公司辦公室管理一(編輯修改稿)
2025-05-09 01:16 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 不同，對(duì)上司..就可通俗。（ ）54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問...，應(yīng)說服上司。（ ）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)生不必要的困擾。（ ）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利...夸耀自己的話題。（ ）57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須...可以出具空白介紹信。（ ）60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班...轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ）61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指...采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度...但沒有崗位責(zé)任制度。（ ）63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由...保密期限的變更和解密。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》...下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ∨ ）65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已...具有保存價(jià)值的文書。（ ∨ ）66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（ ）67．文書部門立好的案卷。（ ）68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目..即為年終歸卷工作。（ ）三、簡(jiǎn)答題。 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？?！ ∈芤猓菏侵肝膯T接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施?！ ?．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37?！ ∵M(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度?！ ?．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？?！ ?1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件。職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(1分)?！ ?2),不要損壞郵票,要信,或有過激言語的來信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂.(2分)?！ ?3),也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明參閱某卷宗39。39?；蚩膳c前信印證.(2分)。 (4),職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦.(1分)?！ ?5):應(yīng)該按照分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.。 (2分)?！ ?6),(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行.(2分)?！ ?．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？p170—171。 (1)要獲得上司的許可；?！ ?2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)?！ ?3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等；?！ ?4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料?！ ?5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；。 (6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊*和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；?！ ??)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；。 (8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181。 ?。?）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)((2分)?！ 。?）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員?！ ?yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)?！ ∪斯ぬ崾鞠到y(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表((1分),固定活動(dòng)日期一覽表((1分),使用提示?！ ⌒詡渫?(1分),準(zhǔn)備約會(huì)表((1分),準(zhǔn)備特殊提示卡(1分),準(zhǔn)備交往提示文件((1分).?！ ?．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？p137?！ 。?）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期?！ ?．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p156—159?！ ∽裱?法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本?！ ?．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234?！ 。?）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏?！ ?．辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237—238讓對(duì)方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方
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