【文章內(nèi)容簡介】 學(xué)院辦公室保密制度》，確保黨和國家秘密不泄露。 文件辦理1) 文件傳閱（責(zé)任人：劉思寧）工作流程：收文件→文件編號→院辦主任擬辦意見→院領(lǐng)導(dǎo)閱批→院辦督辦→部門辦理→文件歸檔。2) 文件起草（責(zé)任人：劉思寧）A. 學(xué)院黨政文件工作流程：院辦主任列提綱要點(diǎn)→院辦秘書起草文件→院辦主任核稿→分管領(lǐng)導(dǎo)審閱→主要院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文件編號(劉思寧)→文件打?。▌⑺紝帲募Γ▌⑺紝帲募l(fā)（寄）放→上網(wǎng)→文件歸檔（于娜）。B. 部門以學(xué)院名義發(fā)文工作流程：部門起草文件→院辦秘書核稿→院辦主任審核→主要院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文件編號（劉思寧）→文件打?。▌⑺紝帲募Γㄎ募鸩莶块T）→文件發(fā)（寄）放→文件歸檔（于娜）。C. 部門、系部自行發(fā)文（責(zé)任人：各部門、系部秘書）工作流程：部門、系部起草文件→部門、系部負(fù)責(zé)人簽發(fā)→系辦秘書審核→文件編號→文件印刷→（部門、系部）文件發(fā)（寄）放→文件歸檔→發(fā)文記錄清單及文件原件→2份交院辦歸檔）3) 文件查（借）閱（責(zé)任人：于娜）工作流程：A. 查閱本部門業(yè)務(wù)文件 查閱人填寫查閱登記表→查閱文件B. 查閱跨部門業(yè)務(wù)文件 查閱人填寫查閱單→院辦主任審批→查閱文件。C. 查閱特殊文件 查閱人填寫查閱單→院辦主任審核→院領(lǐng)導(dǎo)審批→查閱文件。學(xué)院辦公室保密制度　　一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》，切實(shí)做好公文、通信、涉外、科技工作、辦公自動(dòng)化以及會(huì)議的保密工作。 　　二、不該說的秘密，不說；不該問的秘密，不問；不該看的秘密，不看；不該記錄的秘密，不記錄。 　　三、不在非保密記錄本上記錄秘密事項(xiàng)；不在非秘密的地方存放秘密文件和資料；不在公共場所和親朋面前談?wù)撁孛堋?　　四、不用普通電話、明碼電報(bào)、普通函件傳達(dá)秘密事項(xiàng)。 　　五、不得隨意復(fù)印秘密材料和擴(kuò)大涉密范圍，如有確需復(fù)印的文件、材料，應(yīng)征得上級有關(guān)部門同意后方可復(fù)印。 　　六、定期召開保密工作會(huì)議，檢查本室及院內(nèi)有關(guān)單位保密工作，每學(xué)期末要對涉密文件及材料進(jìn)行全面清理，并做好后期的處理工作。 　　七、對違反保密制度的人員要視其情節(jié)，追究責(zé)任。固定資產(chǎn)兼職管理員職責(zé)　　 一、忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)院制定的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)把歸口的設(shè)備切實(shí)管理好?！　?二、負(fù)責(zé)建立和管理學(xué)院歸口設(shè)備的設(shè)備帳目，凡購進(jìn)、調(diào)入的歸口固定資產(chǎn)等都要分戶入帳?！　∪?yán)格進(jìn)行資產(chǎn)的計(jì)劃管理，新增設(shè)備都要根據(jù)工作需要編報(bào)計(jì)劃，經(jīng)過批準(zhǔn)方能購買，并做到按計(jì)劃供應(yīng)?！　∷摹⒇?fù)責(zé)學(xué)院歸口資產(chǎn)的清查工作，要經(jīng)常進(jìn)行資產(chǎn)使用情況的檢查，每年進(jìn)行一次全面清點(diǎn)。對資產(chǎn)的丟失和損壞，要找出原因，明確責(zé)任，及時(shí)根據(jù)有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行處理。　　五、負(fù)責(zé)學(xué)院歸口資產(chǎn)的檢修工作。對仍有使用價(jià)值的殘舊設(shè)備，要積極聯(lián)系有關(guān)人員進(jìn)行維修；對已無使用價(jià)值的殘舊設(shè)備，可向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申請注銷或調(diào)出。 六、依據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)辦理固定資產(chǎn)的調(diào)出、調(diào)入手續(xù)，做到帳、卡、物相符。七、協(xié)同有關(guān)部門建立健全固定資產(chǎn)的管理制度，教育教職工和學(xué)生樹立愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn)的責(zé)任感和自覺性，同時(shí)要堅(jiān)決落實(shí)借用和賠償?shù)挠嘘P(guān)規(guī)定。八、完成學(xué)院或辦公室主任交辦的其他有關(guān)工作任務(wù)。學(xué)院辦公室傳真機(jī)使用管理辦法為加強(qiáng)對學(xué)院辦公室傳真機(jī)的有效使用和管理，節(jié)約財(cái)力，杜絕浪費(fèi)，特制定本辦法。 　　一、傳真機(jī)由學(xué)院辦公室設(shè)專人管理使用。 　　二、因公需要使用傳真機(jī)者，須辦理下列手續(xù)。 　　 1．填寫“傳真機(jī)使用審批單”。 　　 2．加蓋院印或黨委印章的文稿，審批單上需有學(xué)院辦公室主任的簽字。 　　 3．費(fèi)用于當(dāng)年年底與有關(guān)部門結(jié)算。 　　三、以下兩種情況，不得使用傳真機(jī) 　　 1．凡涉及黨和國家機(jī)密的文稿； 　　 2．時(shí)間性不強(qiáng)，可用信件傳遞的文稿。 　　四、任何個(gè)人不得私自使用傳真機(jī)，確屬特殊情況者，按標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)，所收款額上交院財(cái)務(wù)處。 　　五、傳真機(jī)接收到的文件或其它材料，必須登記造冊，并及時(shí)轉(zhuǎn)交收件單位或收件人；需要?dú)w檔的文件、材料，復(fù)印后歸檔。 　　六、傳真機(jī)管理人員，要加強(qiáng)責(zé)任心，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定。附件：傳真機(jī)登記單樣張 年 月 日單 位經(jīng)辦人事 由傳至單位負(fù)責(zé)人意見備 注學(xué)院辦公室印章刻制及管理的暫行規(guī)定　　一、印章刻制 　　 1．院內(nèi)新增設(shè)的處級機(jī)構(gòu)需刻制印章時(shí)，必須事先提交書面申請，連同設(shè)立機(jī)構(gòu)的文件交學(xué)院辦公室。學(xué)院辦公室按照有關(guān)文件規(guī)定，確定新印章的內(nèi)容、規(guī)格、圖樣，經(jīng)辦公室主任審核后，由學(xué)院辦公室開具介紹信并負(fù)責(zé)刻制。 　　2．院內(nèi)各單位需要更換印章時(shí)，要事先提交書面申請，寫明更換印章的理由，并附原印章印樣，交學(xué)院辦公室審查，經(jīng)學(xué)院辦公室主任簽字同意后，由學(xué)院辦公室開具介紹信方可刻制。 　　3．印章刻制好后，應(yīng)到學(xué)院辦公室留存印模，并由學(xué)院辦公室印發(fā)啟用印章通知。發(fā)文之日起新印章開始啟用，舊印章同時(shí)作廢，并當(dāng)即銷毀。 　　4．院內(nèi)任何單位，不能自行刻制、更換印章。 　　二、印章管理 　　 1．院級各類印章及學(xué)院辦公室印章由學(xué)院辦公室專人負(fù)責(zé)保管。 　　2．各單位的印章，必須由本單位專人管理，規(guī)范使用。印章應(yīng)加鎖存放，下班時(shí)間及節(jié)假日期間應(yīng)轉(zhuǎn)置于保險(xiǎn)柜內(nèi)。印章管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)守崗位，確保印章安全。 　　3．印章應(yīng)及時(shí)清洗，勤添印油，確保印章經(jīng)久耐用、用印清晰。 　　4．使用印章必須按照規(guī)定辦理，每次用印要進(jìn)行登記。 　　5．蓋印時(shí)應(yīng)注意位置恰當(dāng)，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰。 　　6．凡屬“代章”性質(zhì)的用印，應(yīng)在文件或材料的落款處注有“代章”二字，并用括號將“代章”二字括起。 　　7．文件或材料的落款單位，必須與印章一致，否則不能用印。三、公章使用凡需加蓋學(xué)院公章的證件、證明、重要文件一律填寫用印登記單，按工作流程辦理（附后）。附件： 用印登記單樣張 年 月 日單 位經(jīng)辦人事 由受函單位負(fù)責(zé)人意見備 注山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法第一章 總則 第一條 為提高我院檔案工作的管理和服務(wù)水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及《實(shí)施辦法》和教育部（原國家教委）《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》以及《山東省檔案工作條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合我院實(shí)際，制定本辦法。 第二條 本辦法所稱檔案，是指學(xué)院在從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對學(xué)院和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 第三條 學(xué)院檔案記錄和反映了學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的全過程，是學(xué)院各項(xiàng)工作的重要組成部分，是評估和衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，它為學(xué)院教學(xué)、科研、管理水平的提高創(chuàng)造了必要條件，是反映和維護(hù)學(xué)院歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一。 第四條 學(xué)