文檔移交與保管管理辦法(編輯修改稿)
2025-05-09 06:53 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 為一卷； 卷內(nèi)資料排列順序應(yīng)依據(jù)卷內(nèi)資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)榉饷?、目錄、?nèi)容、備考表和封底。 案卷封面編制案卷封面應(yīng)包括工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密集、檔號、共 冊第 冊等信息。a) 工程名稱：填寫工程建設(shè)項(xiàng)目正式批準(zhǔn)的名稱；b) 案卷題名：填寫組卷編號及案卷內(nèi)容，案卷內(nèi)容應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容；c) 編制單位：編制本卷的主要編制單位；d) 編制日期：填寫卷內(nèi)資料形成的起、止日期；e) 保管期限，依據(jù)《文件歸檔范圍及保管期限》填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；f) 密級，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；g) 檔號，按照文控中心提供的項(xiàng)目檔號編號。(檔號編號原則：GDLNG 部門代碼項(xiàng)目代碼案卷類別)。 卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括工程名稱、序號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁號、備注等信息，并應(yīng)采用XLS格式編目。a) 工程名稱：應(yīng)是單體工程名稱；b) 序號：卷內(nèi)資料應(yīng)按照文件的排序，先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次標(biāo)注；c) 文件題名：文件內(nèi)容名稱；d) 責(zé)任者：資料的形成單位名稱；e) 日期：資料的形成時(shí)間；f) 頁次：填寫本份文件材料的起頁號，最后的那份文件材料應(yīng)當(dāng)填寫起止頁號；g) 備注：填寫其他需要說明的問題。 裝訂要求裝訂要求如下：a) 每卷裝訂的厚度不超過3厘米。文字材料可采用3孔棉線裝訂或不銹鋼釘裝訂；b) 案卷內(nèi)不應(yīng)有腐蝕的金屬物；c) 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；d) 每卷內(nèi)容從阿拉伯?dāng)?shù)字1開始，用打號機(jī)一次逐頁連續(xù)打號，采用黑色油墨水；e) 封面和卷內(nèi)目錄不編頁號；f) 單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；g) 成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；h) 各卷之間不連續(xù)編頁號；i) 錯(cuò)編頁號采用黑墨水筆平直劃線，在錯(cuò)號附近空白處補(bǔ)編頁號；j) 一個(gè)檔案盒內(nèi)可裝多卷文字材料,圖紙一盒為一卷，應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容的厚度選用檔案盒，避免盒內(nèi)空蕩。 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表填寫要求如下：a) 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；b) 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。 竣工圖組卷及歸檔要求 竣工圖編碼應(yīng)符合《GDHiPALDCCP3001 文件編碼管理細(xì)則》要求。 竣工圖應(yīng)按照專業(yè)分別組卷，每一個(gè)專業(yè)根據(jù)圖紙數(shù)量組成一卷或多卷。 一張圖一個(gè)頁碼號(包括竣工圖紙封面頁和竣工圖目錄)編打在的右下角，從1開始至本卷圖紙尾張頁碼號止，卷內(nèi)目錄不編案卷頁碼號。 竣工圖紙以內(nèi)折手風(fēng)琴式折疊（A4紙張大?。?，整齊散裝在檔案盒內(nèi)。 竣工圖須由施工單位和監(jiān)理單位相關(guān)技術(shù)人員對照變更內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)逐條審核，審核無誤后在竣工圖圖簽欄附近空白處蓋上紅色印油國標(biāo)規(guī)格的“竣工圖章”，由施工單位和監(jiān)理單位相關(guān)人員本人簽字確認(rèn)后才能作為竣工圖。 編制竣工圖目錄時(shí)，須在“備注“一覽中標(biāo)識每張竣工圖相應(yīng)的變更文件編號，便于查閱竣工圖的修改內(nèi)容。 竣工圖更新歸檔要求 竣工圖更新由技術(shù)服務(wù)部負(fù)責(zé)。 相關(guān)工程師根據(jù)項(xiàng)目竣工后的竣工圖核對現(xiàn)場情況，如發(fā)現(xiàn)圖紙與現(xiàn)場有不相符的情況，須對竣工圖進(jìn)行更新。 更新版竣工圖發(fā)布后，如錯(cuò)別字、編號等文字及格式方面的更改由更改人簽署后即可修改。對圖紙實(shí)質(zhì)性數(shù)據(jù)的修改應(yīng)在更改內(nèi)容旁加蓋校對章，并由更改人、校對人和審批人簽字確認(rèn)后方可發(fā)布。具體要求詳見《GDTSESP3007 技術(shù)文件管理細(xì)則》中“7 項(xiàng)目竣工圖更新”。 正式出版的竣工圖更新須打印白圖，以內(nèi)折手風(fēng)琴式折疊（A4紙張大?。?。 具體的組卷歸檔要求詳見“ 竣工圖組卷及歸檔要求”。 移交要求 總則 移交的文檔應(yīng)齊全、完整、真實(shí)、有效。 移交的文檔應(yīng)為原件，無原件的應(yīng)提供說明，并在復(fù)印件上加蓋單位公章。 接收方接收文檔時(shí)應(yīng)逐份清點(diǎn)核對和檢查文件及文件質(zhì)量，雙方確認(rèn)無誤后在《文件移交單》移交人和接收人處簽名，一式兩份，各存一份備查。 移交的電子版文件須與紙質(zhì)版內(nèi)容一致，確保文檔的真實(shí)、完整有效和利用。 業(yè)務(wù)部門移交未中標(biāo)文件時(shí)，需根據(jù)移交內(nèi)容提供清單，同時(shí)提供未中標(biāo)文件的保存期限。 移交說明 按年度/性質(zhì)歸檔的文檔，業(yè)務(wù)部門向文控中心移交完整的1套紙板原件及1套電子版文件（可編輯電子文件及帶簽章PDF/TIF掃描文件）。 按工程項(xiàng)目歸檔的文字材料，移交要求：a) 如需向檔案相關(guān)部門移交時(shí)：1) 移交公司二套，其中一套原件，一套復(fù)印件；2) 移交公司一套電子光盤；3) 移交檔案相關(guān)部門一套紙版及一套電子光盤。（紙版文件及電子版文件移交要求均按檔案相關(guān)
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