【文章內(nèi)容簡介】 文件一經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)，任何人不得擅自更改。 文件分發(fā)傳遞必須做到及時、準確、安全。 各部門對需要辦理的文件，應(yīng)當認真辦理，不得延辦、誤辦或推諉，對辦理完畢的文件，承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報告。 規(guī)定 為加強文件管理，準確傳遞文件，提高辦公效率，特制定本規(guī)定。 外部來文的有關(guān)規(guī)定： 德信誠 培訓網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學習社區(qū) ⑴ 各上級機關(guān)、政府部門及其他單位來文，統(tǒng)一由辦公室簽收； ⑵ 對收到的外來文件，應(yīng)及時進行分類、登記和分發(fā)傳遞； ⑶ 外 來文件原則上先送總經(jīng)理閱批； ⑷ 根據(jù)總經(jīng)理批示，逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱； ⑸ 根據(jù)總經(jīng)理批示，送達文件辦理部門，并催促辦理； ⑹ 承辦過程中若有疑問，應(yīng)及時請示，報告解決； ⑺ 文件閱畢或辦畢，閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報告，連同原文退回秘書處存檔。 對外行文有關(guān)規(guī)定： ⑴ 部門對外的報告、請示和業(yè)務(wù)事項聯(lián)系的文件，均必須送總經(jīng)理審閱后，方可外發(fā)。 ⑵ 對外行文，領(lǐng)導批轉(zhuǎn)后，原件由部門文員留存、歸檔。 ⑶ 對外行文，統(tǒng)一由部門文員負責進行編號、登記和外發(fā)事項。 內(nèi) 部行文 公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來文件（包括聯(lián)絡(luò)單），由各部起草，部門經(jīng)理簽閱。 公司內(nèi)部文件（包括聯(lián)絡(luò)單），由各部收集、存檔和保管，必須保證完整性及連續(xù)性，以便備查。 不論外部行文或內(nèi)部行文，一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。 客服部鑰匙管理制度 制度 對鑰匙管理 早班管理人員在上班后，到中控室領(lǐng)取管理區(qū)域鑰匙并填寫《鑰匙交接單》。 中班管理人員下班后將管理區(qū)域鑰匙交到中控 室，查驗數(shù)量并填寫《鑰匙交接單》。 封存鑰匙如有損壞或丟失，立即上報客服部，并寫出事情詳細經(jīng)過，由客服部處理。 單元內(nèi)各房間的鑰匙管理 各房間的鑰匙存放在客服部由專人負責管理。 管理人員如需使用各房間的鑰匙應(yīng)統(tǒng)一辦理借用手續(xù)并詳細填寫鑰匙借用登記表。 查看房間后，管理人員需確認單元內(nèi)電源已切斷，門窗關(guān)閉后及時將單 德信誠 培訓網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學習社區(qū) 元鎖好并將鑰匙交回客服部。 負責人每日要認真檢查鑰匙登記表，對未收回的鑰匙要查明原因并做好記錄。 未經(jīng)許可，任何人不得將鑰匙帶出項目客服部或借給非物業(yè)工作人員使用。 客服部聘請的外來施工人員（甲方施工人員）需進入單元做維修時，由管理人員到客服部簽字借用。施工人員不得進入客服部直接借用。 房間鑰匙如有損壞或丟失，立即寫出書面報告上報客服部經(jīng)理。 客服人員守則 范圍：適用于客服部員工。 守則 客服部人員工作責任 : 維護其管理區(qū)域內(nèi)外安全、整潔及大廈一切設(shè)備操作正常，對業(yè)戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 需遵守公司規(guī)定，工作態(tài)度認真，所有員工都應(yīng)身體力行維護公司的利益和榮譽。 客服部人員對工作應(yīng)有的認識： 所有職級之客服部人員應(yīng)對其管理區(qū)域全部設(shè)備、位置及其性能與使用方法，及對各種緊急事件應(yīng)變措施清楚了解。 客服部人員應(yīng)有的態(tài)度和儀表： 須對業(yè)戶及訪客禮讓謙和，盡可能在工作職責范圍內(nèi)幫助幫忙。 對上級尊敬服從，對同僚和睦互助。 對工作嚴謹，小處不可隨便。 須時常保持儀容端莊整潔，服裝需整齊，令他人有親切感。 客服部人員的日常工作由主任編派： 擔任巡察工作的管理人員，須在指定時間內(nèi)依照編定程序?qū)芾韰^(qū)域樣板間、綠化及清潔情況作逐項檢查，如發(fā)覺出現(xiàn)問題者，需立刻作出報告。 填寫樓宇檢查報告，將檢查出的施工質(zhì)量問題形成文件經(jīng)公司領(lǐng)導審閱后上報甲方工程部協(xié)助維修。 特別留意室內(nèi)維修是否動用明火或留有火種（以往物業(yè)火警多因裝修、維修工 程疏忽引起）。 負責定時開關(guān)管理區(qū)域內(nèi)的照明燈具（效果燈）。 德信誠 培訓網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學習社區(qū) 需留意所有人物出入大廈，如發(fā)覺有可疑人物，需立刻報告保安部及作出適當措施。 留意大廈走廊，樓梯，電梯及所有消防通道、圍墻等，除特許外，均不應(yīng)在該等地方放置雜物、標貼。 巡查時需留意，大廈圍擋、各空置單元戶門、窗戶是否有被撬毀等情形。 電梯如發(fā)生故障困人時，應(yīng)立即找出電梯所停位置，及時通知工程部維修人員，并到電梯困人地點安慰被困者，直到被困者被救 出為止。 遇有風雨、沙塵等惡劣天氣時 ,須立即巡視各空置房間，將門窗 關(guān)緊。 火警發(fā)生時，須盡快趕到現(xiàn)場查詢，并立刻通知客服部及公司領(lǐng)導，通知工程部關(guān)閉火警區(qū)域的電源并停止使用電梯，引導人員疏散，如屬小火則應(yīng)與其他同事協(xié)做將火撲滅，保護好現(xiàn)場，上報經(jīng)理。 客服部人員應(yīng)守紀律： 絕對服從上級合理指引及調(diào)派。 不得無故曠工，請假未經(jīng)核準前不得擅離職守，或未被接替而離開工作崗位。 當值時必須穿著整齊公司 制服，帶工牌。 不得在工作時間內(nèi)進行任何形式之賭博或容許他人在客服部及公共地方內(nèi)進行賭博游戲。 不得在當值時間內(nèi)酗酒。 不得在公共地方飲食及吸煙。 不得假公濟私，挪用公款及瞞騙，隱報等行為。 不得受私徇情或索取或收受任何形式之賞錢、禮物。 不得誹謗、爭吵、打架、或借故滋事。 嚴禁吸毒或收藏違禁品。 不得破壞或盜竊及浪費公物。 必須 對業(yè)戶有禮，在任何情形下皆不得粗言穢語。 不得假借公司名義或利用職權(quán)向外作有損公司聲譽或利益之行為。 不得向外泄露公司之任何資料。 除得公司批準外，所有職工均不得另任兼職。 所有公物均不得用之于私人方面，對所有公物如有不合理損壞須負責賠償。 德信誠 培訓網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學習社區(qū) 不得在工作時間內(nèi)睡覺。 得在工作時間內(nèi)收聽音樂或閱報、書籍等。 不得向外界對公司行政作任何指責與批