【文章內(nèi)容簡介】 多主題。單主題是指一件公文只有一個主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個或兩個以上的主題。領導同志講話、會議紀要、工作總結等公文大多為多主題公文。分析公文的主題結構。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關系。主要成分是公文主題中最核心、最關鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時間、空間，所屬文件類型等。如某某省關于1995年開展稅收財務物價大檢查的工作報告，這是一個多主題公文，有三個并列主題：“稅收大檢查”“財務大檢查”“物價大檢查”，這是公文主題的主要成分，“1995年”“工作報告”是次要成分。確定公文主題標引方式。公文主題標引方式有概括標引、重點標引和全面標引。不同的標引方式?jīng)Q定公文主題標引的不同深度。標引人員可根據(jù)公文的特點和工作需求，確定公文主題標引方式。（二）主題概念轉(zhuǎn)換。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題標引細則，將主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。直接轉(zhuǎn)換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接村對應的主題詞，須進行組配標引，或上位詞標引、自由詞標引。（三）主題標引結果審核。這是減少標引誤差，提高標引質(zhì)量的一個措施。審核的主要任務：一是公文主題概念的提煉是否全面、準確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標引細則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標引記錄是否有遺漏。主題詞應用中的五大問題 進入20世紀卯年代，計算機技術在辦公領域得到普遍應用，推動了各類機關辦公的現(xiàn)代化。為了適應辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機檢索和公文的管理，公文“主題詞”應運而生。國務院辦公廳于1994年4月23日以國辦秘函［1994］157號文件發(fā)布了國務院公文主題詞表，廢止了1988年12月修訂的主題詞表，并公布了（國務院公文主題詞表）使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。 但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細則，加之主題詞的應用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故在各級公文主題詞應用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。 一是前題后移。出現(xiàn)這一問題多是因為不了解也沒掌握主題詞的體系結構，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關于成立XX市電子游戲?qū)ｍ椫卫砉ぷ黝I導小組的通知》主題詞是這樣標引的：“機構設置電子游戲?qū)ｍ椫卫砉ぷ黝I導小組面 通知”，而正確的主題詞應擬制為：“機構 電子游戲面 管理 領導小組通知”。 二是類別不分。這有三種情況：①類別判斷不準。如（關于成立XX市生產(chǎn)救災領導小組的通知》的主題詞標注是：“民政 救災 領導小組 通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準，而應使用“機構” 詞目。②把區(qū)域詞當作類別詞使用。如某市下發(fā)的（關于做好商品流通工作的通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標引應是“商業(yè) 商品 流通 通知”。③用類屬詞取 代類別詞。如（X x省人民政府關于2001年重點工作的安排意貼 的主題詞“政府 重點 工作 意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應是”綜合 政府 重點 工作 意見”。 三是詞目過多。主題詞的標引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過5個主題詞目，但有的竟達6個以上。 四是生造詞目。主題詞的詞目選用既要能全面、真實地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時，當在主題詞表中找不到合適詞目時，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“凸”符號標明。如：（關于分解落實（政府工作報告）提出的2001年主要任務的通知》的主題詞是這樣標引的：“政府 工作 任務 落實 通知”，其中“任務”、“落實”這兩個詞目在（XX省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個詞目后加注“凸”符號，就屬生造詞目。正確的擬定應是：“綜合 政府 工作 分工 通知”。目前一般的省、市、縣都比照（國務院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時應該嚴格執(zhí)行，不可生造，否則就會造成新的混亂，失去主題詞應有的作用和意義。五是置放錯位。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規(guī)式的有關規(guī)定，公文主題詞應與版記一起置放在公文末頁的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點，把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方，這是錯誤的。如何寫好主題詞那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認為應做到三點：1．了解主題詞的體系結構公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國務院公文主題詞表）分三個層次列表。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來制作公文主題詞），如序號為“01綜合、經(jīng)濟”類、序號為‘’05財政、金融” 類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如序號為“02工交、能源、郵電”類中的“02A業(yè)”、“02B交通”、“02C能源”。“02D郵電”等；第三層是類屬詞，如序號為“02工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦’、“汽車”、“化工”等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標引。2．掌握主題詞的標引方法（1）任何一份文件主題詞的標引，除類別詞外，最多不得超過5個詞目。（2）主題詞標引順序是：先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。如（國務院關于加強水土保持工作的通知），先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上“通知”。 主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通行 類別詞 類 屬 詞（3）一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。如（關于聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準備情況匯報的會議