【文章內容簡介】 質和內容，由行政文員送領導審閱或根 據(jù)需要交有關業(yè)務部門辦理。l 凡經(jīng)各部門辦理的公文，由部門主要負責催辦，并將落實結果報告分管領導。l 工作表格（略）A． ＿部＿月份（第＿周）工作總結（計劃）B． 日櫻物業(yè)各類公文簽批表C． 備忘錄D． 函E． 會議紀要文書檔案的管理規(guī)定 1）凡記敘和反應物業(yè)公司經(jīng)營管理活動，具有備案價值的各種自制文件和已辦理完畢的有保存價值的文件，均由行政文員負責管理。 2）各部門代表公司參加各種會議帶回的文件，均不得自行保管和銷毀，必須向行政文員移交，實行統(tǒng)一管理。3）行政文員歸檔文件進行分類、編號，按規(guī)定填寫保管期限。4）對五年以上物業(yè)管理日常工作資料及無保存價值的文件，要逐一填寫清單，經(jīng)總經(jīng)理簽字，統(tǒng)一進行銷毀。5）借閱文件等其他事宜參見“檔案管理規(guī)定”。（二）、檔案管理規(guī)定公司檔案按人事檔案、函件檔案、考核檔案分類，由行政人員負責管理。檔案文件必須設專柜存放保管，存放必須分類編號，清楚書寫文件目錄，以便查閱。凡經(jīng)領導批示、傳閱的重要文件，必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。借閱檔案需認真辦理借閱登記手續(xù)，保證按時歸檔。凡借閱重要函件，必須經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可借閱，所借閱的檔案資料未經(jīng)批準不得摘抄或復印。檔案管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防蟲、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異常、被盜、丟失等情況及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員責任。 檔案管理人員要負責各部門自管檔案歸檔立卷的指導工作。 年未按照檔案分類明細表做好各類檔案的分類、整理及封存工作。 檔案分類明細日櫻物業(yè)檔案分類明細表 第 年度（ 年）序號檔案號檔案名稱基本內容檔案立卷時間備注1BG001會議紀要周例會工作安排、各類協(xié)調會及地產(chǎn)公司紀要2BG002行政管理特別事件報告、離職人員檔案、考勤資料、車隊出車記錄、印章使用登記表、物品領用單、物品出入庫明細、電話費統(tǒng)計表、物品報廢申請單、采購申請單、庫存盤點明細表、各部門工作匯報及批復等3BG003收發(fā)傳真件傳真來件、傳真去件（備忘錄）4BG004工作匯報各部門周、月工作總結及計劃入戶明細呈報表、物業(yè)費及水電費繳納情況匯報表5BG005年終考核部門全年績效考核及部門年終總結、考核結果等資料6BG006財務資料月度物品盤點、賬目收支情況7BG007 物業(yè)巡視 記 錄各中心物業(yè)巡視記錄 文件借閱登記表（略）（三）、印章使用管理規(guī)定種類：部門章；管理中心印章；公司合同章、公章。管理人：行政文員。管理要求：1）凡使用印章須先到行政部填寫用章登記表，公章（合同章）需經(jīng)總經(jīng)辦批準后方可能使用；使用部門印章應由部門主管簽批。2）凡經(jīng)總經(jīng)辦簽署的文件、制度、合同等由行政文員登記后可直接蓋章。3）公司各類印章原則上不允許攜帶外出，如因特殊公務需攜帶外出時，須經(jīng)公司總經(jīng)辦批準，且有二人同行，互相監(jiān)督、擔保，并辦理借用手續(xù)，如期歸還行政文員。4）因業(yè)務需要持空白介紹信或公文紙加蓋公司印章時，須經(jīng)總經(jīng)辦批準，行政文員登記后發(fā)出，如未使用或未用完的應如數(shù)交回辦公室，適時核銷。5）公司各類印章不能為公司以外人員出具證明、介紹信等，違者應追究使用人、管理人地責任。 工作表格（略） 1）文件借閱登記表 2）公司公章（合同章）使用登記表 3）部門印章使用登記表（四）保密工作制度人員配置 公司設保密員（由行政文員兼任）負責公司秘密文件、資料，以及涉密業(yè)務的管理工作。各管理中心、安管部、行政部相應確定兼職保密員一人。保密種類1）公司人事檔案，員工考察資料等。2）本公司有關的調查案件、檢舉揭發(fā)材料。3）公司辦公會議記錄。4）財務室會計憑證、會計報表、統(tǒng)計報表等。5）公司管理制度、規(guī)定等資料。秘密文件、資料的管理1）所有秘密文件未經(jīng)制發(fā)機構批準或授權不得擅自翻印。如需復制，需按規(guī)定申請審批。2）凡收發(fā)公司秘密文件，有關調查、檢舉、揭發(fā)材料，均由保密員專人負責。3）凡署名公司領導親啟件，由公司領導拆封。4）秘密文件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記、履行簽字手續(xù)，嚴禁將秘密文件、資料放在不安全之處。5）公司秘密文件、資料必須放入保密柜中，由保密員管理，個人不得保存。定期清查、清退，如發(fā)現(xiàn)丟失，應及時報告并追查處理。6）ISO9002質量認證體系文件及有關標準的保密工作另行發(fā)文。通訊、保密規(guī)定 1）各部門的電腦、打印機、復印機由專人管理，非本機使用人員未經(jīng)許可不得擅自使用。 2）電腦工作人員應嚴守保密制度，避免重要業(yè)務資料和檔案資料外泄、更改或丟失。 3）任何人都不準在通信、通話中涉及公司秘密或本公司在業(yè)務活動中的重要信息；個人不得偷看秘密文件或打聽公司秘密會議內容。 4）發(fā)生遺失文件、資料或泄露文件時，應立即向保密員和總經(jīng)理報告，并及時采取不久設施，發(fā)生竊密案件，應立即向當?shù)毓膊块T報告。(五)、品采購管理規(guī)定 采購申請規(guī)定 1）每月21日前，各部門將下個月需購買物品打采購申請，交至庫管員處審核。 2）庫管員審核各部門申請計劃，根據(jù)現(xiàn)有庫存做好統(tǒng)籌規(guī)劃，確需申請物品，則打采購申請報總經(jīng)辦審批。 采購規(guī)定 物品采購暫定為四類：辦公用品、五金類、工程材料、日雜品，采購員根據(jù)物品情況，實行定點采購，按物品的分類，需到指定單位備料、購置。入庫時庫管員對照采購明細單清點無誤后，方可辦理入庫手續(xù)。 倉庫管理規(guī)定 為加強成本核算，提高公司的基礎管理工作水平，進一步規(guī)范物資流通、保管和控制程序，維護公司資產(chǎn)的安全完整，加速資金周轉，特制定本制度。1) 倉庫管理l 倉庫保管員必須合理設置各類物資和產(chǎn)品的明細賬薄、 臺賬。l 必須嚴格按倉庫管理規(guī)程進行日常操作，倉庫保管員對當日發(fā)生的業(yè)務必須及時逐筆登記入賬，做到日清日結，確保物料及結存數(shù)據(jù)正確無誤。及時登記手工明細賬并與電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對，確保兩者的一致性。l 做好各類物料的日常核對工作，倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進行檢查盤點，并做到賬、物一致。l 庫房必須根據(jù)配置計劃及倉庫庫存情況合理確定采購數(shù)量，并根據(jù)月消耗情況確定庫存定額，定期進行各類存貨的分類整理。對存放期限較長，逾期失效等不良存貨，要按月編制報表，報送部門領導及財務人員。l 做好倉庫物品的安全保護工作。根據(jù)材料的性能合放置各類材料，配備相應的防蟲、防鼠、防潮用品，防止物品材料變形、變質、受潮、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。l 2）入庫管理l 物料進庫時，倉庫管理員必須憑采購申請單、購買物品發(fā)票辦理入庫手續(xù)，拒絕不合格或手續(xù)不全的物資入庫。l 入庫時，倉庫管理員必須查驗物資數(shù)量、與樣品比較有否差異情況，規(guī)格型號、合格證件（或）等項目，如發(fā)現(xiàn)物質數(shù)量、質量、單據(jù)等不符時，不得辦理入庫手續(xù)。同時必須通知采購經(jīng)辦人員及時處理。l 一切材料的購入都必須開具專用發(fā)票方可入庫報銷。同時要協(xié)助財務人員審查發(fā)票的正確性和有效性。l 入庫材料在未收到相應的發(fā)票前，庫房員必須建立貨到票未到材料明細賬，在收到發(fā)票后，在進行詳細登記注銷。l 入庫單的填寫必須正確、完整，供應單位名稱應填寫全稱并與發(fā)票單位一致，應在備注欄中注明原入庫時間，出庫單上必須有庫管員及經(jīng)辦人簽字。每批材料入庫合計金額必須與發(fā)票上的金額一致。l 出庫管理l 各類材料的發(fā)出，原則上采用先進先出法。物品（包括原材料、輔助材料）出庫時必須辦理出庫手續(xù)，并做到限額領用（按消耗定額），各部門領用物品必須由部門主管、中心主任（或各部門指定人員）統(tǒng)一領取。庫管員應開具出庫單，經(jīng)領用人簽字，登記入賬。l 報表及其他管理l 庫管員在月末結賬前要與各相關部門做好物品及材料進出的銜接工作，與各相關單位的計算機應保持一致，以保證成本核算的正確性。l 必須正確及時報送規(guī)定的各類報表，收付存報表、材料消耗匯總表、三個月以上積壓物質報表、貨到票未到材料明細表，每月26日前上報財務及相關部門，并確保對賬正確無誤。l 庫存物質清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題和差錯，應及時查明原因，并進行相應處理。如屬短缺急需報廢處理的，必須按審批程序經(jīng)領導審核批準后才可以進行處理，一律不準自行調整。發(fā)現(xiàn)物品材料缺失或質量問題（如超期、受潮、生銹、老化、變質或損壞等），應及時采用書面的形式向主管報告。l 廢舊物質管理廢舊物質要立賬登記管理，可分為報廢的固定資產(chǎn)、報損的棉織類、其他報損財產(chǎn)和修建進程中拆除下來尚能使用的舊材料等四類。各部門的一切廢舊物質及包裝應及時交庫房保管，其他部門不準自行處理。庫房對廢舊物質或成批的廢舊物品，要定期制表上報，按規(guī)定權限得到批準后，統(tǒng)一處理。l 物品領用登記l 庫管員要建立物品發(fā)放登記表，按部門、類別進行詳細記錄，做到帳物相符。公司各部門應本著節(jié)約的原則領取和使用辦公用品。l 對公用辦公用品，如沙發(fā)、公共家具、茶具、掛鐘、電話、空調等不能指定專人使用的公用物品，由公司按統(tǒng)一標準配發(fā)，各部門指定專人領錢，并做好賬目記錄，物品落實到個人，每季度由庫管員統(tǒng)一按賬目進行盤點。簽領人調離原部門或崗位時，由行政部門清點核實，辦理移交手續(xù)。l 對個人辦公用品，如辦公桌。椅及配套物品，使用人填寫物品領用單，由庫管員按采購申請單發(fā)放。l 對消耗性辦公用品及員工勞保用品；紙、筆、墨、文件夾、信封、信箋、清潔衛(wèi)生用品等。實行定額管理，領用人填寫物品領用單，由庫管員發(fā)放并登記。l 耐用辦公用品如非正常損壞或丟失（剪刀、直尺、打孔機、計算器、印泥、訂書機等），管理品移交如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人賠償或自購。文具嚴禁帶回自家私用。l 消耗品（筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、回形針、筆記本、復寫紙、文件袋、便條紙、橡皮擦、修正液、釘書釘?shù)龋薅▊€人使用，自第二次領用起，必須以舊換新，但純消耗品如橡皮擦除外。l 公用設施用品：指公共場所內供眾人使用的物品（如洗手液、香皂、毛巾、抹布等）、相應部門經(jīng)辦人填寫物品領用單，所在部門領導簽具意見后，由庫管員發(fā)放。l 特殊辦公用品：指公司提供給專人使用的辦公計算機、電視、對講、割草機、工程用大中型疏通機等設備。l 各部門文員（內勤）負責收回調離或離職人員的辦公物品和勞保物品。l 員工對所領用的文具應做到物盡其用，不得浪費材料。如員工離職時，應將所領用文具一并交回所屬部門文員處。l 報廢物品要加以區(qū)別，對不正常的損壞要找出原因，人為損壞的要酌情賠償。報廢物品由庫管員統(tǒng)一登記。報廢物品處理后的回收資金，要統(tǒng)一納入收購基金科目。l 各部門若需領用舊物資使用時，按庫房領用手續(xù)辦理。采購工作流程l 采購計劃申報程序l 由部門負責人按月填寫《物品采購申請單》送物資管理員初審。l 初審人核查、申報程序：l 物品計劃與實際用量是否相符。l 計劃購買物品有庫存的，先使用庫存物品、l 初審后呈交總經(jīng)理審批。l 審批后，交采購員按單采購。l 采購程序：l 采購員持總經(jīng)理批準的《借款單》到財務室領取采購 資金或支票。l 采購價值10元以上物品時，必須要求供應商提供正式的發(fā)票。l 用支票支付貨款時，采購員應及時收回支票存根與正式發(fā)票一起作為報銷憑據(jù)。l 采購報賬、入庫、領用規(guī)定：l 采購員購物后，按規(guī)定辦理驗收及入庫手續(xù)，將發(fā)放等單據(jù)整理清楚，由庫管員將發(fā)票與采購單進行核對無誤后，由經(jīng)手人、庫管員簽字，注明用途（獨立項目物管中心由經(jīng)手人、驗收人及中心主任簽字），報總經(jīng)理審批。l