【文章內(nèi)容簡介】 提出主張、看法和評價(jià)，對就是對，錯(cuò)就是錯(cuò)，比一般議論文來得更明確、有力。論據(jù)同樣分為事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)兩種，但秘書寫作的實(shí)用性決定它往往不是從事實(shí)和理論兩個(gè)方面分開論證觀點(diǎn)，而更多的是在理論的指導(dǎo)下科學(xué)選用事實(shí)材料來論述觀點(diǎn)，事實(shí)論據(jù)多于理論的論據(jù)。就論證而言，秘書寫作也可以有“立論”和“駁論”等形式，也可采用例證、引證、對比、喻證、分析等多種方法，但總的來看，往往重“論”輕“議”，在很多情況下，理就寓于論據(jù)之中，不作過多地分析，直接做出論斷，這樣顯得更簡明有力。3．說明說明是我們對客觀事物進(jìn)行解釋、闡說的基本表達(dá)方法。在秘書寫作中應(yīng)用十分廣泛，行政公文、法規(guī)類文書、事務(wù)類文書等諸多文體中都要用到這種方法。常見的定義說明、概括說明、數(shù)字說明、圖表說明、因果說明、比喻說明、舉例說明等在秘書寫作中都有運(yùn)用，尤以列數(shù)字、圖表，舉例子等幾種方法較常見。 （四）規(guī)范運(yùn)用語言語言是重要的信息載體和交流工具，是表情達(dá)意的重要手段，離開了語言，再好的思想、再好的材料都無法表達(dá)，秘書人員想要寫出一手好文章來，一定要學(xué)會(huì)錘煉語言，規(guī)范地使用語言。1．用詞要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范（1）準(zhǔn)確準(zhǔn)確指我們選用的詞語要能如實(shí)地反映客觀事物，切合表達(dá)意圖，概念明確，判斷正確，褒貶分明，輕重適度，無歧義。對于秘書工作者而言，要保證用語的準(zhǔn)確，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，要學(xué)會(huì)斟酌字句，精心辨析詞語的意義。在寫作過程中要精心挑選詞語，明確每一個(gè)詞的確切含義和情感色彩，特別是要認(rèn)真辨析同義詞、近義詞之間的細(xì)微區(qū)別。秘書界有一句俗語叫“一字入公文，九牛拉不回”說的就是咬文嚼字的重要性。比如我們起草合同文本時(shí)經(jīng)常要用到“訂金”和“定金”兩個(gè)詞語，一字之差，意義迥異。前者僅指合同當(dāng)事人一方在簽訂合同時(shí)預(yù)付的貨款，合同履行時(shí)可以沖抵貨款，收受方不履行合同時(shí)，僅需原數(shù)返還即可，支付方不履行合同時(shí)仍有權(quán)要求收受方返還；后者則相當(dāng)于保證金，按《合同法》的規(guī)定，一方向另一方支付的定金，在合同履行時(shí)可以沖抵貨款，收受方違約的，要雙倍返還給支付方，支付方違約的則無權(quán)索回。真所謂一字千金，可見做秘書的人在下筆時(shí)不可不推敲字句。第二，用語必須得體、合體。秘書寫作具有實(shí)用性，語體上主要是事務(wù)性語體和政論性語體。秘書要分得清它們之間的區(qū)別，要學(xué)會(huì)使用正確的語體去反映、調(diào)整現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活中的各種公共關(guān)系和人際關(guān)系。所選用的語言要合乎特定文體的要求，合乎特定的語境、特定的場合。就文體而言，比如說起草行政公文時(shí)用語應(yīng)莊重、嚴(yán)肅，制訂法規(guī)時(shí)用語須肯定、明確，而在撰擬總結(jié)、計(jì)劃等事務(wù)性文書時(shí)用語要明白、曉暢，都不能使用文學(xué)寫作中的詩意語言。此外，寫作時(shí)還要考慮到與行文對象的關(guān)系和一定的語言環(huán)境。比如說對上級的行文用語要莊重、謙恭，對平級和不相隸屬機(jī)關(guān)的行文用語要平和、禮貌，這些都是馬虎不得的。（2）簡潔秘書寫作是為了解決工作中的實(shí)際問題，要講求效率。說理、敘事、布置工作都要直陳其事，不事鋪陳，用語要簡潔明快、言簡意賅，不蔓不枝，用最少的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。劉勰在《》中指出：“隨事立體，貴乎精要，意少一字則義潤，句長一言則辭傷?！边@句話說明了言語的多寡決定于表意的實(shí)際需要，強(qiáng)調(diào)文貴精要。對于青年學(xué)生而言，要真正做到言簡意明還有很長的磨練過程，我們要在平時(shí)的學(xué)習(xí)過程中多做些這方面的練習(xí)。每完成一次寫作任務(wù)就要想著能否用更少的語言表述清楚，要有一點(diǎn)惜墨如金的精神。（3）規(guī)范 用語規(guī)范指寫作時(shí)要注意使語言合乎現(xiàn)代漢語的語法規(guī)范、合乎邏輯、合乎一般的文體書寫習(xí)慣，而不能生造詞語。在寫作時(shí)要注意以下三個(gè)方面的問題：第一，要學(xué)會(huì)一些必要的專業(yè)用語。三百六十行，行行都有自己的秘書，行行都有自己的專業(yè)用語。如營銷行業(yè)就有“暢銷、脫銷、滯銷，旺季、淡季，毛利、純利”等諸多專業(yè)用語。這些用語經(jīng)過長期使用，已得到了社會(huì)的廣泛認(rèn)同和使用。剛參加工作的文秘人員一定要多多學(xué)習(xí)，盡快熟悉業(yè)務(wù)，這樣就不會(huì)說外行話，用語才能規(guī)范。第二，要學(xué)會(huì)使用習(xí)慣性用語。在長期的秘書寫作實(shí)踐中，前人積累的一些習(xí)慣用語，已得到了人們的廣泛認(rèn)同，使用頻率十分高。如常見的開端用語有“為、為了、根據(jù)、遵照、按照、據(jù)悉、現(xiàn)將、關(guān)于、值此、由于、隨著、目前、今、茲、查”等十余種，祈請用語有“請、擬請、將請、務(wù)請、恭請、應(yīng)予、限予、責(zé)成、希、希予、希即”等十余種。此外，還有專用的表態(tài)用語、征詢用語、承啟用語、稱謂用語等等。這些用語也許我們過去接觸不多，今后要在學(xué)習(xí)和工作中不斷積累。第三，要注意書寫規(guī)范。一要使用正確的簡化漢字，不寫繁體字、異體字等不規(guī)范的漢字；二要注意正確使用標(biāo)點(diǎn)符號；三要注意規(guī)范地標(biāo)注數(shù)字。2．造句要遵守語法規(guī)則對句子的總體要求是結(jié)構(gòu)完整、搭配得當(dāng)、詞序合理、表意簡明。這些知識大家過去在語文和漢語課程中已有較多的接觸，這里不再展開論述，但要提醒大家注意兩個(gè)方面的問題：一要注意關(guān)聯(lián)詞和虛詞的使用。關(guān)聯(lián)詞和虛詞雖不具備單獨(dú)的表意功能，但在句子中與其它成份搭配起來則足以改變語意。使用得當(dāng)，可使句子組織更嚴(yán)密，表意更準(zhǔn)確，使用不當(dāng)則可能出現(xiàn)語法甚至是表意錯(cuò)誤。如：“我們未學(xué)習(xí)文件”與“我們無學(xué)習(xí)文件”雖只有一字之差，但“未”是一個(gè)副詞（虛詞） ，“無”是一個(gè)動(dòng)詞（實(shí)詞），意義大相徑庭。又如“陳小力不但是一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人而且是一名中共黨員”，在這個(gè)緊縮型的復(fù)句里，兩個(gè)分句間并沒有遞進(jìn)關(guān)系，就不能用表示遞進(jìn)關(guān)系的關(guān)聯(lián)詞“不但……而且”，而應(yīng)代之以“是……也是”。這些要大家在寫作過程中調(diào)動(dòng)所學(xué)的語法知識用心體會(huì)。二要注意避免歧義句。我們在遣詞造句過程中經(jīng)常會(huì)碰到因某個(gè)詞意不確定，詞語間的關(guān)系不明確以及關(guān)聯(lián)詞使用不當(dāng)?shù)仍蛟斐删渥佣嗔x的情況，這就是歧義句。如“新職工宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”里的“新”到底是修飾“職工”還是“宿舍”不明確，就可能造成不同理解。歧義句在秘書寫作中有十分消極的作用，特別是在合同等商務(wù)文書中一旦出現(xiàn)這種情況，往往會(huì)造成嚴(yán)重后果。這就要求秘書人員在寫作過程中要仔細(xì)體會(huì)每一句話，一旦發(fā)現(xiàn)了歧義句一定要找出原因，針對不同情況采用不同的方法予以消除。上面的例子就是因?yàn)樾揎楆P(guān)系不確定造成的，通過增添助詞即可解決?？筛膶憺椤靶碌穆毠に奚峤ㄔ陂_發(fā)區(qū)內(nèi)”或“新職工的宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”。（五）掌握常用的表達(dá)技巧古人云“言之無文，行而不遠(yuǎn)也”，秘書寫作以實(shí)用為目的，雖不刻意追求語言的形象化、藝術(shù)化，但它同樣要求語言生動(dòng)形象、內(nèi)涵豐富、表意簡明。這就要求我們在寫作時(shí)要根據(jù)表意的需要適當(dāng)?shù)夭捎门疟?、對偶、反?fù)等修辭手段來增強(qiáng)文采。在調(diào)查報(bào)告、簡報(bào)、總結(jié)、講話稿等文體中，有時(shí)還可以運(yùn)用一些熟語等群眾性語言以增強(qiáng)文稿的生動(dòng)性。除此以外，還要采用一些方法來增大語言的信息量，增強(qiáng)表達(dá)效果。1．節(jié)縮。是一種把常用的多音節(jié)詞語或?qū)ｉT詞語加以精簡壓縮，使其變得精煉、簡短、明快的方法。常見的節(jié)縮方法有：（1）雙變單法：即在一定的語言環(huán)境下依據(jù)語法規(guī)則或習(xí)慣把雙音節(jié)的詞變成單音節(jié)的詞。如應(yīng)該——應(yīng)；經(jīng)過——經(jīng)；根據(jù)——據(jù)；將來——將。（2）共戴法。保留兩個(gè)或兩個(gè)以上并列結(jié)構(gòu)中的不同語素，共用相同語素。如進(jìn)口、出口——進(jìn)出口；馬克思主義、列寧主義——馬列主義。（3）標(biāo)數(shù)法。把兩個(gè)或多個(gè)并列詞語中共同的語素或共同的性質(zhì)提取出來，再與并列詞語的項(xiàng)數(shù)組合，形成“數(shù)詞＋共詞”的形式。如廢水、廢氣、廢渣——三廢；包修、包換、包退——三包；蚊子、蒼蠅、臭蟲、老鼠——四害。（4）簡稱法。包括規(guī)范式簡稱和替代式簡稱兩種情況。前者是從一些固定短語中提取有代表性的詞語來代替短語。如中國人民解放軍——解放軍；北京大學(xué)——北大。后者是指某些臨時(shí)性質(zhì)的內(nèi)容需在文中反復(fù)出現(xiàn)時(shí)，為了行文的方便可在其第一次出現(xiàn)時(shí)根據(jù)不同情況用一個(gè)相對簡短的詞匯來替代的方法。如簽訂合同時(shí)可用“甲方”、“乙方”，“供方”、“需方”來替代簽訂合同的雙方。2．撮要。即撮其旨要，是一種將某篇或某段的主要內(nèi)容用一段或用一句話概括出來放在文首或段首，以突出主旨的方法，這也是實(shí)用文常用的手法。3．換算。是一種通過數(shù)字轉(zhuǎn)換來達(dá)到突出主旨的方法。一般是以具體換抽象，以熟悉換陌生，包括：（1）平均法。如神龍汽車公司日產(chǎn)小轎車600余輛。（2）比較法。如計(jì)算機(jī)可以在千分之一秒的時(shí)間內(nèi)把兩個(gè)十位數(shù)相乘，而一個(gè)普通人用筆算至少要1 分鐘時(shí)間。（3）借用法。如幾十年來，用60噸的卡車裝載，排起來的卡車可以繞地球四圈半。三、審核修改階段古人云“文章不厭百回改”，這說明了修改對于文章的重要性。從某種意義上說文章不是寫出來的，而是改出來的。這是因?yàn)槿藗儗陀^事物的認(rèn)識有一個(gè)逐步深入的過程，寫作也一樣?；蛴捎谥饔^認(rèn)識的局限，或由于業(yè)務(wù)知識、文字能力的不足，我們很難讓寫出的文稿一下子就達(dá)到完美的境地。每個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書寫完稿子后總要仔細(xì)審核，反復(fù)地思考、推敲以發(fā)現(xiàn)其中的不足，有針對性地修改?！蛾P(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是我黨歷史上的一篇重要文獻(xiàn)，從組織起草到完成定稿歷時(shí)一年多，經(jīng)過了四千人大討論、幾十人的專門討論、政治局?jǐn)U大會(huì)議討論、十一屆六中全會(huì)預(yù)備會(huì)討論等多個(gè)程序，數(shù)易其稿。在審稿的過程中，鄧小平同志至少九次對稿了提出修改意見。最后，該文終于在黨的十一屆六中全會(huì)上獲得通過，成為精典?？梢?，做好審核修改工作是保證文稿質(zhì)量的重要保障。那么，如何做好文稿的審核修改工作呢？（一）明確審核修改的內(nèi)容1．審核文稿的觀點(diǎn)是否與黨和國家的方針政策、是否與領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖相符。秘書寫作的文稿在充分體現(xiàn)本單位領(lǐng)導(dǎo)、本組織或雇主意圖的同時(shí)，要與黨和國家的方針政策結(jié)合起來。一般來說，各級組織的發(fā)文中明顯違反有關(guān)方針政策的情況并不多，倒是要特別注意那些主體正確，局部提法錯(cuò)誤，個(gè)別條款與上級指示相抵觸的情況。審核時(shí)一定要仔細(xì)研究，把錯(cuò)誤一一找出并加以改正。2．審核材料是否真實(shí)、典型、恰當(dāng)。觀點(diǎn)是材料分析的產(chǎn)物，同時(shí)需要材料的支撐，觀點(diǎn)與材料應(yīng)當(dāng)一致。如果材料不夠真實(shí)、典型、恰當(dāng)，就不能很好地體現(xiàn)主題，影響觀點(diǎn)與措施的可信度。修改時(shí)要注意置換一般化、空洞無物和失實(shí)的材料。3．審核措施、辦法是否切合實(shí)際。一要看提出措施的理由是否充足，是否符合客觀實(shí)際；二要看措施中的執(zhí)行期限是否恰當(dāng)，是否能按時(shí)完成既定的任務(wù)；三要看措施的內(nèi)容是否明確具體，易于執(zhí)行，便于檢查。那些官話、套話、空話要堅(jiān)決予以摒棄。4．審核文稿是否結(jié)構(gòu)緊湊、布局合理，是否條理層次清楚、重點(diǎn)突出、詳略得當(dāng)。對結(jié)構(gòu)雜亂、層次不清、上下不連貫之處要予以修改。5．審核文稿是否語意簡明、是否有語法錯(cuò)誤。行文要簡潔明了，同時(shí)不能以文害意。要正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，修改使用不正確的字詞、不通順的語句和不當(dāng)?shù)男揶o。6．審核文稿的體式是否得當(dāng)。首先要根據(jù)工作的需要選用適當(dāng)?shù)奈姆N；其次要看文稿的格式是否符合要求；第三要看行文關(guān)系與語氣是否得當(dāng)。出現(xiàn)了問題要有針對性的予以修正。（二）掌握常見的審核修改方法修改文章要注意做到內(nèi)外結(jié)合，冷熱相調(diào)；從大處著眼，于小處著手。具體地說，有以下幾種常見的方法：1．借助外力法。由于受認(rèn)知水平、寫作和閱讀習(xí)慣等因素的影響，秘書往往不大容易發(fā)現(xiàn)自已文稿中的問題。此時(shí)，秘書要學(xué)會(huì)借助外力幫助找缺點(diǎn)、找不足。初稿完成后，可按權(quán)限要求將其送交單位或部門領(lǐng)導(dǎo)審核，并按領(lǐng)導(dǎo)的意見修改。如果是不涉密的文稿還可請其他同事提意見，幫助修改。2．冷凍法。魯迅先生曾說過，寫文章要一氣呵成，但寫成后要擱上幾天，然后再看，每次刪去若干，改換幾個(gè)字。可見，寫文章要“熱”，改文章要“冷”。秘書起草重要文稿要有一個(gè)提前量，要留下相對充裕的時(shí)間進(jìn)行推敲修改，千萬不能自恃水平高，現(xiàn)寫現(xiàn)用。只要不是十分緊急的文章，寫完后大可在抽屜里放它個(gè)三五天再修改，因?yàn)閷懜鍟r(shí)可能考慮不周，經(jīng)過幾天的思索和冷卻，心情靜下來了，考慮得可能更加細(xì)致全面。3．整體審視法。所謂整體審視法是指審核文稿時(shí)要先從總體上對文章進(jìn)行考察、把握的方法。一是審查文章內(nèi)容是否健康，觀點(diǎn)是否正確，選材是否科學(xué)，格調(diào)是否高雅，如有不妥，要立即修正；二是從整體上去分析文章的段落層次安排是否合理，開頭結(jié)尾設(shè)計(jì)是否科學(xué)，脈絡(luò)是否清晰，修辭邏輯是否得當(dāng)。該刪的刪，該加的加，該壓縮的壓縮，該調(diào)整的要調(diào)整。4．局部調(diào)整法。當(dāng)我們對文章的主旨、結(jié)構(gòu)等主體問題修改滿意之后，可以把注意力集中到層次銜接、句段的安排和遣詞造句上來。要分析層次銜接是否順暢自然，句群、句子之間的邏輯關(guān)系是否明確合理，字詞選用是否恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號使用是否正確。不正確或不當(dāng)?shù)牡胤揭骶植康男薷呐c調(diào)整。第三節(jié) 　秘書寫作發(fā)展的新趨勢 隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，秘書寫作的功能、形式、內(nèi)容和書寫技術(shù)都發(fā)生了很大變化。新時(shí)期的文秘工作者只有了解這些發(fā)展變化的特點(diǎn)并掌握了相關(guān)知識才能跟上時(shí)代的步伐，做好文書的起草工作。一、寫作內(nèi)容完備化進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)以來，由于社會(huì)分工越來越細(xì)，社會(huì)化大生產(chǎn)的不斷普及，秘書就業(yè)的范圍越來越廣，可謂三百六十行，行行都要秘書。相應(yīng)地，秘書寫作的內(nèi)容也由過去單純的行政事務(wù)管理延伸到了社會(huì)生活的方方面面。特別是進(jìn)入21世紀(jì)以來，經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈，誰要想擺脫貧困，誰就要?jiǎng)?chuàng)造條件大力發(fā)展經(jīng)濟(jì)。各種跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨越國界的經(jīng)濟(jì)組織不斷出現(xiàn)，他們之間的交往日益頻繁。為這些行業(yè)服務(wù)的秘書要為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)，其寫作內(nèi)容就要圍繞經(jīng)濟(jì)活動(dòng)展開，產(chǎn)生了大量的經(jīng)濟(jì)文書，如各種經(jīng)濟(jì)合同、進(jìn)出口單證、資產(chǎn)評估書、商貿(mào)信函、商用公告等等?？梢哉f，21世紀(jì)秘書寫作的內(nèi)容已經(jīng)經(jīng)濟(jì)化了。同學(xué)們今后大多數(shù)要到各種性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)單位就業(yè)，在學(xué)習(xí)期間除了要掌握必要的政務(wù)知識外，一定要多了解一些行業(yè)背景知識，特別是經(jīng)濟(jì)運(yùn)作和經(jīng)濟(jì)管理方面的知識。本書中所涉及的經(jīng)濟(jì)、商務(wù)方面的文書一定要牢固掌握。 二、文體分工精細(xì)化、規(guī)范化隨著人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的豐富，社會(huì)分工的精細(xì)化和公共關(guān)系、人際交往的多樣化以及市場經(jīng)濟(jì)的繁榮與規(guī)范化，秘書寫作的文體分工也更加精細(xì)、規(guī)范。一方面，隨著行業(yè)的發(fā)展，各行各業(yè)不斷出現(xiàn)新文體，如涉外經(jīng)濟(jì)文書、股份制企業(yè)文書、招標(biāo)書、投標(biāo)書、房地產(chǎn)文書、資產(chǎn)評估書、抵押文書、專利申請書等過去人們沒有或很少用到，今天已成為經(jīng)濟(jì)生活中不可或缺的重要文體。另一方面，為了規(guī)范人們的行為，提高文書的效力，有關(guān)單位和部門在寫作實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷地以各種形式對文體的寫作內(nèi)容、形式、過程和行文規(guī)則等進(jìn)行規(guī)范。僅就公文而言，國務(wù)院辦分廳制發(fā)并多次修改了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，中共中央辦公廳也發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，中央軍委辦公廳發(fā)布了《中國人民解放