【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 公司”“州亞美柯機(jī)械設(shè)備進(jìn)出口公司”“江蘇儀征雙環(huán)公司”“山東鑫亞工業(yè)股份有限公司”“山東康達(dá)集團(tuán)”“河南中原內(nèi)配公司”等多家國(guó)內(nèi)知名企業(yè)在寧夏的特約經(jīng)銷商。二、系統(tǒng)環(huán)境的初步調(diào)查系統(tǒng)環(huán)境的初步調(diào)查采用的重要方式是系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)人員走訪龍平公司，與公司上下層進(jìn)行交談，了解他們的信息需求，并到實(shí)地進(jìn)行觀察了解，經(jīng)過初步調(diào)查，了解到龍平公司情況如下：龍平公司是一家個(gè)人獨(dú)資企業(yè)，公司是從代理商發(fā)展起來的，主要代理常發(fā)集團(tuán)的品牌，但也與其他農(nóng)機(jī)生產(chǎn)商有業(yè)務(wù)往來。主要經(jīng)營(yíng)農(nóng)機(jī)以及農(nóng)機(jī)配件，銷售規(guī)模比較大。公司由于是家族管理模式下的經(jīng)營(yíng)方式。董事長(zhǎng)主管外部市場(chǎng)的業(yè)務(wù)往來，總經(jīng)理主要管理公司內(nèi)部人員以及公司正常業(yè)務(wù)的往來，公司下設(shè)財(cái)務(wù)部，銷售部，業(yè)務(wù)部和配送部，有三個(gè)倉庫以及300平米的營(yíng)業(yè)面積。公司信息管理的主要方式大多基于文件，表格等手工操作，對(duì)于工資核算，財(cái)務(wù)處理已經(jīng)開始使用管家婆軟件進(jìn)行管理，但是庫存管理經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，給公司帶來一些不必要的損失。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)應(yīng)用到管理部門的重要性，急需先進(jìn)的管理手段，使各部門工作規(guī)范化、程序化，提升企業(yè)內(nèi)部的管理工作。但是公司沒有專門的計(jì)算機(jī)開發(fā)及應(yīng)用的專業(yè)人員，為此，公司引進(jìn)了管家婆軟件并在一財(cái)務(wù)和銷售環(huán)節(jié)使用，使員工的工作簡(jiǎn)化，管理者對(duì)數(shù)據(jù)的掌握更加明了及時(shí)，但在庫存這一方面貨物的存儲(chǔ)和盤點(diǎn)都是基于表格、文件等紙介質(zhì)的手工處理，工作量大、容易出錯(cuò)，管理方式因人而異，缺乏系統(tǒng)、規(guī)范的管理體制。從公司行政管理和職能分工角度劃分，龍平公司的組織機(jī)構(gòu)圖如下所示。董事長(zhǎng)總經(jīng)理總會(huì)計(jì)師副總經(jīng)理采購部銷售部財(cái)務(wù)部售后部倉庫 組織機(jī)構(gòu)圖公司內(nèi)部實(shí)行總經(jīng)理一把手負(fù)責(zé)制，董事長(zhǎng)對(duì)公司的采購、銷售和管理全面負(fù)責(zé)，總經(jīng)理負(fù)責(zé)日常事物，主管各部門主管，業(yè)務(wù)管理缺乏規(guī)范性，隨意性強(qiáng)，對(duì)管理人員的經(jīng)驗(yàn)和水平有很大的依賴性，加之公司自上而下都是親屬，因此存在很多問題。經(jīng)過總結(jié)有以下幾點(diǎn)問題： 龍平農(nóng)業(yè)機(jī)械有限公司是典型的家族式企業(yè)，從高層管理者到基層業(yè)務(wù)員都有一定的親屬關(guān)系，因此在實(shí)際工作中權(quán)責(zé)不明，業(yè)務(wù)管理缺乏規(guī)范性，人員隨意性強(qiáng)。公司的柴油機(jī)、拖拉機(jī)等大型產(chǎn)品都擺放在室外，而柴油機(jī)配件、潤(rùn)滑油等小型產(chǎn)品則堆積在營(yíng)業(yè)室和辦公樓里，比較混亂，給進(jìn)貨、發(fā)貨以及盤庫都帶來極大的不便。公司信息系統(tǒng)不完善，部門之間交流過少。公司的信息系統(tǒng)主要是管家婆軟件，但只限于在公司財(cái)務(wù)和銷售環(huán)節(jié)，而在庫存管理和人事管理方面還需要再建設(shè)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望通過建立新型的管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)管理工作更加規(guī)范化、制度化和程序化，促進(jìn)企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，提高信息處理的速度和準(zhǔn)確性，方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)企業(yè)的管理控制以及時(shí)了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)及管理情況，提高員工業(yè)務(wù)能力和管理的整體水平。三、系統(tǒng)的可行性研究在對(duì)龍平公司進(jìn)行初步調(diào)查時(shí)，明確了公司存在的問題，也了解到公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于企業(yè)建立信息系統(tǒng)的初步構(gòu)想，并且對(duì)系統(tǒng)建立的可行性進(jìn)行分析。經(jīng)過初步討論，制定了龍平公司建立新信息系統(tǒng)的主要目標(biāo)為：開創(chuàng)新的信息系統(tǒng)，專用與公司人員以及庫存的管理，提高信息處理的速度和準(zhǔn)確性，從而加強(qiáng)公司對(duì)于資源的有效利用率，提高公司整體的管理水平。公司管理信息系統(tǒng)的范圍與邊界：該信息系統(tǒng)的建立主要服務(wù)于公司內(nèi)部的庫存管理，涉及公司倉庫管理，銷售管理，采購管理和財(cái)務(wù)管理，系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)新進(jìn)產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、品種、供應(yīng)商等信息以及產(chǎn)品的銷售和采購提供存儲(chǔ)、更新、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。以下是對(duì)系統(tǒng)目標(biāo)和環(huán)境進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，從技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)可行性、管理可行性等幾個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)的可行性分析。技術(shù)可行性：新系統(tǒng)準(zhǔn)備采用面向?qū)ο蟮目梢暬Z言——“Visual Basic ”來開發(fā)，它易學(xué)易用功能強(qiáng)大，更重要的是它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫訪問功能。新系統(tǒng)準(zhǔn)備采用的核心技術(shù)是數(shù)據(jù)庫技術(shù)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)便于對(duì)數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改等功能進(jìn)行統(tǒng)一的控制，也有利于將來應(yīng)用的擴(kuò)展，程序具有較高的獨(dú)立性，系統(tǒng)的界面友好生動(dòng)、簡(jiǎn)單明了、操作簡(jiǎn)單。另外，本系統(tǒng)的硬件設(shè)備要求較低，無需配置高檔設(shè)備，只需要計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及其他普通設(shè)備，這對(duì)于簡(jiǎn)單的小企業(yè)來說很容易實(shí)現(xiàn)。由此可見，該系統(tǒng)具有技術(shù)上的可行性。經(jīng)濟(jì)可行性：雖然開發(fā)這個(gè)系統(tǒng)需要初始成本和日常維護(hù)費(fèi)用，但它可以提供比以前更為準(zhǔn)確、及時(shí)、適用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有利支持，促使體制改革和提高工作效率，在減少人員費(fèi)用、改善工作條件方面也有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。管理可行性：科學(xué)管理是建立管理信息系統(tǒng)的前提，龍平公司可以培訓(xùn)系統(tǒng)的管理人員建立一整套管理體制，通過培訓(xùn)使管理人員掌握先進(jìn)的科學(xué)管理技術(shù)，適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)發(fā)展的要求。以使系統(tǒng)能夠有效地運(yùn)行，跟上企業(yè)前進(jìn)的步伐。四、現(xiàn)行系統(tǒng)的詳細(xì)調(diào)查為了了解企業(yè)信息需求和進(jìn)行系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)的重要基礎(chǔ)工作，所以要對(duì)龍平的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行全面的調(diào)查研究。我們采用的調(diào)研方法是走訪，通過交談、資料查詢以及對(duì)其公司系統(tǒng)的操作。調(diào)查目標(biāo)包括企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀、目標(biāo)、戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)情況、銷售渠道、內(nèi)部管理等。公司現(xiàn)行的管理軟件是管家婆，主要是對(duì)公司財(cái)務(wù)和人事進(jìn)行管理，但存在的漏洞比較大，而且管理起來也不是十分得心應(yīng)手。通過實(shí)地的考查和之后對(duì)龍平公司管理業(yè)務(wù)流程的進(jìn)一步分析，我們得出了龍平公司系統(tǒng)流程圖，并借此工具來描述該公司的管理業(yè)務(wù)流動(dòng)，進(jìn)行規(guī)范化說明。注：處理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)物或單據(jù)物或信息流輸入或輸出物外部環(huán)境龍平公司業(yè)務(wù)流程圖：采購部制定采購計(jì)劃財(cái)務(wù)部撥款購買運(yùn)輸驗(yàn)收庫管部銷售部接收客戶訂單及反饋信息發(fā)貨裝配收款記賬開票付款客服人員售后維修董事會(huì)審批客戶查看庫存量出庫處理庫存清單出庫申請(qǐng)單位發(fā)貨單入庫單入庫 業(yè)務(wù)流程圖庫存管理業(yè)務(wù)流程：物資采購員驗(yàn)收單驗(yàn)收入庫入庫單入庫管理登記庫存管理庫存清單統(tǒng)計(jì)主管客戶查詢表訂貨單銷售部出