暢想外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)使用說(shuō)明書(編輯修改稿)
2025-05-04 21:57 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 構(gòu)內(nèi)成員與成員所屬客戶有序的進(jìn)行組合呈現(xiàn)，用戶的郵件和客戶的郵件的無(wú)縫關(guān)聯(lián)完美的體現(xiàn)“以客戶為中心”的理念。 檢索 可鍵入關(guān)鍵詞進(jìn)行客戶模糊檢索，快速定位檢索結(jié)果客戶，如圖20。圖 20 組織架構(gòu)視圖 在組織架構(gòu)區(qū)任意位置右鍵點(diǎn)擊[選項(xiàng)]，可對(duì)客戶名稱顯示作自定義設(shè)置，可對(duì)客戶的顯示分組進(jìn)行自定義設(shè)置，如圖21。圖 21 郵件管理區(qū) 檢索 可鍵入關(guān)鍵詞對(duì)郵件管理目錄樹進(jìn)行快速模糊搜索。如圖22。圖 22 視圖 根據(jù)用戶操作習(xí)慣，可選擇Outlook模式和Foxmail模式，如圖23。 圖 23 收件箱 用來(lái)存放收到的、屬于登錄用戶本人的郵件，文件夾后顯示的數(shù)字為未讀郵件的數(shù)目，“新客戶”表示該客戶的Email還未建檔，“老客戶”表示該客戶的Email已建檔。 發(fā)件箱 用來(lái)存放用戶等待發(fā)送的郵件，“待批箱”用來(lái)存放用戶等待審批發(fā)送的郵件，“已批箱”用來(lái)存放用戶審批通過(guò)且還未發(fā)出的郵件，“退回箱”用來(lái)存放等待審批發(fā)送且被上級(jí)退回的郵件。 審批箱 用來(lái)接收存放需要審批的郵件。 已發(fā)送郵件 用來(lái)存放用戶已經(jīng)發(fā)送完成的郵件。 垃圾郵件 用來(lái)存放用戶自定義的垃圾郵件。 已刪除郵件 用來(lái)存放已刪除（非物理刪除）的郵件。 草稿箱 用來(lái)存放用戶還在撰寫、尚未定稿的郵件。 群發(fā)箱 “發(fā)件箱”用來(lái)存放群發(fā)但未發(fā)送完畢的郵件，“已發(fā)送郵件”用來(lái)存放群發(fā)發(fā)送完畢的郵件，“草稿”用來(lái)存放群發(fā)未達(dá)到發(fā)送要求的郵件。 內(nèi)部 用來(lái)存放使用公司內(nèi)部帳套接收、發(fā)送的郵件。 查詢文件夾 是用戶對(duì)郵件的不同個(gè)性化分類的視圖呈現(xiàn)。用戶點(diǎn)擊“查詢文件夾”右鍵[新建]，即可以對(duì)當(dāng)前用戶擁有的所有郵件進(jìn)行個(gè)性化條件文件夾分類，如圖24。圖 24 歸檔文件夾 是用來(lái)存放用戶自定義郵件歸檔規(guī)則的并執(zhí)行歸檔后的郵件(具體的歸檔規(guī)則設(shè)置見工具配置篇)。 郵件操作區(qū) 可根據(jù)用戶習(xí)慣及用途展示郵件，如圖25。圖 25 過(guò)濾 可根據(jù)用戶需求，定義、縮小郵件查看范圍，如圖26。圖 26 查找 可根據(jù)用鍵入檢索關(guān)鍵字，進(jìn)行模糊查找郵件，如圖27。圖 27 快捷操作 為了盡可能縮短用戶的操作路徑并提高操作體驗(yàn)，我們很貼心的為用戶準(zhǔn)備了在不改變焦點(diǎn)的情況對(duì)郵件的“只讀/未讀”“垃圾郵件”“星標(biāo)郵件”“標(biāo)簽郵件”等進(jìn)行直接操作，快捷鍵操作（快捷鍵設(shè)置在后續(xù)工具配置講解），如圖28。圖 28 郵件預(yù)覽 用戶可在不打開郵件的情況下對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行預(yù)覽，如圖29。圖 29 標(biāo)簽整理 用戶可根據(jù)對(duì)郵件的標(biāo)簽設(shè)置，點(diǎn)擊相應(yīng)的標(biāo)簽，系統(tǒng)自動(dòng)將有關(guān)該標(biāo)簽的郵件過(guò)濾整理，方便、高效，并可以隨時(shí)回退到上一個(gè)視圖界面，不致瀏覽順序被無(wú)故打亂！如圖30。圖 30 用戶可以對(duì)相同話題的郵件新聚合呈現(xiàn)，如某些客戶關(guān)于某個(gè)話題的往來(lái)郵件，便于用戶從脈絡(luò)上了解整個(gè)過(guò)程，如圖31。圖 31 鏈接 用戶根據(jù)郵件內(nèi)容，任意將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與郵件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，由此增強(qiáng)業(yè)務(wù)、郵件的黏度，如圖32。圖 32 提醒 用戶可根據(jù)郵件內(nèi)容，建立相應(yīng)的提醒內(nèi)容，提醒對(duì)象可以是自己，也可是其他任何在系統(tǒng)范圍內(nèi)的同事，以免因時(shí)間的問題耽誤用戶的工作進(jìn)度，如圖33。圖 33 備注 用戶可根據(jù)郵件實(shí)際情況，對(duì)不同的郵件進(jìn)行自定義備注,如圖34。圖 34 報(bào)告 用戶可隨時(shí)查看群發(fā)件的發(fā)件狀態(tài)及其他詳細(xì)情況的群發(fā)報(bào)告，如圖35。圖 35 跟蹤 用戶可以查看對(duì)方收件并閱讀的詳細(xì)記錄，以便掌握商務(wù)進(jìn)度，如圖36。圖 36 快速回復(fù) 用戶可在不打開郵件的情況下，在郵件預(yù)覽界面進(jìn)行快速回復(fù)動(dòng)作，如圖37。圖 37 名片操作 用戶可在郵件預(yù)覽界面對(duì)客戶名片進(jìn)行郵件編寫、查看往來(lái)郵件、將Email添加至新客戶或者老客戶，如圖38。圖 38 時(shí)區(qū) 用戶可通過(guò)時(shí)區(qū)查看客戶發(fā)送郵件的當(dāng)?shù)貢r(shí)區(qū)時(shí)間，如圖39。圖 394 基本操作 新建、發(fā)送郵件在菜單欄點(diǎn)擊“新建”（或者[文件][新建]）來(lái)編輯新郵件，系統(tǒng)會(huì)彈出新郵件撰寫框。 發(fā)件人 分兩種形式，內(nèi)部郵箱是通過(guò)組織架構(gòu)內(nèi)成員用戶名進(jìn)行接收、發(fā)送的一種快速、安全的郵件模式；外部郵箱則是傳統(tǒng)的通過(guò)Email地址在互聯(lián)網(wǎng)范圍內(nèi)的常規(guī)郵件模式。如圖40。
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