【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 負(fù)責(zé)人每天上班時(shí)，負(fù)責(zé)打開(kāi)復(fù)印機(jī)預(yù)熱，并確認(rèn)該復(fù)印機(jī)正常。 3﹒建立復(fù)印登記制度。各部門(mén)如果需要復(fù)印資料時(shí)，經(jīng)辦人員必須把所要復(fù)印的資料交給該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)（可以簽在復(fù)印文件資料的背面），資料復(fù)印好之后，復(fù)印管理人員把復(fù)印文件資料的名稱(chēng)、復(fù)印的份數(shù)在《復(fù)印文件登記表》上進(jìn)行登記，并要求經(jīng)辦人員在表單上簽字確認(rèn)。4﹒下班時(shí)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)關(guān)掉復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān)，如有其它人上班﹐需指明專(zhuān)人負(fù)責(zé)，遇節(jié)假日需斷開(kāi)其電源。﹒ 5﹒復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)與維修單位聯(lián)系。如需換件，經(jīng)批準(zhǔn)后方可更換。 6﹒檔案室管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常保養(yǎng)，負(fù)責(zé)每半年進(jìn)行整機(jī)保養(yǎng)。三﹑復(fù)印注意事項(xiàng)： 1﹒不準(zhǔn)復(fù)印私人物品。 2﹒公司絕密文件，不可以復(fù)印。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 16 of 31 3﹒復(fù)印機(jī)損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。4﹒復(fù)印只允許檔案室管理人員操作，嚴(yán)禁其它人擅自復(fù)印。 五、打印機(jī)管理規(guī)定為了加強(qiáng)公司打印機(jī)的管理，讓公司所有的文件資料的打印受到合理監(jiān)控，特制訂本規(guī)定：第一條 公司的所有打印機(jī)實(shí)行集中管理，即將各部門(mén)的打印機(jī)一律收到檔案室（財(cái)務(wù)部的發(fā)票專(zhuān)用打印機(jī)除外），由檔案室專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。第二條 打印機(jī)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)共享，每個(gè)部門(mén)都有一臺(tái)電腦可訪問(wèn)到資料室的任何一臺(tái)打印機(jī)，當(dāng)各部門(mén)需要打印文件資料時(shí)，只需選定網(wǎng)絡(luò)上其中一臺(tái)打印機(jī)進(jìn)行打印即可。第三條 各部門(mén)如需打印文件資料時(shí)，打印申請(qǐng)人必須事先通過(guò)電話通知打印負(fù)責(zé)人，告知其打印資料的內(nèi)容、份數(shù)、以及需采用何種規(guī)格的紙張等有關(guān)事項(xiàng)。第四條 對(duì)于打印好的文件資料，打印申請(qǐng)人必須及時(shí)的到資料室去領(lǐng)取，并在《打印資料申請(qǐng)單》上進(jìn)行登記，簽字確認(rèn)。第五條 任何人不得打印私人資料，如有特殊情況，需作出打印申請(qǐng)。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 17 of 31 第六條 打印人員要厲行節(jié)約，對(duì)于沒(méi)有打印必要的文件不得打印，對(duì)于不重要的文件可以用已使用過(guò)但還可使用的紙張來(lái)進(jìn)行打印。第七條 打印機(jī)的保管： 保管員要注意打印機(jī)的日常保養(yǎng)和維護(hù)； 下班時(shí)要及時(shí)的切斷電源； 打印機(jī)缺墨時(shí)要及時(shí)的換墨； 保管員要堅(jiān)持每天清掃打印機(jī)上的灰塵； 打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)的匯報(bào)，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員來(lái)排除故障； 六、公司文件的收發(fā)規(guī)定第一條 公司的各種規(guī)章制度和程序文件由總經(jīng)辦人員來(lái)負(fù)責(zé)起草，管理評(píng)審會(huì)上討論通過(guò)，公司總經(jīng)理審核和簽發(fā)，公司各部門(mén)的內(nèi)部文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人起草，由總經(jīng)理審核和簽發(fā)。第二條 文件簽發(fā)后，送檔案資料室統(tǒng)一打印或復(fù)印，同時(shí)把有關(guān)的電子文檔也拷貝到資料室的電腦里進(jìn)行備案，文件只有經(jīng)起草人校對(duì)、審核無(wú)誤后，方可復(fù)印、蓋章、發(fā)行；對(duì)于所有簽發(fā)的公司文件都要交到檔案室，由其統(tǒng)一編號(hào)、登記，并下發(fā)到各個(gè)相關(guān)部門(mén)。 第三條 文件的發(fā)放必須要有文件發(fā)放記錄，即送件人應(yīng)將文件內(nèi)上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 18 of 31 容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等有關(guān)事項(xiàng)記錄清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。如果公司保密文件的發(fā)放，必須在文件上加蓋密級(jí)字樣，確定報(bào)送范圍，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定，實(shí)行專(zhuān)人印制和保送，收文人不得隨意將保密文件傳給他人閱讀，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將會(huì)嚴(yán)肅處理。第四條 經(jīng)簽發(fā)人簽字的文件原稿，由檔案室統(tǒng)一分類(lèi)歸檔、保存?zhèn)洳?。第五條 外來(lái)的各種文件（包括直接傳遞過(guò)來(lái)的文件和傳真件）統(tǒng)一由總經(jīng)辦檔案室來(lái)負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記。簽收人必須在接件的當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬于急件，應(yīng)在接見(jiàn)后即時(shí)報(bào)送。文件的簽收人在收到文件時(shí)必須在收文記錄單上簽字確認(rèn)，以示收到文件。第六條 傳閱文件由檔案室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，檔案室應(yīng)及時(shí)的傳達(dá)和落實(shí)。七、印章管理規(guī)定為規(guī)范印章的管理和使用,確保印章的使用安全,特?cái)M訂如下規(guī)定:第一條 把公司的所有各類(lèi)印章全部收集到檔案室，由檔案室人員來(lái)對(duì)其進(jìn)行登記和統(tǒng)一保管。第二條 各部門(mén)人員需要使用印章時(shí)，使用者需事先填寫(xiě)好《印章使上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 19 of 31 用申請(qǐng)單》，并需經(jīng)該部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后，方可到檔案室使用印章；如果需使用公司法人印章和其他一些非常重要的印章時(shí),需呈報(bào)經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。第三條 印章使用者必須把所要加蓋印章的文件資料帶到檔案室去加蓋印章，一般情況下不得把印章帶離檔案室使用，如有特殊需要確實(shí)要帶離檔案室使用的，允許帶離檔案室使用，但必須要有總經(jīng)理簽署“同意帶離檔案室使用”的意見(jiàn)，同時(shí)，印章使用申請(qǐng)人要對(duì)印章的使用安全負(fù)全部責(zé)任。第四條 對(duì)于加蓋印章的文件資料在加蓋印章后，檔案室必須把相關(guān)的文件資料復(fù)印一份作為印章使用資料檔案留存，以便備查。第五條 檔案室印章保管員必須嚴(yán)于律己、恪守規(guī)定，不得私自為自己和他人加蓋公章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將會(huì)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如因私自為他人文件加蓋公章而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，要求其承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)損失。第五條 對(duì)于因工作和新增業(yè)務(wù)的需要，需新刻印章時(shí)，使用者必須事先提出書(shū)面申請(qǐng)，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)，對(duì)于新增的印章必須及時(shí)的交檔案室登記和保管。 八、檔案資料移交規(guī)定第一條 為確保檔案資料的安全和完整；保證檔案管理工作的上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 20 of 31 前后銜接順暢，特制訂本規(guī)定。第二條 檔案移交手續(xù)的辦理，以下情況檔案管理人員必須辦理檔案移交手續(xù)：（1）檔案管理人員因故離職；（2）檔案管理人員安排到公司的其他崗位；第三條 移交必做事項(xiàng)： 前任檔案管理員在離開(kāi)該工作崗位前必須詳細(xì)的擬寫(xiě)好工作移交說(shuō)明，內(nèi)容包括：（1）該崗位的工作職責(zé)范圍和要求；（2）工作內(nèi)容；（3）工作注意事項(xiàng)；（4）操作流程；（5）交代有哪些尚未處理完畢需后任接著處理的事項(xiàng)。 在前后任檔案管理員工作交接時(shí)，必須對(duì)前任管理員所負(fù)責(zé)的檔案資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，編制檔案資料盤(pán)點(diǎn)表，如有差異，必須編制差異表，并對(duì)差異作原因分析，參盤(pán)人和監(jiān)盤(pán)人須在盤(pán)點(diǎn)表和差異表上簽字確認(rèn)。注：監(jiān)盤(pán)人一般情況下由檔案室主管來(lái)?yè)?dān)任，當(dāng)檔案室主管調(diào)離該崗位時(shí)由總經(jīng)理指定人來(lái)監(jiān)盤(pán)。 移交人在移交檔案資料時(shí)必須認(rèn)真填寫(xiě)好《檔案資料移交明細(xì)表》（參見(jiàn)附表），并由移交人、接交人和監(jiān)交人在《移交明細(xì)表》上簽字確認(rèn)，證實(shí)檔案資料已全部移交完畢。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 21 of 31 第四條 檔案管理員只有把所有的檔案資料均已移交完畢后，方可辦理離職手續(xù)，準(zhǔn)予離開(kāi)公司。第五條 如果在盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)檔案管理員在職期間由于工作失職造成了文件資料的丟失，要求其根據(jù)檔案資料的重要程度承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在移交檔案資料時(shí)作出特別說(shuō)明。九、技術(shù)資料檔案管理規(guī)定 第一條 為加強(qiáng)技術(shù)資料管理,確保技術(shù)資料的真實(shí)、可靠、安全、完整,結(jié)合我們公司的實(shí)際情況，特?cái)M訂如下管理規(guī)定。第二條 技術(shù)資料檔案包括:各種零件加工圖紙、機(jī)械和電氣部分裝配工藝圖紙、標(biāo)準(zhǔn)裝配領(lǐng)料單、以及其他技術(shù)上的有關(guān)文件資料。第三條 技術(shù)資料檔案的保存 工程部、研發(fā)部應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理各種技術(shù)資料，然后定期的將技術(shù)資料上交到檔案室登記、存檔（對(duì)于急用的圖紙蠟底資料，需及時(shí)的將其交給檔案室登記，以備曬圖所用）。技術(shù)資料必須按照它的性質(zhì)、特性、規(guī)律來(lái)進(jìn)行分類(lèi)立卷存放，每一卷都必須要有詳細(xì)、具體的資料目錄和索引，并且在每份技術(shù)資料上都必須加蓋公司的保密印章。上海三基壓鑄機(jī)械制造有限公司文件 密級(jí): 檔案管理資料 2005年7月 page: 22 of 31 技術(shù)資料的管理必須嚴(yán)格按照公司的安全和保密制度來(lái)執(zhí)行，技術(shù)資料的增加、變更、減少、查閱、借用都要有嚴(yán)格的審批手續(xù)。對(duì)于技術(shù)資料的整理、歸檔，最好邀請(qǐng)具有豐富技術(shù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)對(duì)檔案管理員的工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)同其完成歸檔任務(wù)。第四條 增加的技術(shù)資料歸檔公司新機(jī)器的研發(fā)、試制，機(jī)器工藝的改進(jìn)等情況下都會(huì)增加一批新的技術(shù)資料，這些新增加的技術(shù)資料必須及時(shí)的收集、整理好交給資料室。在技術(shù)資料歸檔時(shí)，技術(shù)資料經(jīng)辦人必須事先填寫(xiě)好《上海三基壓鑄機(jī)械有限公司資料歸檔登記表》，并且要求技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)準(zhǔn)備