【文章內(nèi)容簡介】 工作應有的成果，同時適度規(guī)范出行事的方式，又不會妨礙到個人才能的發(fā)揮，這就是個值行深入探險討的課題了。因此，每當組織同時面臨這個問題時，到底應該將工作內(nèi)容與人為因素劃分到什么程度？因此，組織若想迅速有效地達成目標，詳盡客觀而有擁有具體要求的工作說明是不可或缺的。另一方面，組織必須確保它的成員是否受到刺激，士氣高昂而且訓練有素，因為人力素質(zhì)將會是影響成效的最大因素?；旧?，所謂的確保所指的不僅是工作有明確的劃分。還應確保個別能力的肯定，評估與發(fā)展。不可避免的，人們有可能變換工作或依規(guī)定輪調(diào)，此時也應明確告知該工作的性質(zhì)，產(chǎn)出情形，以及該工作可能無法完全滿足該員工的需求等等。311 工作分析所謂工作分析，乃是將有關(guān)某一工作的資訊集中匯整，以最簡明的方式傳達工作內(nèi)容及基本要求。分析的結(jié)果，通常就是我們所稱的工作說明書。對工作說明書的看法各有不同，有人將它視為每樣工作最不可或缺的一部分。相對的，也有人認為它完全沒有存在成長要。這兩種極端看法，都源自于過份拘泥工作說明的“說明”性質(zhì)，它不該被拿來當作拒絕某項工作的借口，而主管人員也不應過于任意地使用工作說明來要求部屬。在有關(guān)每個職位的任務中所提及的各個產(chǎn)出要領，都應該在事先與任務負責人溝通協(xié)調(diào)，避免日后問題的發(fā)生。至于工作說明書的格式，將在稍后詳盡介紹。312 工作說明書的使用工作說明書有許多用處，列舉如下：1)工作評量— 讓組織能對每項職務內(nèi)容及發(fā)揮成效進行評量。2)組織分析— 確定每項事務都有人負責，沒有重復或遺漏之處。3)人力資源規(guī)劃— 有助于決定 所需人力的數(shù)量及種類。4)召募用任用— 有助于決定擁有何種技能，知識的人適合擔任此項職務。5)教育訓練方向— 有助于發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人力所不足的知識，技能，做為安排教育訓練的依據(jù) 。6)績效管理——有助于將整體績效轉(zhuǎn)換成人績效目標 。工作說明書與人事任用資格之間的差異在於前乾為針對某一職位而設定工作大綱及目標 ，后者則是在此職位者的資格條件要求，例如特殊技能，經(jīng)歷，年資等。313 工作說明書的種類工作說明書的形式隨著工作特性而變化，舉例來說，一般行政人中和專業(yè)技術(shù)人員，管理人員的工作說明著重點便有不同，后兩者重視的是工作產(chǎn)出項目，而非特定的事務項目。工作說明書的用途是決定 它形式的最主人因素。常見到的工作說明書多半是將某個職位負責的事務逐項列出，著重的是“該做什么”而非“該達到什么效果”。此種工作說明對于 當事人自然簡單明確得多，然而卻無法讓其了解工作的全貌。314 工作說明書的內(nèi)容1)基本資料不論何種工作說明書，至少要包含以下內(nèi)容。A. 公司名稱部門別。B. 職稱職掌者姓名(在某些情況下可以留白，這通常是為了在評估設置職位時保持客觀)。C. 工作代碼。D. 日期(在任務內(nèi)容更新迅速時尤其重要)。E. 此職位主要的任務說明。F. 對此職位主要的任務，責任說明——最好能標示出各項任務所占的時間比例。G. 職掌聲應具備的特殊才能和經(jīng)歷。H. 從屬關(guān)系。其中包括該向哪位主管報備，直接或間接屬下的人數(shù)及職務類別。I. 相關(guān)數(shù)據(jù)。例如預算、人員的編制。J. 職掌者與雇主的簽名，確保此份工作說明已得到雙方的認可。2)以下資料可視需要加入工作說明書中：A. 工作環(huán)境：執(zhí)行職務進時所處的環(huán)境，以用此份工作對部門組織整體的關(guān)系和影響。B. 裁量權(quán)限：此項職務所具備的自由裁量權(quán)。區(qū)別何種事務可以自己決策或報備主管原則，方針及程序。C. 溝通與互動：說明此項職務與組織內(nèi)外的主要訊息管道及運用方法。D. 從屬人員的職務：簡要說明隸屬此職位下的人員工作內(nèi)容。E. 運作關(guān)系：說明決策，命令，目標，成果等訊息，在組織內(nèi)是如何在上下階級間傳送的。F. 問題與挑戰(zhàn)：說明此項職務最常遇到的問題，最需要技巧解決的部份是什么。G. 作業(yè)參考范例。H. 附加事項：其他任何職掌者與上司覺得有必要放入工作說明書中的事項。3)完備的工作說明書特征。A. 完備的工作說明書必須符合下列要件。B. 職務內(nèi)容符合實際情況，正確無誤。C. 職稱與職務內(nèi)容相符合。D. 有職務主旨說明為什么需要這份職務。E. 主要工作項目或是工作目標不宜過于詳盡(例如：Hay管理顧問公司一向認為，最佳的管理幅度不超過八人)。F. 所有內(nèi)容沒有不說盡或相互矛盾之處。315 工作分析與工作說明書的準備1)收集工作內(nèi)容資料的方法；A. 直觀法：尤其運用于操作類工作。B. 與職掌者訪談：這是獲得第一手資訊的最好方法，因為沒有人比職掌者本人更清楚工作細節(jié)。C. 訪問職掌者的主管：特別是職位出缺時。D. 準備工作說明問卷：由職掌者填寫，主管簽名確認。2)執(zhí)行工作分析的方法：A. 設計問卷，取行所需資訊：問題安排有一定的順序，并能確認回答的內(nèi)容有無矛盾之處。B. 請每位職掌者親自填寫此份問卷。C. 與職掌者本人面談，確定他對問卷內(nèi)容的了解無誤，所提供的答案也確?？尚拧. 依問卷資料準備一份更新的工作說明書。32 零售連鎖業(yè)組織職掌321 管理處1) 公司經(jīng)營策略、計劃之推動2) 公司之發(fā)展，人才需求之儲備、培訓3) 財會單位工作計劃執(zhí)行之評核督導4) 行政單位工作計劃執(zhí)行之評核督導5) 問題的反應與呈報6) 人員士氣與績效的提高7) 人員的在職訓練8) 其他有關(guān)經(jīng)營管理事項9) 公司營運目標的達成與分析10) 公司干部會議的參與11) 單位內(nèi)會議的召開與主持12) 工作檢討與計劃13) 費用預算之控制，差異分析之報告14) 人員工作績效的評估與分析15) 季本部門費用預算的編列16) 工作成果報告17) 年度營業(yè)費用預算之編列與分析報告18) 本部門年度計劃的編訂19) 年度運作322 行政1) 部門內(nèi)下級單位運作事項稽查與協(xié)助2) 問題的反應與呈報3) 人員士氣與績效的提高4) 人員的在職訓練5) 其它有關(guān)行政交辦事項6) 公司營運目標的協(xié)助達成7) 公司干部會議的參與8) 單位內(nèi)會議的召開與主持9) 周工作檢討與計劃10) 部門費用預算的控制11) 人員工作績效的評估12) 部門費用預算的編列13) 工作成果報告14) 單位費用預算的編列15) 單位年度計劃的編訂16) 年度運作檢討 323 人事1) 有關(guān)人員調(diào)度、評估事項之處理2) 有關(guān)本公司人事運作制度建立與修訂3) 員工任免遷調(diào)考勤、考績、獎懲、退休及撫恤辦理事項4) 人事資料建立、更新(含對保及雇用契約)事項5) 員工出勤、公差、請休假管理事項6) 各項保險業(yè)務辦理事項7) 公司各項制度、核決限及各種員會章程擬定事項8) 人員召募應征事項等之處理9) 工作檢討計劃10) 人員盤點11) 人力計劃編訂事項(依25日人員盤點資料）12) 員工薪資核算13) 公司組織職掌之規(guī)劃及修訂14) 薪資獎金辦法擬定15) 各項福利措施之擬定事項16) 員工薪給辦法擬定事項17) 各級人員升級之資格評審規(guī)劃推動人員出勤狀況18) 公司人力發(fā)展之規(guī)劃與推動324 培訓1) 各級人員教育訓練課程內(nèi)容、時數(shù)、師資、日期之安排2) 新進、在職人員教育訓練事項3) 各項訓練評核事項4) 內(nèi)部師資之養(yǎng)成與訓練5) 訓練教材之保存與管理6) 各課程師資之提議敦聘7) 配合營業(yè)單位執(zhí)行各級訓練、專案訓練事宜8) 其它有關(guān)人資、教育訓練、交辦事項等之辦理9) 周工作檢討計劃10) 制定年度教育訓練計劃、編制預算325 總務1) 總部財產(chǎn)編號的規(guī)畫與執(zhí)行2) 有關(guān)總部與直營店的總務事項3) 設備器材、日常耗料、辦公用品、文具器材、事務性用品采購事項4) 采購信息收集事項5) 與商品課協(xié)調(diào)商品采購事項6) 比價、詢價及定價建議7) 供貨廠商之開發(fā)8) 供貨廠商之評估、考核及決定9) 其他日常采購事項10) 各項財產(chǎn)管理事項11) 協(xié)助廠商公共事務處理事項12) 事務用品申請事項13) 事務性用品倉管事項14) 報表管理事項15) 對外公文之繕寫、擬稿(用印)事項16) 工作檢討報表17) 盤營盤損的計算與呈報18) 財產(chǎn)盤點事項19) 各項采購與庶務工作進行評估與考核20) 總部財產(chǎn)與總倉定期盤點執(zhí)行規(guī)畫與督導21) 安排督導直營店設備盤點事項326 財會 1) 流動資金管理(現(xiàn)金、支票)事項2) 應付帳款管理事項3) 現(xiàn)金管理事項4) 分析財務報表事項5) 資金調(diào)度計劃事項6) 公司及各店原始憑證之審核7) 財務計劃事項8) 收支傳票憑證查核事項9) 發(fā)票管理(含查核)事項10) 銀行往來公共事務處理事項11) 借貸款辦理事項12) 預算收支分析事項13) 預收支控制查核事項14) 預算編列事項15) 股務登記事項16) 其他相關(guān)財務事項17) 營運部營運目標的達成分析18) 公司干部會議的參與19) 單位內(nèi)會議的召開與主持20) 工作檢討與計劃21) 工作檢討會議22) 部門費用預算的控制23) 經(jīng)營分析24) 單位工作績效的評估25) 工作成果報告26) 本課費用預算的編列27) 單位年度計劃的編訂28) 年度經(jīng)營運作分析檢討29) 每月財會部運作日程表30) 還款計劃，資金調(diào)度運用計劃31) 帳單整理32) 帳單處理及統(tǒng)計表完成33) 薪資核算審核庫存現(xiàn)金傳票審核，上月實際營業(yè)額結(jié)算審核34) 損益表、資產(chǎn)負債表完成審核35) 薪資發(fā)放,傳票稽查36) 審核廠商應付貨款及傳票37) 審核廠商應付貨款及傳票38) 審核廠商應付貨款及傳票 業(yè)務獎金發(fā)放39) 審核廠商應付貨款及傳票40) 資金調(diào)度41) 進銷項發(fā)票稅金繳納42) 財務報表稽核費用分析整理43) 應付廠商貨款整理審核完成44) 獎金試算簽核45) 獎金發(fā)放，應付廠商貸款寄發(fā)，上月?lián)p益表修正46) 保險審核47) 庫存盤點稽核抽查48) 庫存盤點稽核抽查、調(diào)整、結(jié)轉(zhuǎn)盤盈損，本月營收總結(jié)49) 營運部繳款查核50) 銀行財務調(diào)度、資產(chǎn)運用項之建議處理51) 帳目傳票簽核事項、沖帳查核52) 銀行存單、銀行存款核對327 會計1) 因提供會計師資料2) 公司每日營業(yè)結(jié)算報表之編制3) 公司固定資產(chǎn)之會計記錄及折舊提計算4) 有關(guān)電腦制表、教育訓練、定期保養(yǎng)與資料保管5) 有關(guān)會計文件之檔案處理6) 營運部對帳務疑問之答詢與處理7) 工作檢討與計劃8) 損益表、資產(chǎn)負債表編制9) 薪資發(fā)放稽核與呈報及審查10) 發(fā)票(購買、開立、統(tǒng)計、制表)328 出納1) 有關(guān)應收帳款、應收票據(jù)之管理2) 現(xiàn)金、支票與會計帳目核對3) 公司庫存現(xiàn)金管理4) 有關(guān)財務報表之編制5) 銀行存領轉(zhuǎn)帳事項并影印存檔6) 盤點管理、稽核7) 支票簽付8) 有關(guān)公司稅務事項之處理與管理9) 收票時注意票期、如過票期過長立即通知客戶更改與寄發(fā)10) 稽查發(fā)票數(shù)是否正確多部份是否更收或打入電腦11) 工作檢討與計劃12) 月初整理帳單與幫汒整理發(fā)票13) 公司人員薪資發(fā)放管理14) 有關(guān)應付帳款、應付票據(jù)之管理15) 傳票憑證保管 16) 各店每月結(jié)算及往來現(xiàn)金，撥付發(fā)票之處理。17) 辦理年度結(jié)算申報之相關(guān)事項18) 費用預算的編列19) 年度計劃的編訂20) 年度運作檢討329 企劃 1) 擬定年度季、月營銷計劃2) 廣告宣傳及各項活動之規(guī)劃執(zhí)行3) 營銷策略規(guī)劃與環(huán)境分析4) 有關(guān)廣告媒體之聯(lián)絡事宜5) 負責市場資訊的收集，分析與呈報6) 其他相關(guān)營銷策略規(guī)劃事宜7) 有關(guān)廣促計畫之統(tǒng)籌、規(guī)畫與督核8) 門店制作物之設計、規(guī)劃及門店布置9) 門店配置圖(臺帳圖)規(guī)劃10) 門店宣傳、美工、廣告文字之作業(yè)11) 門店P(guān)OP作業(yè)12) 門店之廣告文字，圖形之繪制及設計13) 各項刊物及制作物之設計、規(guī)劃14) 負責媒體與報章雜志之聯(lián)絡溝通事宜15) 負責媒體與報章雜志之效益評估適宜16) 負責門店刊物之撰編與發(fā)行17) 門店促銷活動教育、指導與執(zhí)行督導18) 負責促銷活動各項使用物的準備與清點19) 促銷活動現(xiàn)場的布置與采排20) 促銷成果的回報與修正建議21) 其他有關(guān)宣傳與促銷現(xiàn)場之執(zhí)行事項22) 相關(guān)資料的存檔(企劃案、相片..)23) 競爭同業(yè)的信息掌握分析24) 營運部營運目標的協(xié)助達成25) 公司干部會議的參與26) 單位內(nèi)會議的召