【文章內容簡介】 外地月號 城市 月號 入住酒店 房價 入住酒店 房價 房價 決策人 ?？? 現住客 有銷售潛力的常客 有銷售潛力的客人 位置調整：負責人 調整后的位置 團體業(yè)務 住房 會議/宴會房間類型使用日期使用日期人數餐飲服務現用酒店決策者決策日期銷售會議培訓會議總體會議度假退休/榮譽頒發(fā)專業(yè)協(xié)會/私人協(xié)會其它組織/總部地址/電話/聯系人： 辦事處/聯系人/電話/地址： 資料寄送地址： 日期： 附加資料（喜惡、決策因素） 口 電話 口 會面 口 城市/國家銷售人員 ************************************************************************銷售文件更新報告 填好業(yè)務潛力翻新表中所有客戶信息后，應將跟進電話、會面、書面等行動報告存檔。報告應顯示聯系日期、負責的銷售人員、評論和跟進行動。行動報告提供了最新的準確信息。如有信息改變，應即時更新業(yè)務潛力表，以確?？蛻粑臋n的準確性。更改信息這一程序須由銷售總監(jiān)或總經理進行，是為了節(jié)省時間和簡化書面工作。因此，必須于每次與客戶聯系后立即填寫。跟進報告應放于業(yè)務潛力更新表前面（較新的信息放于前面）。跟進報告可使銷售人員盡快了解客戶情況。文檔更新報告樣表組織機構：聯系人姓名： 日期負責的銷售人員意見/行動/跟進措施************************************************************************銷售預訂合同設立預訂合同的目的在于：1． 在客戶心目中建立專業(yè)銷售形象2． 加強部門之間的溝通3． 使書面工作條理化4． 口頭協(xié)議的證實和書面化5． 加強客戶服務6． 節(jié)省時間和花費7． 預訂程序的標準化8． 給客戶提供更快捷的確認服務 因此，正確地填寫和使用合同極為重要的。當客人需要預訂五個以上客房時，應填寫預訂協(xié)議，結合宴會合同一起使用。以下是使用預訂協(xié)議的指引：1． 在達成口頭協(xié)議后馬上完成以下各項工作：A． 將預訂名單記錄在團體訂房記錄本上B． 填寫協(xié)議各項內容C． 審閱并確認協(xié)議內容D． 簽字、注明日期，并派發(fā)協(xié)議復印件2. 派發(fā)復印件：A． 兩份給客戶，并附上感謝信，如有需要，在信中提供附加信息?？蛻舯仨毢炇饍煞輩f(xié)議復印件，客戶保存其中一份，另一份寄回酒店銷售部存檔。因此，寄送協(xié)議書時應附上郵票和已寫上回郵地址的信封。B． 一份交給前臺或訂房部以便分配房間。當有關團體退房后，應將此復印件交還銷售部，確認售房情況，并填寫表格的入住欄。用紅筆將實際售房數標記于團體房間記錄本上。C． 一份歸入準銷售活動文檔。將活動名稱和日期寫于標簽上，將協(xié)議復印件************************************************************************銷售和所有附加信息歸存于銷售活動文檔內。用鉛筆在文檔前頁寫上追蹤日期，準備追蹤卡，放于追蹤文檔系統(tǒng)的適當位置。在寄出協(xié)議書710天后應跟進合同的簽訂。追蹤卡也可用于跟進客房名單、押金、菜單、保證金、預留期限、帳單等。D． 一份應歸存于客戶資料文檔，是為了使銷售人員了解預訂的、正在進行的或過去的業(yè)務情況。萬一丟失活動文檔，也可提供一個安全的后備系統(tǒng)。E． 在活動結束后，所有預訂合同的復印件和跟進資料都應存放于帳戶文檔。一收到款項，就應銷毀所有預訂合同復印件，而只保存已注明所有批注和附加信息的合同原件。************************************************************************銷售合同樣辦團體合同發(fā)送日期預定回覆日期文件號組織名稱銷售經理姓名會議名稱會議日期聯系人職務電話地址城市州/省郵編 （酒店名稱）已為您安排好客房，請參照以下客房日程安排。到/離日期： 星期： 客房安排： （類型） 已確認以下房價。房價不含傭金和9%的稅收?？头慷燃偬追?總統(tǒng)套房（一間睡房） 總統(tǒng)套房（兩間睡房）主人套房（1間睡房）客人套房其它單人房 180310535795 1235雙人房 180310535795 1235三人房 N/AN/AN/AN/A N/AN/AN/A四人房 N/AN/AN/AN/A N/AN/AN/A預訂程序：─────────────（如訂房名單）付款指引：──────────（總帳結算/個人結算）預留期限：──────────（客人必須于期限內到達）合同時規(guī)定的押金金額：￥──── 支付押金日期：──────────────（酒店及部門名稱）同意預留以下活動場所：預訂日期起始日期結束日期活動名稱場地設施場租雜項費用租場費用和雜項費用并不含稅金和服務費。注：請客戶或酒店有關人員于第二頁及其復印件上簽字************************************************************************銷售 條例與手續(xù)訂房與客房1． 當使用客房的名單時，該名單需要有客人姓名、入住和離開的日期、入住人數和客房種類，該客房名單不能遲于入住日期收到。2． 如客人于預留期限后提出預訂，而房間不在可訂范圍，應看到時是否有空房。3． 入住時間是 。酒店須在客人入住前準備好房間。4． 退房時間是 。5． 團體的行李通常是由 負責入住搬運， 負責離店搬運。宴會、會議指引1． 至少在宴會召開前30天，必須確定菜單、會議室擺設和特別安排細節(jié)。2． 當客人需要使用酒店的視聽器材，要馬上報價。3． 宴會場地需由出席人數來確定，根據該團體在酒店的入住日期和租用宴會場地，酒店保留最后決定權。4． 宴會使用的食物和飲品必須由酒店的宴會廳、會議室提供，不可以通過其他供應商購進或外帶。5． 保證與會人數必須在72小時前通知酒店。如超過此時間，酒店只接受人數的增加。對于宴會使用的餐料，酒店應預留多5%作為備用。所有的食物和飲料之價格必須加上政府稅和服務費。6． 酒店對于展覽物品、器材或放置于公共場所的物品（包括所有會議室）不承擔任何義務和責任。但會建議閣下在展覽期內雇保安，同時酒店亦樂意為閣下安排。7． 客人損壞租用場地的任何設施都應負責賠償。酒店對客人帶進租用場地的物品，一概不負責賠償。8． 酒店不允許任何標志、橫額或招貼張掛在大堂或其他公共場所，而只限于會議室范圍內。************************************************************************銷售訂金1． 團體訂金應于客戶簽署合同后，跟合同一起寄回酒店，銷售部會于信用卡上劃帳。訂金按客人的住宿、會議、餐飲、娛樂等總預算費用的50%收取。萬一客人取消預訂，訂金概不退還。2． 除非財務部同意直接結帳，一般情況下，于會議舉行前15天在客人帳戶上劃帳。如客戶于到達前三天內才取消預訂，酒店將不退回訂金。結帳1. 對于任何直接結帳的要求，客戶應填寫保密信用卡登記表，于確認活動安排時交給酒店收款處。如取得酒店同意