【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 用法：（1）逗號(hào)(ma)作用： 逗號(hào)用于表示停頓或分句之間的間隔。用法：逗號(hào)用于分隔句中的各種語(yǔ)言成分，并表示一個(gè)停頓，一般用于以下幾種情況： 位置：a. 在句中表示語(yǔ)氣停頓的地方。b. 在子句之前。c. 在描述名詞的一系列形容詞之后。d. 放在位于句首或句中的副詞之后。e. 將非主要信息和句子其他部分分開(kāi)。（2）句號(hào) (period)句號(hào)一般有兩種用法① 句號(hào)是放在句尾的符號(hào)，表示一句話結(jié)束。② 句號(hào)還用于縮寫(xiě)字母。（3）冒號(hào) (colon)作用：用于引出下文，如表列、說(shuō)話中的直接引語(yǔ)或解釋。用法與位置： ① 冒號(hào)主要用于列舉事物，引用話語(yǔ)或進(jìn)行解釋。② 此外，冒號(hào)還用在“as follows”或“the following的后面。 （三）商務(wù)用詞的大寫(xiě) 大寫(xiě)字母（Capital Letters）又稱“Block letters”，“Upper case/print”,一般用于句首，此外大寫(xiě)首字母還出現(xiàn)在以下幾種情況中：(1) 專有名詞(proper nouns)。(2) 在標(biāo)題(title) 中也要大寫(xiě)單詞首字母。(3) 用于禮貌性稱呼語(yǔ)（即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.）學(xué)銜（Dr.）和軍銜（General）的首字母。(4) 職務(wù)，職稱，頭銜以及組織的名稱也要大寫(xiě)首字母。(5) 在商務(wù)書(shū)信中，重要的字詞常常被大寫(xiě)以引起讀信人的注意。(6) 商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的副標(biāo)題與小標(biāo)題也需大寫(xiě)。(7) 用于縮寫(xiě)詞，如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。（四）數(shù)字的用法(1) 數(shù)字在句首要被拼寫(xiě)出來(lái)。(2) 用阿拉伯?dāng)?shù)字表示日期、時(shí)間、量度、頁(yè)數(shù)、地址、百分比、小數(shù)等等。(3) 大多數(shù)情況下，序數(shù)詞要被拼寫(xiě)成英文。（五）縮寫(xiě) (Abbreviation)： 縮寫(xiě)在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中有它獨(dú)特的意義。 (1)商務(wù)英語(yǔ)中常用的幾種縮寫(xiě)形式： ① 置于人名前后，表示身份、職銜、學(xué)位等② 表示商業(yè)企業(yè)名稱③ 表示時(shí)間④ 表示組織名稱，一般由首字母組成⑤合成方位詞⑥常用的拉丁詞(2)商務(wù)英語(yǔ)中不應(yīng)使用縮寫(xiě)的地方：① 某些頭銜② 星期、月、季節(jié)③ 街道地址④ 國(guó)名、城市名（六）開(kāi)頭與結(jié)尾（一）.開(kāi)頭的寫(xiě)法和一些技巧：1．開(kāi)頭：大多數(shù)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的內(nèi)容也由開(kāi)頭、中間、結(jié)尾三部分組成。常用的開(kāi)頭句寫(xiě)法：① 最好在第一句話中說(shuō)出你的寫(xiě)作目的。如：We understand that you are exporters of nuts and should like to know if you can supply us with 5 tons of walnut meat by the end of October.② 將最能引起讀者興趣的內(nèi)容放在開(kāi)頭，如：I39。m pleased to tell you that your order will be delivered tomorrow.③ 提及所涉及的商務(wù)事項(xiàng)。2．就開(kāi)頭的內(nèi)容方面來(lái)講，書(shū)信的開(kāi)頭可以涉及：⑴ 書(shū)信去函的開(kāi)頭u 詢問(wèn) u 索價(jià) u 求購(gòu)u 投訴u 訊息 u 報(bào)憂 u 道歉 u 推薦⑵復(fù)函的開(kāi)頭可以包括u 函悉u 歉意u 謝絕u 服務(wù)（二）書(shū)信結(jié)尾的措辭和語(yǔ)氣1．結(jié)尾：寫(xiě)結(jié)尾句需注意以下幾個(gè)地方：④ 結(jié)尾句需具體，不要使用含糊、繁瑣的詞語(yǔ)或句式。⑤ 在結(jié)尾處提出行動(dòng)的要求。⑥ 在結(jié)尾處做簡(jiǎn)要的總結(jié)，尤其在內(nèi)容比較多的情況下。請(qǐng)比較下面兩句話：a) We hope that we have made the above alternatives clear to you and that they may help you make your choice.b) To sum up, you can either put your money in a savings bank and receive 6 % annual interest or invest in mon stocks for higher returns but also higher risk. 2．就結(jié)尾的內(nèi)容來(lái)講，書(shū)信的結(jié)尾可以包括：（1）去函的結(jié)尾u 敦促：Having this input by JUNE 3 will enable us to maintain our schedule for… u 期待：Your advice would be wele.u 致謝：Your prompt attention to this matter will be appreciated.u 協(xié)助：Shortly after I receive this information, I will be in touch with you u 盼復(fù)：We look forward to hearing from you.u 聯(lián)絡(luò)：If you have any question, please call me at…等等……（2）復(fù)函結(jié)尾可以涉及：u 請(qǐng)求：Please indicate your acceptance of this employment by signing…and returning a copy…u 承諾：We want to ensure that you enjoy the highest standards of service.u 致歉：I apologize for the inconvenient.u 答謝：Thanks again for your cooperation.u 祝愿：I wish you every success in your important work.u 往來(lái)：We look forward to a very cordial relationship between our two organizations.(七)書(shū)信格式信函和傳真的格式收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書(shū)信格式會(huì)給收信人留下深刻的印象。標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)書(shū)信由以下三個(gè)部分組成：信頭信文信尾信 頭 在信和傳真中，信頭所占頁(yè)面一般不超過(guò)三分之一。發(fā)信人地址 一般來(lái)說(shuō)，商業(yè)書(shū)信的首頁(yè)都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標(biāo)明公司名稱、地址、電話和傳真號(hào)碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。 傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁(yè)首固定的信頭格式內(nèi)。發(fā)信日期 日期的書(shū)寫(xiě)有以下兩種模式：“12 June 1998”[日月年]或“June 12, 1998”[月日年] 日期不能縮寫(xiě)，序數(shù)詞不能使用縮寫(xiě)形式，月份也不能縮寫(xiě)。 收信人地址 收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當(dāng)。傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應(yīng)的空格內(nèi)。指定收信人姓名在商業(yè)書(shū)信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現(xiàn)已不常用。收信人地址的首行已經(jīng)寫(xiě)明收信人姓名，因而不一定需要專門(mén)指定收信人姓名這一欄。如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁(yè)面左邊空白處寫(xiě)起，在收信人地址下面空兩行。稱 呼 商業(yè)信件和傳真常用以下方式開(kāi)頭： Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫(xiě)信人知道收信人的姓名和性別)；Dear Sir或Dear Madam(表示寫(xiě)給一位有具體職銜的人，如Sales Manager, Chief Accountant等，而且寫(xiě)信人知道對(duì)方的性別)；Dear Sir or Madam(表示寫(xiě)給一位有具體職銜而寫(xiě)信人又不知其性別的人)；Dear Sirs (表示寫(xiě)給一家公司，沒(méi)有明確的收信人)。稱呼中的第一個(gè)單詞和其他所有名詞的第一個(gè)字母均須大寫(xiě)。事 由 寫(xiě)明事由可以使收信人對(duì)信件或傳真的內(nèi)容一目了然。信 文 全齊頭式（fullblocked）書(shū)信，每個(gè)段落都從左邊空白處開(kāi)始寫(xiě)起，右邊空白處必須盡量對(duì)齊，不能把單詞斷開(kāi)。 在齊頭式書(shū)信或傳真中，信文也是從左邊空白處開(kāi)始寫(xiě)起，在事由下面空一行。信 尾 傳真的信尾一般都很簡(jiǎn)短（通常只有結(jié)尾敬辭和署名），而書(shū)信的信尾內(nèi)容則相對(duì)較長(zhǎng)。結(jié)尾敬辭 一般來(lái)說(shuō)，書(shū)信和傳真結(jié)尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時(shí)結(jié)尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時(shí)結(jié)尾則用“Yours faithfully”。 信末簽名 寫(xiě)信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如： Yours faithfully For precision Airconditioning Co (Pte) LtdYvonne Chong Ms Yvonne Chong Regional Sales Manager (Singapore) 信末簽名位于左邊空白處。在結(jié)尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然后再打上寫(xiě)信的姓名、職銜及/或部門(mén)?？谑稣?打字員姓名縮寫(xiě) 下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫(xiě)。 口述員 打字員 姓名縮寫(xiě) Sim Loo Lee sll Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL附 件 如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說(shuō)明通常位于口述者/打字員姓名縮寫(xiě)之后?？梢圆捎靡韵聨追N方法：Estimate enclosed2 Enc./Enclosuree 2EnclosureEnclosures:1. 2000 Price list2. Catalogue抄 送如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時(shí)，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”（復(fù)寫(xiě)本；副本）。 有時(shí)，如果發(fā)信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無(wú)信頭副本)代替“cc”，標(biāo)注在不發(fā)給收信人的影印件的下方。附 筆 商業(yè)信函或傳真中的“附筆”（縮寫(xiě)為“PS”）用于補(bǔ)充本人的說(shuō)明?！案焦P”位于左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說(shuō)明之下空一行。頁(yè)碼說(shuō)明 商業(yè)信函如果超過(guò)一頁(yè)，隨后的各頁(yè)可以在頁(yè)首加注說(shuō)明收信人姓名、頁(yè)碼及日期。如： Mrs. H Itakura Page 2 14 June 200 在商業(yè)信函中，頁(yè)碼有時(shí)位于距頁(yè)頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。信 封 信封顯然只適用于商業(yè)信件。信封上收信人地址的格式必須與內(nèi)文的寫(xiě)法一致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的第一行中直接寫(xiě)上收信人的姓名和職銜。傳真格式 傳真的首頁(yè)一般都印有現(xiàn)成的信頭格式，只需填入寫(xiě)信人和收信人的姓名、地址、傳真號(hào)碼、頁(yè)數(shù)和日期等內(nèi)容即可。寬式標(biāo)點(diǎn)對(duì)嚴(yán)式標(biāo)點(diǎn) 在商業(yè)信函中，寬式標(biāo)點(diǎn)比嚴(yán)標(biāo)點(diǎn)更為常用。 使用嚴(yán)式標(biāo)點(diǎn)意味著客戶地址的每一行結(jié)尾都要加逗號(hào)，每個(gè)縮寫(xiě)詞（包括客戶姓名的首字母縮寫(xiě)）后面都要加點(diǎn)號(hào)（如Mr., Co., Ltd., St., ，又如Mr. J. R. Liu）。商務(wù)書(shū)信一般包括全齊頭式,齊頭式，半齊頭式又叫縮進(jìn)式，方齊頭式和簡(jiǎn)化式。i. 全齊頭式（Fullblocked）：這種格式的信函各部分內(nèi)容都從左邊空白處寫(xiě)起，用起來(lái)方便省事，是現(xiàn)今常用的格式之一。ii. 齊頭式（Blocked）：這種格式與全齊頭式相似，只是有些內(nèi)容不是從空白處寫(xiě)起。結(jié)尾敬辭、信末簽名、寫(xiě)信人姓名和職銜都從中間寫(xiě)起。日期可以從中間起行，也可以靠右對(duì)齊。iii. 半齊頭式(semiblocked)：這種格式與齊頭式雷同。不同的是，半齊頭式的每個(gè)段落縮進(jìn)五或十個(gè)英文字母；結(jié)尾敬辭、信末簽名、寫(xiě)信人姓名和職銜從中間寫(xiě)起。iv. 方齊頭式(squareblocked)：這種格式也類似于全齊頭式。不同的是，它的日期靠右對(duì)齊，和收信人地址在同一行。這種格式平整見(jiàn)方，外觀漂亮。v. 簡(jiǎn)化式(simplified)：簡(jiǎn)化時(shí)式和全齊頭式相比，有幾個(gè)主要的區(qū)別：首先，簡(jiǎn)化式?jīng)]有稱呼和結(jié)尾敬語(yǔ)，收信人姓名必須在信文內(nèi)的某個(gè)地方出現(xiàn)。其次，事由和寫(xiě)信人姓名必須大寫(xiě)。最后，列表要縮進(jìn)五個(gè)英文字母空位，如果加有序號(hào)就不必縮進(jìn)。例1 （全齊頭式） ABC Training Co.信頭 188 Newton Palace Norfolk NG29 OPA01345 567809 FAX 01345 789098編號(hào)Our Ref RL/VP3 September 1997收信人地址姓名M J Marks