【文章內(nèi)容簡介】 質(zhì)和內(nèi)容，由行政文員送領(lǐng)導審閱或根 據(jù)需要交有關(guān)業(yè)務部門辦理。l 凡經(jīng)各部門辦理的公文，由部門主要負責催辦，并將落實結(jié)果報告分管領(lǐng)導。l 工作表格（略）A． ＿部＿月份（第＿周）工作總結(jié)（計劃）B． 日櫻物業(yè)各類公文簽批表C． 備忘錄D． 函E． 會議紀要文書檔案的管理規(guī)定 1）凡記敘和反應物業(yè)公司經(jīng)營管理活動，具有備案價值的各種自制文件和已辦理完畢的有保存價值的文件，均由行政文員負責管理。 2）各部門代表公司參加各種會議帶回的文件，均不得自行保管和銷毀，必須向行政文員移交，實行統(tǒng)一管理。3）行政文員歸檔文件進行分類、編號，按規(guī)定填寫保管期限。4）對五年以上物業(yè)管理日常工作資料及無保存價值的文件，要逐一填寫清單，經(jīng)總經(jīng)理簽字，統(tǒng)一進行銷毀。5）借閱文件等其他事宜參見“檔案管理規(guī)定”。（二）、檔案管理規(guī)定公司檔案按人事檔案、函件檔案、考核檔案分類，由行政人員負責管理。檔案文件必須設專柜存放保管，存放必須分類編號，清楚書寫文件目錄，以便查閱。凡經(jīng)領(lǐng)導批示、傳閱的重要文件，必須隨文將領(lǐng)導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。借閱檔案需認真辦理借閱登記手續(xù)，保證按時歸檔。凡借閱重要函件，必須經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可借閱，所借閱的檔案資料未經(jīng)批準不得摘抄或復印。檔案管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防蟲、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異常、被盜、丟失等情況及時向領(lǐng)導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員責任。 檔案管理人員要負責各部門自管檔案歸檔立卷的指導工作。 年未按照檔案分類明細表做好各類檔案的分類、整理及封存工作。 檔案分類明細日櫻物業(yè)檔案分類明細表 第 年度（ 年）序號檔案號檔案名稱基本內(nèi)容檔案立卷時間備注1BG001會議紀要周例會工作安排、各類協(xié)調(diào)會及地產(chǎn)公司紀要2BG002行政管理特別事件報告、離職人員檔案、考勤資料、車隊出車記錄、印章使用登記表、物品領(lǐng)用單、物品出入庫明細、電話費統(tǒng)計表、物品報廢申請單、采購申請單、庫存盤點明細表、各部門工作匯報及批復等3BG003收發(fā)傳真件傳真來件、傳真去件（備忘錄）4BG004工作匯報各部門周、月工作總結(jié)及計劃入戶明細呈報表、物業(yè)費及水電費繳納情況匯報表5BG005年終考核部門全年績效考核及部門年終總結(jié)、考核結(jié)果等資料6BG006財務資料月度物品盤點、賬目收支情況7BG007 物業(yè)巡視 記 錄各中心物業(yè)巡視記錄 文件借閱登記表（略）（三）、印章使用管理規(guī)定種類：部門章；管理中心印章；公司合同章、公章。管理人：行政文員。管理要求：1）凡使用印章須先到行政部填寫用章登記表，公章（合同章）需經(jīng)總經(jīng)辦批準后方可能使用；使用部門印章應由部門主管簽批。2）凡經(jīng)總經(jīng)辦簽署的文件、制度、合同等由行政文員登記后可直接蓋章。3）公司各類印章原則上不允許攜帶外出，如因特殊公務需攜帶外出時，須經(jīng)公司總經(jīng)辦批準，且有二人同行，互相監(jiān)督、擔保，并辦理借用手續(xù)，如期歸還行政文員。4）因業(yè)務需要持空白介紹信或公文紙加蓋公司印章時，須經(jīng)總經(jīng)辦批準，行政文員登記后發(fā)出，如未使用或未用完的應如數(shù)交回辦公室，適時核銷。5）公司各類印章不能為公司以外人員出具證明、介紹信等，違者應追究使用人、管理人地責任。 工作表格（略） 1）文件借閱登記表 2）公司公章（合同章）使用登記表 3）部門印章使用登記表（四）保密工作制度人員配置 公司設保密員（由行政文員兼任）負責公司秘密文件、資料，以及涉密業(yè)務的管理工作。各管理中心、安管部、行政部相應確定兼職保密員一人。保密種類1）公司人事檔案，員工考察資料等。2）本公司有關(guān)的調(diào)查案件、檢舉揭發(fā)材料。3）公司辦公會議記錄。4）財務室會計憑證、會計報表、統(tǒng)計報表等。5）公司管理制度、規(guī)定等資料。秘密文件、資料的管理1）所有秘密文件未經(jīng)制發(fā)機構(gòu)批準或授權(quán)不得擅自翻印。如需復制，需按規(guī)定申請審批。2）凡收發(fā)公司秘密文件，有關(guān)調(diào)查、檢舉、揭發(fā)材料，均由保密員專人負責。3）凡署名公司領(lǐng)導親啟件，由公司領(lǐng)導拆封。4）秘密文件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記、履行簽字手續(xù)，嚴禁將秘密文件、資料放在不安全之處。5）公司秘密文件、資料必須放入保密柜中，由保密員管理，個人不得保存。定期清查、清退，如發(fā)現(xiàn)丟失，應及時報告并追查處理。6）ISO9002質(zhì)量認證體系文件及有關(guān)標準的保密工作另行發(fā)文。通訊、保密規(guī)定 1）各部門的電腦、打印機、復印機由專人管理，非本機使用人員未經(jīng)許可不得擅自使用。 2）電腦工作人員應嚴守保密制度，避免重要業(yè)務資料和檔案資料外泄、更改或丟失。 3）任何人都不準在通信、通話中涉及公司秘密或本公司在業(yè)務活動中的重要信息；個人不得偷看秘密文件或打聽公司秘密會議內(nèi)容。 4）發(fā)生遺失文件、資料或泄露文件時，應立即向保密員和總經(jīng)理報告，并及時采取不久設施，發(fā)生竊密案件，應立即向當?shù)毓膊块T報告。(五)、品采購管理規(guī)定 采購申請規(guī)定 1）每月21日前，各部門將下個月需購買物品打采購申請，交至庫管員處審核。 2）庫管員審核各部門申請計劃，根據(jù)現(xiàn)有庫存做好統(tǒng)籌規(guī)劃，確需申請物品，則打采購申請報總經(jīng)辦審批。 采購規(guī)定 物品采購暫定為四類：辦公用品、五金類、工程材料、日雜品，采購員根據(jù)物品情況，實行定點采購，按物品的分類，需到指定單位備料、購置。入庫時庫管員對照采購明細單清點無誤后，方可辦理入庫手續(xù)。 倉庫管理規(guī)定 為加強成本核算，提高公司的基礎管理工作水平，進一步規(guī)范物資流通、保管和控制程序，維護公司資產(chǎn)的安全完整，加速資金周轉(zhuǎn)，特制定本制度。1) 倉庫管理l 倉庫保管員必須合理設置各類物資和產(chǎn)品的明細賬薄、 臺賬。l 必須嚴格按倉庫管理規(guī)程進行日常操作，倉庫保管員對當日發(fā)生的業(yè)務必須及時逐筆登記入賬，做到日清日結(jié)，確保物料及結(jié)存數(shù)據(jù)正確無誤。及時登記手工明細賬并與電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對，確保兩者的一致性。l 做好各類物料的日常核對工作，倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進行檢查盤點，并做到賬、物一致。l 庫房必須根據(jù)配置計劃及倉庫庫存情況合理確定采購數(shù)量，并根據(jù)月消耗情況確定庫存定額，定期進行各類存貨的分類整理。對存放期限較長，逾期失效等不良存貨，要按月編制報表，報送部門領(lǐng)導及財務人員。l 做好倉庫物品的安全保護工作。根據(jù)材料的性能合放置各類材料，配備相應的防蟲、防鼠、防潮用品，防止物品材料變形、變質(zhì)、受潮、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。l 2）入庫管理l 物料進庫時，倉庫管理員必須憑采購申請單、購買物品發(fā)票辦理入庫手續(xù)，拒絕不合格或手續(xù)不全的物資入庫。l 入庫時，倉庫管理員必須查驗物資數(shù)量、與樣品比較有否差異情況，規(guī)格型號、合格證件（或）等項目，如發(fā)現(xiàn)物質(zhì)數(shù)量、質(zhì)量、單據(jù)等不符時，不得辦理入庫手續(xù)。同時必須通知采購經(jīng)辦人員及時處理。l 一切材料的購入都必須開具專用發(fā)票方可入庫報銷。同時要協(xié)助財務人員審查發(fā)票的正確性和有效性。l 入庫材料在未收到相應的發(fā)票前，庫房員必須建立貨到票未到材料明細賬，在收到發(fā)票后，在進行詳細登記注銷。l 入庫單的填寫必須正確、完整，供應單位名稱應填寫全稱并與發(fā)票單位一致，應在備注欄中注明原入庫時間，出庫單上必須有庫管員及經(jīng)辦人簽字。每批材料入庫合計金額必須與發(fā)票上的金額一致。l 出庫管理l 各類材料的發(fā)出，原則上采用先進先出法。物品（包括原材料、輔助材料）出庫時必須辦理出庫手續(xù)，并做到限額領(lǐng)用（按消耗定額），各部門領(lǐng)用物品必須由部門主管、中心主任（或各部門指定人員）統(tǒng)一領(lǐng)取。庫管員應開具出庫單，經(jīng)領(lǐng)用人簽字，登記入賬。l 報表及其他管理l 庫管員在月末結(jié)賬前要與各相關(guān)部門做好物品及材料進出的銜接工作，與各相關(guān)單位的計算機應保持一致，以保證成本核算的正確性。l 必須正確及時報送規(guī)定的各類報表，收付存報表、材料消耗匯總表、三個月以上積壓物質(zhì)報表、貨到票未到材料明細表，每月26日前上報財務及相關(guān)部門，并確保對賬正確無誤。l 庫存物質(zhì)清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題和差錯，應及時查明原因，并進行相應處理。如屬短缺急需報廢處理的，必須按審批程序經(jīng)領(lǐng)導審核批準后才可以進行處理，一律不準自行調(diào)整。發(fā)現(xiàn)物品材料缺失或質(zhì)量問題（如超期、受潮、生銹、老化、變質(zhì)或損壞等），應及時采用書面的形式向主管報告。l 廢舊物質(zhì)管理廢舊物質(zhì)要立賬登記管理，可分為報廢的固定資產(chǎn)、報損的棉織類、其他報損財產(chǎn)和修建進程中拆除下來尚能使用的舊材料等四類。各部門的一切廢舊物質(zhì)及包裝應及時交庫房保管，其他部門不準自行處理。庫房對廢舊物質(zhì)或成批的廢舊物品，要定期制表上報，按規(guī)定權(quán)限得到批準后，統(tǒng)一處理。l 物品領(lǐng)用登記l 庫管員要建立物品發(fā)放登記表，按部門、類別進行詳細記錄，做到帳物相符。公司各部門應本著節(jié)約的原則領(lǐng)取和使用辦公用品。l 對公用辦公用品，如沙發(fā)、公共家具、茶具、掛鐘、電話、空調(diào)等不能指定專人使用的公用物品，由公司按統(tǒng)一標準配發(fā)，各部門指定專人領(lǐng)錢，并做好賬目記錄，物品落實到個人，每季度由庫管員統(tǒng)一按賬目進行盤點。簽領(lǐng)人調(diào)離原部門或崗位時，由行政部門清點核實，辦理移交手續(xù)。l 對個人辦公用品，如辦公桌。椅及配套物品，使用人填寫物品領(lǐng)用單，由庫管員按采購申請單發(fā)放。l 對消耗性辦公用品及員工勞保用品；紙、筆、墨、文件夾、信封、信箋、清潔衛(wèi)生用品等。實行定額管理，領(lǐng)用人填寫物品領(lǐng)用單，由庫管員發(fā)放并登記。l 耐用辦公用品如非正常損壞或丟失（剪刀、直尺、打孔機、計算器、印泥、訂書機等），管理品移交如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人賠償或自購。文具嚴禁帶回自家私用。l 消耗品（筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、回形針、筆記本、復寫紙、文件袋、便條紙、橡皮擦、修正液、釘書釘?shù)龋薅▊€人使用，自第二次領(lǐng)用起，必須以舊換新，但純消耗品如橡皮擦除外。l 公用設施用品：指公共場所內(nèi)供眾人使用的物品（如洗手液、香皂、毛巾、抹布等）、相應部門經(jīng)辦人填寫物品領(lǐng)用單，所在部門領(lǐng)導簽具意見后，由庫管員發(fā)放。l 特殊辦公用品：指公司提供給專人使用的辦公計算機、電視、對講、割草機、工程用大中型疏通機等設備。l 各部門文員（內(nèi)勤）負責收回調(diào)離或離職人員的辦公物品和勞保物品。l 員工對所領(lǐng)用的文具應做到物盡其用，不得浪費材料。如員工離職時，應將所領(lǐng)用文具一并交回所屬部門文員處。l 報廢物品要加以區(qū)別，對不正常的損壞要找出原因，人為損壞的要酌情賠償。報廢物品由庫管員統(tǒng)一登記。報廢物品處理后的回收資金，要統(tǒng)一納入收購基金科目。l 各部門若需領(lǐng)用舊物資使用時，按庫房領(lǐng)用手續(xù)辦理。采購工作流程l 采購計劃申報程序l 由部門負責人按月填寫《物品采購申請單》送物資管理員初審。l 初審人核查、申報程序：l 物品計劃與實際用量是否相符。l 計劃購買物品有庫存的，先使用庫存物品、l 初審后呈交總經(jīng)理審批。l 審批后，交采購員按單采購。l 采購程序：l 采購員持總經(jīng)理批準的《借款單》到財務室領(lǐng)取采購 資金或支票。l 采購價值10元以上物品時，必須要求供應商提供正式的發(fā)票。l 用支票支付貨款時，采購員應及時收回支票存根與正式發(fā)票一起作為報銷憑據(jù)。l 采購報賬、入庫、領(lǐng)用規(guī)定：l 采購員購物后，按規(guī)定辦理驗收及入庫手續(xù)，將發(fā)放等單據(jù)整理清楚，由庫管員將發(fā)票與采購單進行核對無誤后，由經(jīng)手人、庫管員簽字，注明用途（獨立項目物管中心由經(jīng)手人、驗收人及中心主任簽字），報總經(jīng)理審批。l