【文章內(nèi)容簡介】 質(zhì)和內(nèi)容，由行政文員送領(lǐng)導(dǎo)審閱或根 據(jù)需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理。l 凡經(jīng)各部門辦理的公文，由部門主要負(fù)責(zé)催辦，并將落實(shí)結(jié)果報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。l 工作表格（略）A． ＿部＿月份（第＿周）工作總結(jié)（計(jì)劃）B． 日櫻物業(yè)各類公文簽批表C． 備忘錄D． 函E． 會議紀(jì)要文書檔案的管理規(guī)定 1）凡記敘和反應(yīng)物業(yè)公司經(jīng)營管理活動，具有備案價(jià)值的各種自制文件和已辦理完畢的有保存價(jià)值的文件，均由行政文員負(fù)責(zé)管理。 2）各部門代表公司參加各種會議帶回的文件，均不得自行保管和銷毀，必須向行政文員移交，實(shí)行統(tǒng)一管理。3）行政文員歸檔文件進(jìn)行分類、編號，按規(guī)定填寫保管期限。4）對五年以上物業(yè)管理日常工作資料及無保存價(jià)值的文件，要逐一填寫清單，經(jīng)總經(jīng)理簽字，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。5）借閱文件等其他事宜參見“檔案管理規(guī)定”。（二）、檔案管理規(guī)定公司檔案按人事檔案、函件檔案、考核檔案分類，由行政人員負(fù)責(zé)管理。檔案文件必須設(shè)專柜存放保管，存放必須分類編號，清楚書寫文件目錄，以便查閱。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示、傳閱的重要文件，必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。借閱檔案需認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù)，保證按時(shí)歸檔。凡借閱重要函件，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱，所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得摘抄或復(fù)印。檔案管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防蟲、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異常、被盜、丟失等情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員責(zé)任。 檔案管理人員要負(fù)責(zé)各部門自管檔案歸檔立卷的指導(dǎo)工作。 年未按照檔案分類明細(xì)表做好各類檔案的分類、整理及封存工作。 檔案分類明細(xì)日櫻物業(yè)檔案分類明細(xì)表 第 年度（ 年）序號檔案號檔案名稱基本內(nèi)容檔案立卷時(shí)間備注1BG001會議紀(jì)要周例會工作安排、各類協(xié)調(diào)會及地產(chǎn)公司紀(jì)要2BG002行政管理特別事件報(bào)告、離職人員檔案、考勤資料、車隊(duì)出車記錄、印章使用登記表、物品領(lǐng)用單、物品出入庫明細(xì)、電話費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物品報(bào)廢申請單、采購申請單、庫存盤點(diǎn)明細(xì)表、各部門工作匯報(bào)及批復(fù)等3BG003收發(fā)傳真件傳真來件、傳真去件（備忘錄）4BG004工作匯報(bào)各部門周、月工作總結(jié)及計(jì)劃入戶明細(xì)呈報(bào)表、物業(yè)費(fèi)及水電費(fèi)繳納情況匯報(bào)表5BG005年終考核部門全年績效考核及部門年終總結(jié)、考核結(jié)果等資料6BG006財(cái)務(wù)資料月度物品盤點(diǎn)、賬目收支情況7BG007 物業(yè)巡視 記 錄各中心物業(yè)巡視記錄 文件借閱登記表（略）（三）、印章使用管理規(guī)定種類：部門章；管理中心印章；公司合同章、公章。管理人：行政文員。管理要求：1）凡使用印章須先到行政部填寫用章登記表，公章（合同章）需經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可能使用；使用部門印章應(yīng)由部門主管簽批。2）凡經(jīng)總經(jīng)辦簽署的文件、制度、合同等由行政文員登記后可直接蓋章。3）公司各類印章原則上不允許攜帶外出，如因特殊公務(wù)需攜帶外出時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)，且有二人同行，互相監(jiān)督、擔(dān)保，并辦理借用手續(xù)，如期歸還行政文員。4）因業(yè)務(wù)需要持空白介紹信或公文紙加蓋公司印章時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)，行政文員登記后發(fā)出，如未使用或未用完的應(yīng)如數(shù)交回辦公室，適時(shí)核銷。5）公司各類印章不能為公司以外人員出具證明、介紹信等，違者應(yīng)追究使用人、管理人地責(zé)任。 工作表格（略） 1）文件借閱登記表 2）公司公章（合同章）使用登記表 3）部門印章使用登記表（四）保密工作制度人員配置 公司設(shè)保密員（由行政文員兼任）負(fù)責(zé)公司秘密文件、資料，以及涉密業(yè)務(wù)的管理工作。各管理中心、安管部、行政部相應(yīng)確定兼職保密員一人。保密種類1）公司人事檔案，員工考察資料等。2）本公司有關(guān)的調(diào)查案件、檢舉揭發(fā)材料。3）公司辦公會議記錄。4）財(cái)務(wù)室會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5）公司管理制度、規(guī)定等資料。秘密文件、資料的管理1）所有秘密文件未經(jīng)制發(fā)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)或授權(quán)不得擅自翻印。如需復(fù)制，需按規(guī)定申請審批。2）凡收發(fā)公司秘密文件，有關(guān)調(diào)查、檢舉、揭發(fā)材料，均由保密員專人負(fù)責(zé)。3）凡署名公司領(lǐng)導(dǎo)親啟件，由公司領(lǐng)導(dǎo)拆封。4）秘密文件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記、履行簽字手續(xù)，嚴(yán)禁將秘密文件、資料放在不安全之處。5）公司秘密文件、資料必須放入保密柜中，由保密員管理，個(gè)人不得保存。定期清查、清退，如發(fā)現(xiàn)丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追查處理。6）ISO9002質(zhì)量認(rèn)證體系文件及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的保密工作另行發(fā)文。通訊、保密規(guī)定 1）各部門的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人管理，非本機(jī)使用人員未經(jīng)許可不得擅自使用。 2）電腦工作人員應(yīng)嚴(yán)守保密制度，避免重要業(yè)務(wù)資料和檔案資料外泄、更改或丟失。 3）任何人都不準(zhǔn)在通信、通話中涉及公司秘密或本公司在業(yè)務(wù)活動中的重要信息；個(gè)人不得偷看秘密文件或打聽公司秘密會議內(nèi)容。 4）發(fā)生遺失文件、資料或泄露文件時(shí)，應(yīng)立即向保密員和總經(jīng)理報(bào)告，并及時(shí)采取不久設(shè)施，發(fā)生竊密案件，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓膊块T報(bào)告。(五)、品采購管理規(guī)定 采購申請規(guī)定 1）每月21日前，各部門將下個(gè)月需購買物品打采購申請，交至庫管員處審核。 2）庫管員審核各部門申請計(jì)劃，根據(jù)現(xiàn)有庫存做好統(tǒng)籌規(guī)劃，確需申請物品，則打采購申請報(bào)總經(jīng)辦審批。 采購規(guī)定 物品采購暫定為四類：辦公用品、五金類、工程材料、日雜品，采購員根據(jù)物品情況，實(shí)行定點(diǎn)采購，按物品的分類，需到指定單位備料、購置。入庫時(shí)庫管員對照采購明細(xì)單清點(diǎn)無誤后，方可辦理入庫手續(xù)。 倉庫管理規(guī)定 為加強(qiáng)成本核算，提高公司的基礎(chǔ)管理工作水平，進(jìn)一步規(guī)范物資流通、保管和控制程序，維護(hù)公司資產(chǎn)的安全完整，加速資金周轉(zhuǎn)，特制定本制度。1) 倉庫管理l 倉庫保管員必須合理設(shè)置各類物資和產(chǎn)品的明細(xì)賬薄、 臺賬。l 必須嚴(yán)格按倉庫管理規(guī)程進(jìn)行日常操作，倉庫保管員對當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)必須及時(shí)逐筆登記入賬，做到日清日結(jié)，確保物料及結(jié)存數(shù)據(jù)正確無誤。及時(shí)登記手工明細(xì)賬并與電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保兩者的一致性。l 做好各類物料的日常核對工作，倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進(jìn)行檢查盤點(diǎn)，并做到賬、物一致。l 庫房必須根據(jù)配置計(jì)劃及倉庫庫存情況合理確定采購數(shù)量，并根據(jù)月消耗情況確定庫存定額，定期進(jìn)行各類存貨的分類整理。對存放期限較長，逾期失效等不良存貨，要按月編制報(bào)表，報(bào)送部門領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員。l 做好倉庫物品的安全保護(hù)工作。根據(jù)材料的性能合放置各類材料，配備相應(yīng)的防蟲、防鼠、防潮用品，防止物品材料變形、變質(zhì)、受潮、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。l 2）入庫管理l 物料進(jìn)庫時(shí)，倉庫管理員必須憑采購申請單、購買物品發(fā)票辦理入庫手續(xù)，拒絕不合格或手續(xù)不全的物資入庫。l 入庫時(shí)，倉庫管理員必須查驗(yàn)物資數(shù)量、與樣品比較有否差異情況，規(guī)格型號、合格證件（或）等項(xiàng)目，如發(fā)現(xiàn)物質(zhì)數(shù)量、質(zhì)量、單據(jù)等不符時(shí)，不得辦理入庫手續(xù)。同時(shí)必須通知采購經(jīng)辦人員及時(shí)處理。l 一切材料的購入都必須開具專用發(fā)票方可入庫報(bào)銷。同時(shí)要協(xié)助財(cái)務(wù)人員審查發(fā)票的正確性和有效性。l 入庫材料在未收到相應(yīng)的發(fā)票前，庫房員必須建立貨到票未到材料明細(xì)賬，在收到發(fā)票后，在進(jìn)行詳細(xì)登記注銷。l 入庫單的填寫必須正確、完整，供應(yīng)單位名稱應(yīng)填寫全稱并與發(fā)票單位一致，應(yīng)在備注欄中注明原入庫時(shí)間，出庫單上必須有庫管員及經(jīng)辦人簽字。每批材料入庫合計(jì)金額必須與發(fā)票上的金額一致。l 出庫管理l 各類材料的發(fā)出，原則上采用先進(jìn)先出法。物品（包括原材料、輔助材料）出庫時(shí)必須辦理出庫手續(xù)，并做到限額領(lǐng)用（按消耗定額），各部門領(lǐng)用物品必須由部門主管、中心主任（或各部門指定人員）統(tǒng)一領(lǐng)取。庫管員應(yīng)開具出庫單，經(jīng)領(lǐng)用人簽字，登記入賬。l 報(bào)表及其他管理l 庫管員在月末結(jié)賬前要與各相關(guān)部門做好物品及材料進(jìn)出的銜接工作，與各相關(guān)單位的計(jì)算機(jī)應(yīng)保持一致，以保證成本核算的正確性。l 必須正確及時(shí)報(bào)送規(guī)定的各類報(bào)表，收付存報(bào)表、材料消耗匯總表、三個(gè)月以上積壓物質(zhì)報(bào)表、貨到票未到材料明細(xì)表，每月26日前上報(bào)財(cái)務(wù)及相關(guān)部門，并確保對賬正確無誤。l 庫存物質(zhì)清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題和差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。如屬短缺急需報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行處理，一律不準(zhǔn)自行調(diào)整。發(fā)現(xiàn)物品材料缺失或質(zhì)量問題（如超期、受潮、生銹、老化、變質(zhì)或損壞等），應(yīng)及時(shí)采用書面的形式向主管報(bào)告。l 廢舊物質(zhì)管理廢舊物質(zhì)要立賬登記管理，可分為報(bào)廢的固定資產(chǎn)、報(bào)損的棉織類、其他報(bào)損財(cái)產(chǎn)和修建進(jìn)程中拆除下來尚能使用的舊材料等四類。各部門的一切廢舊物質(zhì)及包裝應(yīng)及時(shí)交庫房保管，其他部門不準(zhǔn)自行處理。庫房對廢舊物質(zhì)或成批的廢舊物品，要定期制表上報(bào)，按規(guī)定權(quán)限得到批準(zhǔn)后，統(tǒng)一處理。l 物品領(lǐng)用登記l 庫管員要建立物品發(fā)放登記表，按部門、類別進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到帳物相符。公司各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取和使用辦公用品。l 對公用辦公用品，如沙發(fā)、公共家具、茶具、掛鐘、電話、空調(diào)等不能指定專人使用的公用物品，由公司按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)配發(fā)，各部門指定專人領(lǐng)錢，并做好賬目記錄，物品落實(shí)到個(gè)人，每季度由庫管員統(tǒng)一按賬目進(jìn)行盤點(diǎn)。簽領(lǐng)人調(diào)離原部門或崗位時(shí)，由行政部門清點(diǎn)核實(shí)，辦理移交手續(xù)。l 對個(gè)人辦公用品，如辦公桌。椅及配套物品，使用人填寫物品領(lǐng)用單，由庫管員按采購申請單發(fā)放。l 對消耗性辦公用品及員工勞保用品；紙、筆、墨、文件夾、信封、信箋、清潔衛(wèi)生用品等。實(shí)行定額管理，領(lǐng)用人填寫物品領(lǐng)用單，由庫管員發(fā)放并登記。l 耐用辦公用品如非正常損壞或丟失（剪刀、直尺、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、訂書機(jī)等），管理品移交如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人賠償或自購。文具嚴(yán)禁帶回自家私用。l 消耗品（筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、回形針、筆記本、復(fù)寫紙、文件袋、便條紙、橡皮擦、修正液、釘書釘?shù)龋?yīng)限定個(gè)人使用，自第二次領(lǐng)用起，必須以舊換新，但純消耗品如橡皮擦除外。l 公用設(shè)施用品：指公共場所內(nèi)供眾人使用的物品（如洗手液、香皂、毛巾、抹布等）、相應(yīng)部門經(jīng)辦人填寫物品領(lǐng)用單，所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽具意見后，由庫管員發(fā)放。l 特殊辦公用品：指公司提供給專人使用的辦公計(jì)算機(jī)、電視、對講、割草機(jī)、工程用大中型疏通機(jī)等設(shè)備。l 各部門文員（內(nèi)勤）負(fù)責(zé)收回調(diào)離或離職人員的辦公物品和勞保物品。l 員工對所領(lǐng)用的文具應(yīng)做到物盡其用，不得浪費(fèi)材料。如員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用文具一并交回所屬部門文員處。l 報(bào)廢物品要加以區(qū)別，對不正常的損壞要找出原因，人為損壞的要酌情賠償。報(bào)廢物品由庫管員統(tǒng)一登記。報(bào)廢物品處理后的回收資金，要統(tǒng)一納入收購基金科目。l 各部門若需領(lǐng)用舊物資使用時(shí)，按庫房領(lǐng)用手續(xù)辦理。采購工作流程l 采購計(jì)劃申報(bào)程序l 由部門負(fù)責(zé)人按月填寫《物品采購申請單》送物資管理員初審。l 初審人核查、申報(bào)程序：l 物品計(jì)劃與實(shí)際用量是否相符。l 計(jì)劃購買物品有庫存的，先使用庫存物品、l 初審后呈交總經(jīng)理審批。l 審批后，交采購員按單采購。l 采購程序：l 采購員持總經(jīng)理批準(zhǔn)的《借款單》到財(cái)務(wù)室領(lǐng)取采購 資金或支票。l 采購價(jià)值10元以上物品時(shí)，必須要求供應(yīng)商提供正式的發(fā)票。l 用支票支付貨款時(shí)，采購員應(yīng)及時(shí)收回支票存根與正式發(fā)票一起作為報(bào)銷憑據(jù)。l 采購報(bào)賬、入庫、領(lǐng)用規(guī)定：l 采購員購物后，按規(guī)定辦理驗(yàn)收及入庫手續(xù)，將發(fā)放等單據(jù)整理清楚，由庫管員將發(fā)票與采購單進(jìn)行核對無誤后，由經(jīng)手人、庫管員簽字，注明用途（獨(dú)立項(xiàng)目物管中心由經(jīng)手人、驗(yàn)收人及中心主任簽字），報(bào)總經(jīng)理審批。l