【文章內(nèi)容簡介】 日期為準(zhǔn)。第二節(jié)　統(tǒng)計二十三、統(tǒng)計為實施分析必要之步驟，其要求在於正確而有系統(tǒng)整理計算所登錄資料，檢查核對管制標(biāo)準(zhǔn)，以顯示公文處理各項數(shù)量與時效之分布狀況。二十四、統(tǒng)計時機(jī)：（一）每月定期統(tǒng)計1次：統(tǒng)計當(dāng)月1日至最後1日資料。（二）每年定期綜合統(tǒng)計1次：統(tǒng)計當(dāng)年1月至12月資料。二十五、統(tǒng)計範(fàn)圍（一）機(jī)關(guān)總收發(fā)文件與單位收發(fā)文件。（二）按下列公文類別，分類單獨統(tǒng)計（格式及內(nèi)容詳如附錄1）：一般公文立法委員質(zhì)詢案件人民申請案件訴願案件人民陳情案件專案管制案件監(jiān)察案件前項統(tǒng)計資料依分層管制原則作業(yè)，由行政院及所屬各一級機(jī)關(guān)、省政府及省諮議會，於每月10日前依規(guī)定格式將機(jī)關(guān)上一個月之公文時效統(tǒng)計資料，以網(wǎng)路填報等方式傳送行政院研考會。至行政院各一級機(jī)關(guān)及省政府之所屬機(jī)關(guān)（構(gòu)）公文時效統(tǒng)計資料，則由各該主管機(jī)關(guān)本於職權(quán)逕行管制。二十六、統(tǒng)計項目：隨機(jī)關(guān)階層與分析要求深度而有不同，表6所列為一般公文達(dá)成分析要求最低限度者，其他種類公文應(yīng)參照辦理。表6：數(shù)量統(tǒng)計項目時效統(tǒng)計項目（一）收文量每月新收件數(shù)截至上月待辦件數(shù)每月創(chuàng)稿數(shù)每月應(yīng)辦公文總收每月平均應(yīng)辦公文量（12個月平均數(shù)）（二）當(dāng)月辦結(jié)件數(shù)總數(shù)發(fā)文件數(shù)存查件數(shù)（三）當(dāng)月待辦件數(shù)總數(shù)未逾辦理期限件數(shù)已逾辦理期限件數(shù)（四）逾期30日以上件數(shù)辦結(jié)件數(shù)待辦件數(shù)（一）發(fā)文每件使用日數(shù)每月平均使用日數(shù)（二）存查每件使用日數(shù)每月平均使用日數(shù)（三）抽樣調(diào)查統(tǒng)計視需要自行擇定二十七、統(tǒng)計結(jié)果之運(yùn)用：（一）提供分析。（二）簽陳首長或幕僚長核閱後函報上級機(jī)關(guān)。（三）定期於業(yè)務(wù)會報提出報告。（四）各機(jī)關(guān)可視實際需求列為機(jī)關(guān)內(nèi)部單位績效評比項目。（五）各機(jī)關(guān)可視實際需求列為機(jī)關(guān)同仁年終考績及獎懲之參考。（六）分發(fā)所屬單位及附屬機(jī)關(guān)（構(gòu)）參考。第三節(jié)　分　析二十八、一般分析：（一）著眼：依據(jù)統(tǒng)計結(jié)果明瞭全盤實施狀況，確定爾後改進(jìn)目標(biāo)與努力方向。（二）內(nèi)涵要求如表7：表7：區(qū)分分析項目待發(fā)掘問題分析要領(lǐng)公文數(shù)量分析收文量分析是否已做到減少不必要行文之要求？每月（年）綜合比較改進(jìn)成果。比較逐月之收文量，明瞭其增減狀況，檢討其增減原因。綜合比較逐年之收文量，明瞭其增減狀況，檢討其增減原因。發(fā)文件數(shù)分析是否已做到減少不必要行文之要求？對使用電話，會談紀(jì)錄，以及例行公文定型化等工作簡化措施，是否有效施行？ 工作量增減分析。每月（年）綜合比較改進(jìn)成果。比較每月發(fā)文量，明瞭增減狀況，檢討其原因。綜合比較逐年發(fā)文量，明瞭增減狀況，檢討其原因。存查件數(shù)分析有無逃避稽催情事？例如利用存查銷號，再以創(chuàng)稿發(fā)文，不應(yīng)存查而存查等情事。逐月（年）綜合比較改進(jìn)成果。比較當(dāng)月存查件數(shù)與發(fā)文件數(shù)的比例。比較逐月存查件數(shù)，明瞭增減狀況，檢討其原因。綜合比較逐年存查件數(shù)，明瞭增減狀況，檢討其原因。待辦件數(shù)分析能否掌握待辦總數(shù)與收文總數(shù)之比例？已逾辦理期限件數(shù)是否逐月減少？已逾辦理期限案件，是否已予檢討？（1）是否確屬需要展期？ （2）稽催是否確實有效？ （3）展期案件是否均經(jīng)權(quán)責(zé)主管或首長（幕僚長）核準(zhǔn)？（4）逾期30日以上案件有無掌握個案資料？ （5）能否有效防止積案發(fā)生？待辦總數(shù)與收文總數(shù)比較已逾辦理期限件數(shù)，其逾限日數(shù)分布狀況比較。明瞭逾期30日以上案件之個案資料。公文時效分析發(fā)文使用日數(shù)分析應(yīng)否實施抽樣調(diào)查檢討流程？ 使用日數(shù)超過6日之發(fā)文件數(shù)是否逐月減少？比較逐月之增減狀況，檢討其原因。比較各年之增減狀況，檢討其原因。發(fā)文平均使用日數(shù)分析各月之平均使用日數(shù)是否穩(wěn)定？（1）？（2）有無忽高忽低現(xiàn)象？ （3）能否保持預(yù)期改進(jìn)目標(biāo)？（4）是否需要實施抽樣調(diào)查，檢討流程？比較逐月之平均使用日數(shù)。綜合比較逐年之平均使用日數(shù)。存查使用日數(shù)同發(fā)文使用日數(shù)同發(fā)文使用日數(shù)存查平均使用日數(shù)同發(fā)文平均使用日數(shù)同發(fā)文平均使用日數(shù)二十九、流程抽樣分析與調(diào)查實際問題：（一） 著眼：抽樣深入分析之主要著眼，在於檢討文書處理流程。如有稽催，則可發(fā)現(xiàn)瓶頸所在，進(jìn)而調(diào)查形成瓶頸之相關(guān)問題，以求全盤檢討改進(jìn)，從根本上尋找提高公文時效途徑，輔助一般分析深度之不足。 （二） 時機(jī)：由各機(jī)關(guān)視需要自行決定，但有下列情形之一時，應(yīng)實施抽樣分析：超過6日之發(fā)文辦結(jié)件數(shù)占發(fā)文總數(shù)20％以上時。發(fā)文平均使用日數(shù)有逐漸提高趨勢時。（三）抽樣範(fàn)圍：視全部發(fā)文使用日數(shù)分布狀況，與推展業(yè)務(wù)實際需要而定，下列所舉僅係一般原則，提供參考：超過6日之發(fā)文辦結(jié)範(fàn)圍內(nèi)，抽調(diào)5至10案實施個件分析。抽樣必須具有代表性，有下列情形之一者，不宜作為抽樣分析之依據(jù)：（1）簽辦至決行階層退回重辦時。（2）分文錯誤，有改分延誤紀(jì)錄時。（四）相關(guān)問題實施調(diào)查：與處理緩慢因素有關(guān)之實際問題，應(yīng)作實地調(diào)查，以輔助抽樣分析之不足，例如：分文、遞送是否能掌握時效？是否因分文錯誤或單位間一再簽請改分而影響時效？會稿方式是否適當(dāng)？傳遞方法是否配合？稽催是否確實？超過時限案件，有無辦理展期？承辦人員受訓(xùn)、差假有無人員代理？（五）文書處理方式是否適當(dāng)：可用直接辦稿或簽稿併送時，不必先簽後辦?？捎秒娫?、會議、會談紀(jì)錄時，不必行文。例行公文可予定型化時，不必重複簽辦。不必要之副本不必抄送。能合併處理一稿發(fā)文時，不必一事數(shù)稿分別發(fā)文。通案公文，可一次直接發(fā)行至應(yīng)到達(dá)層級時，應(yīng)一次下達(dá)，不必逐級層轉(zhuǎn)。（六）作業(yè)方式與步驟：配合機(jī)關(guān)性質(zhì)與業(yè)務(wù)需要由各機(jī)關(guān)自行研訂，茲列舉一般範(fàn)例，提供參考：個件分析如表8「文書處理流程個件抽樣分析表」。綜合分析如表9「文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表」。表8：文書處理流程個件抽樣分析表案由：收文日期年 月 日收文字號發(fā)文日期年 月 日發(fā)文字號結(jié)案日期年 月 日辦理日數(shù)日展期紀(jì)錄次公文作業(yè)流程登記處理過程月 日 時 分受理單位／人員使用時間公文處理分析檢討事項填表說明：一、公文作業(yè)流程登記欄位係填寫案件實際處理過程，如總收文、登記桌收文、承辦員擬辦、展期紀(jì)錄、單位間會辦、主管人員核稿、核稿人員核稿、首長核稿、發(fā)文、機(jī)關(guān)間會辦等處理過程及使用時間，其他如多次退稿等流程亦應(yīng)列入。二、公文處理分析內(nèi)容係填寫案件實際辦理情形，如公文登錄正確性、依限逾限辦理情形、稽催作業(yè)確實度、展期作業(yè)正確性、以案管制作業(yè)情形、扣除日數(shù)作業(yè)情形、陳核作業(yè)情形、系統(tǒng)時效統(tǒng)計正確性、公文積壓程度、單位間及機(jī)關(guān)間之會辦處理時效等。三、檢討事項依案件實際辦理之填寫重點如下：（一）各項文書作業(yè)是否依文書流程管理作業(yè)規(guī)範(fàn)規(guī)定辦理？如未符合應(yīng)如何改進(jìn)？（二）公文積壓情形是否需提報至考績委員會懲處或列入年終考績參考表9：文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表　　　　　　　　　　　年　　月　　日　　　　製作人依據(jù)資料綜合結(jié)論建 議個件分析5件，發(fā)文字號如下：一、98院管字第0980022531號二、………、三、…………、四、…………、五、…………、一、本（4）月份，超過6日之發(fā)文辦結(jié)案件，占發(fā)文總數(shù)30％，，公文處理緩慢，有待改進(jìn)。二、流程欠簡化，每一處理過程可使用時間，不能掌握，形成下列瓶頸：（一）承辦人員未能把握時效。（二）核稿階層及人員太多。（三）會稿方式不當(dāng)。（四）繕校作業(yè)壅塞。一、訂定（修訂）公文分層負(fù)責(zé)授權(quán)決行權(quán)責(zé)。二、檢討各階層核稿人數(shù)，減少不必要核稿人員。三、依據(jù)時限標(biāo)準(zhǔn)，參照本機(jī)關(guān)處理各個過程，訂定每一過程之處理時限。（例如普通件時限標(biāo)準(zhǔn)為6日，分配承辦人可使用時間為幾日，核稿為幾日.....繕?？墒褂脮r間為幾日，發(fā)文可使用時間為幾日）。與處理緩慢因素有關(guān)之下列實際問題，擬請實施調(diào)查，有效改進(jìn)。（一）會稿方式是否適當(dāng)？傳遞方法能否配合？（二）稽催是否確實？超過時限案件有無辦理展期？（三）工作量分配是否適當(dāng)？受訓(xùn)差假有無人員代理？有無超過個人能力負(fù)荷？（四）公文處理方式是否適當(dāng)？可用直接辦稿或簽稿併送時，不必先簽後辦?？捎秒娫?、會議、會談紀(jì)錄時，不必行文。例行公文可予格式化時，不必重複簽辦。不必要之副本不必抄送。能合併處理一稿發(fā)文時，不宜一事數(shù)稿，分別行文。通案公文可直接發(fā)行至應(yīng)到達(dá)層級時，應(yīng)一次下達(dá)，不宜逐級層轉(zhuǎn)。三十、個案分析：（一）著眼：分析逾處理時限30日以上案件，予以適當(dāng)處理，有效防止積案發(fā)生。 （二）時機(jī)：對逾處理時限30日以上案件，專責(zé)管制單位應(yīng)即實施個案分析。（三）要求：分析逾時原因，按其性質(zhì)分別作適當(dāng)處理。（四）處理：每月將分析結(jié)果及處理方案，簽請機(jī)關(guān)首長核閱或併時效管制統(tǒng)計資料提主管、業(yè)務(wù)會報。依性質(zhì)按下列原則分別處理： （1）人為之積壓，責(zé)成限期結(jié)案。（2）在本機(jī)關(guān)權(quán)責(zé)內(nèi)能解決時，協(xié)調(diào)相關(guān)單位，排定期限，責(zé)成結(jié)案。（3）案情涉及2個以上機(jī)關(guān)時，循研考系統(tǒng)，提請上級或適當(dāng)權(quán)責(zé)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)解決。（4）案情複雜，經(jīng)上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)無效，於短期內(nèi)無法解決時，簽請緩辦或免辦。第五章　文書稽催第一節(jié)　衡量準(zhǔn)據(jù)三十一、稽催開始時機(jī)，必須掌握關(guān)鍵時點?；哌^早，不勝其煩；過遲則不能掌握時效。三十二、文書稽催必須依照下列各項標(biāo)準(zhǔn)，作為衡量依據(jù)：（一）全程辦理期限之日數(shù)與預(yù)定辦結(jié)之日期：明瞭全程處理時限，掌握各個處理過程之可使用時間。（二）每一處理過程之可使用時間：衡量何時開始催辦，才能把握本過程可使用時間。（三）展期日數(shù)與限辦日期：按展期後之期限，衡量前二款之可使用時間。第二節(jié)　實施稽催三十三、稽催之基礎(chǔ)為資料登錄，稽催方式應(yīng)視各機(jī)關(guān)資料登錄作業(yè)之不同類型，而因地制宜。三十四、承辦人自我檢查：（一）把握簽辦時效，力求在本過程可使用時間限期內(nèi)辦結(jié)。如案情複雜，必須展期才能辦出，或在處理過程中發(fā)生困難，應(yīng)即分析案情考量應(yīng)展期日數(shù)，並於屆滿處理時限以前，敘明理由與展期日數(shù)，報請權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)展期。（二）對於陳核或送會逾時公文，應(yīng)予提醒催辦。三十五、電腦系統(tǒng)協(xié)助稽催：（一）機(jī)關(guān)對於承辦公文將屆預(yù)定辦理期限案件，得以公文系統(tǒng)直接提示，或聯(lián)結(jié)電子郵件方式通知承辦人及主管依限辦結(jié)，或辦理展期作業(yè)。（二）公文承辦人之承辦案件如已逾期仍未辦結(jié)，得以公文系統(tǒng)直接稽催，或聯(lián)結(jié)電子郵件方式稽催承辦人，並通知承辦人之主管。三十六、機(jī)關(guān)內(nèi)單位收發(fā)人員協(xié)助查催：（一） 掌握登錄資料，參照本章第一節(jié)所述，在承辦人可使用時間屆滿以前，提示注意。（二） 對逾期案件未依規(guī)定辦理展期手續(xù)者，應(yīng)提示辦理展期，已逾處理時限或受會逾時辦理案件，依稽催規(guī)定每日查催1次及持續(xù)稽催。案件如逾處理時限30日時，應(yīng)即提請專責(zé)管制單位作個案分析。（三） 對於會辦公文應(yīng)依卷宗速別規(guī)定，協(xié)助稽催承辦同仁依限處理，如受會公文已逾期應(yīng)辦理查催作業(yè)。（四） 定期列印或傳送逾期案件資料，並即請承辦人員確實答復(fù)延辦理由。（五） 綜合提供單位主管查催資料，並將逾期案件逾期理由及處理情形送文書或?qū)Ｘ?zé)管制單位。三十七、單位主管督導(dǎo)催辦：（一）確實掌握所屬人員之可使用時間資料，於期限屆滿以前督促辦結(jié)，以有效預(yù)留其他過程之處理時間。（二）差假人員，指定代理人避免積壓公文。部屬差假，應(yīng)督促業(yè)務(wù)代理人確實負(fù)起代理責(zé)任，於時效內(nèi)辦妥公文。（三）提示處理原則，或適當(dāng)調(diào)配人力，儘量避免展期。（四）檢討下列事項，分析其原因，糾正缺失，並列為平時考核之紀(jì)錄：超過可使用時間因素。申請展期是否確屬需要？申請展期是否在屆滿處理時限以前提出？三十八、機(jī)關(guān)文書單位綜合稽催：（一） 掌握全機(jī)關(guān)待辦案件之資料，每週提報1次，並予紀(jì)錄，如逾處理時限30日時，應(yīng)即提請專責(zé)管制單位作個案分析。（二）掌握全機(jī)關(guān)陳判未結(jié)案件資料，定期對陳核至首長、副首長及幕僚長等尚未批核案件之停留日數(shù)及件數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計並分送轉(zhuǎn)陳參閱，俾提醒加速案件陳判流程。（三）定期或不定期檢查各單位下列作業(yè)，並糾正其缺失：公文處理方式是否適當(dāng)？（1）有無規(guī)避管制？如逕自收文未交收發(fā)登錄，或單位收文未列入管制範(fàn)圍等，均為規(guī)避管制。 （2）有無規(guī)避稽催？如利用存查銷號，再以創(chuàng)稿發(fā)文，利用行文會稿銷號，應(yīng)行簽辦而予存查等，均為規(guī)避稽催。收發(fā)人員資料登錄是否確實，作業(yè)有無積壓？經(jīng)改分辦之公文有無違反規(guī)定，以單位收轉(zhuǎn)之日登錄為收文日？收發(fā)人員有無提供單位主管稽催資料？負(fù)有稽催責(zé)任人員，是否認(rèn)真實施稽催？（四）下列案件應(yīng)予個案管制或處理：經(jīng)機(jī)關(guān)首長或幕僚長核準(zhǔn)展期案件。逾處理時限30日以上尚未結(jié)案案件。三十九、專責(zé)管制單位：（一）協(xié)調(diào)解決有關(guān)稽催作業(yè)共同性問題。（二）檢討稽催作業(yè)缺失，提請改進(jìn)。必要時會同有關(guān)人員實施抽查。（三）對逾處理時限30日以上案件，作個案分析與管制處理，防止積案發(fā)生。（四）檢討稽催成果，每月提報１次。四十、機(jī)關(guān)首長或幕僚長，視狀況需要，指定適