二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存；第三，按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案。（三）檔案的形式是多種多樣的檔案的形式主要指檔案信息的載體形式和信息內(nèi)容的紀(jì)錄方式。以檔案信息的載體形式來(lái)看，我國(guó)有龜甲獸骨、竹木板片、青銅鐘鼎、石碑、貝葉等古老的檔案，也有以紙張為主的書(shū)面文電等傳統(tǒng)形式的檔案，還有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等現(xiàn)代形式的檔案。從檔案信息的紀(jì)錄方式看，記錄信息內(nèi)容的方式和方法很多，即文字的、圖形的、和聲音的等方式，有手寫(xiě)、刀刻、印刷、攝影、錄像、錄音等多種記錄方法；文件內(nèi)容的表達(dá)方式也相當(dāng)繁多，如指令、法律、宣言、條例、命令、請(qǐng)示、竣工圖等各種形式。（四）檔